Wettelijke verplichtingen voor uw ERP in België: wat moet het dekken?

De wettelijke verplichtingen van een ERP in België zijn geen bijzaak bij de softwarekeuze. Sinds de gestructureerde elektronische factuur verplicht is voor B2B, bepaalt de naleving mee of uw facturatie, btw-aftrek, personeelsadministratie en gegevensbescherming zonder noodoplossingen blijven draaien. Deze gids loopt de verplichtingen één voor één na: wat de regel zegt, wat het ERP moet doen en wat u bij de leverancier en de integrator controleert.

Het gaat uitdrukkelijk om de ERP-conformiteit: wat uw systeem technisch moet kunnen. Juridisch advies voor uw specifieke situatie blijft de taak van uw boekhouder, uw sociaal secretariaat en uw jurist. Een goede integrator vertaalt hun eisen wel naar configuratie.

Overzicht: verplichting, ERP-eis en bevoegde instantie

Het onderstaande overzicht dient als checklist voor uw programma van eisen. De rubrieken worden daarna verder uitgewerkt.

E-facturatie: de grootste verandering voor uw ERP

Wat de regel zegt

Elke factuur die onder de verplichting valt en vanaf 1 januari 2026 wordt opgesteld, uitgegeven of verstuurd, moet een gestructureerde elektronische factuur zijn. De wet werd op 6 februari 2024 door de Kamer van volksvertegenwoordigers aangenomen, met inwerkingtreding op 1 januari 2026. De verplichting geldt voor nagenoeg alle verrichtingen tussen Belgische btw-plichtige bedrijven.

Enkele afbakeningen die in de praktijk vaak vragen oproepen:

• Leveringen en diensten aan particulieren (B2C) vallen er niet onder.
• Kleine bedrijven met een omzet onder 25 000 euro blijven wél onderworpen.
• Niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder Belgische vaste inrichting zijn uitgesloten.
• Een PDF per e-mail of via een platform volstaat niet meer voor de verrichtingen die onder de verplichting vallen. De uitwisseling verloopt van software naar software.
• Voor B2C en internationale verrichtingen blijft de PDF-factuur geldig.

Het kanaal is het Peppol-netwerk. Alleen met een bilateraal akkoord mag u daarvan afwijken, met een ander conform formaat. De factuur moet voldoen aan de Europese norm EN 16931-1 en de specificatie CEN/TS 16931-2, en wordt opgesteld in Peppol BIS Billing 3.0. Volgens de Europese Commissie bestaat daarbovenop geen aanvullende nationale specificatie (CIUS).

Wat uw ERP daarvoor moet doen

Een ERP moet de factuur zelf als gestructureerd bestand genereren, niet als PDF waarvan een tussenstap de gegevens afleidt. Dat vraagt minstens:

• uitgaande verkoopfacturen en kredietnota's in Peppol BIS Billing 3.0;
• ontvangst van inkomende facturen en automatische verwerking tot een boekingsvoorstel;
• koppeling met een Peppol-toegangspunt, ingebouwd of via een gecertificeerde dienstverlener;
• raadpleging van het Peppol-adresboek om vooraf na te gaan of een klant structurele facturen kan ontvangen;
• verwerking van bijlagen via hetzelfde kanaal als de factuur.

Voor bijlagen gelden de formaten pdf, png, jpg, csv, xlsx of ods. XML als bijlage is nog niet toegestaan. Een bijkomende PDF-versie van de elektronische factuur is niet verplicht.

Kredietnota's verdienen aparte aandacht. Elke kredietnota die een gestructureerde e-factuur wijzigt en er ondubbelzinnig naar verwijst, is zelf een gestructureerde e-factuur, in hetzelfde formaat en via Peppol. Een kredietnota uit 2026 voor een factuur uit 2025 mag als PDF als de klant dat aanvaardt. Controleer dat uw ERP beide gevallen onderscheidt.

Ook zelffacturatie vraagt een bewuste keuze. Peppol kent aparte documenttypes voor zelffacturatie; een voorafgaand akkoord blijft nodig en de leverancier moet elke zelffactuur of kredietnota aanvaarden. Voor zelffacturatie gold een technische tolerantie tot 30 juni 2026, op voorlegging van een bewijs van de dienstverlener. Gebruikt u zelffacturatie, vraag dan expliciet naar die documenttypes.

Wat u bij leverancier en integrator controleert

• Is Peppol standaard aanwezig, of is een extra module of externe dienst nodig? Wie neemt de kosten en het beheer van het toegangspunt op zich?
• Verwerkt het ERP inkomende facturen automatisch, of blijft er handmatig overtypen over?
• Hoe gaat het ERP om met een klant die niet op Peppol staat: valt het terug op PDF voor B2C en buitenlandse klanten?
• Wordt het oorspronkelijke XML-bestand bewaard naast de boeking? Daarover meer onder bewaring.
• Welke foutmeldingen krijgt een gebruiker wanneer de klant de factuur weigert?

