Wie een webshop laat groeien, merkt snel dat bestellingen, voorraad en boekhouding niet meer in losse bestanden of tools te beheren zijn. Een ERP voor e-commerce brengt die stromen samen: de webshop, de marktplaatsen, het magazijn, de winkel en de boekhouding werken met dezelfde gegevens. Deze pagina legt per bedrijfsbehoefte uit wat het ERP moet dekken, welke ERP’s binnen ons aanbod daarvoor in aanmerking komen en welke vragen u best aan een integrator stelt.
Waarom een webshop zonder ERP vastloopt
In het begin volstaat vaak een webshopplatform met een boekhoudpakket ernaast. Zodra er meerdere kanalen bijkomen, ontstaan er breuken. Een artikel staat in de webshop nog beschikbaar terwijl het in de winkel net verkocht is. Een retour wordt in het magazijn geregistreerd, maar de creditnota volgt pas dagen later. De btw voor verkopen aan buitenlandse klanten moet handmatig worden uitgezocht.
Die problemen hebben dezelfde oorzaak: dezelfde gegevens leven op meerdere plaatsen. Een ERP lost dat op door één bron van waarheid te vormen voor artikelen, prijzen, voorraad, klanten en documenten. De webshop en de marktplaatsen worden dan kanalen die uit dat systeem lezen en er bestellingen naartoe sturen, in plaats van eilanden met een eigen administratie.
Dat betekent niet dat elk bedrijf meteen een groot ERP-project nodig heeft. De juiste vraag is welk probleem u eerst wilt oplossen en welke koppelingen daarvoor echt nodig zijn.
Wat een ERP voor e-commerce en retail moet dekken
De onderstaande tabel vat de kernbehoeften samen. Verderop werken we ze verder uit.
| Behoefte | Wat het ERP moet doen | Vraag aan de integrator |
|---|---|---|
| Webshopkoppeling | Artikelen, prijzen, voorraad en bestellingen uitwisselen met de webshop | Welke gegevens gaan in welke richting en hoe vaak? |
| Marktplaatsen | Bestellingen en voorraad van meerdere kanalen centraliseren | Welke marktplaatsen worden standaard ondersteund? |
| Voorraad | Beschikbare voorraad per magazijn, winkel en kanaal bijhouden | Hoe snel is een wijziging overal zichtbaar? |
| Orderverwerking | Bestelling, pick, verzending en factuur in één flow | Hoe worden vervoerders en verzendetiketten aangestuurd? |
| Retouren | Retour, terugbetaling en herinschrijving in voorraad afhandelen | Hoe gaat een retour naar creditnota en voorraad? |
| Kassa | Winkelverkoop op dezelfde voorraad en klantengegevens | Wat gebeurt er bij een onderbroken verbinding? |
| Boekhouding en btw | Facturen, creditnota’s en btw-regels correct boeken | Hoe wordt buitenlandse btw behandeld? |
ERP en webshop: Shopify, PrestaShop en andere platformen
De webshopkoppeling is het eerste dat u beoordeelt. Het gaat niet om de vraag of er een koppeling bestaat, maar om wat die precies doet. Een goede koppeling beheert minstens artikelgegevens, prijzen, voorraad, klantgegevens, bestellingen, betalingsstatus en verzendinformatie.
ERP Shopify
Shopify is een gehoste oplossing, waardoor de koppeling meestal via een connector of een koppelingsplatform verloopt. Voor Odoo bestaan er connectoren, en ook voor Microsoft Dynamics 365 Business Central is er een koppeling met Shopify beschikbaar. De reikwijdte ervan verschilt per versie en per configuratie, dus vraag de integrator wat ze in uw geval dekt en welke aanpassingen nodig zijn. Bij Exact Online, SAP Business One en Oracle NetSuite verloopt de koppeling doorgaans via een connector van een derde of een maatwerkintegratie.
Let op bijzondere gevallen: varianten met meerdere opties, bundels, kortingscodes, cadeaubonnen en meerdere verkoopmarkten. Dit zijn de plaatsen waar standaardkoppelingen vaak tekortschieten.
