Microsoft Dynamics 365 Business Central adapté au contexte belge

Chercher Business Central en Belgique, c’est se poser une question très concrète : le logiciel sait-il faire, sans bricolage, ce que la loi et la pratique belges exigent d’une comptabilité, d’une facturation et d’une paie ? La réponse est plutôt favorable, mais elle ne se résume pas à un oui. Cette page distingue ce que Microsoft livre dans le produit, ce qui passe par une extension ou un partenaire, et ce que vous devez faire confirmer par écrit avant de signer.

Une localisation fournie par Microsoft, pas par un partenaire

Microsoft fournit directement la localisation de Business Central dans 21 pays, dont la Belgique. Pour les autres, ce sont des partenaires qui publient des applications de localisation sur Marketplace, construites sur la version internationale W1. Cette différence compte : en Belgique, la localisation est maintenue par l’éditeur et évolue avec les versions du produit, au lieu de dépendre d’une petite société tierce.

Concrètement, la Belgique repose sur la base applicative BE, et l’environnement belge est déployé dans la géographie Azure « Europe ». Pour les questions d’hébergement et de données, voyez aussi la page sur l’hébergement cloud de Business Central.

Langues : français, néerlandais et écrans mélangés

Business Central prend en charge le français de Belgique et le néerlandais de Belgique, avec des traductions fournies par Microsoft. Pour une entreprise bruxelloise ou implantée des deux côtés de la frontière linguistique, c’est un vrai atout : un comptable néerlandophone à Gand et un gestionnaire francophone à Liège travaillent sur la même base.

Une réserve toutefois : Microsoft précise que les fonctions locales ne sont pas traduites dans toutes les langues. Vous pouvez donc rencontrer des interfaces mêlant deux langues, surtout sur les états et déclarations propres à la Belgique. Demandez une démonstration dans la langue de vos équipes, pas seulement en anglais.

Ce que la version belge couvre nativement

La documentation Microsoft liste pour la Belgique, entre autres, la TVA belge, l’Intrastat belge, les déclarations de services F01DGS, les relevés bancaires CODA, la banque électronique, les paiements SEPA, la domiciliation et l’export vers Accon. Pour un DAF, c’est le socle d’une clôture mensuelle sans ressaisie.

TVA belge : déclaration, listing et déduction partielle

Selon Microsoft, la version belge imprime la déclaration de TVA mensuelle ou trimestrielle, le listing annuel des clients assujettis et la liste des ventes intracommunautaires, ainsi qu’un état détaillant les opérations de TVA. Le cas de la TVA partiellement déductible, fréquent pour les frais de représentation et les voitures de société, se traite par un champ « % TVA non déductible » sur chaque compte comptable : la part non déductible s’ajoute à la base et s’amortit avec l’immobilisation.

Deux points à noter :

• la localisation prend en charge plusieurs numéros de TVA par client, ainsi que le numéro d’entreprise selon l’adresse de livraison ;
• Microsoft annonce une refonte de la TVA non déductible belge pour la vague de versions 1 de 2027, ce qui mérite une question à l’intégrateur si votre activité en dépend.

Pour le détail des déclarations et du rôle de votre comptable, lisez notre guide sur la TVA belge et l’ERP.

Numéro d’entreprise, CODA et paiements

Business Central valide le numéro d’entreprise belge, délivré par la Banque-Carrefour des Entreprises, par un contrôle modulo 97, et l’imprime sur les documents de vente et d’achat, les états financiers, les rappels et les fichiers Intrastat.

Côté banque, le CODA, standard conçu par l’association belge des banquiers, permet de traiter automatiquement les relevés électroniques. Il fonctionne en ligne comme sur site, mais un partenaire ne peut l’étendre par une application que pour un déploiement sur site. Si vos banques ont des particularités de format, c’est un critère à mettre dans le choix entre cloud et sur site. Le fonctionnement comptable général est décrit dans la page comptabilité et finance de Business Central.

Peppol et facture électronique : le point le plus sensible

Depuis le 1er janvier 2026, toute facture entrant dans le champ de l’obligation doit être une facture électronique structurée pour les opérations B2B entre assujettis belges. Le portail officiel précise que l’envoi d’un PDF par e-mail ne suffit plus : l’échange se fait de logiciel à logiciel, par le réseau Peppol, au format Peppol BIS Billing 3.0 conforme à la norme européenne EN 16931. Le B2C et les opérations internationales ne sont pas concernés ; les petites entreprises, elles, ne sont pas exemptées.

Microsoft rappelle cette obligation et propose la facturation électronique belge via un point d’accès Peppol. La mécanique repose sur l’application E-Document Core, qui fournit la base de gestion des documents électroniques, et sur des connecteurs vers des points d’accès externes : Avalara, B2BRouter, Continia, Logiq, Pagero, SignUp et ForNAV. Microsoft n’a aucune obligation contractuelle avec ces prestataires : vous signez un contrat séparé, avec ses propres conditions.

