Ce qu’un ERP doit couvrir en Belgique pour rester en règle

Choisir un logiciel de gestion en Belgique ne se limite pas aux fonctions de vente, de stock ou de production. La question des ERP et obligations légales décide de la sécurité de vos opérations : facture électronique structurée, TVA, conservation des pièces, déclarations sociales, protection des données. Ce guide passe en revue chaque obligation, indique ce que l’ERP doit faire et ce qu’il faut contrôler chez l’éditeur comme chez l’intégrateur.

Il s’adresse aux dirigeants, DAF et DSI de PME et d’ETI. Il ne remplace pas l’avis de votre comptable, de votre secrétariat social ou de votre conseil juridique. Il vous aide à écrire des exigences précises avant de signer, ce qui est le meilleur moyen d’assurer la conformité de votre ERP sans mauvaise surprise.

Pourquoi la conformité se joue dès le choix de l’ERP

Une règle belge qui change touche rarement un seul module. La facture électronique impose un format, un réseau, une validation et un archivage. La paie impose des déclarations à l’ONSS. Le RGPD touche tous les écrans où figure une personne. Un logiciel qui ne suit pas oblige l’entreprise à ressaisir, à exporter vers des outils annexes ou à payer un développement spécifique.

Trois principes simplifient l’analyse :

• Le standard avant le sur-mesure. Une obligation couverte par une fonction native ou un module maintenu par l’éditeur évolue avec la loi. Un développement spécifique reste à votre charge à chaque évolution.
• Une responsabilité claire. L’éditeur fournit le logiciel, l’intégrateur le paramètre, un prestataire tiers peut transmettre sur Peppol ou déclarer à l’ONSS. Le contrat doit dire qui répond de quoi.
• Une preuve par la démonstration. Demandez de voir l’émission, la réception et l’archivage d’une vraie facture structurée, pas une fiche produit.

Reprenez ces points dans votre cahier des charges ERP : chaque obligation ci-dessous peut devenir une ligne d’exigence testable.

Facturation électronique B2B : l’obligation la plus structurante

Ce que dit la règle

Toute facture entrant dans le champ de l’obligation, établie, émise ou envoyée à partir du 1er janvier 2026, doit être une facture électronique structurée. L’obligation couvre la quasi-totalité des opérations entre entreprises belges assujetties à la TVA. Elle ne s’applique pas aux livraisons de biens ni aux prestations de services faites pour des particuliers. Les assujettis non établis en Belgique et sans établissement stable belge en sont exclus.

Une précision utile pour les petites structures : les entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 25 000 euros restent soumises à l’obligation.

Le canal est le réseau Peppol. Seul un accord bilatéral permet de s’en écarter, avec un format alternatif conforme. La facture doit respecter la norme européenne EN 16931-1 et la spécification CEN/TS 16931-2, au format Peppol-BIS. La Belgique utilise le format prédéfini Peppol BIS Billing 3.0, et la Commission européenne n’y relève pas de spécification nationale supplémentaire.

Le portail officiel est clair sur un point que beaucoup d’entreprises ont découvert tard : envoyer un PDF par e-mail ou via une plateforme ne suffit plus pour ces opérations. L’échange se fait de logiciel à logiciel. Notre guide dédié à la facturation électronique Peppol détaille le fonctionnement du réseau.

Ce que l’ERP doit faire

• Générer la facture en Peppol BIS Billing 3.0 au moment de la validation, sans export manuel.
• Transmettre par Peppol, soit directement, soit par un point d’accès relié à l’ERP, et rapatrier les statuts de livraison.
• Recevoir les factures fournisseurs structurées et les intégrer en comptabilité fournisseurs sans ressaisie.
• Interroger l’annuaire Peppol pour savoir si un partenaire est prêt à recevoir des factures structurées. L’inscription au réseau vaut accord pour en recevoir, au moins au format Peppol-BIS.
• Traiter les notes de crédit : toute note de crédit qui modifie une facture structurée et s’y rapporte sans ambiguïté est elle-même une facture structurée, au même format, transmise par Peppol. Une note de crédit émise en 2026 sur une facture de 2025 peut en revanche être en PDF si le client l’accepte.
• Gérer les annexes : pdf, png, jpg, csv, xlsx ou ods, par le même canal que la facture. L’XML n’est pas encore autorisé en annexe.
• Gérer l’autofacturation si vous la pratiquez : Peppol prévoit des types de documents distincts, un accord préalable est requis, et le fournisseur doit accepter chaque facture ou note de crédit. Un délai de tolérance technique court jusqu’au 30 juin 2026, sur présentation d’une preuve du prestataire.
• Continuer d’émettre des PDF quand ils restent valables : B2C et opérations internationales. Pour la facturation transfrontalière, Peppol reste volontaire et suppose l’accord des deux parties ; l’obligation doit s’étendre aux échanges entre États membres de l’UE à partir de 2030.

