Integraties en connectoren voor Business Central in België

Wie een connector voor Business Central zoekt, heeft zelden een technisch probleem. Meestal is de vraag: hoe krijgen de webshop, de bank, het Peppol-netwerk en het rapportagesysteem hun gegevens in en uit de ERP, zonder dat iemand ze nog moet overtypen? Deze pagina legt uit welke integratiemogelijkheden Business Central biedt, welke grenzen er gelden en hoe u een integratie in België afkadert voor u er een integrator aan zet.

Hoe Business Central met andere software praat

Er zijn in grote lijnen drie manieren om een koppeling te maken. Welke u kiest, bepaalt wat de koppeling later kost aan beheer.

• De standaard-API. Business Central heeft een REST-API (v2.0) om de ERP met oplossingen van derden te verbinden. In de online versie staan de API’s standaard aan. Een koppeling die alleen standaardgegevens uitwisselt, zoals klanten, artikelen of verkooporders, kan hierop draaien.
• Een extensie of connector uit de marktplaats. Online breidt u Business Central uit met apps die u installeert vanuit Microsoft Marketplace. Voor veel gangbare koppelingen bestaat al een app, die door de uitgever wordt onderhouden.
• Een maatwerkkoppeling. Past geen van beide, dan bouwt de integrator een eigen API of een eigen extensie. Dat is flexibel, maar de code wordt dan uw verantwoordelijkheid. Meer daarover leest u op de pagina over maatwerk in Business Central.

Wat de API wel en niet toelaat

Een detail dat in de praktijk vaak voor verrassingen zorgt: een veld toevoegen aan een standaard-API is niet mogelijk. Heeft uw webshop of uw MES een extra veld nodig, dan kopieert de ontwikkelaar de AL-code en maakt een eigen API. Dat is geen drama, maar het hoort bij de planning en bij de afspraken over onderhoud.

Daarnaast bestaan er limieten. Voor OData V4-aanroepen geldt online een limiet per gebruiker: vijf gelijktijdige aanvragen, honderd verbindingen en een schuivend venster van 6 000 aanvragen over vijf minuten. Wie daarboven zit, krijgt HTTP-code 429 terug. Microsoft raadt bovendien aan om de API of OData te gebruiken en niet SOAP, dat is bedoeld om uit te faseren. Een koppeling die vandaag nog op SOAP leunt, hoort dus op de lijst van aandachtspunten.

Voor een Vlaamse kmo met een webshop en een paar honderd orderlijnen per dag is dat meestal geen bezwaar. Voor een groothandel die elk uur de volledige prijslijst wegschrijft wel: dan bundelt u de aanroepen of past u het ritme aan.

Microsoft Marketplace, connectiviteitsapps en bankapps

De pagina’s voor connectiviteits- en bankapps tonen sinds de tweede release wave van 2022 apps die een verbinding leggen met externe diensten, zoals het inlezen van banktransacties. Daarmee is de bankkoppeling een standaard onderdeel van wat u in Business Central kunt activeren, en geen apart project buiten de ERP.

Een Belgische boekhouding denkt hierbij aan twee dingen: het automatisch inlezen van bankuittreksels (het formaat CODA is in België wijdverbreid) en het uitsturen van SEPA-betaalbestanden. Welke app uw bank het best ondersteunt, hangt af van de bank en van het formaat dat zij levert. Vraag uw integrator om dit vooraf te testen met echte uittreksels, niet met een voorbeeldbestand. De boekhoudkundige kant van de koppeling staat uitgewerkt in boekhouding en financiën in Business Central.

Webshop en marktplaatsen: de Shopify-connector

Voor e-commerce is de Shopify-connector de best gedocumenteerde standaardkoppeling. Wat ze doet, volgens Microsoft:

• synchronisatie van producten, voorraad, klanten, bestellingen, verzendingen, transacties en uitbetalingen tussen Shopify en Business Central;
• ondersteuning van meerdere webshops;
• import van bestellingen uit webshops, uit Shopify POS en uit B2B;
• tweerichtingssynchronisatie van artikelen, met afbeeldingen, varianten, streepjescodes, labels en metavelden;
• export van attributen, marketingteksten en vertalingen;
• prijzen die gebaseerd zijn op de klantenprijsgroepen en kortingen die u kiest.

Daar komt bij dat de synchronisatie van producten, voorraad, bestellingen en verzendingen op de achtergrond kan draaien via de jobwachtrij van Business Central, met een gedetailleerd logboek voor het opsporen van fouten.

Die vertalingen zijn voor een Belgische verkoper interessant: een webshop in het Nederlands, Frans en Duits vraagt dat artikelteksten per taal beheerd worden, en het is handig als de ERP de bron blijft. Let wel op het onderscheid tussen wat de connector doet en wat u zelf moet regelen. Een belastingregel voor een verkoop aan een klant in een ander EU-land, de verzendkosten per zone of de afhandeling van retouren blijven ontwerpkeuzes in uw project. Meer over de verkoopkant vindt u bij verkoop en CRM in Business Central en in de gids over ERP voor e-commerce.

Voor andere webshopplatformen en voor marktplaatsen is een kant-en-klare Microsoft-connector niet altijd beschikbaar. Zoek dan een extensie in Microsoft Marketplace, of laat de koppeling bouwen via de API. Beoordeel een extensie op drie punten: wie onderhoudt ze, hoe verloopt een update van Business Central, en wat gebeurt er met uw gegevens als de uitgever stopt.

