Business Central leren: het opleidingsplan voor uw team

Een goede opleiding Business Central is geen sluitpost van het project, maar een van de voorwaarden voor een geslaagde ingebruikname. Het systeem kan perfect zijn ingericht: als de boekhouder, de magazijnier en de verkoper niet weten hoe ze er dagelijks mee werken, keren ze terug naar hun Excel-bestanden. Op deze pagina leest u hoe u in een Belgische kmo of middelgrote onderneming de opleiding opbouwt, welke bronnen Microsoft zelf aanbiedt en hoe u de verandering bij uw medewerkers begeleidt.

Waarom opleiding het project maakt of kraakt

Business Central vervangt zelden één programma. Meestal vervangt het een lappendeken: een boekhoudpakket, een voorraadbestand, losse offertes. Medewerkers moeten dus niet alleen een nieuwe schermindeling leren, maar ook een andere manier van werken. Wie vroeger zelf een artikelnummer bedacht, moet nu een artikelfiche invullen. Wie een leveranciersfactuur doorgaf aan de boekhouder, boekt hem nu zelf in het aankoopproces.

Daarom bestaat een opleidingsplan uit drie lagen: leren wat het systeem kan, leren hoe uw eigen processen erin verlopen en leren omgaan met de nieuwe verantwoordelijkheden. Alleen de eerste laag vindt u terug in het standaardmateriaal van de uitgever. De twee andere maakt u samen met uw integrator, op basis van uw eigen inrichting. Hoe u een integrator kiest die hier aandacht voor heeft, leest u op de pagina een integrator voor Business Central kiezen.

Wat Microsoft zelf aanbiedt

Microsoft stelt voor Business Central een reeks leerbronnen ter beschikking. Ze zijn nuttig als aanvulling, niet als vervanging van een opleiding op uw eigen inrichting.

Het materiaal is overwegend Engelstalig. De Nederlandstalige interface helpt bij het dagelijks gebruik, maar zoek voor uitleg over een specifieke instelling gerust ook in de Engelse documentatie: die is doorgaans het volledigst.

Certificeringen: wat ze betekenen voor u

Het examen MB-800 leidt tot de certificering Dynamics 365 Business Central Functional Consultant Associate. U moet minstens 700 punten halen. De examenonderdelen zijn gewogen: het paramétrage (instellingen) telt voor 20 tot 25 %, de financiële module voor 30 tot 35 %, verkoop en aankoop voor 10 tot 15 % en de operationele processen voor 30 tot 35 %. Die verdeling toont meteen wat Microsoft als kern van het pakket beschouwt: financiën en operaties.

Voor ontwikkelaars bestaat de MB-820, Business Central Developer Associate. Beide certificeringen tellen mee voor Microsoft wanneer een partner de status Solutions Partner for Business Applications behaalt: de MB-800 in de categorie intermediaire certificeringen, de MB-820 in de categorie gevorderde certificeringen. Het is dus een van de criteria waarmee een integrator zijn competentie aantoont.

Twee punten om te onthouden:

• Een certificering verloopt. Certificeringen op associate-, expert- en specialiteitsniveau gelden telkens een jaar. Ze worden verlengd via een gratis online beoordeling op Microsoft Learn. Een certificaat van enkele jaren geleden zegt dus weinig; vraag naar het huidige.
• Een certificering is geen garantie. Ze toont kennis van het standaardproduct. Ervaring met Belgische facturatie, btw-aangiftes of sectorspecifieke processen toont ze niet. Vraag daarom altijd naar referenties in uw sector.

Wilt u zelf iemand laten certificeren? Dat is vooral zinvol voor één interne sleutelgebruiker of beheerder die na het project verantwoordelijk blijft voor het systeem. Voor de gewone eindgebruiker staat de inspanning niet in verhouding tot het nut.

Sleutelgebruikers en eindgebruikers: twee verschillende opleidingen

De sleutelgebruikers

Een sleutelgebruiker is een medewerker die een bedrijfsproces goed kent en tijdens het project meewerkt: de boekhouder voor de financiële module, de verantwoordelijke aankoop voor het aankoopproces, de magazijnverantwoordelijke voor de voorraad. Hun opleiding gebeurt niet in een klaslokaal maar tijdens het werk:

• ze volgen de workshops waarin de integrator de inrichting voorstelt;
• ze testen de processen met eigen voorbeelden;
• ze lezen de relevante modules op Microsoft Learn;
• ze schrijven samen met de integrator de werkinstructies voor hun collega's.

Na de livegang zijn zij het eerste aanspreekpunt van hun afdeling. Reserveer hun tijd dus echt: een sleutelgebruiker die tegelijk nog zijn volledige dagtaak moet afwerken, haakt af. Meer over de plaats van deze rol in het project vindt u op de pagina over de implementatie van Business Central.

De eindgebruikers

Eindgebruikers moeten niet alles kunnen, enkel hun eigen taken. Een verkoper heeft geen opleiding nodig over dagboeken of grootboekschema's; de boekhouder niet over magazijnplaatsen. Werk daarom met opleidingen per rol:

• Per taak: een opleiding rond één proces, zoals een verkooporder van offerte tot factuur.
• Met eigen gegevens: oefen op uw artikelen, klanten en leveranciers, niet op fictieve voorbeelden.
• In kleine groepen: iedereen moet zelf kunnen klikken.
• Met een naslagblad: een korte handleiding met de vijf of zes meest gebruikte handelingen per functie.

