Business Central: welke versie en editie kiest u?

Wie zoekt naar de Business Central versie die bij zijn bedrijf past, stuit op twee vragen die vaak door elkaar lopen. De eerste gaat over de edities: Essentials of Premium, en welke gebruikerslicenties erbij horen. De tweede gaat over de versies in de tijd: welke release draait er vandaag, hoe vaak verandert dat en wat betekent dat voor uw administratie? Deze pagina beantwoordt beide, specifiek voor Belgische kmo's en middelgrote ondernemingen.

Business Central versie: edities en releases zijn twee verschillende dingen

Een editie bepaalt welke functies u mag gebruiken en wat u per gebruiker betaalt. Een versie is de release van het product zelf, met nieuwe mogelijkheden en wettelijke aanpassingen. Beide combineert u zonder keuzestress, zolang u weet hoe de logica werkt:

• De editie kiest u bij het afsluiten van het contract en kunt u later aanpassen als uw activiteiten veranderen.
• De versie bepaalt Microsoft: de online dienst wordt door de uitgever bijgewerkt volgens een vaste kalender.

Dat laatste is een groot verschil met ouder ERP-denken, waar een upgrade een afzonderlijk project was dat u om de zoveel jaar uitstelde. Hoe die oude werkwijze zich verhoudt tot de cloud, leest u in onze gids over cloud-ERP of on-premise.

De edities van Business Central: Essentials, Premium en Team Members

Microsoft verkoopt Business Central in twee volwaardige edities, aangevuld met een lichtere licentie voor medewerkers die slechts af en toe iets nodig hebben.

Let op: dit zijn de bedragen op de Amerikaanse prijspagina. Microsoft zegt zelf dat de getoonde prijs kan verschillen van de werkelijke catalogusprijs naargelang valuta, land en regionale variant; de definitieve prijs ziet u pas bij het afrekenen. Voor een offerte in euro, inclusief de gebruikelijke Belgische btw-behandeling, hebt u dus een lokale raming nodig. Meer over de kostenopbouw vindt u op de pagina Business Central prijzen.

Wat zit in beide betaalde edities?

Essentials en Premium delen een brede basis. Volgens Microsoft bevatten ze allebei:

• onbeperkte gebruikers;
• personalisatie en uitbreidbaarheid;
• meerdere omgevingen en meerdere bedrijven;
• financiën, verkoop en marketing, en inkoop;
• voorraad, planning van de toeleveringsketen en projectbeheer;
• magazijnbeheer.

Voor een Vlaamse groothandel of een dienstverlener die meerdere vennootschappen boekhoudt, is die basis vaak al ruim voldoende. Hoe de modules samenwerken, ziet u op de pagina over de modules van Business Central.

Wat voegt Premium toe?

Het verschil is smal maar beslissend: alleen Premium voegt serviceorderbeheer en productie toe. Draait uw bedrijf met stuklijsten, productieorders en capaciteitsplanning, dan is Premium de logische keuze. Een installateur met een onderhoudsdienst die serviceorders opvolgt, komt om dezelfde reden uit bij Premium. Een handelsbedrijf dat alleen koopt en verkoopt, betaalt in Premium voor functies die het nooit opent.

Meer over de productiefuncties leest u onder productie in Business Central.

Andere licentievormen die de keuze beïnvloeden

De documentatie van Microsoft noemt naast Essentials en Premium ook de licenties Team Member en External Accountant. Daarnaast bestaat er alleen-lezen toegang via Microsoft 365-licenties, als aanvulling op een Premium- of Essentials-plan. Twee details verdienen aandacht:

• Een Team Member krijgt enkel toegang tot de objecten die zijn licentie toestaat. Zelfs wanneer de beheerder SUPER-rechten toekent, blijven de licentierechten voorrang hebben. Wie vooraf denkt dat alle magazijniers of verkopers met deze goedkope licentie toekunnen, moet dus eerst nagaan welke taken ze echt uitvoeren.
• De Device-licentie laat meerdere gebruikers om beurten één toestel gebruiken, zoals een kassa, een werkplaats-pc of een magazijnterminal. Het aantal gelijktijdig aangemelde gebruikers uit de groep Device Users is beperkt tot het aantal aangekochte Device-licenties. Handig voor ploegenwerk, minder handig als iedereen tegelijk wil inloggen.

Daarnaast kunnen gebruikers met enkel een Microsoft 365-licentie bepaalde Business Central-gegevens bekijken in Microsoft Teams, wanneer records met hen gedeeld worden.

Updates en de laatste versie van Business Central

Hier komt het ritme van het product aan bod, en dat is bij Business Central vrij strikt.

Twee grote releases per jaar, maandelijks kleine updates

De online versie krijgt twee grote updates per jaar: een in april en een in oktober. In de maanden zonder grote update volgt een kleine maandelijkse update met onder meer kritieke fixes en wettelijke aanpassingen. Die wettelijke component is voor Belgische bedrijven niet onbelangrijk: wijzigingen in verplichtingen, bijvoorbeeld rond Peppol en e-facturatie, komen via dit kanaal binnen zonder dat u een eigen project moet opstarten.

