De functionaliteiten van Business Central, domein per domein

Wie de modules van Business Central bekijkt, ziet al snel dat het woord "module" hier anders werkt dan bij veel andere ERP-pakketten. Microsoft Dynamics 365 Business Central is één pakket met functionele domeinen, die u in het ene bedrijf volledig gebruikt en in het andere nauwelijks. Dit overzicht loopt die domeinen na, geeft aan wat standaard is en wat een extensie of aanvulling vraagt, en helpt u inschatten wat in uw Belgische context telt.

Op de pagina over Business Central vindt u de algemene presentatie van het product. Hier gaat het uitsluitend om de functionaliteit.

Hoe is Business Central opgebouwd?

Het pakket bestaat uit een kern en twee betalende edities, Essentials en Premium. Beide edities bevatten:

• financiën;
• verkoop en marketing;
• inkoop;
• voorraad;
• planning van de bevoorradingsketen;
• projectbeheer;
• magazijnbeheer.

Daarbovenop zijn er onbeperkt aantal gebruikers in functie van uw licenties, meerdere omgevingen, meerdere bedrijven en mogelijkheden voor aanpassing en uitbreiding. Enkel de Premium-editie voegt serviceorders en productie toe.

Dat heeft een praktisch gevolg. U kiest geen losse modules zoals bij sommige andere oplossingen, maar u kiest een editie en schakelt functies in naarmate uw processen dat vragen. Voor de prijsvergelijking verwijzen we naar de pagina over de prijzen van Business Central.

Overzicht: domein en bijbehorende functionaliteit

Per domein hieronder meer detail.

Financiën: de basis van het systeem

Het financiële domein is het hart van Business Central. De studiegids voor het examen MB-800, dat de competenties van een functioneel consultant beschrijft, noemt financieel beheer, verkoop, inkoop, voorraad en vaste activa als de modules die een consultant inricht. Daarbij horen dimensies, goedkeuringsworkflows, bankkoppelingen en afschrijvingen.

Dimensies verdienen uw aandacht bij het ontwerp. Ze bepalen hoe u kosten en opbrengsten later kunt analyseren: per afdeling, project, product of vestiging. Wie dit slecht ontwerpt, krijgt een boekhouding die klopt maar niets vertelt. Een goede integrator vraagt daarom eerst naar de rapportering die u wilt, vóór hij het rekeningschema opbouwt.

Voor de Belgische situatie zijn er enkele aandachtspunten:

• Btw-aangifte en intracommunautaire opgaven: Microsoft biedt een eigen Belgische lokalisatie, maar laat bevestigen wat uw versie precies dekt. Meer context staat op onze pagina over btw-aangifte en ERP in België.
• Elektronische facturatie: Peppol is voor B2B-facturen een thema dat u niet kunt overslaan. Lees het overzicht over e-facturatie via Peppol en vraag uw integrator hoe het in uw versie is ingevuld.
• Contact met uw boekhouder: de accountant moet kunnen meekijken. Daarvoor bestaat een aparte licentie voor externe boekhouders.

Meer over dit domein vindt u op de pagina over boekhouding en financiën in Business Central.

Verkoop, marketing en CRM

Het verkoopdomein dekt de commerciële cyclus: offerte, order, levering en factuur. Het bevat ook klantgegevens en basisfuncties voor marketing. Voor veel kmo's is dat genoeg.

Wie een uitgebreid CRM-traject nodig heeft, met commerciële pijplijn, campagnebeheer en verkoopvoorspellingen, kijkt doorgaans naar een koppeling met een afzonderlijke toepassing uit hetzelfde Microsoft-ecosysteem of naar een extensie. Hier is de grens dus niet absoluut: de basis zit erin, de verfijning kost extra werk. Details staan op de pagina over verkoop en CRM in Business Central.

Inkoop, voorraad en magazijn

Inkoop, voorraad, planning van de bevoorradingsketen en magazijnbeheer zitten in beide edities. Samen vormen ze de logistieke ruggengraat van een handelsbedrijf of een productiebedrijf.

Een paar zaken om te bespreken:

1. Voorraadwaardering: kies de methode in overleg met uw boekhouder, want ze bepaalt de cijfers op uw balans.
2. Magazijnstructuur: een eenvoudig magazijn verschilt sterk van een magazijn met meerdere zones en stromen. Beschrijf uw situatie eerst, daarna kiest u de instelling.
3. Barcodescanners: dit is een typisch punt waar hardware en eventueel een extensie een rol spelen.

De Device-licentie is hier relevant. Zij laat meerdere gebruikers om beurten een gedeeld toestel gebruiken, zoals een kassa, een werkplek in de werkplaats of een terminal in het magazijn. Het aantal gelijktijdig aangemelde gebruikers van die groep mag niet hoger zijn dan het aantal aangekochte Device-licenties. Voor ploegenwerk kan dat voordeliger zijn dan een licentie per persoon.

Meer over dit domein: voorraad en inkoop in Business Central. Voor handelsbedrijven is ook onze pagina ERP voor de groothandel nuttig.

