Wie zoekt naar CRM Business Central stelt eigenlijk een bredere vraag: kan één systeem de volledige verkoopketen dragen, van het eerste contact tot de betaalde factuur? Voor veel Vlaamse kmo's is het antwoord grotendeels ja, met een belangrijke nuance. Business Central is in de eerste plaats een ERP. Zijn kracht ligt in de verkoopadministratie, die rechtstreeks aan voorraad en boekhouding hangt. Het relatiebeheer erbovenop is bruikbaar, maar geen volwaardig vervanger van een gespecialiseerd CRM.
Deze pagina legt uit wat Business Central voor ventes dekt, waar de grens ligt en hoe u beslist tussen het ingebouwde CRM en een gekoppeld pakket.
Wat dekt Business Central in verkoop?
De studiegids voor de MB-800-examen noemt verkoop als een van de modules die een functioneel consultant configureert, naast financieel beheer, inkoop, voorraad en vaste activa. Verkoop is dus een kernonderdeel van het systeem en geen aanbouwsel. Het gaat om de gegevens en documenten waar uw commerciële team en uw boekhouding dagelijks mee werken.
| Onderdeel | Wat u ermee doet |
|---|---|
| Klantenfiche | Adressen, contactpersonen, betalingsvoorwaarden, BTW-gegevens en kredietlimiet op één plaats |
| Verkoopofferte | Een prijsvoorstel opmaken, versturen en opvolgen |
| Verkooporder | De offerte omzetten in een bevestigde bestelling met leverdatum |
| Levering en factuur | De goederen leveren, factureren en de post boeken |
| Creditnota en retour | Fouten of terugnames administratief correct afhandelen |
| Prijzen en kortingen | Prijslijsten per klant, klantgroep of artikel beheren |
Het sterke punt is de samenhang. Een verkooporder ziet de beschikbare voorraad, een factuur boekt automatisch naar de grootboekrekeningen en de openstaande saldi verschijnen in de klantenboekhouding. Dat vermijdt het dubbel inbrengen dat zo vaak ontstaat wanneer een CRM en een boekhoudpakket los van elkaar draaien. Over die boekhoudkant leest u meer op de pagina boekhouding en financiën in Business Central.
CRM-functies: pistes en opportuniteiten
Het relatiebeheer in Business Central begint bij het contact. Een contact kan een prospect, een klant, een leverancier of een persoon binnen een bedrijf zijn. Zo houdt u vast wie wat vraagt zonder meteen een volledige klantenfiche aan te maken.
Daarop bouwt de opportuniteit voort. U legt vast om welke mogelijke verkoop het gaat, in welke fase het dossier zit en wat de verwachte opbrengst is. Stap voor stap beweegt de opportuniteit door uw eigen verkoopcyclus, bijvoorbeeld van eerste afspraak over offerte tot onderhandeling en afsluiting. Wanneer het dossier slaagt, zet u de offerte om in een order. Gaat het mis, dan noteert u de reden.
Daarnaast bevat het pakket:
- taken en afspraken voor elke commerciële medewerker;
- een interactielogboek dat mailverkeer, telefoongesprekken en bezoeken per contact bijhoudt;
- segmenten en campagnes om een groep contacten gericht te benaderen;
- een koppeling met Outlook, zodat verkopers hun gewone werkomgeving niet moeten verlaten.
Dat is bruikbaar voor een team dat zijn pijplijn overzichtelijk wil houden. Wie lead-scoring, geautomatiseerde nurturing-trajecten of rijke dashboards voor een groot salesteam verwacht, komt in een gespecialiseerd CRM beter uit.
Offertes en orders: van aanvraag tot bevestiging
In de praktijk begint veel B2B-verkoop in Vlaanderen met een prijsaanvraag per mail of via een webshop. De offerte is dan het eerste officiële document. In Business Central stelt u ze samen met artikelen, hoeveelheden, eenheden, leveringsvoorwaarden en geldigheid. De beschikbaarheid van een artikel raadpleegt u meteen, wat voor groothandel en productiebedrijven een groot verschil maakt. Voor die sectoren is ERP voor de groothandel een nuttige aanvulling.
Bevestigt de klant, dan wordt de offerte een verkooporder. De order blijft zichtbaar voor de magazijnier, de planner en de boekhouder. Bij een klant die bestelt op basis van een raamovereenkomst of die deelleveringen vraagt, volgt u per orderlijn wat reeds geleverd en gefactureerd is. Hoe het magazijn daarop inspeelt, staat op de pagina over voorraad en inkoop.
Tarieven, kortingen en abonnementen
Commerciële condities zijn zelden eenvoudig. Een klant heeft een afgesproken tarief, een andere krijgt volumekorting, een derde een tijdelijke actieprijs. Business Central laat u prijzen en kortingen vastleggen per klant, per klantgroep, per artikel of voor een bepaalde periode. Het voordeel van deze centrale opzet is dat de verkoper niet zelf hoeft te rekenen. De juiste prijs verschijnt op de orderlijn.