Attention à une nuance : parmi les localisations d’E-Document Core citées dans la documentation, la Belgique n’apparaît pas à côté de l’Allemagne ou de l’Espagne. Cela ne signifie pas que la Belgique est absente, mais cela impose de faire confirmer par l’intégrateur, sur votre version précise, comment l’émission et la réception Peppol sont réellement assurées. Notre guide sur la facturation électronique Peppol détaille les attendus côté entreprise.

Ce que Peppol implique au quotidien

Quelques règles officielles à garder en tête au moment de paramétrer :

• une note de crédit qui modifie une facture structurée est elle-même une facture structurée, transmise par Peppol ;
• les annexes admises sont le pdf, le png, le jpg, le csv, le xlsx ou l’ods ; l’XML n’est pas autorisé en annexe ;
• il n’est pas obligatoire d’envoyer en plus un PDF de la facture ;
• l’annuaire Peppol permet de vérifier si un partenaire est prêt à recevoir des factures structurées ;
• pour l’autofacturation, un accord préalable est requis et la tolérance technique court jusqu’au 30 juin 2026.

Les sanctions justifient de ne pas traîner : l’arrêté royal du 8 juillet 2025 prévoit une amende de 1 500 euros à la première infraction, 3 000 euros à la deuxième et 5 000 euros aux suivantes lorsque l’entreprise n’a pas les moyens techniques d’émettre et de recevoir. Une amende proportionnelle peut s’y ajouter en cas de facture non émise ou comportant des mentions manquantes. La tolérance des trois premiers mois de 2026 est passée, sans report général annoncé.

Conservation des factures : un sujet souvent oublié

Le SPF Finances indique que les factures se conservent sept ans à compter du 1er janvier de l’année qui suit leur émission, avec des durées plus longues pour certains cas de déduction de TVA immobilière. La conservation peut être papier ou électronique, à condition de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité.

Deux conséquences pour votre projet Business Central :

• le SPF recommande vivement de conserver le fichier XML d’origine ; convertir la facture dans un autre format alourdit la charge de la preuve ;
• les factures doivent être conservées en Belgique, sauf archivage électronique avec accès en ligne complet depuis la Belgique ; un tiers peut archiver, mais l’entreprise reste responsable en cas de défaillance.

Demandez donc où est stocké le XML reçu ou émis, pendant combien de temps, et qui y a accès. Ce point relève autant de l’intégration avec vos outils que du produit lui-même.

Paie et obligations sociales : à cadrer séparément

La plupart des employeurs belges confient la Dimona et la DmfA à un secrétariat social, avec un mandat notifié à l’ONSS. La Dimona signale chaque entrée et sortie de service ; la DmfA est une déclaration trimestrielle des rémunérations et du temps de travail. Les documents fournis dans les faits ne mentionnent pas de prise en charge native de ces déclarations par Business Central : c’est un point à faire confirmer. Dans la pratique, l’ERP gère souvent la comptabilité analytique et l’écriture de paie, tandis que le secrétariat social garde la mécanique sociale. La page paie et RH de Business Central précise les options.

Tableau : obligation belge et couverture par Business Central

Natif, extension ou partenaire : comment trancher

Le natif couvre le socle comptable et fiscal belge. L’extension intervient là où le besoin dépasse ce socle : point d’accès Peppol, archivage légal, formats bancaires particuliers, échanges avec un secrétariat social. Le partenaire, lui, assemble le tout, paramètre et assure le suivi. Rappelons que les licences en ligne ne s’achètent que par le programme Cloud Solution Provider, donc par l’intermédiaire d’un partenaire : c’est lui qui vous remet un devis. Pour comprendre ce que recouvre un budget, consultez la page prix de Business Central.

Ce qu’il faut vérifier avant de signer

Avant de valider un devis, demandez à l’intégrateur de répondre par écrit à ces questions :

1. Quelle version de Business Central est visée, et la localisation belge y est-elle complète ?
2. Quel point d’accès Peppol est retenu, qui le contractualise et qui assure le support ?
3. Comment sont stockés, archivés et retrouvés les fichiers XML des factures ?
4. Quelles fonctions locales ne sont pas traduites en français ou en néerlandais ?
5. Comment s’articulent l’ERP et le secrétariat social pour la paie ?
6. Quelle est la position du partenaire sur la refonte de la TVA non déductible annoncée ?

Un intégrateur sérieux sait répondre sans détour. Pour les critères de sélection, voyez comment choisir un intégrateur Business Central, et pour le déroulé d’un projet, la page sur la mise en œuvre de Business Central. Vous pouvez aussi comparer avec les autres solutions du réseau sur la page logiciels ERP.

Notre service est gratuit : nous vous mettons en relation avec un intégrateur adapté à votre projet belge, qui réalise ensuite le déploiement. Nous ne sommes affiliés à aucun éditeur.

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