Peppol en verplichte e-facturatie in België: de gids voor uw ERP

Peppol in België: wat er sinds 2026 verandert

Wie in België een factuur uitschrijft aan een andere btw-plichtige onderneming, doet dat sinds 1 januari 2026 via Peppol. De wet die de verplichte B2B-e-facturatie invoert, werd op 6 februari 2024 door de Kamer van volksvertegenwoordigers goedgekeurd, met inwerkingtreding op 1 januari 2026. Elke factuur die binnen het toepassingsgebied valt en vanaf die datum wordt opgemaakt, uitgereikt of verzonden, moet een gestructureerde elektronische factuur zijn.

Voor een ERP-project is dat geen detail van de boekhouding. De factuur vertrekt niet meer als pdf uit uw verkoopmodule: ze wordt een gestructureerd gegevensbestand dat uw software rechtstreeks naar de software van de klant stuurt. Dat raakt uw verkoopflow, uw aankoopflow, uw btw-aangifte en uw archivering.

Meer context over de Belgische regels vindt u in onze gids over de wettelijke verplichtingen van een ERP en in de algemene uitleg over e-facturatie in een ERP.

Wie moet e-factureren en wie niet?

De regel is ruim, de uitzonderingen zijn beperkt. Een overzicht:

Twee punten verrassen in de praktijk. Het eerste is dat de omvang van het bedrijf niets uitmaakt: ook een kleine zaak met een paar facturen per maand moet technisch in staat zijn om gestructureerde facturen te versturen en te ontvangen. Het tweede is dat de verplichting niet alleen om uitgaande facturen draait. Ook ontvangen leveranciersfacturen komen binnen via hetzelfde kanaal, en uw aankoopflow moet ze kunnen verwerken.

Dit geldt ook voor een kmo met een eenvoudige boekhouding. Wie een ERP voor een kleine of middelgrote onderneming kiest, leest best ook onze gids ERP voor kmo's.

Hoe werkt het Peppol-netwerk?

Peppol is een netwerk van toegangspunten (access points). Uw ERP stuurt de factuur niet rechtstreeks naar de klant, maar naar een toegangspunt, dat ze via het netwerk aflevert bij het toegangspunt van de ontvanger. Daar komt ze in de software van de klant terecht.

Vier begrippen om te onthouden:

• Toegangspunt: de technische schakel die u met het netwerk verbindt. Dat kan ingebouwd zijn in uw ERP, aangeboden worden door een externe dienstverlener of via een module lopen.
• Peppol-annuaire: het register waarin u kunt nagaan of een zakenpartner klaar is om gestructureerde facturen te ontvangen.
• Registratie: wie zich op het netwerk registreert, aanvaardt daarmee gestructureerde facturen te ontvangen, minstens in het Peppol-BIS-formaat.
• Bilateraal akkoord: enkel met een onderlinge afspraak kunt u afwijken van Peppol, en dan nog met een ander, conform formaat.

Een PDF per e-mail of via een platform volstaat dus niet meer voor transacties die onder de verplichting vallen. De uitwisseling gebeurt van software naar software.

Het formaat: Peppol BIS Billing 3.0

België gebruikt het vooraf bepaalde formaat Peppol BIS Billing 3.0. Het volgt de Europese norm EN 16931-1 en de specificatie CEN/TS 16931-2. De Europese Commissie meldt voor België geen bijkomende nationale specificatie (CIUS). Concreet kan een ERP dat dit formaat correct ondersteunt, in de regel ook met Belgische klanten overweg.

Enkele praktische punten die vaak vergeten worden:

• Bijlagen: ze mogen de formaten pdf, png, jpg, csv, xlsx of ods hebben en moeten via hetzelfde kanaal als de factuur reizen. XML als bijlage is nog niet toegestaan.
• Pdf-kopie: het is niet verplicht om bijkomend een pdf-versie van de gestructureerde factuur te sturen.
• Creditnota's: een creditnota die een gestructureerde factuur wijzigt en er ondubbelzinnig naar verwijst, is zelf een gestructureerde factuur, in hetzelfde formaat en via Peppol verzonden. Een creditnota van 2026 voor een factuur van 2025 mag wel als pdf, als de klant dat aanvaardt.
• Zelffacturatie: Peppol voorziet aparte documenttypes. Een voorafgaand akkoord blijft nodig, en de leverancier moet elke zelffactuur of creditnota aanvaarden. Een technische tolerantie liep tot 30 juni 2026, op voorlegging van een bewijs van de dienstverlener.