Productie: enkel in Premium

Het productiedomein is het belangrijkste argument voor de Premium-editie. Het steunt op productiestuklijsten, routings, werkcentra en machinecentra en productieorders. Het koppelt aan planning, voorraad, magazijn, kostprijsberekening, onderaanneming en kwaliteitsbeheer.

Dat is een stevige basis voor assemblage en eenvoudige tot middelgrote productie. Voor sterk gespecialiseerde processen, zoals complexe configuratie of batchproductie met strenge traceerbaarheid, onderzoekt u of een sectorextensie nodig is. Op de pagina productie in Business Central staat meer, en ERP voor productiebedrijven geeft de sectorbril.

Projecten en diensten

Projectbeheer zit in beide edities. U volgt er kosten, uren en opbrengsten per project mee op, wat interessant is voor aannemers, adviesbureaus en technische dienstverleners. Serviceorders, voor herstellingen en onderhoud bij klanten, zijn voorbehouden aan Premium.

Een bedrijf dat vooral uren factureert, moet goed nadenken over de manier waarop tijdregistratie binnenkomt: rechtstreeks in het systeem, via een mobiele toepassing of via een externe tool. Dit is een koppelingsvraag, geen modulevraag. Wie in de bouw werkt, vindt nuttige context in ERP voor de bouwsector.

Personeel en loon

Business Central kan personeelsgegevens bewaren, maar het is geen volwaardig HR-pakket. Voor de Belgische loonverwerking, met haar eigen regels voor sociale zekerheid en documenten, werkt een bedrijf in de praktijk vaak met een sociaal secretariaat of met een gespecialiseerde toepassing. De kernvraag is dus hoe de resultaten in de boekhouding belanden, niet of het systeem zelf het loon berekent. Zie de pagina over loon en HR in Business Central.

Rapportering, Teams en Copilot

Rapportering in Business Central is niet beperkt tot vaste lijsten. Het systeem werkt samen met Excel en Power BI, wat handig is voor directie en financieel verantwoordelijken die zelf cijfers willen verkennen.

Twee aspecten uit het Microsoft-ecosysteem verdienen een woord:

• Microsoft Teams: gebruikers van Microsoft 365 kunnen met enkel hun Microsoft 365-licentie gegevens uit Business Central raadplegen in Teams, wanneer iemand records met hen deelt. Dat maakt samenwerking met collega's die zelden in het ERP werken eenvoudiger.
• Copilot en agenten: de configuratie van Copilot en de ingebouwde agenten behoort tot de competenties die Microsoft van een consultant verwacht. Vraag uw integrator concreet welke toepassingen uw processen werkelijk vooruithelpen, in plaats van ze louter om de nieuwigheid in te schakelen.

Welke licenties horen bij welke gebruiker?

De modules zijn verdeeld over edities, maar ook over gebruikersprofielen. Microsoft onderscheidt Essentials, Premium, Team Member en External Accountant, plus leestoegang via Microsoft 365-licenties als aanvulling op Premium of Essentials. Een Team Member heeft beperkte rechten: zelfs met SUPER-rechten van de beheerder gelden de rechten van de licentie voorrang.

Dat verandert uw inrichting. Een magazijnier die enkel leveringen bevestigt, een manager die goedkeurt en een boekhouder die boekt, hebben niet allemaal dezelfde licentie nodig. Een goede analyse van de rollen vóór de aankoop bespaart op termijn kosten.

Extensies en applicaties: wanneer zijn ze nodig?

Naast de standaardfuncties bestaat er een uitgebreid aanbod van applicaties via Microsoft Marketplace en AppSource. Ze vullen gaten, zoals sectorfuncties, koppelingen of lokale aanvullingen. Voor landen zonder lokalisatie van Microsoft zelf zijn het zelfs partnerapplicaties die de lokale regels invullen. Voor België is dat niet het geval: Microsoft levert de lokalisatie rechtstreeks, net als voor onze buurlanden Nederland, Frankrijk en Duitsland.

Een goede reflex bij elke extensie:

1. Is de functie echt niet standaard aanwezig?
2. Wie onderhoudt de extensie, en wat gebeurt er bij een nieuwe versie?
3. Is maatwerk goedkoper dan een extensie, of juist niet? Zie maatwerk in Business Central.
4. Hoe past de extensie bij uw bestaande systemen? Daarover handelt de pagina over integraties met Business Central.

Hoe gebruikt u dit overzicht bij uw keuze?

Een functielijst op zich beslist niets. Wat telt, is hoe de functies samenhangen met uw processen. We raden aan om drie stappen te volgen:

1. Beschrijf uw processen, niet uw wensen voor schermen. Het programma van eisen voor een ERP helpt u hierbij.
2. Markeer wat standaard moet zijn en wat mag afwijken. Hoe meer u kunt aanpassen aan de standaard, hoe lichter later het onderhoud.
3. Laat de integrator scenario's tonen met uw eigen gegevens, niet enkel een algemene demo.

Wilt u Business Central vergelijken met andere pakketten? Lees dan Odoo of Business Central of de gids ERP kiezen. Voor de Belgische invulling is de pagina over Business Central in België een goed vervolg.

Hebt u een project in gedachten? ERP Integrator brengt u kosteloos in contact met een integrator die bij uw sector en uw omvang past. Hoe dat verloopt, leest u bij hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.