Voor terugkerende diensten, zoals onderhoudscontracten of licenties, bestaat er functionaliteit voor abonnementsfacturatie. De omvang ervan verschilt naargelang de versie en de gekozen apps, dus controleer dit bij de intekening op uw projectomvang. Wie vooral terugkerende facturatie nodig heeft, vraagt best vroeg in het project hoe zijn integrator dit inricht.
Facturatie in de Belgische context
Een verkoopproces eindigt pas bij een correcte, betaalde factuur. Microsoft levert de lokale versie voor België rechtstreeks, naast onder meer Nederland, Frankrijk en Duitsland. Voor de Belgische klant is dat belangrijk: BTW-codes, aangiftes en rapportage volgen de plaatselijke regels. Wat die lokale versie precies omvat, vindt u op de pagina Business Central in België.
Daarbij komt de verplichte elektronische facturatie tussen bedrijven. Uw klanten verwachten facturen in een gestructureerd formaat via het Peppol-netwerk, en uw boekhouder wil die facturen zonder handmatige tussenstap kunnen verwerken. Hoe u dat inricht, bespreekt u met de integrator. Wat de wet vraagt en hoe Peppol werkt, leest u in de gids over e-facturatie en Peppol, terwijl BTW in België en uw ERP de aangifte behandelt.
Klantendienst en nazorg
Wie na de verkoop ook onderhoud, herstellingen of garantiedossiers beheert, heeft meer nodig dan een factuur. Business Central biedt functies voor dienstverlening, zoals het registreren van geleverde installaties, het opvolgen van herstellingen en het plannen van interventies. Welke onderdelen u gebruikt, hangt af van de edities en van de configuratie. Het is verstandig om deze behoefte in een vroeg stadium te laten beoordelen, zeker als uw bedrijf met technische installaties werkt. Voor installatie- en onderhoudsbedrijven is ERP voor de bouw een relevant vervolg.
Verkoop en marketing: waar ligt de grens?
Business Central kent campagnes en segmenten, waarmee u contacten groepeert en acties registreert. Dat is een goede basis voor een eenvoudige opvolging. Voor mailings, formulieren, scoring en marketingautomatisering zit u echter in het domein van marketingsoftware. De meeste bedrijven kiezen dan een apart pakket en laten de verkoopgegevens, zoals klant, artikel en omzet, uit het ERP stromen. Zo blijft Business Central de bron voor alles wat financieel en logistiek relevant is.
Ingebouwd CRM of gekoppeld CRM-pakket?
Dit is de keuze waar de meeste kmo's mee zitten. Een eerlijke vergelijking:
| Criterium | Ingebouwd relatiebeheer | Gekoppeld CRM-pakket |
|---|---|---|
| Past bij | Klein tot middelgroot salesteam met een eenvoudig proces | Groter team, buitendienst of complexe pijplijn |
| Gegevens | Eén bron voor klant, order en factuur | Twee systemen die gesynchroniseerd moeten blijven |
| Beheerslast | Eén systeem, één licentiemodel | Extra licenties, koppeling en opvolging |
| Marketingfuncties | Basis | Uitgebreid, afhankelijk van het pakket |
| Mobiel werken | Beperkt | Meestal sterker |
| Doorlooptijd van invoering | Meestal korter | Afhankelijk van de koppeling |
Een nuttige regel: begin met het ingebouwde deel zolang uw proces eenvoudig blijft, en voeg een CRM toe zodra de verkoopafdeling aanwijsbare beperkingen ervaart. Koppelen kan altijd later, mits de gegevens in het ERP netjes zijn opgebouwd. De pagina over integraties met Business Central beschrijft hoe zulke koppelingen opgezet worden. Als de standaardfuncties niet volstaan, onderzoekt u maatwerk met kennis van de gevolgen voor latere updates.
Copilot en agenten in de verkoop
Het MB-800-studiegids (competenties gemeten op 30 juni 2026) vermeldt de configuratie van Copilot en de ingebouwde agenten van Business Central onder de vaardigheden van een consultant. Dat toont dat deze functies bij het product horen. Voor de verkoop kunt u denken aan hulp bij het opstellen van tekst of het samenvatten van gegevens. Wat precies beschikbaar is, hangt af van uw versie en regio, en de instelling hoort bij het project. Vraag uw integrator welke functies voor u zinvol zijn, in plaats van ze alleen omdat ze bestaan te activeren.