Wat uw ERP moet kunnen

Een ERP dat zich klaarmaakt voor Peppol moet meer doen dan een bestand genereren. Verdeel de eisen over drie stromen.

Uitgaande facturen

• Een geldige factuur in Peppol BIS Billing 3.0 opmaken vanuit de verkoopgegevens, zonder handmatige tussenstap.
• De btw-vermeldingen, klantgegevens en betalingsgegevens correct overnemen. Ontbrekende of onjuiste vermeldingen kunnen een fiscale boete uitlokken.
• De factuur via het toegangspunt versturen en de status terugkoppelen: verzonden, afgeleverd, geweigerd.
• Creditnota's koppelen aan de oorspronkelijke factuur.

Inkomende facturen

• Gestructureerde facturen van leveranciers automatisch inlezen, zonder opnieuw te moeten intikken.
• Ze koppelen aan bestellingen en ontvangsten, zodat uw driewegcontrole blijft werken.
• De boeking en de btw-codes voorstellen, ter goedkeuring door uw boekhouder.
• Voor het recht op btw-aftrek beschikken over een regelmatige B2B-factuur in de zin van artikel 3, § 1, 1° van het koninklijk besluit nr. 3 van 10 december 1969.

Bewaring en bewijs

De FOD Financiën raadt sterk aan om het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren: wie de factuur naar een ander formaat omzet, verzwaart de bewijslast aanzienlijk. Facturen worden zeven jaar bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitgiftedatum. Voor bepaalde gevallen van btw-aftrek op onroerend goed gelden langere termijnen van 15 tot 25 jaar.

Ontvangen facturen en kopieën van uitgereikte facturen mogen op papier of elektronisch worden bewaard, zolang de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd zijn. Ze moeten in België bewaard worden, tenzij ze elektronisch zijn gearchiveerd met volledige onlinetoegang vanuit België. Een vertrouwde derde mag archiveren, maar de onderneming blijft verantwoordelijk bij een tekortkoming van die dienstverlener.

Ingebouwd, module of externe aanbieder?

De vraag is niet of uw ERP Peppol aankan, maar hoe. In de praktijk zijn er drie wegen, en geen enkele is voor alle bedrijven de beste.

We zijn niet verbonden aan een softwareleverancier en nemen geen partij. Wat bij uw ERP in de basis zit, hangt af van de versie en de uitgave; vraag het uw integrator en laat het in de offerte noteren.

Per ERP: waar u op let

• Odoo: er bestaan e-facturatiefuncties in de boekhouding, maar de dekking hangt af van de versie en van de modules die u gebruikt. Laat het Belgische scenario testen. Lees ook de pagina over een Odoo-integrator.
• Microsoft Dynamics 365 Business Central: e-documenten en koppelingen met toegangspunten kunnen via de standaardfunctionaliteit of via een extensie lopen. Meer op de pagina over Business Central.
• Exact Online: voor veel Belgische kmo's de boekhoudomgeving bij uitstek. Kijk na hoe verkoop- en aankoopfacturen worden afgehandeld, op de pagina over Exact Online.
• SAP Business One en Oracle NetSuite: ook hier hangt de oplossing af van de configuratie en van eventuele aanvullende modules of een externe aanbieder. Vraag uw integrator om de keten van begin tot einde te tonen.

Verifieer elke bewering over een product dus in een demonstratie op uw eigen gegevens, niet in een brochure.

Overheidsopdrachten en publieke klanten

Levert u aan de overheid, dan gelden eigen regels, die ouder zijn dan de B2B-verplichting. De facturatie is verplicht voor overheidsopdrachten die na 1 maart 2024 zijn gepubliceerd, in principe vanaf 3 000 euro exclusief btw; federale aanbestedende overheden passen ze sinds 1 maart 2024 ook onder die drempel toe.