Overzicht: welke integraties u kunt verwachten

Peppol, btw en wat u in België niet mag vergeten

Microsoft levert de lokalisatie van Business Central voor België rechtstreeks, net als voor een reeks andere landen. Dat dekt de basis van boekhouding en btw in het Belgische kader. Alles wat daarbovenop komt, zoals het verzenden en ontvangen van elektronische facturen over het netwerk, is een aparte laag die u moet inrichten.

Voor facturen tussen bedrijven wordt Peppol de standaardroute. Een zuivere koppeling zorgt dat een verkoopfactuur vanuit Business Central als gestructureerd bericht vertrekt, en dat een inkomende factuur zonder overtypen als boekingsvoorstel in de ERP belandt. Het vraagt aandacht voor de gegevens van uw klanten en leveranciers: een Peppol-identificatie, een correct ondernemingsnummer en btw-nummer, en de juiste verzendroute. Lees de achtergrond in e-facturatie en Peppol en in de algemene gids over e-facturatie in een ERP. Voor de aangifte zelf is er de pagina over btw in België en uw ERP.

Microsoft-omgeving, Power Platform en BI

Een Business Central-omgeving kan gekoppeld worden aan een Power Platform-omgeving van hetzelfde type, productie of testomgeving. Die koppeling is exclusief en vormt het standaarddoel voor integraties met Power Platform en andere Dynamics 365-producten. Praktisch betekent dit dat u de volgorde van uw omgevingen goed moet plannen: een testomgeving koppelt u aan een testomgeving, niet aan productie.

Voor wie al in de Microsoft-omgeving werkt, zijn bureautoepassingen en rapportagetools de natuurlijke aanvulling. Een financieel directeur wil vaak dat de cijfers in een rapport verschijnen zonder tussenstap in Excel. Dat kan via de API, via OData of via een rapportagetool, binnen de hierboven beschreven limieten. Laat de rapportagekoppeling nooit draaien onder het account van een gewone gebruiker: een technisch account met beperkte rechten is robuuster en beter te controleren.

Een integratieflux afkaderen in vijf stappen

De meeste mislukte koppelingen mislukken niet technisch, maar omdat niemand de flux goed beschreven heeft. Gebruik deze volgorde.

1. Beschrijf het doel in één zin. Bijvoorbeeld: “Elke webshopbestelling verschijnt als verkooporder, en de voorraad gaat terug naar de shop.”
2. Bepaal de bron van elk gegeven. Welk systeem is de baas over de klant, het artikel, de prijs, de voorraad? Twee bronnen voor hetzelfde gegeven geven altijd conflicten.
3. Kies de richting en het ritme. Eenrichting of tweerichting, per gebeurtenis of in blokken. Dit bepaalt ook of de limieten van de API een rol spelen.
4. Leg het foutgedrag vast. Wat gebeurt er als een bestelling een onbekend artikel bevat? Wie krijgt het bericht, en binnen welke termijn moet het opgelost zijn?
5. Test met echte gegevens. Een koppeling die met voorbeeldbestanden werkt, is niet getest. Gebruik echte klanten, echte btw-gevallen en echte bankbestanden uit uw boekhouding.

Deze stappen horen in het programma van eisen. Hoe u dat opstelt, staat in de gids over het programma van eisen voor een ERP.

Wie onderhoudt de koppeling?

De vraag naar onderhoud wordt het vaakst vergeten, en ze kost het meest. Er zijn drie scenario’s.

Een goede supportafspraak beschrijft wat onder de koppeling valt, wie de meldingen opvolgt en wie beslist bij een update. Daarbij hoort ook de keuze tussen online en een eigen omgeving: bij online verschijnen er updates volgens het ritme van Microsoft, en een koppeling moet daartegen bestand zijn. Meer over die keuze leest u in Business Central in de cloud en over de opvolging in support en onderhoud.

Wat kost een integratie?

De licentieprijzen van Business Central staan op de pagina over prijzen. Microsoft vermeldt voor Essentials 80 USD per gebruiker per maand, voor Premium 110 USD en voor Team Members 8 USD, telkens jaarlijks gefactureerd volgens de Amerikaanse pagina. Het bedrag in euro en het uiteindelijke prijs voor België kunnen verschillen, want Microsoft geeft zelf aan dat de getoonde prijzen afwijken van de catalogusprijs naargelang valuta, land en regionale variant.

Voor de integratie zelf bestaat geen vaste prijs: ze hangt af van het aantal stromen, de kwaliteit van uw stamgegevens en de keuze tussen extensie en maatwerk. Vraag in elke offerte een opsplitsing per flux, en vraag wat jaarlijks aan onderhoud komt.

Een integrator vinden die integraties aankan

Een koppeling is geen bijzaak van een ERP-project. Kies een integrator die al vergelijkbare stromen heeft opgezet, die uw boekhouder wil betrekken en die kan uitleggen hoe hij met de limieten en de updates omgaat. Onze handleiding een ERP-integrator kiezen geeft vragen die u kunt stellen, en op de pagina een integrator voor Business Central kiezen vindt u de punten die specifiek zijn voor dit product. ERP Integrator is gratis en brengt u in contact met een gecertificeerde integrator die bij uw project past; de integrator voert het project uit, wij leggen alleen het contact.

Wilt u eerst het geheel zien? Kijk dan naar Business Central in België en naar het overzicht van de modules van Business Central.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.