Voorraadbeheer in Business Central is voor veel Belgische kmo's de reden om van losse Excel-bestanden of een verouderd pakket over te stappen. Het systeem verbindt wat in de praktijk samenhangt: wat u bestelt, wat u ontvangt, wat in het rek ligt, wat u verkoopt en wat dat waard is in de boekhouding. Deze pagina legt uit hoe dat werkt en waar u bij een project op moet letten.
Stock en inkoop behoren volgens de studiegids voor Business Central-consultants tot de kernmodules die een functioneel consultant configureert, naast financiën, verkoop en vaste activa. Het gaat om dezelfde gegevensbasis: een inkoopontvangst is meteen een voorraadmutatie en een boeking.
Wat uw voorraadbeheer in Business Central omvat
Het verschil met een los magazijnprogramma is dat alles in één boekhoudkundige context leeft. Een overzicht van de onderdelen:
| Onderdeel | Wat u ermee regelt | Waar het in de praktijk telt |
|---|---|---|
| Artikelen en varianten | Artikelkaart, eenheden, categorieën, varianten zoals maat of kleur | Handel en e-commerce met veel varianten |
| Locaties en opslagplaatsen | Magazijnen, buitenopslag, bins per rek of zone | Bedrijven met meerdere sites in Vlaanderen en Wallonië |
| Artikeltracering | Partijnummers, serienummers, vervaldata | Voeding, techniek, garantiebeheer |
| Herbevoorrading | Beleid per artikel, bestelvoorstellen, planning | Minder stockbreuken, minder overtollige voorraad |
| Ontvangsten en leveringen | Magazijnontvangst, picking, verzending | Gestructureerde dagelijkse werking |
| Inventarissen | Tellijsten, boeking van verschillen | Jaarafsluiting en cyclisch tellen |
| Waardering | Kostprijsmethodes, doorboeking naar de boekhouding | Correct resultaat en marge |
Artikelen en varianten goed opzetten
Alles begint bij de artikelkaart. Een slecht ingestelde kaart veroorzaakt later fouten in bestellingen, prijzen en waardering. Bepaal vooraf:
- welke basiseenheid u gebruikt en welke verpakkingseenheden daarbij horen (stuk, doos, pallet);
- of een artikel varianten heeft, zodat u één artikel met meerdere maten of kleuren beheert in plaats van tientallen losse kaarten;
- welke artikelcategorieën u nodig hebt voor rapportering en boekingsgroepen;
- hoe u omgaat met alternatieve artikelen, vervangingen en leveranciersreferenties;
- welke kostprijsmethode bij welk artikeltype past.
Tijdens een migratie krijgen artikelgegevens meer aandacht dan alles wat erna komt. Een grondige opschoning vóór de overzetting bespaart weken aan correcties. Meer over dat traject leest u op de pagina over migratie naar Business Central.
Magazijnen, locaties en opslagplaatsen
Business Central onderscheidt locaties (een magazijn, een winkel, een buitenopslag) en daarbinnen opslagplaatsen. Een bedrijf met één opslagplaats in Limburg en een tweede in Oost-Vlaanderen werkt met twee locaties en kan voorraad daartussen overboeken met een transferorder. De voorraad onderweg blijft zichtbaar.
Hoe ver u in de organisatie van het magazijn gaat, is een bewuste keuze. Voor een eenvoudig magazijn volstaat het vaak om ontvangsten en leveringen rechtstreeks op de order te boeken. Zodra u met vaste opslagplaatsen, aparte picks en meerdere medewerkers werkt, schakelt u over op de gestructureerde magazijnprocessen met magazijnontvangsten, opbergacties, pickopdrachten en verzendingen. Een goede integrator vraagt eerst hoe uw orderpickers vandaag werken en kiest daarna het niveau, niet omgekeerd.
Voor groothandels en bedrijven met veel bewegingen vindt u meer context op ERP voor de groothandel en ERP voor logistiek.
Partijen en serienummers
Met artikeltracering volgt u een artikel per partij of per serienummer, ook met vervaldatum. Bij elke ontvangst en levering legt het systeem vast welke nummers erbij horen. Zo beantwoordt u de vraag die uw klant of een controleorgaan bij een kwaliteitsprobleem stelt: welke partij zat in welke levering?
Enkele afspraken die u vooraf maakt:
- Welke artikelen vallen onder tracering? Niet alles hoeft gevolgd te worden.
- Wie geeft de nummers in: de leverancier, uw magazijnier of het systeem zelf?
- Hoe verwerkt u terugnames en retouren met hun oorspronkelijke partij?
- Hoe gaat u om met vervallen voorraad?
Voor voedingsbedrijven, die in Vlaanderen sterk vertegenwoordigd zijn, is dit geen luxe. Lees ook de sectorpagina over ERP voor de voedingsindustrie.