Ce qu’il faut vérifier

Demandez à l’éditeur si la fonction est native, fournie par un module certifié par lui ou à brancher chez un tiers, et qui assure la maintenance quand le format évolue. Demandez à l’intégrateur d’en faire la démonstration sur vos propres clients, avec vos remises, vos acomptes et vos notes de crédit. Notre guide sur l’ERP et la facture électronique propose une liste de contrôle complémentaire.

Sanctions et tolérance

L’arrêté royal du 8 juillet 2025 a instauré une amende spécifique pour l’absence de moyens techniques d’émission et de réception : 1 500 euros à la première infraction, 3 000 euros à la deuxième, 5 000 euros aux suivantes. S’y ajoute une amende fiscale proportionnelle lorsqu’une facture structurée n’a pas été émise ou comporte des mentions manquantes ou inexactes, selon le tableau C de l’annexe à l’arrêté royal n° 41 du 30 janvier 1987.

Le SPF Finances a toléré les infractions durant les trois premiers mois de 2026, à condition que l’entreprise prouve avoir agi de manière opportune et raisonnable. Cette tolérance ne remplaçait pas l’obligation de facturer, et aucun report général au-delà n’a été annoncé. Elle est aujourd’hui derrière nous : pour votre projet, l’ERP doit être prêt, pas « en cours ».

Un coup de pouce fiscal à connaître

Pour les PME et indépendants, le portail officiel mentionne une déduction majorée de 120 % pour les frais de logiciel de facturation sur les périodes imposables 2024 à 2027, et une déduction pour investissement numérique portée à 20 % depuis le 1er janvier 2025. Faites confirmer par votre comptable ce qui s’applique à votre projet.

Clients publics : un régime parallèle

Si vous facturez des pouvoirs adjudicateurs, la facturation électronique est obligatoire pour les marchés publics publiés après le 1er mars 2024, en principe à partir de 3 000 euros hors TVA ; les pouvoirs adjudicateurs fédéraux l’appliquent aussi sous ce seuil. La plateforme Mercurius est le point central du secteur public ; selon la Commission européenne, elle fonctionne jusqu’en décembre 2026, puis une nouvelle plateforme prend le relais. Selon les régions, la facture électronique est obligatoire en Flandre depuis le 1er janvier 2017, seule acceptée à Bruxelles depuis le 1er novembre 2020 et méthode préférée en Wallonie depuis le 1er janvier 2022. Ce cadre repose sur la loi fédérale du 7 avril 2019 sur les marchés publics, qui transpose la directive 2014/55/UE, et sur l’arrêté royal du 9 mars 2022. Vérifiez que votre ERP sait adresser ces destinataires.

TVA : la facture régulière conditionne la déduction

Ce que dit la règle

Pour exercer votre droit à déduction de la TVA sur une facture reçue, vous devez disposer d’une facture B2B régulière au sens de l’article 3, § 1, 1° de l’arrêté royal n° 3 du 10 décembre 1969. Le lien avec la facturation électronique est direct : une facture structurée mal formée ou manquante met en cause un droit financier, pas seulement une formalité.

Ce que l’ERP doit faire

• Contrôler la complétude des mentions à la réception et à l’émission, avant comptabilisation.
• Rattacher chaque facture au bon régime de TVA et aux bons codes, y compris pour les ventes à l’étranger.
• Alimenter les déclarations périodiques à partir des écritures, sans retraitement externe.

Ce qu’il faut vérifier

Faites valider le paramétrage des codes TVA par votre comptable avant la mise en production, et demandez à l’intégrateur comment les évolutions légales sont reprises. Notre page sur la TVA belge et l’ERP détaille le sujet, et le guide erp pme situe ces exigences dans un projet de taille moyenne.

