Business Central in België: wat is lokaal gedekt en wat niet?

Wie Business Central in België overweegt, stelt meestal dezelfde vraag: werkt dit pakket voor Belgische boekhouding, btw en facturatie zonder dat we alles zelf moeten bijbouwen? Het korte antwoord: België behoort tot de landen die Microsoft zelf lokaliseert. Het lange antwoord hangt af van de verplichting waar u het over hebt. Deze pagina overloopt ze één voor één, zodat u weet wat standaard zit, wat via een extensie of een partner loopt en wat uw integrator vóór de ondertekening moet bevestigen.

Hoe Microsoft België dekt

Microsoft levert de lokalisatie van Business Central rechtstreeks voor 21 landen, waaronder België, Duitsland, Frankrijk, Nederland, Spanje en het Verenigd Koninkrijk. In andere landen komt de lokalisatie van apps van partners op Marketplace, gebouwd op de internationale basisversie (W1).

Voor u maakt dat verschil. In België is de lokalisatie geen product van een derde: Microsoft levert ze zelf, op de toepassingsbasis BE. De Belgische omgeving (code BE) draait in de Azure-geografie Europa. Een gelokaliseerde basis betekent niet dat alles is afgedekt: elke wettelijke wijziging moet Microsoft eerst in een nieuwe versie opnemen, en wat daarbuiten valt, vraagt een extensie of maatwerk.

Talen en valuta

Het platform en de toepassingen zijn beschikbaar in het Nederlands (nl-BE) en het Frans (fr-BE). Microsoft waarschuwt dat niet alle lokale functies in alle talen zijn vertaald. In een Vlaams bedrijf met Waalse klanten of boekhouders in Brussel kan een scherm dus deels Nederlands en deels Frans of Engels zijn. Test dit in de demo, met de schermen die uw boekhouder dagelijks gebruikt.

De rapportagevaluta is de euro. Meerdere valuta's voor buitenlandse klanten en leveranciers behoren tot het gewone boekhoudkundige deel; zie boekhouding en financiën in Business Central.

Wat de Belgische versie standaard bevat

Microsoft documenteert een duidelijke lijst Belgische functionaliteit. Daarin staan onder meer:

• de Belgische btw;
• Intrastat voor België;
• de dienstenaangifte F01DGS;
• CODA-rekeninguittreksels;
• elektronisch bankieren en SEPA-betalingen;
• domiciliëring;
• de export naar Accon.

Drie onderdelen komen in de praktijk het vaakst ter sprake.

Btw: aangiftes, listing en niet-aftrekbare btw

Volgens Microsoft kan de Belgische versie de maandelijkse of driemaandelijkse btw-aangifte afdrukken, evenals het jaarlijkse listing van btw-plichtige klanten en de lijst van intracommunautaire leveringen, plus een gedetailleerd afdrukbaar overzicht van de btw-verrichtingen. Bekijk bij de demo of de cijfers uit uw eigen dossier kloppen en of de aangifte rechtstreeks elektronisch kan worden ingediend of dat u de gegevens nog moet overnemen. Dat laatste staat niet in onze bronnen.

Gedeeltelijk aftrekbare btw, zoals voor representatiekosten of personenwagens, beheert u via een veld voor het percentage niet-aftrekbare btw per grootboekrekening. De niet-aftrekbare btw komt bij de basis en wordt mee afgeschreven met het investeringsgoed. Microsoft meldt bovendien dat een herwerking van de Belgische niet-aftrekbare btw gepland staat voor release wave 1 van 2027. Vraag dus of uw boekhouder en integrator die wijziging in hun planning hebben opgenomen. Meer over de Belgische context vindt u in onze gids over btw in België en uw ERP.

De Belgische versie ondersteunt ook meerdere btw-nummers per klant en het ondernemingsnummer volgens het leveringsadres. Het ondernemingsnummer (tien cijfers, uitgereikt door de Kruispuntbank van Ondernemingen) wordt gecontroleerd met een modulo 97-test en afgedrukt op verkoop- en aankoopdocumenten, financiële overzichten, aanmaningen en Intrastat-bestanden.

Bank: CODA en SEPA

CODA is de Belgische bankstandaard voor elektronische rekeninguittreksels. Business Central ondersteunt het, online en on-premises, met een nuance: partners kunnen CODA alleen met een app uitbreiden in on-premises implementaties. Zit u in de cloud, dan werkt u met wat Microsoft levert. Voor een bedrijf dat zijn bankafstemming wil automatiseren, is dat een punt om vooraf te bespreken. Meer over de keuze tussen cloud en eigen server leest u bij Business Central in de cloud.