Voor het volledige verhaal rond het netwerk leest u onze gids over e-facturatie en Peppol en de bredere uitleg over facturatie in een ERP.

Sancties en tolerantie

Een koninklijk besluit van 8 juli 2025 voorziet in een specifieke boete voor wie geen technische middelen heeft om gestructureerde e-facturen uit te sturen en te ontvangen: 1 500 euro bij de eerste overtreding, 3 000 euro bij de tweede en 5 000 euro bij de volgende. Wanneer een verplichte gestructureerde factuur niet is uitgegeven of mentions ontbreken of onjuist zijn, geldt bovendien een evenredige fiscale boete volgens tabel C van de bijlage bij koninklijk besluit nr. 41 van 30 januari 1987.

De FOD Financiën toonde tolerantie tijdens de eerste drie maanden van 2026: geen boete, op voorwaarde dat het bedrijf kon aantonen tijdig en redelijk te hebben gehandeld. Die tolerantie verving de factureerplicht niet, en er is geen algemeen uitstel aangekondigd daarna. Wie dus nog steeds met een noodoplossing werkt, heeft geen vangnet meer.

Er is ook een financiële tegemoetkoming. Het officiële portaal vermeldt voor kmo's en zelfstandigen een verhoogde aftrek van 120 % voor kosten van facturatiesoftware voor de aanslagjaren 2024 tot 2027, en een investeringsaftrek voor digitalisering die sinds 1 januari 2025 op 20 % ligt. Bespreek de toepassing met uw boekhouder.

Facturatie aan overheden en Mercurius

Verkoopt u aan de overheid, dan geldt een eigen regime dat ouder is dan de B2B-verplichting. E-facturatie is verplicht voor overheidsopdrachten die na 1 maart 2024 zijn bekendgemaakt, in principe vanaf 3 000 euro exclusief btw. Federale aanbestedende overheden passen de regel sinds 1 maart 2024 ook onder dat bedrag toe. De grondslag is de federale wet van 7 april 2019 op de overheidsopdrachten, die richtlijn 2014/55/EU omzet, en het koninklijk besluit van 9 maart 2022.

Per gewest zijn de regels historisch verschillend:

• In Vlaanderen is de elektronische factuur verplicht sinds 1 januari 2017.
• In het Brussels Gewest wordt alleen de elektronische factuur aanvaard sinds 1 november 2020.
• In Wallonië is ze de voorkeursmethode sinds 1 januari 2022.

Het centrale knooppunt is het platform Mercurius. Volgens de Europese Commissie werkt het tot december 2026, waarna een nieuw platform voor aanbestedende overheden het overneemt. Vraag uw integrator hoe uw ERP de overheidsfacturen aanlevert en hoe de omschakeling naar het opvolgende platform wordt aangepakt. Een verkoper aan de overheid kiest bij voorkeur een ERP dat de verbinding als configuratie en niet als maatwerk aanbiedt.

Btw: de factuur als basis voor aftrek

De btw-regels raken het ERP op een subtiele plaats. Om uw recht op aftrek van btw op een ontvangen factuur uit te oefenen, moet u beschikken over een regelmatige B2B-factuur in de zin van artikel 3, § 1, 1° van koninklijk besluit nr. 3 van 10 december 1969. In de praktijk betekent dit dat het ERP bij inkomende facturen moet controleren of alle verplichte gegevens aanwezig zijn en dat een onvolledig of onleesbaar document niet ongemerkt in de btw-aangifte belandt.

Wat dit concreet van uw ERP vraagt:

• btw-codes en -regimes die de Belgische situatie dekken, ook voor intracommunautaire en buitenlandse verrichtingen;
• een koppeling tussen de gearchiveerde factuur en de boeking waarop de aftrek steunt, zodat een controleur het bewijs in één klik vindt;
• rapportering die uw boekhouder rechtstreeks kan gebruiken voor de aangifte.

Hoe de aangifte zelf in software wordt voorbereid, leest u in onze gids over btw in België en het ERP. Een boekhouder die zijn eigen pakket gebruikt, wil bovendien weten welke exportformaten uw ERP aanbiedt. Stel die vraag voor de ondertekening, niet erna.