Medewerkers die enkel af en toe iets nodig hebben, zoals een manager die rapporten raadpleegt, hebben aan een korte demonstratie genoeg. Voor het kostenplaatje van zulke profielen, zie Business Central: prijzen en licenties.

Een opleidingsplan per projectfase

Het gaat niet om één opleidingsmoment, maar om een reeks die de projectfasen volgt. Zo ziet een plan er in de regel uit:

Let op de timing van de opleiding voor eindgebruikers. Te vroeg en de configuratie is nog niet stabiel; te laat en er is geen tijd om te oefenen. Een goede regel: pas opleiden als de testfase de belangrijkste processen bevestigd heeft en de gegevens uit uw oude systeem ingeladen zijn. Over die gegevensoverdracht leest u meer op de pagina migratie naar Business Central. Het volledige projectverloop staat ook in de gids ERP-implementatie.

Opleiding afstemmen op de Belgische praktijk

Business Central wordt voor België rechtstreeks door Microsoft gelokaliseerd: in landen als België komt de lokalisatie van Microsoft zelf, terwijl ze in andere landen uit toepassingen van partners op Marketplace komt. Voor u betekent dat dat de basis voor de Belgische boekhouding en btw in het standaardproduct zit. Maar werken met die basis moet geleerd worden.

Zorg dat uw opleiding deze Belgische onderwerpen expliciet behandelt:

• de btw-aangifte en de controle ervan, zie ook onze gids over btw en ERP in België;
• het versturen en ontvangen van elektronische facturen via Peppol, zie e-facturatie en Peppol;
• de samenwerking met uw externe boekhouder of accountant, die vaak rechtstreeks in het systeem of via een export meewerkt;
• de gewoonten van uw sector en regio, of u nu in Antwerpen, Gent, Brugge of Hasselt werkt.

Voor de boekhoudkundige onderdelen verwijzen we naar de pagina boekhouding en financiën in Business Central. Een overzicht van de Belgische context vindt u op Business Central in België.

Verandering begeleiden: het menselijke deel

Opleiding lost de kennisvraag op, niet de weerstand. Medewerkers vrezen soms dat het nieuwe systeem hun werk zichtbaarder, strenger gecontroleerd of overbodig maakt. Die zorgen verdwijnen niet door meer handleidingen.

Wat wel werkt:

1. Leg het waarom uit. Zeg concreet wat er verbetert voor elke afdeling: minder dubbel invoeren, snellere informatie, minder fouten bij de facturatie.
2. Betrek de mensen vroeg. Wie mee mocht beslissen over de werkwijze, verdedigt ze later ook.
3. Wijs ambassadeurs aan. Sleutelgebruikers zijn geloofwaardiger dan een externe consultant.
4. Hou de directie zichtbaar betrokken. Als de zaakvoerder zelf het systeem gebruikt, volgen de anderen.
5. Maak fouten bespreekbaar. De eerste weken zullen er fouten gebeuren; een veilige sfeer om ze te melden, voorkomt dat ze verborgen blijven.
6. Meet het gebruik. Kijk na de livegang welke functies niet gebruikt worden en vraag waarom.

Veel van de typische valkuilen komen terug in onze gids over de meest gemaakte fouten in een ERP-project. Een gebrek aan opleiding en aan betrokkenheid van de gebruikers staat er vrijwel altijd tussen.

Na de livegang: opleiding blijft doorlopen

Een opleiding stopt niet op de dag van de livegang. Nieuwe medewerkers komen binnen, processen veranderen en Microsoft voegt functies aan het product toe. Plan daarom:

• een korte opfrissing na de eerste weken, wanneer gebruikers weten wat ze niet weten;
• een inwerkpakket voor nieuwe medewerkers, gebaseerd op de werkinstructies van het project;
• een vast moment om nieuwe functies te bekijken, bijvoorbeeld bij elke grote versie; zie hiervoor versies en edities van Business Central;
• duidelijke afspraken over support en onderhoud, zodat elke gebruiker weet bij wie hij terechtkan met een vraag.

Wat u in de offerte van de integrator controleert

De opleiding hoort zichtbaar in het voorstel te staan, niet verborgen in een algemene post. Controleer:

• welke groepen opgeleid worden (sleutelgebruikers, eindgebruikers, beheerders) en in welke vorm;
• of de opleiding gebeurt op uw eigen inrichting en gegevens, of enkel op een standaardomgeving;
• wie de documentatie en de werkinstructies schrijft en in welke taal;
• of er begeleiding op de werkvloer is bij de livegang;
• of er een overdracht van kennis naar uw interne beheerder is voorzien.

Business Central-licenties worden volgens de documentatie van Microsoft voor online gebruik enkel verkocht via het Cloud Solution Provider-programma, dus via een partner. Wie de licentie levert, begeleidt dus doorgaans ook het project: vraag bij het eerste gesprek meteen wat de opleiding omvat.

Zo gaat ERP Integrator te werk

Wij geven zelf geen opleidingen en zijn niet verbonden aan Microsoft of aan een integrator. Onze dienst is gratis: u beschrijft uw project en uw verwachtingen, ook rond opleiding en begeleiding, en wij brengen u in contact met een passende integrator in België. Hoe dat verloopt, leest u op hoe het werkt. Wilt u eerst het ruimere kader kennen, dan helpt de pagina over Microsoft Dynamics 365 Business Central u verder.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.