Wie Business Central wil invoeren, merkt snel dat de software het kleinste deel van het werk is. Het eigenlijke project draait om beslissingen: welke processen gaan mee, welke gegevens nemen we over en wie beheert het systeem na de start. Deze pagina beschrijft de implementatie van Business Central zoals ze in de praktijk verloopt voor een Belgische kmo of middelgrote onderneming, met de taken van uw eigen team en van de integrator in elke fase.
Hoe een Business Central-project is opgebouwd
Een goed project volgt een vaste volgorde, ook al verschillen de benamingen per integrator. Eerst bakent u af wat u wilt bereiken, daarna analyseert u de huidige werking, vervolgens configureert u, neemt u gegevens over, test u en traint u. Pas dan volgt de livegang, met begeleiding erna.
Microsoft heeft voor zijn eigen begeleiding een kader: Success by Design. Dat is het leveringskader voor klanten die in het FastTrack-programma zitten. Het structureert hoe de architecten van Microsoft samenwerken met het projectteam en de partners. Het bijbehorende Dynamics 365 Implementation Portal helpt bij het beheren van implementatieprojecten. Belangrijk om te weten: FastTrack wordt gegeven door het productteam, en de architecten ontwerpen of ontwikkelen de oplossing niet zelf. Ze houden workshops die zijn afgestemd op de sleutelmomenten van het project om risico’s te zien aankomen. Het project zelf blijft in handen van uw integrator.
De fasen in een overzicht
| Fase | Wat gebeurt er | Deliverable | Wie trekt |
|---|---|---|---|
| Afbakening | Doelen, scope, budgetkader en projectteam bepalen | Projectcharter en scopedocument | Directie met integrator |
| Analyse | Huidige processen in kaart brengen en vergelijken met de standaard | Overzicht van afwijkingen en beslissingen | Integrator, met sleutelgebruikers |
| Configuratie | Bedrijven, rekeningstelsel, btw-codes, magazijnen en rechten inrichten | Werkende testomgeving | Integrator |
| Koppelingen en maatwerk | Aansluiting op webshop, bank, Peppol-toegangspunt en andere systemen | Gespecificeerde en geteste interfaces | Integrator en IT |
| Gegevensovername | Klanten, leveranciers, artikelen en openingsbalans opschonen en laden | Gevalideerde dataset | Uw bedrijf, met integrator |
| Acceptatie | Scenario’s doorlopen met echte gevallen | Testverslag en lijst van correcties | Sleutelgebruikers |
| Opleiding | Eindgebruikers voorbereiden op hun dagelijkse taken | Getrainde gebruikers en handleidingen | Integrator en sleutelgebruikers |
| Livegang en opvolging | Overschakelen en de eerste periode begeleiden | Stabiel gebruik en afsluitende evaluatie | Beide partijen |
Afbakening en analyse: hier wordt het project gewonnen of verloren
Bij de afbakening schrijft u op wat de nieuwe omgeving moet oplossen. Denk aan een boekhouding die nu in een apart pakket staat, voorraad die niet klopt, of een factuurstroom die te veel handwerk vraagt. Een bruikbaar scopedocument noemt ook wat er níét in zit. Dat voorkomt discussie in een later stadium.
De analyse zet de huidige werkwijze naast de standaardfunctionaliteit. Een integrator die dit goed aanpakt, laat u eerst de standaard zien en vraagt pas daarna of een afwijking echt nodig is. Elk verschil met de standaard kost later bij elke update opnieuw aandacht. Daarom loont het om de vraag te stellen of het proces kan veranderen in plaats van de software. Meer over de plaats van het programma van eisen vindt u in onze gids over ERP-implementatie.
Voor een Belgisch bedrijf zijn in deze fase een paar punten vast aan de orde:
- de btw-aangiftes en de samenwerking met uw boekhouder of accountantskantoor;
- elektronische facturatie via Peppol voor B2B, zie ons dossier over e-facturatie en Peppol;
- de gewestelijke en taalspecifieke eisen als u actief bent in Vlaanderen, Wallonië en Brussel, zoals facturen en documenten in meerdere talen;
- uw bank en de formaten voor betalingen en afschriften.