Belgische e-facturatie via Peppol

Sinds 1 januari 2026 moeten btw-plichtige ondernemingen in België gestructureerde elektronische facturen versturen en ontvangen voor binnenlandse B2B-verrichtingen, via het Peppol-netwerk. Een pdf per e-mail volstaat voor die verrichtingen niet meer: de uitwisseling gebeurt van software naar software. Voor B2C en internationale verrichtingen blijft een pdf-factuur geldig.

De FOD Financiën beschrijft de eisen:

• het formaat is Peppol BIS Billing 3.0, conform EN 16931, zonder bijkomende nationale specificatie;
• een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, is zelf ook een gestructureerde factuur;
• bijlagen mogen onder meer pdf, png, jpg, csv, xlsx of ods zijn, maar nog geen XML, en moeten via hetzelfde kanaal reizen;
• een bijkomende pdf-versie van de gestructureerde factuur is niet verplicht;
• ondernemingen zonder vestiging in België zijn uitgesloten, kleine ondernemingen met een omzet onder 25 000 euro niet.

Een specifieke boete bestraft het ontbreken van technische middelen om gestructureerde facturen uit te sturen en te ontvangen: 1 500 euro bij de eerste overtreding, 3 000 euro bij de tweede en 5 000 euro daarna. Daarnaast is er een proportionele fiscale boete wanneer een gestructureerde factuur niet is opgemaakt of onjuist is. De tolerantieperiode van de eerste drie maanden van 2026 is voorbij en een algemeen uitstel kwam er niet. Meer uitleg vindt u in onze gids over e-facturatie en Peppol en in de pagina over e-facturatie in een ERP.

Wat Business Central hier doet

Microsoft wijst in zijn Belgische documentatie op e-facturatie via een Peppol-toegangspunt. De basis voor elektronische documenten is de app E-Document Core, die u in de omgeving installeert. De standaardconnectoren van Business Central naar externe toegangspunten worden door meerdere aanbieders geleverd. Microsoft heeft daar geen contractuele band mee: u sluit een apart contract af, met een eigen prijs en eigen voorwaarden.

Dat levert drie vragen op voor uw integrator:

1. Welke weg? Via een connector van een externe aanbieder, een andere extensie of een eigen toegangspunt?
2. Welke versie? Een Belgisch Peppol-scenario dat in uw versie en uw omgeving effectief werkt, is niet hetzelfde als een mogelijkheid die in de documentatie genoemd wordt. Vraag een proefdossier met een echte uitgaande en inkomende factuur.
3. Wie beheert wat? Wie volgt de aansluiting op, wie lost een geweigerde factuur op en wie bewaakt het contract met het toegangspunt?

Bewaren van facturen

Ook de bewaring hoort bij de conformiteit. Volgens de FOD Financiën bewaart u facturen zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitgiftedatum. Voor bepaalde gevallen van btw-aftrek op onroerende goederen gelden langere termijnen (15 tot 25 jaar). Ontvangen facturen en kopieën van uitgegeven facturen mogen op papier of elektronisch worden bewaard, zolang de echtheid van de oorsprong, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd blijven.

Twee punten zijn voor een ERP-project relevant:

• De FOD raadt aan het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren. Wie het omzet naar een ander formaat, verzwaart de bewijslast.
• Facturen moeten in België bewaard worden, tenzij ze elektronisch zijn gearchiveerd met volledige online toegang vanuit België. Een vertrouwde derde mag archiveren, maar de onderneming blijft verantwoordelijk bij een falend archief.

Of Business Central het XML-bestand zelf in het dossier van de boeking bewaart, in welke vorm en voor hoe lang, staat niet in de bronnen die we gebruiken. Laat de bewaring en de toegang vanuit België dus uitdrukkelijk bevestigen, zeker bij een hostingoplossing.

Overzicht: verplichting en dekking

Loon, Dimona en DmfA

De Dimona is de elektronische melding aan de RSZ van elke indiensttreding en uitdiensttreding, en de DmfA is de driemaandelijkse aangifte van lonen en arbeidstijd. De meeste werkgevers laten beide verzorgen door een sociaal secretariaat, via een schriftelijk contract en een volmacht bij de RSZ. Een volmacht kan alleen bij de start van een nieuw kwartaal worden overgedragen.

Voor een ERP-project is de les eenvoudig: leg vooraf vast of het loonproces buiten Business Central blijft of er een koppeling krijgt. Het gaat dan om gegevensuitwisseling met het sociaal secretariaat en om de boeking van de loonjournaalposten, niet automatisch om een vervanging van het secretariaat. Wat Business Central op dit vlak biedt, leest u op de pagina over salaris en HR. Dat u de aangiften zelf rechtstreeks vanuit Business Central indient, mag u niet veronderstellen.

