Facturation électronique Peppol : préparer votre ERP en Belgique

Peppol est devenu, pour les entreprises belges, le canal obligatoire des factures entre assujettis à la TVA. Ce guide explique ce que l’obligation couvre, ce que votre ERP doit faire, ce qui relève d’un module ou d’un prestataire, et les points à faire tester par l’intégrateur avant qu’une première facture ne soit refusée.

Pour une vue d’ensemble de l’outil, voyez d’abord notre guide sur l’ERP et la facture électronique ; ici, on parle uniquement du cas belge.

Ce que l’obligation e-facturatie couvre en Belgique

Toute facture entrant dans le champ de l’obligation, établie, émise ou envoyée à partir du 1er janvier 2026, doit être une facture électronique structurée. Le portail officiel présente la mesure comme applicable à la quasi-totalité des opérations B2B entre entreprises belges assujetties à la TVA.

Quelques limites utiles à connaître :

• les livraisons de biens et prestations de services à des particuliers (B2C) sont hors champ ;
• les assujettis non établis en Belgique et sans établissement stable belge sont exclus ;
• les petites entreprises dont le chiffre d’affaires est inférieur à 25 000 euros restent soumises à l’obligation : il n’existe pas de seuil de dispense ;
• les factures PDF restent valables pour le B2C et les opérations internationales.

La loi a été adoptée par la Chambre des représentants le 6 février 2024, avec une entrée en vigueur au 1er janvier 2026. Pour le cadre plus large de vos obligations, consultez aussi notre page sur les obligations légales liées à l’ERP.

« Facture électronique » ne veut pas dire « PDF par e-mail »

C’est l’idée reçue la plus coûteuse. Selon le portail officiel, envoyer un PDF par e-mail ou via une plateforme ne suffit plus pour les opérations B2B concernées : l’échange se fait de logiciel à logiciel. Une facture structurée est un fichier lisible par une machine, que le logiciel du client peut intégrer sans ressaisie.

Peppol : réseau, format et point d’accès

Le réseau Peppol est le canal de transmission entre entreprises belges depuis le 1er janvier 2026. Seul un accord bilatéral permet de s’en écarter, avec un format alternatif conforme.

Le point d’accès : à qui le confier

Une entreprise ne parle pas à Peppol toute seule : elle passe par un point d’accès, tenu par un prestataire. Trois montages existent en pratique :

1. l’ERP intègre lui-même la connexion Peppol ;
2. un module complémentaire de l’ERP assure la connexion ;
3. un prestataire externe reçoit les fichiers de l’ERP et s’occupe du réseau.

Aucun des trois n’est « le bon » par principe. Le choix dépend du volume de factures, du nombre de sociétés, de la fréquence des évolutions et du budget. Nous restons neutres entre les éditeurs : c’est l’intégrateur qui chiffre et recommande selon votre cas.

L’inscription de votre société au réseau vaut accord pour recevoir des factures électroniques structurées, au moins au format Peppol-BIS. Cela signifie que vos fournisseurs peuvent vous envoyer des factures structurées dès que vous êtes inscrit : la réception doit donc être prête en même temps que l’émission.

Ce que votre ERP doit savoir faire

Un ERP « compatible Peppol » ne se résume pas à une case cochée dans une brochure. Voici les fonctions à vérifier, dans l’ordre du cycle de facturation.

À l’émission

• produire la facture au format Peppol BIS Billing 3.0, sans saisie manuelle de dernière minute ;
• contrôler les données obligatoires avant l’envoi : identifiant du client, numéro de TVA, adresse de facturation, codes de taxe ;
• consulter l’annuaire pour savoir si le client est joignable sur le réseau ;
• recevoir un accusé de transmission et tracer le statut de chaque facture ;
• émettre les notes de crédit dans le même format, rattachées sans ambiguïté à la facture d’origine.

À la réception

• importer les factures fournisseurs structurées et créer le brouillon d’écriture comptable ;
• rapprocher la facture de la commande et du bon de réception quand votre processus l’exige ;
• gérer les rejets et les litiges sans retour au papier ;
• permettre à votre comptable d’exploiter les écritures sans ressaisie.

Pour exercer son droit à déduction de la TVA, il faut disposer d’une facture B2B régulière. Une réception mal traitée n’est donc pas qu’un souci d’organisation : elle peut peser sur votre déclaration. Le lien avec vos déclarations est détaillé dans notre page sur la TVA belge et l’ERP.

Cas particuliers à ne pas oublier

• Notes de crédit sur 2025. Une note de crédit émise en 2026 qui se rapporte à une facture de 2025 peut être établie en PDF si le client l’accepte.
• Autofacturation. Peppol prévoit des types de documents distincts ; un accord préalable reste requis, ainsi que l’acceptation de chaque document par le fournisseur. Un délai de tolérance technique court jusqu’au 30 juin 2026, sur présentation d’une preuve du prestataire.
• Facturation transfrontalière. L’usage de Peppol reste volontaire et suppose l’accord des deux parties. L’obligation doit s’étendre à la facturation entre États membres de l’UE à partir de 2030.