ERP PrestaShop
PrestaShop wordt op uw eigen hosting of bij een hostingpartner uitgevoerd, wat meer vrijheid geeft maar ook meer beheer vraagt. De koppeling met een ERP gebeurt via modules, de API van het platform of een koppelingsplatform. Odoo heeft hier een open karakter dat maatwerk eenvoudiger maakt, maar de kwaliteit van de uiteindelijke koppeling hangt vooral af van de integrator die ze bouwt en onderhoudt.
Een bijzonder punt is de upgradepolitiek. Als u het platform of een module bijwerkt, mag de koppeling niet breken. Vraag dus hoe testen en updates worden georganiseerd.
Andere platformen en een eigen shop
Werkt u met WooCommerce, Magento of een maatwerkshop, dan gelden dezelfde vragen. Het ERP kan zelf een webshop aanbieden, zoals Odoo met zijn e-commercemodule en Oracle NetSuite met zijn commerceoplossing, of het kan samenwerken met een bestaande shop. Een geïntegreerde shop vereenvoudigt de gegevensstroom, maar beperkt soms de vrijheid in design en functionaliteit. Beslis dus bewust of u de shop in het ERP wilt onderbrengen of liever een gespecialiseerd platform behoudt.
Marktplaatsen: bol, Amazon en andere kanalen
Veel Belgische webshops verkopen ook via marktplaatsen. Elk kanaal heeft eigen regels voor productgegevens, prijzen, voorraadmeldingen en retouren. Het ERP moet bestellingen van alle kanalen in dezelfde orderstroom brengen en de voorraad naar elk kanaal terugsturen.
Controleer vooral:
- welke marktplaatsen rechtstreeks worden ondersteund en welke via een tussenplatform;
- hoe productfeeds worden opgebouwd en bijgewerkt;
- hoe commissies en verzendkosten van de marktplaats in de boekhouding terechtkomen;
- hoe uitbetalingen van de marktplaats worden afgestemd op de facturen.
Dat laatste punt wordt vaak vergeten. De uitbetaling van een marktplaats bundelt meerdere bestellingen, na aftrek van commissie en kosten. Zonder duidelijke afstemming blijft de boekhouding maandenlang onzeker.
Voorraad in real time over kanalen en locaties
Voorraadbeheer is de reden waarom veel webshops een ERP invoeren. Het ERP moet de voorraad per magazijn, per winkel en eventueel per kanaal kunnen bijhouden, met onderscheid tussen fysieke, gereserveerde en beschikbare voorraad.
Belangrijke aandachtspunten:
- Reservering: wanneer wordt voorraad voor een klant vastgelegd, bij het plaatsen van de bestelling of pas bij de betaling?
- Veiligheidsvoorraad: kunt u per kanaal een buffer instellen om oververkoop te beperken?
- Voorraad onderweg: hoe worden inkooporders en leveringen van leveranciers zichtbaar gemaakt?
- Stuklijsten en bundels: hoe wordt de voorraad van een pakket berekend uit de voorraad van de onderdelen?
- Serie- en lotnummers: is traceerbaarheid nodig voor uw productcategorie?
Odoo en Microsoft Dynamics 365 Business Central beschikken beide over een volwaardig voorraadbeheer dat voor veel groeiende kmo’s volstaat. SAP Business One staat bekend om sterke voorraad- en financiële processen. Oracle NetSuite biedt voorraadbeheer over meerdere locaties en entiteiten, wat vooral interessant is voor internationale structuren. Exact Online dekt de basis goed voor kleinere handelsbedrijven, maar kan bij complexe magazijnprocessen een aanvulling vragen.
Hoe vaak de voorraad wordt gesynchroniseerd, is minstens zo belangrijk als de functie zelf. Een koppeling die slechts met vaste tussenpozen werkt, laat ruimte voor oververkoop bij populaire artikelen. Vraag dus uitdrukkelijk naar het mechanisme en naar het gedrag bij een storing.
Orderverwerking, magazijn en verzending
Zodra een bestelling binnenkomt, moet het ERP de hele keten aansturen: controle van betaling en voorraad, het verzamelen van artikelen, het verpakken, het aanmaken van het verzendlabel, het terugsturen van het trackingnummer naar de webshop en het opstellen van de factuur.