Herbevoorrading en planning
Een voorraad op peil houden is een kwestie van beleid per artikel. Business Central laat u onder meer kiezen tussen:
- bestellen op basis van een minimum- en maximumvoorraad;
- een vaste bestelhoeveelheid zodra de voorraad onder een drempel zakt;
- bestellen per vraag, wanneer u enkel koopt wat een klantorder vraagt;
- een lot-voor-lotbenadering die de vraag volgt.
Daarbij geeft u levertijd en veiligheidsvoorraad mee. Het bestelvoorstel of de planningsmodule maakt daaruit voorstellen die u beoordeelt vóór ze inkooporders worden. Het systeem beslist dus niet in uw plaats: een inkoper met kennis van seizoenen, promoties en leverancierspraktijk blijft nodig.
Voor productiebedrijven loopt de planning verder door in de productiemodule van de Premium-editie, die nomenclaturen, gammen, werkcentra en productieorders verbindt met planning, voorraad, magazijn, kostprijsberekening, onderaanneming en kwaliteit. Zie daarvoor productie in Business Central.
Inkoop en leveranciers
Het inkoopproces in Business Central volgt een herkenbare lijn: offerteaanvraag, inkooporder, ontvangst, factuur en betaling. Een inkoopontvangst verhoogt de voorraad, de factuur sluit de boeking af. U kunt een ontvangst boeken vóór de factuur binnenkomt, zodat uw voorraad klopt, ook als de administratie achterloopt.
Praktische mogelijkheden die in Belgische kmo's vaak terugkomen:
- raamorders, voor afspraken met een leverancier die in schijven worden afgeroepen;
- retourorders en creditnota's bij beschadigde of foutieve leveringen;
- directe leveringen, waarbij de leverancier rechtstreeks naar uw klant stuurt;
- bijkomende kosten zoals transport en invoerrechten, die u aan de kostprijs van het artikel toewijst;
- goedkeuringsworkflows, zodat inkopen boven een bepaald bedrag langs de juiste persoon gaan.
Die workflows en de dimensies waarmee u kosten verdeelt, behoren tot wat een consultant bij de opstart configureert. Koppel de leveranciersgegevens aan de boekhouding zoals beschreven in boekhouding en financiën in Business Central.
Inkoopfacturen en Peppol
In België zijn elektronische facturen via het Peppol-netwerk voor B2B een thema dat inkoop rechtstreeks raakt: uw leveranciers sturen steeds vaker gestructureerde facturen, en uw inkoopadministratie moet die kunnen inlezen en aan de ontvangst koppelen. Een goede inrichting beperkt het handmatig overtypen van facturen. De achtergrond vindt u in onze gids over Peppol en e-facturatie en over de Belgische btw in uw ERP.
Voor intracommunautaire handel komt daar de Intrastat-aangifte bij. Controleer met uw integrator en boekhouder dat de gegevens die u daarvoor nodig hebt, zoals goederencode en herkomstland, op de artikelkaart staan.
Inventaris en tellingen
Business Central ondersteunt twee werkwijzen. Bij een jaarlijkse of periodieke telling maakt u een tellijst met de verwachte hoeveelheden, telt u, en boekt u de verschillen. Bij cyclisch tellen herhaalt u de telling per artikelgroep of per zone, zonder dat het magazijn stilvalt. Het systeem toont verschillen vóór u boekt, en de boeking loopt mee naar de boekhouding.
De meeste telverschillen ontstaan niet bij het tellen, maar bij de processen ervoor: ontvangsten die niet worden geboekt, retouren die in het verkeerde rek belanden, picks zonder bevestiging. Zorg dus dat het magazijn dagelijks boekt, niet pas bij de telling.
Waardering van de voorraad
De waarde van uw voorraad bepaalt uw resultaat. Per artikel kiest u een kostprijsmethode, bijvoorbeeld FIFO, gewogen gemiddelde, standaardkost of specifieke kost. Voorraadmutaties worden naar de algemene rekeningen doorgeboekt via boekingsgroepen. Een periodieke kostenaanpassing werkt de kostprijs bij nadat facturen of bijkomende kosten zijn verwerkt.
Praktische tips:
- bespreek de methode met uw boekhouder voor de opstart, niet erna;
- controleer regelmatig of de voorraadwaarde in het systeem overeenkomt met de rekening in het grootboek;
- documenteer hoe u met bijkomende kosten omgaat, zodat de marge per artikel betrouwbaar is.
Barcodes, mobiel werken en transporteurs
In de mobiele app van Business Central kunt u barcodes scannen met de camera van een smartphone of tablet. Dat volstaat voor kleinere magazijnen, een servicewagen of een tweede opslagplaats. Voor een druk magazijn met handscanners en gespecialiseerde schermen bestaan er aanvullende oplossingen van partners die via integraties en koppelingen worden aangesloten. Test altijd met uw eigen etiketten, rekken en wifi-dekking.