Het centrale punt voor de Belgische openbare sector is het platform Mercurius. Volgens de Europese Commissie werkt het tot december 2026, waarna een nieuw platform voor aanbestedende overheden het overneemt. Per gewest verschilt de situatie:

• Vlaanderen: de elektronische factuur is verplicht sinds 1 januari 2017.
• Brussels Hoofdstedelijk Gewest: ze is de enige aanvaarde sinds 1 november 2020.
• Wallonië: ze is de voorkeursmethode sinds 1 januari 2022.

De basis is de federale wet van 7 april 2019 over overheidsopdrachten, die richtlijn 2014/55/EU omzet, en het koninklijk besluit van 9 maart 2022. Een bedrijf met zowel private als publieke klanten moet dus beide kanalen beheersen.

Wat als u niet klaar bent?

De FOD Financiën toonde tolerantie tijdens de eerste drie maanden van 2026: geen boete voor inbreuken op de nieuwe verplichting, op voorwaarde dat het bedrijf kon aantonen dat het tijdig en redelijk had gehandeld om zich in regel te stellen. Die periode is voorbij en er kwam geen algemeen uitstel. Bovendien verving de tolerantie de factuurplicht nooit: facturen moesten ook toen op een andere manier worden uitgereikt.

Twee soorten sancties zijn van belang:

1. Specifieke boete (koninklijk besluit van 8 juli 2025): 1 500 euro bij de eerste inbreuk, 3 000 euro bij de tweede en 5 000 euro bij de volgende, wanneer de technische middelen ontbreken om gestructureerde facturen uit te sturen en te ontvangen.
2. Proportionele fiscale boete: bij een ontbrekende gestructureerde factuur of onjuiste vermeldingen, volgens tabel C van de bijlage bij koninklijk besluit nr. 41 van 30 januari 1987.

Daarbovenop ligt een commercieel risico. Een leverancier die geen Peppol-factuur kan ontvangen, of een klant die er geen kan sturen, vertraagt betalingen en btw-aftrek.

Fiscale steun voor kmo's

Het officiële portaal wijst kmo's en zelfstandigen op een verhoogde aftrek van 120 % voor kosten van facturatiesoftware voor de belastbare tijdperken 2024 tot 2027, en op een aftrek voor digitale investeringen die sinds 1 januari 2025 op 20 % ligt. Laat uw boekhouder nagaan of en hoe dit op uw dossier van toepassing is, vóór u de begroting van het ERP-project vastlegt.

Peppol over de grens

Voor grensoverschrijdende facturatie blijft het gebruik van Peppol vrijwillig en vereist het akkoord van beide partijen. De verplichting moet vanaf 2030 worden uitgebreid tot facturatie tussen lidstaten van de EU. Wie nu al exporteert, doet er goed aan om in zijn ERP een flexibele keuze van het formaat per klant te hebben, in plaats van een oplossing die enkel de Belgische markt dekt.

Test met uw integrator: een checklist

Een goed Peppol-project eindigt niet bij de installatie van een module. Dit moet aan bod komen in de testfase van uw ERP-implementatie:

1. Een uitgaande factuur naar een echte klant, met ontvangstbevestiging.
2. Een inkomende factuur van een echte leverancier, tot en met de boeking.
3. Een creditnota gekoppeld aan een bestaande factuur.
4. Een factuur met bijlage, in een toegelaten formaat.
5. Een geweigerde factuur: wie krijgt de melding, en hoe snel?
6. De bewaring van het oorspronkelijke XML-bestand.
7. De btw-aangifte op basis van de verwerkte facturen, zoals uitgelegd in onze gids over btw in België en ERP.

Vermeld deze punten in het lastenboek en in het contract. Hoe u een partner kiest, leest u in onze gids over het kiezen van een ERP-integrator. Wilt u weten hoe wij u met een integrator in contact brengen, bekijk dan hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.