Module, prestataire ou fonction native : comment trancher

La question revient dans presque tous les projets. Les cinq ERP suivis par ce site ne se valent pas sur ce point, et la réponse évolue avec les versions ; seul un test sur votre version et vos flux fait foi.

Ne choisissez pas un ERP sur ce seul critère : la facturation Peppol est un module parmi d’autres, que l’on peut ajouter. Le comparatif des ERP et notre guide pour choisir un ERP replacent le sujet dans une décision d’ensemble.

Sanctions et tolérance : où en est-on

Deux régimes de sanction coexistent :

• une amende spécifique, instaurée par l’arrêté royal du 8 juillet 2025, pour l’absence de moyens techniques d’émettre et de recevoir une facture électronique structurée : 1 500 euros à la première infraction, 3 000 euros à la deuxième, 5 000 euros aux suivantes ;
• une amende fiscale proportionnelle quand la facture structurée n’a pas été émise ou comporte des mentions manquantes ou inexactes, selon le tableau C de l’annexe à l’arrêté royal n° 41 du 30 janvier 1987.

Le SPF Finances a fait preuve de tolérance durant les trois premiers mois de 2026 : aucune amende pour les infractions liées à la nouvelle obligation, à condition que l’entreprise prouve avoir agi de manière opportune et raisonnable. Cette tolérance ne remplaçait pas l’obligation de facturer, et aucun report général au-delà de ces trois mois n’a été annoncé. En ce mois d’octobre 2026, une entreprise qui n’est pas prête est donc exposée.

Archivage : conserver le fichier d’origine

La facture structurée est un fichier XML. Le SPF Finances recommande vivement de conserver le fichier d’origine : convertir la facture dans un autre format alourdit nettement la charge de la preuve.

• Les factures se conservent sept ans à compter du 1er janvier de l’année suivant leur date d’émission, avec des durées plus longues pour certains cas de déduction de TVA immobilière.
• La conservation peut être papier ou électronique, si l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité sont garanties.
• Les factures se conservent en Belgique, sauf archivage électronique avec accès en ligne complet depuis la Belgique.
• Un tiers de confiance peut archiver, mais l’entreprise reste responsable en cas de défaillance du prestataire.

Demandez à l’intégrateur où le XML est stocké, qui y accède et comment il se restitue lors d’un contrôle.

Secteur public : un régime plus ancien

Si vous facturez des administrations, vous connaissez déjà une partie du sujet. La facturation électronique est obligatoire pour les marchés publics publiés après le 1er mars 2024, en principe à partir de 3 000 euros hors TVA ; les pouvoirs adjudicateurs fédéraux l’appliquent aussi sous ce seuil depuis le 1er mars 2024.

La plateforme Mercurius est le point central du secteur public belge. Selon la Commission européenne, elle fonctionne jusqu’en décembre 2026, puis une nouvelle plateforme pour les pouvoirs adjudicateurs prend le relais. Les régions ont avancé à des rythmes différents :

Ce régime repose sur la loi fédérale du 7 avril 2019 sur les marchés publics, qui transpose la directive 2014/55/UE, et sur l’arrêté royal du 9 mars 2022.

Financer la mise en conformité

Le portail officiel indique, pour les PME et indépendants, une déduction majorée de 120 % pour les frais de logiciel de facturation sur les périodes imposables 2024 à 2027, et une déduction pour investissement numérique portée à 20 % depuis le 1er janvier 2025. Faites confirmer par votre comptable ce qui s’applique à votre situation avant de bâtir le budget : l’intégrateur chiffre le projet, pas le traitement fiscal.

Points à tester avec l’intégrateur

Avant la mise en production, demandez un jeu de tests écrit. Il couvre au minimum :

1. l’émission d’une facture de vente vers un client réel inscrit sur Peppol ;
2. la réception d’une facture fournisseur et son passage en comptabilité ;
3. une note de crédit rattachée à sa facture d’origine ;
4. une facture avec annexe autorisée ;
5. un client non joignable sur le réseau, avec la solution de repli prévue ;
6. l’archivage du XML d’origine et sa restitution ;
7. les droits d’accès : qui peut envoyer, corriger, rejeter.

Le bon intégrateur vous remet les résultats, pas une promesse. Pour savoir comment l’identifier, lisez notre guide pour choisir un intégrateur ERP. Bruxelles, la Flandre et la Wallonie disposent chacune de profils actifs ; la page intégrateur ERP à Bruxelles en est un point d’entrée si votre siège s’y trouve.

Comment lancer votre démarche

Notre service est gratuit : vous décrivez votre entreprise, votre ERP actuel ou visé et votre besoin Peppol, puis nous vous mettons en relation avec un intégrateur adapté. Le projet est réalisé par l’intégrateur, pas par nous. Le déroulé est expliqué dans la page comment ça marche.

Si vous changez aussi d’ERP, prévoyez Peppol dès le cahier des charges : notre guide sur le cahier des charges ERP liste les rubriques à y faire figurer.

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