Voor transport legt u transporteurs vast als verzendagent, met trackingnummers op de verzending. Koppelingen met pakketdiensten en webshops lopen meestal via extensies of koppelingen op maat. Voor webwinkels met veel orders leest u meer in ERP voor e-commerce.
Wat een Belgisch bedrijf extra moet bekijken
Microsoft levert zelf een lokalisatie voor België, zodat belasting- en rapportagevereisten niet van nul worden opgebouwd. Toch blijft het zinvol om per project te toetsen:
- welke btw-codes en boekingsgroepen u gebruikt voor binnenlandse, intracommunautaire en invoertransacties;
- hoe u meertalige documenten regelt voor Vlaamse, Waalse en Brusselse klanten en leveranciers;
- of uw leveranciers via Peppol factureren en hoe u dat inleest;
- welke rapporten uw boekhouder nodig heeft bij de jaarafsluiting.
Een overzicht van de Belgische context staat op Business Central in België. Over kosten per gebruiker en licentievormen leest u op de pagina over prijzen van Business Central. Een volledig beeld van de onderdelen vindt u bij de modules van Business Central.
Hoe pakt u een project voor voorraad en inkoop aan?
Een goed verlopen project begint niet met schermen maar met uw processen. Een bruikbare volgorde:
- Beschrijf hoe goederen vandaag binnenkomen, opgeslagen en verzonden worden, inclusief uitzonderingen.
- Kies het niveau van magazijnfunctionaliteit dat bij uw werkelijke proces past.
- Maak de artikelgegevens schoon en bepaal de kostprijsmethode.
- Test met echte ontvangsten, picks en inventarissen op een kopie van uw gegevens.
- Train de magazijniers en inkopers vóór de opstart, zie training voor Business Central.
Wilt u weten welke integrator ervaring heeft met magazijn- en inkoopprocessen zoals de uwe? Vul dan het aanvraagformulier in: wij brengen u gratis in contact met een gecertificeerde integrator die bij uw project past. Meer over de aanpak leest u bij implementatie van Business Central.
Veelgestelde vragen
Kan Business Central werken met meerdere magazijnen en opslaglocaties?
Ja. U maakt locaties aan voor elk magazijn, elke buitenopslag of elk consignatiestock, en u kunt binnen een locatie met opslagplaatsen (bins) werken. Voorraadtransfers tussen locaties verlopen via transferorders, zodat de voorraad onderweg zichtbaar blijft. Hoe fijn u de indeling maakt, hangt af van uw proces en van de gekozen magazijnfunctionaliteit.
Hoe volgt Business Central partijen en serienummers op?
Via artikeltracering koppelt u een artikel aan partijnummers, serienummers of beide, met eventueel een vervaldatum. Bij elke ontvangst en levering legt het systeem de gekozen nummers vast, zodat u bij een terugroepactie kunt nagaan welke klant welke partij kreeg. Dat is vooral nuttig in de voeding, de farmacie en bij technische apparatuur met garantie.
Kan Business Central automatisch herbevoorraden?
Ja. Per artikel stelt u een herbevoorradingsbeleid in, bijvoorbeeld op basis van een minimum- en maximumvoorraad of een vaste bestelhoeveelheid, en u kunt veiligheidsvoorraad en levertijd meegeven. De planningsmodule of het bestelvoorstel maakt daaruit inkoopvoorstellen die u controleert en omzet in inkooporders. De kwaliteit van het resultaat hangt sterk af van de kwaliteit van uw artikelgegevens.
Hoe wordt de voorraad gewaardeerd en hoe loopt dat naar de boekhouding?
U kiest per artikel een kostprijsmethode, zoals FIFO, gewogen gemiddelde, standaardkost of specifieke kost. Voorraadmutaties boekt het systeem door naar de algemene rekeningen, zodat voorraadwaarde en boekhouding op elkaar aansluiten. Bespreek de keuze vooraf met uw boekhouder, want ze beïnvloedt de marge en het resultaat.
Kan ik met een handscanner of smartphone werken in het magazijn?
Ja, in de mobiele app van Business Central kunt u barcodes scannen met de camera van een toestel. Voor robuuste handscanners en gespecialiseerde magazijnschermen bestaan er vaak extensies van partners, die uw integrator moet toetsen aan uw proces en uw hardware. Test altijd met uw eigen etiketten en artikelen voor u een keuze maakt.
Bronnen
- Microsoft Learn, Business Central en lokalisatie
- Microsoft Learn, productiebeheer in Business Central
- Microsoft Learn, studiegids MB-800
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.