GDPR en uw integrator

Een ERP verwerkt persoonsgegevens van klanten, leveranciers en personeel. De Gegevensbeschermingsautoriteit herinnert eraan dat ook een verwerker, zoals een integrator of hostingpartij die gegevens beheert, een eigen register van verwerkingsactiviteiten moet bijhouden (artikel 30.2 AVG), met een iets andere inhoud dan het register van de verwerkingsverantwoordelijke. De functionaris voor gegevensbescherming moet bij een nieuw ERP tijdig worden betrokken en adviseert over de nood aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling.

Bij een datalek meldt de verwerkingsverantwoordelijke dit zo mogelijk binnen 72 uur aan de toezichthouder, uitsluitend via het portaal van de Gegevensbeschermingsautoriteit. Spreek in het contract af hoe uw integrator u bij een incident verwittigt, zodat u die termijn kunt halen.

Licenties en prijzen in België

Online licenties voor Business Central koopt u via het Cloud Solution Provider-programma, dus via een partner. Dat wijzigt de aankoop: de prijs en de voorwaarden verschillen per partner. Microsoft toont op zijn Amerikaanse pagina 80 USD per gebruiker per maand voor Essentials, 110 USD voor Premium en 8 USD voor Team Members, jaarlijks gefactureerd. Microsoft zelf preciseert dat de getoonde prijzen kunnen afwijken van de werkelijke catalogusprijs, naargelang van valuta, land en regionale variant. De Belgische europrijs krijgt u dus alleen via uw partner. Een uitgebreide uitleg staat op de pagina over de prijzen van Business Central.

Extensies, partners en maatwerk

Wat in de Belgische basis ontbreekt, komt via extensies of maatwerk. Denk aan een specifieke sectorverplichting, een koppeling met uw sociaal secretariaat of een bijzonder bankformaat. Elke extensie brengt een onderhoudsverplichting mee: wie past ze aan bij een nieuwe versie, en wie draagt het risico als een update iets breekt? Meer over de koppelingen en de grenzen ervan leest u bij integraties van Business Central.

Voor de keuze van de partner geldt dat Microsoft partners classificeert via de aanduiding Solutions Partner for Business Applications. Die is gebaseerd op prestaties, vaardigheden en klanttevredenheid, met certificeringen zoals MB-800 voor functioneel consultants en MB-820 voor ontwikkelaars. Zo'n aanduiding zegt iets over het Microsoft-traject van de partner, maar niets over zijn Belgische praktijkervaring met Peppol of CODA. Vraag dus naar concrete Belgische projecten, zonder dat wij een naam noemen. Hoe u dat aanpakt, staat in onze gids een ERP-integrator kiezen en op de pagina over de keuze van een Business Central-integrator.

Controlelijst vóór ondertekening

1. Versie. Welke versie van Business Central en welke Belgische lokalisatie leveren jullie, en hoe verloopt het updatebeleid?
2. Peppol. Welke connector, welk toegangspunt en welk contract? Kan jullie een echte uitgaande en inkomende factuur testen?
3. Btw. Dient u de aangifte en het listing in vanuit het systeem of neemt u cijfers over?
4. Bank. Welke CODA-, SEPA- en domiciliëringsscenario's zijn getest, en blijft u in de cloud bij de standaard?
5. Bewaring. Waar staat het XML-bestand, hoe lang, en hoe blijft het raadpleegbaar vanuit België?
6. Loon. Blijft het sociaal secretariaat in zijn rol? Welke gegevens wisselt het met het ERP uit?
7. Taal. Welke schermen en rapporten zijn in het Nederlands, en wat blijft in het Engels of Frans?
8. GDPR. Is de integrator als verwerker geregeld, inclusief de melding van incidenten?

Twijfelt u tussen Business Central en andere pakketten voor de Belgische markt? Dan vergelijkt u best ook Exact Online, dat veel Belgische boekhouders kennen, en overloopt u de wettelijke verplichtingen voor een ERP met uw boekhouder.

Hoe wij u verder helpen

ERP Integrator is een gratis bemiddelingsdienst. Wij zijn niet verbonden aan een uitgever en voeren het project niet uit: wij brengen u in contact met een integrator die past bij uw project in Vlaanderen, Brussel of Wallonië. Geef in uw aanvraag aan dat u de bovenstaande Belgische punten wilt zien beantwoord, zodat u de voorstellen op dezelfde basis kunt vergelijken.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.