Licenties voor verkoopmedewerkers
De licentie bepaalt wie wat mag doen. Op de Amerikaanse prijspagina van Microsoft staat Essentials op 80 USD per gebruiker en per maand, Premium op 110 USD en Team Members op 8 USD, telkens jaarlijks gefactureerd. Microsoft zegt zelf dat de getoonde prijzen kunnen afwijken naargelang valuta, land en regionale variant, dus het Belgische eindbedrag in euro verschilt. Voor een verkoopteam is vooral het onderscheid tussen volledige gebruikers en lichtere gebruikers interessant: een medewerker die enkel gegevens raadpleegt of goedkeuringen geeft, heeft niet altijd een volledige licentie nodig. Alle details staan op de pagina Business Central prijzen en in de gids ERP-kosten.
Indicatoren om op te volgen
Een verkoopsysteem is pas nuttig als u er iets uit leest. Concreet zijn de volgende indicatoren aan te raden:
- de waarde en het aantal opportuniteiten per fase van de pijplijn;
- het percentage offertes dat in een order overgaat;
- de gemiddelde tijd tussen offerte en bevestiging;
- de omzet per klant, klantgroep en artikel;
- de marge per verkooporder, niet alleen de omzet;
- de openstaande facturen en de ouderdom van de saldi;
- de leverbetrouwbaarheid ten opzichte van de beloofde datum.
Business Central levert deze gegevens via rapporten en via koppeling met Power BI. Spreek vooraf af wie welk cijfer krijgt en hoe vaak, anders blijft het systeem vol gegevens zonder dat iemand ze gebruikt.
Zo pakt u het aan
- Beschrijf uw verkoopproces zoals het nu loopt: van eerste contact tot betaling, met alle uitzonderingen.
- Bepaal wat in het ERP blijft en wat een CRM mag overnemen.
- Maak een lijst van prijsregels: klantafspraken, kortingen, tarieven per land.
- Kies de licenties op basis van wat elke medewerker echt doet.
- Laat de integrator de gegevensstromen vastleggen vóór de eerste configuratie.
Een goed uitgangspunt is het programma van eisen voor een ERP. Daarin legt u de verkoopbehoeften vast die de integrator later vertaalt naar de configuratie. Wilt u eerst weten hoe een project verloopt, lees dan de pagina over de implementatie van Business Central.
Een integrator die uw verkoop begrijpt
Een verkoopproject mislukt zelden door de software, wel door een slecht begrepen werkwijze. Zoek daarom een integrator die uw sector kent en die uw commerciële team aan het woord laat. Wij helpen u via onze werkwijze bij het vinden van een geschikte partij, gratis en zonder verplichting. Zo vergelijkt u liever twee of drie voorstellen dan dat u de eerste de beste kiest.
Veelgestelde vragen
Heeft Business Central een ingebouwd CRM?
Business Central bevat basisfuncties voor relatiebeheer: contacten, opportuniteiten, taken en een overzicht van interacties. Voor eenvoudig opvolgen van een verkoopproces volstaat dat vaak. Heeft uw verkoopteam geavanceerde behoeften, zoals leadscoring, uitgebreide campagnes of mobiele werking in het veld, dan kiest u beter een gekoppeld CRM-pakket.
Wanneer volstaat het CRM in Business Central en wanneer niet?
Het ingebouwde deel volstaat wanneer uw verkoop draait rond een beperkt team, een overzichtelijk aantal klanten en een helder proces van offerte naar order. Zodra marketing, buitendienst of een groot salesteam hun eigen werkwijze nodig hebben, wordt een gespecialiseerd CRM zinvol. Een integrator beoordeelt dat samen met u op basis van uw verkoopproces.
Hoe verwerkt Business Central een Belgische verkoopfactuur?
De factuur volgt uit de verkooporder of wordt rechtstreeks opgemaakt, met de Belgische BTW-regels uit de lokale versie. Microsoft levert de Belgische localisatie rechtstreeks. Voor elektronische facturatie tussen bedrijven via Peppol bespreekt u met uw integrator welke koppeling of app u inzet.
Wat kost het verkoopgedeelte van Business Central?
Verkoop is geen aparte module met een eigen prijs: het zit in de licentie per gebruiker. Op de Amerikaanse prijspagina staat Essentials op 80 USD en Premium op 110 USD per gebruiker en per maand, jaarlijks gefactureerd. Het uiteindelijke bedrag in euro hangt af van land en contract, dus vraag een offerte aan.
Kan Business Central gekoppeld worden aan een extern CRM?
Ja. Een koppeling met een CRM-pakket kan via standaardconnectoren, via een app uit het aanbod of via maatwerk. Het belangrijkste is een duidelijke taakverdeling: het CRM beheert de commerciële opvolging, Business Central de artikelen, prijzen, orders en facturen. Een integrator legt dat per gegevensstroom vast.
Bronnen
- Microsoft, prijzen Dynamics 365 Business Central
- Microsoft Learn, localisatie van Business Central
- Microsoft Learn, studiegids MB-800
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.