Boekhouding en archivering: bewijswaarde boven alles

De FOD Financiën hanteert duidelijke principes voor de bewaring van facturen:

• Facturen worden zeven jaar bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar dat volgt op de uitgiftedatum. Bij bepaalde gevallen van btw-aftrek op onroerende goederen gelden langere termijnen, van 15 tot 25 jaar.
• Ontvangen facturen en kopieën van uitgegeven facturen mogen op papier of elektronisch worden bewaard, mits authenticiteit van de herkomst, integriteit van de inhoud en leesbaarheid gedurende de volledige termijn gewaarborgd zijn.
• De FOD Financiën raadt sterk aan het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren. Wie de factuur naar een ander formaat omzet, verzwaart de bewijslast aanzienlijk.
• Facturen worden in België bewaard, tenzij ze elektronisch worden gearchiveerd met volledige online toegang vanuit België.
• Een vertrouwde derde mag archiveren, maar het bedrijf blijft verantwoordelijk als de dienstverlener tekortschiet.

Uit dit alles volgt een zeer praktische ERP-eis: het systeem bewaart het originele gestructureerde bestand onaangeroerd, koppelt het aan de boeking en maakt het gedurende de hele termijn leesbaar. Een PDF-weergave voor de gebruiker is handig, maar vervangt het bronbestand niet.

Controlepunten bij cloud-ERP

Bij een cloudoplossing staan uw gegevens bij de leverancier of bij een hostingpartner. Vraag dan waar de archieven staan, hoe u vanuit België volledige online toegang behoudt en wat er gebeurt met uw archief als het contract eindigt. Wie later van pakket verandert, moet zijn historiek kunnen meenemen. De gids over ERP-migratie bespreekt dat terugkerende pijnpunt. Het kader cloud of lokaal installeren komt aan bod in onze vergelijking cloud-ERP of on-premise.

Personeel en sociale zekerheid: Dimona en DmfA

Niet elk ERP bevat een loonmodule, en veel Belgische bedrijven laten de loonadministratie bij een sociaal secretariaat. Toch moet u weten hoe uw ERP met de twee centrale aangiften omgaat.

Dimona

De Dimona is een elektronisch bericht waarmee de werkgever elke indiensttreding en uitdiensttreding aan de RSZ meldt. Ze is verplicht voor alle werkgevers in de openbare en de privésector. De Dimona van indiensttreding gebeurt vóór de werknemer zijn prestaties begint; die van uitdiensttreding uiterlijk de eerste werkdag na zijn vertrek.

De aangifte kan via het personeelsbestand (beveiligde toegang), via het onbeveiligde web, via batch of via webservice. De werkgever kan de RSZ vragen om de onbeveiligde kanalen te blokkeren.

DmfA

De DmfA is de driemaandelijkse multifunctionele aangifte van de lonen en arbeidstijd van alle werknemers van een werkgever. Ze bepaalt de verschuldigde sociale bijdragen. De aangifte moet uiterlijk de laatste dag van de maand na het betrokken kwartaal binnen zijn, maar mag al vanaf de eerste dag van die maand worden ingediend.

De deadlines voor 2026 zijn 30 januari (vierde kwartaal 2025), 30 april (eerste kwartaal), 31 juli (tweede kwartaal) en 30 oktober 2026 (derde kwartaal). De aangifte verloopt via een beveiligde webtoepassing of via batch; dat laatste past bij grote volumes en loonsoftware. Een werkgever die een volledig kwartaal geen personeel tewerkstelt, dient geen DmfA in, maar moet de Dimona's van uitdiensttreding onmiddellijk doorgeven.

Wat dit voor uw ERP betekent

De meeste werkgevers laten Dimona en DmfA door een sociaal secretariaat of dienstverlener uitvoeren, met een schriftelijk contract en een ondertekende volmacht die aan de RSZ wordt gemeld. Een mandaat kan enkel bij de overgang naar een nieuw kwartaal naar een nieuwe mandataris overgaan, en de vorige mandataris moet de nodige informatie voor de niet-verjaarde periodes doorgeven.

Voor uw ERP vertaalt dat zich in twee scenario's:

Een detail dat gemakkelijk over het hoofd wordt gezien: de PDF-documenten die door de DmfA-webtoepassingen worden aangemaakt, blijven zes maanden beschikbaar in de e-Box Enterprise en worden daarna definitief verwijderd. Laat uw ERP of uw secretariaat dus tijdig kopieën archiveren.

GDPR: persoonsgegevens in uw ERP

Een ERP bevat een schat aan persoonsgegevens: klanten, leveranciers, contactpersonen, personeel. De GDPR geldt dus volledig, en de Gegevensbeschermingsautoriteit maakt duidelijk wat dat concreet inhoudt.

