Business Central in de cloud of on-premise: hoe kiest u in België?

Wie een Belgische kmo of een groeiend familiebedrijf runt en Microsoft Dynamics 365 Business Central overweegt, stelt zich al snel de vraag waar de software moet draaien. Business Central cloud, een omgeving bij een partner of een installatie op eigen servers: het zijn drie verschillende manieren om hetzelfde product te gebruiken, met elk eigen gevolgen voor updates, maatwerk, kosten en gegevensbescherming.

Op deze pagina leest u wat de opties werkelijk inhouden, wat Microsoft zelf vastlegt over de online dienst en waarop u let vóór u tekent. Hebt u liever eerst een algemeen beeld, lees dan ook onze gids cloud-ERP of on-premise.

De drie manieren om Business Central te hosten

Business Central cloud (SaaS van Microsoft)

Business Central online is een cloudoplossing voor kleine en middelgrote organisaties, sinds april 2018 beschikbaar. Microsoft vermeldt meer dan 40 000 klanten in uiteenlopende sectoren: dienstverlening, consumptiegoederen, productie, handel, zorg, horeca, transport en logistiek en financiën.

Technisch is de dienst een multi-tenant platform van microservices op Microsoft Azure, met Azure SQL Database als database voor de omgevingen. U beheert geen servers, geen besturingssysteem en geen databasesoftware. Dat is precies de reden waarom de meeste nieuwe projecten voor Business Central SaaS kiezen.

Gehost bij een partner

Sommige partners bieden een eigen hostingomgeving aan, bijvoorbeeld voor klanten die één aanspreekpunt willen voor software én infrastructuur. De afspraken over beschikbaarheid, back-ups, herstel en gegevenslocatie zijn dan die van de partner, niet die van Microsoft. Ze staan in het contract, en juist daar loont het om kritisch te lezen. Vraag expliciet naar het herstelplan, de locatie van de gegevens en wat er gebeurt als u later wilt overstappen.

Op eigen servers (on-premise)

Business Central on-premise betekent dat u of uw partner de servers installeert, onderhoudt en beveiligt. U beslist zelf wanneer u opwaardeert en waar de gegevens staan. In ruil neemt u ook alle verantwoordelijkheid voor patches, back-ups, monitoring en continuïteit op u.

Een belangrijke beperking uit de documentatie van Microsoft: bij een on-premise implementatie kunt u via de pagina Extension Management geen extensies per tenant uploaden en geen Marketplace-toepassingen installeren. Dat geldt ook voor Docker-implementaties. Als u op apps uit de Marketplace wilt rekenen voor bijvoorbeeld branchespecifieke functies, is dat een zwaarwegend argument tegen on-premise.

Wat Microsoft in de cloud inbegrijpt

De online dienst komt met een aantal vaste garanties en voorzieningen, die u in een on-premise project zelf moet organiseren:

Een extra productieomgeving koopt u via een CSP-partner. Ze brengt drie bijkomende sandboxomgevingen en 4 GB extra databasecapaciteit mee. Praktisch voor een bedrijf dat een testomgeving wil houden naast een live-omgeving, bijvoorbeeld om een nieuwe versie of een integratie veilig uit te proberen.

Let ook op de grenzen van de dienst: een online omgeving is beperkt tot 300 bedrijven en tot 3 TB aan gecomprimeerde gegevens. Voor de meeste Belgische kmo's is dat ruim, maar een groep met veel vennootschappen of een zeer data-intensieve activiteit moet het toch meenemen in de analyse.

Waar staan uw gegevens? Belgische context en GDPR

Voor Belgische bedrijven is de gegevenslocatie vaak het eerste punt dat de DPO, de accountant of de klant ter sprake brengt. Microsoft legt het zo vast: het land dat u kiest bij het aanmaken van een omgeving bepaalt de lokalisatie én de Azure-regio waar de omgeving wordt aangemaakt en opgeslagen. Een Belgische omgeving (BE) staat in de Azure-geografie Europa. Ter vergelijking: Frankrijk en Zwitserland hebben elk een eigen geografie met dezelfde naam.

Wat dat betekent voor de GDPR, hangt af van wat u met de gegevens doet. Personeelsgegevens, klantgegevens en facturen vragen een verwerkersovereenkomst en een duidelijke registratie van de verwerking. Dat blijft uw verantwoordelijkheid als verwerkingsverantwoordelijke, ongeacht waar de server staat. Bij partnerhosting en on-premise verschuift die verantwoordelijkheid deels naar de partner of naar uw eigen IT. Stel in elk geval deze vragen:

• In welke geografie wordt de productieomgeving opgeslagen, en in welke de back-ups?
• Wie heeft beheerderstoegang, en hoe wordt die toegang gelogd?
• Wat gebeurt er met de gegevens bij beëindiging van het contract?
• Hoe lang worden bewijsstukken bewaard, rekening houdend met de Belgische bewaarplichten?

Een korte checklist voor de wettelijke kant van uw boekhouding vindt u in onze gids over wettelijke verplichtingen van een ERP in België.

Lokalisatie: een hostingkeuze die u niet hoeft te maken

Microsoft levert de lokalisatie van Business Central zelf voor 21 landen, waaronder België, Nederland, Duitsland en Frankrijk. Voor andere landen bestaan partnertoepassingen in de Marketplace. U hoeft voor België dus geen aparte lokalisatie van een derde te zoeken, ongeacht of u kiest voor cloud, partnerhosting of een eigen server. Wel moet u nagaan of uw partner de Belgische eisen rond btw-aangifte en Peppol correct inricht. Daarover meer in onze pagina's over Business Central in België en over e-facturatie via Peppol.