De laatste versie van Business Central is op dit moment de najaarsrelease van 2026, in Microsoftterminologie 2026 release wave 2 met versienummer 29. In die golf wordt overigens de Franse versie omgebouwd tot een geheel van extensies bovenop de internationale basisapplicatie (W1). Voor België is dat context, geen opdracht: Microsoft levert de Belgische lokalisatie zelf, net als voor twintig andere landen, waaronder Nederland, Duitsland en Frankrijk.

Hoe loopt zo'n update in de praktijk?

Microsoft werkt met een vaste tijdlijn per grote versie:

Het practisch gevolg: u hebt tijd om uw koppelingen en aanpassingen te testen vóór de productieomgeving wordt bijgewerkt. Wie die previewperiode negeert, ontdekt problemen pas wanneer de boekhouder maandafsluiting doet.

Het updatevenster van uw omgeving

Elke omgeving heeft standaard een updatevenster tussen 20 uur en 6 uur lokale tijd. De beheerder kan dat aanpassen, met een minimale duur van zes uur. Een update die niet binnen het venster klaar raakt, wordt geannuleerd en zeven dagen later opnieuw ingepland. Plan het venster dus buiten de piekmomenten: BTW-aangifte, jaarafsluiting, grote inventarissen en loonrun.

Hoe lang wordt een versie ondersteund?

Business Central online valt onder het Modern Lifecycle Policy van Microsoft. Dat betekent doorlopende updates van de dienst en een grote update om de zes maanden. Een jarenlange "stabiele versie" die u kunt blijven gebruiken, bestaat in dat model niet: u volgt de kalender, en de updateperiode van vijf maanden is uw marge.

Voor wie met aangepaste extensies werkt, is dat een reden om de ontwikkeling zorgvuldig te laten opzetten. Goed gebouwde extensies overleven updates; improvisaties niet. Meer daarover vindt u bij maatwerk in Business Central. Voor eigen hosting of een lokale installatie gelden andere afspraken die u met uw integrator moet nagaan; die zijn niet hetzelfde als de online regels hierboven.

Wanneer en hoe op een nieuwe versie overstappen?

Voor de online dienst is "overstappen" eerder "meebewegen". Een praktische aanpak:

1. Volg de preview. Laat uw integrator in de sandbox testen zodra die opengaat, in maart of september.
2. Controleer extensies en koppelingen. Dat zijn de onderdelen die het vaakst haperen: boekhoudkoppelingen, webshops, EDI en Peppol-verbindingen. Zie ook de pagina over integraties met Business Central.
3. Kies uw updatevenster bewust. Niet tijdens de btw-deadline, niet in de week van de jaarafsluiting.
4. Maak een herstelplan. Een omgeving kan tot 10 keer per kalendermaand worden hersteld naar elk moment van de laatste 28 dagen, binnen dezelfde Azure-regio en dezelfde locatie, enkel met een betaald abonnement. Dat is een vangnet, geen werkwijze.
5. Laat eerst een gebruikersgroep testen. De boekhouder, de magazijnverantwoordelijke en iemand uit verkoop kennen de randgevallen die een consultant mist.

Wie nog op een oudere, zelf gehoste omgeving zit en naar de cloud wil, volgt een ander traject dan een gewone update. Dat is een migratieproject; zie migreren naar Business Central.

Welke editie en welke aanpak voor welk Belgisch bedrijf?

Een paar herkenbare situaties:

• Groothandel in Oost-Vlaanderen met meerdere magazijnen en geen eigen productie: Essentials, aangevuld met Team Members voor medewerkers die enkel opzoekingen doen.
• Machinebouwer in West-Vlaanderen of Limburg met stuklijsten en productieorders: Premium, omdat productie alleen daar zit.
• Dienstverlener in Brussel met projecten en meerdere vennootschappen: Essentials volstaat doorgaans, want projectbeheer en meerdere bedrijven zitten in beide edities.
• Installatiebedrijf met onderhoudscontracten: Premium voor de serviceorders, zeker als technici ook materiaal uit voorraad boeken.

Een goede integrator vertrekt niet van een editie maar van uw processen, en kijkt daarna pas naar de licentie. Hoe zo'n traject eruitziet, staat beschreven bij de implementatie van Business Central. Wil u de Belgische context in één blik, ga dan naar Business Central in België.

Veelgemaakte fouten bij versies en edities

• Premium nemen "voor het geval dat". Als u productie en serviceorders niet nodig hebt, betaalt u per gebruiker extra voor niets. Opwaarderen kan later wanneer het echt nodig is.
• Alle gebruikers als Team Member inschrijven. De beperkte licentie weegt zwaarder dan de rechten die u in het systeem toekent. Dan loopt de uitrol vast op de eerste testdag.
• De previewperiode overslaan. De tijd om te testen is er; ze laten verstrijken betekent dat u problemen in productie ontdekt.
• Extensies zonder onderhoudsafspraak. Bij twee grote releases per jaar hebt u iemand nodig die de extensies bijwerkt. Regel dat vooraf in een contract voor support en onderhoud.
• Geen hostingkeuze gemaakt. Wie zijn omgeving wil begrijpen, begint bij Business Central in de cloud.

Verder verkennen

Wilt u Business Central naast andere pakketten leggen, dan helpt Odoo vs Business Central bij de eerste afweging. Hebt u hulp nodig bij het kiezen van de juiste editie en een integrator die de updates met u opvolgt, dan koppelen wij u gratis aan een ervaren Belgische partner.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.