Register van verwerkingsactiviteiten

Het register van artikel 30 GDPR documenteert de verwerkingsverantwoordelijke, de categorieën van gegevens en betrokkenen, de doeleinden, de ontvangers en doorgiften buiten de EU, de bewaartermijnen en de beveiligingsmaatregelen. Artikel 30.2 legt de verwerker een register op waarvan de inhoud lichtjes verschilt van dat van de verantwoordelijke. Dat betreft ERP-leveranciers en integratoren die uw gegevens hosten.

Het register blijft de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke, maar de Autoriteit aanvaardt dat die de opmaak en het bijhouden toevertrouwt aan de functionaris voor gegevensbescherming.

Een nieuw ERP is een nieuwe verwerking

De functionaris voor gegevensbescherming moet tijdig worden betrokken bij projecten die verwerkingen creëren of wijzigen. Dat omvat de invoering van een nieuw ERP. Hij of zij adviseert ook over de noodzaak van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Betrek die persoon dus bij de selectie en niet pas bij de livegang. Dat past in de aanpak uit onze gids over het programma van eisen.

Datalekken

Bij een inbreuk op persoonsgegevens meldt de verwerkingsverantwoordelijke dit zo snel mogelijk aan de bevoegde autoriteit en, indien mogelijk, uiterlijk 72 uur nadat hij er kennis van heeft genomen, tenzij het onwaarschijnlijk is dat de inbreuk een risico inhoudt voor de rechten en vrijheden van personen. De melding gebeurt uitsluitend via het portaal van de Gegevensbeschermingsautoriteit (niet per e-mail), in het Nederlands, Frans of Duits; technische bijlagen mogen ook in het Engels.

Wat betekent dit voor een ERP-project?

• Uw leverancier of integrator, als verwerker, moet u snel op de hoogte brengen, anders haalt u de termijn niet. Leg dat contractueel vast.
• Het ERP moet toegangslogboeken bieden, zodat u de omvang van een lek kunt bepalen.
• Rollen en rechten moeten per functie kunnen worden ingesteld, zodat niet elke gebruiker alle personeelsgegevens ziet.
• Het ERP moet gegevens van betrokkenen kunnen opzoeken, corrigeren en verwijderen of anonimiseren wanneer de bewaartermijn verstrijkt.

Wat doet elk ERP-pakket hiermee?

De vijf pakketten die we op deze site bespreken, zijn Odoo, Microsoft Dynamics 365 Business Central, Exact Online, SAP Business One en Oracle NetSuite. We nemen hier bewust geen standpunt in over wie wat het best doet: de functionaliteit voor Peppol, archivering of loonkoppelingen hangt af van de versie, de lokalisatie, de modules en de partner die ze configureert. Vraag voor elk pakket een demonstratie op uw eigen scenario's in plaats van een algemene presentatie.

Een vergelijking tussen de pakketten op basis van uw profiel vindt u in onze gids ERP kiezen.

Zo toetst u de naleving bij leverancier en integrator

Een leverancier die zegt "compliant" te zijn, zegt weinig. Stel de vragen concreet en vraag een bewijs per punt.

Verwerk deze punten in een duidelijk document, zodat ze later in de offerte en in het contract terugkomen. Hoe u een integrator kiest die deze vragen vlot kan beantwoorden, staat in onze gids over het kiezen van een ERP-integrator. Weet u niet waar te beginnen, dan legt hoe de bemiddeling werkt uit hoe wij u in contact brengen met een integrator die uw wettelijke eisen kent. Voor de opvolging na de keuze is er bovendien de gids over de ERP-implementatie.

Nalevingsplanning: waar begint u?

Een praktische volgorde voor een Belgisch bedrijf dat een ERP kiest of vervangt:

1. Breng uw verplichtingen in kaart: verkoopt u aan bedrijven, aan particulieren, aan de overheid, aan het buitenland?
2. Bepaal wie wat doet: boekhouder, sociaal secretariaat, functionaris voor gegevensbescherming, integrator.
3. Neem de eisen uit deze gids op in uw programma van eisen, per verplichting met een toetsbare vraag.
4. Laat elk voorstel een demonstratie op uw eigen cases bevatten.
5. Leg de verantwoordelijkheden vast in het contract: wie beheert het Peppol-toegangspunt, wie meldt een datalek, wie bewaart het archief.
6. Test de volledige keten vóór de livegang: factuur uit, factuur in, boeking, btw-aftrek, archivering, loonexport.

Een ERP dat deze keten in één samenhangend proces dekt, bespaart uw boekhouder en uw administratie veel handwerk. Een systeem dat het op papier kan maar in de praktijk maatwerk vraagt, kost u achteraf meer dan het in de prijsvergelijking leek te besparen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.