Voor Belgische webshops is de koppeling met vervoerders belangrijk. Controleer of de gebruikte vervoerders rechtstreeks worden aangesproken, of labels in het ERP of in een aparte tool worden aangemaakt en hoe afhaalpunten worden behandeld. Als u een externe logistieke partner gebruikt, moet het ERP bestellingen naar die partner doorsturen en voorraadinformatie terugkrijgen. Meer over dat thema leest u op de pagina over ERP voor logistiek.
Verkoopt u ook aan bedrijven, bijvoorbeeld via een B2B-portaal, dan komen er klantspecifieke prijslijsten, kredietlimieten en betalingstermijnen bij. Dat sluit aan bij de behoeften van ERP voor groothandel.
Retouren en terugbetalingen
Een webshop heeft doorgaans meer retouren dan een winkel, en elk daarvan raakt meerdere afdelingen. Het ERP moet een retour registreren, de reden vastleggen, de staat van de goederen beoordelen, de voorraad correct bijwerken en de terugbetaling of creditnota aanmaken.
Stel de integrator concrete vragen:
- Kan een retour gekoppeld worden aan de oorspronkelijke bestelling en factuur?
- Kan een artikel na controle terug in verkoopbare voorraad, of gaat het naar een aparte locatie voor herwerking of afschrijving?
- Wordt de terugbetaling via de betaalprovider aangestuurd of gebeurt dat handmatig?
- Hoe wordt een gedeeltelijke retour binnen een bundel verwerkt?
Een ERP dat retouren goed afhandelt, geeft u ook inzicht in welke artikelen vaak terugkomen en waarom. Dat is nuttige informatie voor inkoop en productbeschrijvingen.
Kassa en winkels: retail en e-commerce samen
Heeft u naast de webshop ook één of meerdere winkels, dan is een gedeelde voorraad het grootste voordeel. Een klant kan online bestellen en in de winkel afhalen, of een winkelartikel online laten leveren. Dat vraagt dat de kassa en de webshop met dezelfde voorraad en dezelfde klantgegevens werken.
Odoo biedt een eigen kassamodule die in dezelfde omgeving draait als voorraad en boekhouding. Bij Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One, Oracle NetSuite en Exact Online wordt de kassa in de praktijk vaak aangevuld met een aanvullende oplossing of een gekoppeld kassasysteem. Dat is geen nadeel op zich, op voorwaarde dat de koppeling goed is onderhouden.
Aandachtspunten voor retail in België:
- de werking van de kassa bij een onderbroken internetverbinding;
- de naleving van de Belgische regels rond geregistreerde kassasystemen, die u met de integrator en uw boekhouder best vooraf afstemt;
- betaalmethodes zoals Bancontact en Payconiq, naast kaart- en online betalingen;
- beheer van cadeaubonnen, tegoedbonnen en klantenkaarten, die ook in de webshop bruikbaar moeten zijn.
Boekhouding, btw en facturatie
Een ERP voor e-commerce raakt ook de financiële kant. Elke bestelling, betaling, retour en commissie moet correct worden geboekt. Voor Belgische bedrijven die in meerdere landen verkopen, komt daar de btw-regeling voor verkopen op afstand bij, inclusief de one-stop-shop. Laat de integrator uitleggen hoe het ERP de juiste btw-voet bepaalt per bestemming en hoe de aangifte wordt voorbereid.
Ook de elektronische facturatie verdient aandacht, vooral als u aan bedrijven verkoopt. Lees daarover meer in onze gids over elektronische facturatie in het ERP.
Rekening met betaalproviders is een ander punt. Een uitbetaling van een betaalprovider bundelt meerdere transacties en kosten. Het ERP moet die automatisch kunnen afpunten, anders blijft de boekhouding extra handwerk kosten.
Welke ERP past bij welk e-commerceprofiel?
De onderstaande indicaties zijn richtinggevend. De beslissing hangt af van uw proces, uw kanalen en uw groeiplannen.
| ERP | Past vooral bij | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Odoo | Groeiende kmo’s die webshop, voorraad, kassa en boekhouding in één modulair pakket willen | Kwaliteit en onderhoud hangen sterk af van de integrator |
| Microsoft Dynamics 365 Business Central | Kmo’s die al in de Microsoft-omgeving werken en een brede financiële basis willen | Kassa en webshop vragen vaak aanvullende oplossingen |
| Exact Online | Kleinere handelsbedrijven met een administratieve focus | Complexe magazijnen en multichannel kunnen een aanvulling vragen |
| SAP Business One | Bedrijven met sterke eisen aan voorraad en financiën | Webshopkoppeling verloopt meestal via een aanvullende oplossing |
| Oracle NetSuite | Groeiende of internationale organisaties met meerdere entiteiten | Cloudmodel en beoogde schaal moeten bij uw budget en organisatie passen |
Wilt u twee kandidaten naast elkaar leggen, dan helpt de vergelijking Odoo en Business Central om de belangrijkste verschillen in kaart te brengen.