Comptabilité et archivage des factures

Ce que dit la règle

Selon le portail e-invoice du SPF Finances, les factures se conservent sept ans à compter du 1er janvier de l’année suivant leur date d’émission, avec des durées plus longues (15 à 25 ans) pour certains cas de déduction de TVA immobilière. Les factures reçues et les copies des factures émises peuvent être conservées sur papier ou sous forme électronique, à condition de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité pendant toute la durée.

Le SPF Finances recommande vivement de conserver le fichier XML d’origine : convertir la facture dans un autre format alourdit nettement la charge de la preuve. Enfin, les factures doivent être conservées en Belgique, sauf archivage électronique avec un accès en ligne complet depuis la Belgique. Un tiers de confiance peut archiver, mais l’entreprise reste responsable en cas de défaillance du prestataire.

Ce que l’ERP doit faire

• Stocker le XML d’origine avec l’écriture comptable correspondante, et pas seulement une image de la facture.
• Garantir l’intégrité : horodatage, droits de modification limités, journal des accès.
• Appliquer des durées de conservation différenciées, notamment pour les biens immobiliers concernés par des durées plus longues.
• Permettre un accès en ligne complet depuis la Belgique, un point à examiner de près si l’hébergement est situé hors du pays.

Ce qu’il faut vérifier

Posez la question du lieu d’hébergement et de la réversibilité : pourrez-vous récupérer vos archives, XML compris, si vous changez d’éditeur ? Le choix entre ERP cloud ou sur site pèse ici directement, tout comme le sort des données à la fin du contrat.

Paie et déclarations sociales : Dimona et DmfA

Ce que disent les règles

La Dimona est le message électronique par lequel l’employeur communique à l’ONSS chaque entrée et sortie de service d’un travailleur. Elle est obligatoire pour tous les employeurs des secteurs public et privé. La Dimona d’entrée se déclare avant le début des prestations, celle de sortie au plus tard le premier jour ouvrable qui suit le départ. Elle peut être introduite par le fichier du personnel (accès sécurisé), le web non sécurisé, le batch ou le web service ; l’employeur peut demander à l’ONSS de bloquer les canaux non sécurisés.

La DmfA est la déclaration trimestrielle des rémunérations et du temps de travail de tous les travailleurs, qui sert à déterminer les cotisations dues. Elle doit être envoyée au plus tard le dernier jour du mois qui suit le trimestre, mais peut être introduite dès le premier jour de ce mois. Les échéances 2026 sont le 30 janvier (4e trimestre 2025), le 30 avril (1er trimestre), le 31 juillet (2e trimestre) et le 30 octobre (3e trimestre). Elle passe par une application web sécurisée ou par batch, ce dernier convenant aux volumes importants et aux logiciels de paie.

Deux détails pratiques : un employeur sans personnel pendant tout un trimestre n’envoie pas de DmfA, mais doit transmettre immédiatement les Dimona de sortie ; et les PDF produits par les applications web DmfA restent six mois dans l’e-Box Entreprise avant suppression définitive. Votre ERP doit donc archiver lui-même ce qui doit l’être.

Le rôle du secrétariat social

La plupart des employeurs confient Dimona et DmfA à un secrétariat social ou à un prestataire, avec un contrat écrit déterminant la mission, puis un mandat notifié à l’ONSS par procuration signée. Un mandat ne peut être transféré à un nouveau mandataire qu’au passage à un nouveau trimestre, et l’ancien mandataire doit fournir au nouveau les informations nécessaires pour les périodes non prescrites.

Ce que l’ERP doit faire

• Tenir un dossier du personnel complet : dates d’entrée et de sortie, temps de travail, rémunérations.
• Échanger avec le secrétariat social par un flux automatique, ou déclarer en batch ou web service si la paie est internalisée.
• Détecter à temps les entrées et sorties, puisque les délais de Dimona se comptent en jours, voire avant le premier jour de travail.
• Conserver les justificatifs des déclarations et les accusés de réception.

Ce qu’il faut vérifier

Beaucoup d’ERP n’intègrent pas la paie belge en natif. Demandez à l’éditeur si un module existe, qui le maintient, et si l’interface avec votre secrétariat social est standard. Prévoyez la période de transition d’un mandataire à l’autre dans le calendrier de la migration : un changement en milieu de trimestre n’est pas possible.