Updates en versiebeheer

In de cloud rolt Microsoft de updates uit volgens zijn eigen kalender. U werkt dus altijd op een recente versie, maar u beslist niet zelf wanneer. Dat is gunstig voor beveiliging en nieuwe functies, en vraagt discipline in de vorm van tests: laat uw partner nieuwe versies eerst in een sandbox doorlopen met uw eigen processen en uw eigen extensies, vóór ze live komen.

Bij on-premise bepaalt u het tempo zelf. Dat voelt comfortabel, maar een achterstand stapelt zich op: elke overgeslagen versie maakt de volgende stap groter en duurder. Lees meer over de verschillen tussen releases in onze pagina versies en edities van Business Central.

Personalisatie en maatwerk

Alle betaalde edities, Essentials en Premium, bieden personalisatie en extensibiliteit, meerdere omgevingen en meerdere bedrijven. Die mogelijkheden verschillen niet per factuurbedrag, maar wel per hostingvorm in de manier waarop u ze gebruikt. In de cloud ontwikkelt een partner extensies die naast de standaardsoftware draaien, zodat de standaardupdates ongehinderd verder lopen. Dat is de aanpak die Microsoft voor de online dienst voorschrijft; lees er meer over in onze pagina over maatwerk in Business Central.

Hebt u een bestaande koppeling met uw webshop, uw boekhoudpakket of uw bank, controleer dan of de integraties in de cloud beschikbaar zijn. Een koppeling die nu rechtstreeks in de database leest, werkt niet automatisch in SaaS, omdat u daar geen toegang tot de onderliggende server hebt.

Kosten: verschillen per hostingvorm

De kostenvergelijking is verraderlijk, want de twee uitersten rekenen anders. In de cloud betaalt u per gebruiker en per maand, en zit de infrastructuur in dat bedrag. Op basis van de Amerikaanse prijspagina van Microsoft:

Microsoft benadrukt dat het afgebeelde bedrag kan afwijken van de werkelijke catalogusprijs naargelang valuta, land en regionale variant; de definitieve prijs verschijnt bij het afrekenen. Gebruik deze bedragen dus als referentie, niet als offerte. Meer uitleg over de edities en de licentietypes staat op onze pagina over prijzen van Business Central. Premium voegt bovenop Essentials de productie en het beheer van serviceorders toe; als u geen productie draait, is Essentials vaak voldoende.

Bij partnerhosting of on-premise komen daar andere kostenposten bij: servers en licenties voor het besturingssysteem en de database, beveiliging, monitoring, back-ups, het personeel dat dit beheert en de vervanging van hardware. Die kosten zijn zelden zichtbaar op de eerste offerte, maar ze wegen mee in de totale kost over de levensduur. Vraag uw partner om beide scenario's naast elkaar te zetten, inclusief beheer en support.

Back-ups, herstel en bedrijfscontinuïteit

In de cloud is het back-upbeleid van Microsoft een standaardonderdeel van de dienst. Maar een back-up is pas waardevol als het herstel getest en gedocumenteerd is. Spreek met uw partner af wie het herstel start, wat de verwachte hersteltijd is en hoe uw accountant of uw bedrijfsrevisor daarbij betrokken wordt als het om boekhoudgegevens gaat.

Bij on-premise of partnerhosting definieert u zelf het back-upplan. Vraag in elk geval:

• hoe vaak er een back-up wordt gemaakt en waar die wordt bewaard;
• of een kopie buiten het hoofdlocatie staat;
• hoe vaak het herstel daadwerkelijk wordt getest;
• wie bereikbaar is bij een incident, ook buiten kantooruren.

Cloud, partnerhosting of on-premise: hoe kiest u?

Gebruik deze vuistregels als vertrekpunt voor het gesprek met uw partner:

• Kies Business Central cloud als u geen eigen IT-afdeling hebt, snel wilt starten, de ingebouwde garanties van Microsoft op beschikbaarheid en back-ups waardeert en bereid bent om met een vaste updatekalender te werken.
• Overweeg partnerhosting als u één contractpartij wilt voor software, infrastructuur en support, en de partner overtuigend kan aantonen hoe hij beschikbaarheid, herstel en gegevenslocatie regelt.
• Overweeg on-premise alleen als een harde reden dat vereist, zoals een intern beleid rond gegevenslocatie of een geïsoleerd productienetwerk, en als u het gebrek aan Marketplace-apps via Extension Management kunt aanvaarden.

Wie van een oud on-premise systeem komt, vindt in onze pagina over migratie naar Business Central de stappen om gegevens en processen over te zetten. En wie nog niet weet welke partner bij het project past, kan via onze gratis mise-en-relation een intégrateur vinden die de hostingkeuze samen met u uitwerkt: wij brengen u in contact, het project zelf voert de integrator uit.

Vragen die u uw partner best stelt

Een goed gesprek over hosting draait om concrete antwoorden, niet om marketingtermen. Noteer de antwoorden schriftelijk, ook als u voor de Microsoft-cloud kiest:

1. Welke hostingvorm raadt u aan voor ons bedrijf, en waarom?
2. Welke extensies of Marketplace-apps hebben we nodig, en werken die in die hostingvorm?
3. Hoe testen we nieuwe versies vóór ze in productie gaan?
4. Wie doet het beheer en de support na de livegang?
5. Wat zijn de totale kosten over de volledige looptijd, inclusief beheer?
6. Hoe verlaten we de oplossing als we later van partner of van hostingvorm willen veranderen?

Een partner die deze vragen helder en zonder omwegen beantwoordt, heeft meestal ook de rest van het project onder controle.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.