Vragen die u de integrator stelt
Een goede integrator vertrekt van uw proces, niet van een productpresentatie. Bereid onderstaande vragen voor:
- Welke koppelingen met mijn webshop en marktplaatsen zijn standaard en welke vragen maatwerk?
- Hoe wordt de voorraad gesynchroniseerd en wat gebeurt er bij een storing?
- Wie onderhoudt de koppeling na een update van de webshop of het ERP?
- Hoe worden retouren, creditnota’s en terugbetalingen verwerkt?
- Hoe worden btw en uitbetalingen van betaalproviders en marktplaatsen geboekt?
- Welke referenties heeft u met webshops van een vergelijkbare omvang en sector?
- Hoe verloopt de migratie van mijn huidige artikelen, klanten en bestellingen?
Wilt u uw eisen vooraf formaliseren? Het programma van eisen voor een ERP helpt u om de behoeften te ordenen. Over de kosten van zo’n project leest u meer in onze gids over ERP-kosten, en voor de selectie van de juiste partner raadpleegt u een ERP-integrator kiezen.
Zo gaat u verder
Beschrijf uw verkoopkanalen, uw voorraadstructuur en uw huidige software. Wij zoeken op basis daarvan een gecertificeerde integrator die ervaring heeft met webshops en retail. Dat doen we gratis en vrijblijvend: we brengen u in contact, de integrator voert het project uit. Hoe dat verloopt, leest u op de pagina hoe het werkt.
Veelgestelde vragen
Wat is een ERP voor e-commerce?
Een ERP voor e-commerce is het centrale bedrijfssysteem achter uw webshop. Het beheert artikelen, voorraad, bestellingen, inkoop, retouren en boekhouding op één plaats en wisselt gegevens uit met uw webshop en marktplaatsen. Zo vermijdt u dat u dezelfde gegevens in meerdere tools moet bijhouden.
Kan ik een ERP koppelen aan Shopify of PrestaShop?
Ja, de meeste ERP’s kunnen met beide platformen communiceren, via een standaardconnector, een koppelingsplatform of een maatwerkkoppeling. Wat er precies synchroniseert, verschilt sterk per oplossing. Laat de integrator voor uw situatie opsommen welke gegevens in welke richting en hoe vaak worden uitgewisseld.
Welk ERP past het best bij een Belgische webshop?
Dat hangt af van de omvang, het aantal verkoopkanalen en het internationale karakter van uw activiteit. Odoo en Microsoft Dynamics 365 Business Central worden vaak overwogen door groeiende kmo’s, Exact Online past bij een lichtere administratieve behoefte, en SAP Business One of Oracle NetSuite komen vaker aan bod bij complexere of internationale structuren. Een vergelijking op basis van uw eigen proces is altijd betrouwbaarder dan een algemene rangschikking.
Hoe voorkom ik oververkoop door verouderde voorraadcijfers?
Zorg dat het ERP de enige bron van de voorraad is en dat webshop en marktplaatsen die telkens opnieuw ophalen of ontvangen. Bepaal ook hoe reserveringen, openstaande bestellingen en voorraad onderweg worden behandeld. Vraag de integrator hoe snel een wijziging bij elk kanaal zichtbaar is en wat er gebeurt als een koppeling tijdelijk uitvalt.
Kan één ERP zowel webshop als winkelkassa beheren?
Dat kan, maar niet elk ERP doet het op dezelfde manier. Sommige oplossingen bieden een eigen kassamodule, andere werken met een gekoppeld kassasysteem van een derde. Belangrijk zijn de werking bij een onderbroken internetverbinding, de naleving van de Belgische kassavoorschriften en de gezamenlijke voorraad over winkels en webshop.
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.