Protection des données : le RGPD dans l’ERP

Ce que dit la règle

Le registre des activités de traitement de l’article 30 du RGPD documente le responsable, les catégories de données et de personnes, les finalités, les destinataires et transferts hors UE, les durées de conservation et les mesures de sécurité. L’article 30.2 impose au sous-traitant un registre au contenu légèrement différent : cela concerne un éditeur ERP ou un intégrateur qui héberge vos données. Le registre reste de la responsabilité du responsable de traitement, mais l’Autorité de protection des données admet qu’il confie sa création et sa tenue au délégué à la protection des données.

Ce délégué doit être associé en temps utile aux projets qui créent ou modifient des traitements, ce qui inclut la mise en place d’un nouvel ERP, et conseille sur la nécessité d’une analyse d’impact (AIPD).

En cas de violation de données personnelles, le responsable de traitement la notifie à l’autorité dans les meilleurs délais et, si possible, 72 heures au plus tard après en avoir pris connaissance, sauf s’il est improbable qu’elle présente un risque pour les personnes. La notification passe exclusivement par le portail de l’Autorité de protection des données, pas par e-mail, en néerlandais, en français ou en allemand ; les annexes techniques peuvent aussi être en anglais.

Ce que l’ERP doit faire

• Faciliter la tenue du registre : savoir où sont les données des clients, fournisseurs et salariés, et combien de temps elles sont gardées.
• Gérer les droits d’accès par profil et journaliser les consultations sensibles.
• Permettre l’effacement ou l’anonymisation selon les durées de conservation, en tenant compte des durées légales de conservation comptable vues plus haut.
• Fournir les éléments nécessaires pour documenter une violation rapidement.

Ce qu’il faut vérifier

Un contrat de sous-traitance clair avec l’éditeur et l’intégrateur, la liste des sous-traitants ultérieurs, les transferts hors UE et les mesures de sécurité. Associez votre délégué à la protection des données dès la sélection, pas à la recette.

Logiciels de caisse

Si vous exploitez des points de vente, la question de la caisse peut se poser, mais elle sort du périmètre des règles documentées dans ce guide. Interrogez votre comptable et l’éditeur sur les exigences applicables à votre activité avant de retenir un module de point de vente.

Tableau récapitulatif

Que dire aux éditeurs présents sur le marché belge ?

Les cinq ERP que couvre ce site n’abordent pas ces obligations de la même façon. Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Exact Online, SAP Business One et Oracle NetSuite proposent des fonctions natives, des modules d’éditeur ou des solutions de partenaires selon l’obligation. Nous ne prétendons pas qu’un produit couvre tout : la bonne méthode consiste à poser les mêmes questions à chacun, puis à comparer les réponses.

Dix questions à poser avant de signer

1. La facture Peppol BIS Billing 3.0 est-elle émise et reçue en natif, ou par un connecteur payant ?
2. Qui assure la mise à jour quand le format ou la loi évoluent ?
3. Le XML d’origine est-il conservé avec l’écriture, et exportable à tout moment ?
4. Où sont hébergées les archives, et l’accès en ligne depuis la Belgique est-il garanti ?
5. Comment l’ERP communique-t-il avec mon secrétariat social ?
6. La paie belge est-elle un module maintenu par l’éditeur ?
7. Le contrat de sous-traitance RGPD est-il fourni et complet ?
8. Mon délégué à la protection des données peut-il auditer la configuration ?
9. Que devient mon archive si je change d’outil ?
10. Quelle démonstration sur mes propres cas puis-je obtenir avant l’engagement ?

Ces questions se règlent mieux avec un intégrateur qui connaît le terrain belge. Voyez comment choisir un intégrateur ERP pour les critères de sélection, et comment fonctionne la mise en relation si vous souhaitez être orienté gratuitement vers un intégrateur adapté à votre projet. Pour la vue d’ensemble de la décision, reportez-vous au guide choisir un ERP.

À retenir

• Depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée par Peppol est la norme du B2B belge : l’ERP doit l’émettre et la recevoir.
• La TVA déductible dépend d’une facture régulière : la qualité des données est un enjeu financier.
• L’archivage exige le fichier XML d’origine, l’intégrité et un accès en ligne depuis la Belgique.
• Dimona et DmfA relèvent de l’ONSS, souvent via un secrétariat social : clarifiez l’interface et le mandat.
• Le RGPD fait de l’éditeur et de l’intégrateur des sous-traitants : exigez un contrat et un registre cohérents.
• Transformez chaque obligation en critère testable dans votre cahier des charges, puis demandez une démonstration.

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