Microsoft meldt dat de lokalisatie in landen zoals België door Microsoft zelf wordt geleverd, terwijl ze in andere landen via apps van partners op Marketplace komt. Dat is een geruststelling voor de basis, maar het ontslaat niemand van het testen van uw eigen scenario’s. Een overzicht van de situatie hier vindt u bij Business Central in België.
Configuratie: standaard eerst
In de configuratiefase richt de integrator een testomgeving in met uw bedrijf, boekhoudstructuur, nummerreeksen, magazijnen, gebruikersrollen en goedkeuringsstromen. Een werkbare gewoonte is om u al vroeg een omgeving te laten zien die klopt met uw eigen voorbeelden. Zo ziet u eerder of de keuzes uit de analyse standhouden.
Licenties maken hier ook deel van uit. Volgens de documentatie van Microsoft kunnen online licenties voor Business Central alleen worden aangeschaft via het Cloud Solution Provider-programma, dus via een partner. De verhouding tussen licentie en dienstverlening is dus een onderdeel van uw offerte. Wat een licentiemodel in de praktijk betekent, leest u op de pagina over prijzen van Business Central.
Koppelingen en maatwerk met mate
Veel projecten lopen vertraging op door interfaces. Een webshop, een planningstool, een EDI-stroom of een bankkoppeling lijken eenvoudig, maar vergen specificaties, testgegevens en een eigenaar aan beide kanten. Bekijk welke koppelingen er al bestaan voordat u laat bouwen, via de pagina over integraties met Business Central.
Maatwerk is mogelijk, maar kies het bewust. Elke aanpassing moet worden getest, gedocumenteerd en onderhouden. Als de bouwwijze uitbreidingen als aparte apps scheidt van de standaard, blijven updates beheersbaar. Meer over wat kan en wat het gevolg is, staat bij maatwerk in Business Central.
Gegevensovername: de fase die u zelf moet dragen
De integrator kan gegevens laden, maar enkel u weet welke klanten niet meer actief zijn, welke artikelen dubbel staan en welke openstaande posten kloppen. Zonder opschoning neemt u de fouten van het oude systeem mee. Spreek af wie de data valideert en hoe de openingsbalans met de boekhouder wordt afgestemd.
Doorgaans worden er meerdere proefladingen uitgevoerd vóór de definitieve overname. Elke proef laat zien welke gegevens nog niet in orde zijn. Het onderwerp van overstappen van een ander systeem behandelen we uitgebreid op de pagina over migratie naar Business Central.
Acceptatie: test met uw eigen werk
Een acceptatietest met alleen voorbeelddata van de leverancier bewijst weinig. Laat uw sleutelgebruikers hun echte gevallen doorlopen: een verkoopfactuur met kortingen, een creditnota, een ontvangst met afwijkende hoeveelheid, een btw-aangifte en een afsluiting van de maand. Leg de gevonden fouten vast en laat de integrator elke correctie opnieuw afsluiten.
Hou ook rekening met de update-cyclus van het product. Microsoft raadt aan om vóór elke grote update de productieomgeving naar een sandbox te kopiëren, de update daarin te laten uitvoeren en kritieke scenario’s te testen. De preview van een nieuwe versie laat niet toe om met een kopie van productiegegevens te testen. Spreek dus al tijdens het project af wie deze controles na de livegang uitvoert.
Opleiding en livegang
Training werkt het best als ze volgt op de acceptatie, met uw eigen gegevens en per functie. De boekhouder oefent iets anders dan de magazijnier of de verkoper. Sleutelgebruikers geven kennis door in hun team. De opzet staat beschreven bij opleiding voor Business Central.
Voor de livegang bepaalt u een overschakelmoment, meestal rond een boekhoudkundige periodegrens, en een terugvalplan. Na de start volgt een periode met intensieve begeleiding waarin vragen snel worden beantwoord. Daarna gaat het project over naar gewoon beheer.
Wat duur en budget bepalen
Er bestaat geen eerlijke vaste prijs of doorlooptijd zonder analyse. De volgende factoren bepalen de omvang:
- het aantal entiteiten, vestigingen en talen;
- de breedte van de functies: financiën alleen, of ook voorraad, verkoop, productie en projecten;
- het aantal koppelingen en de mate van maatwerk;
- de kwaliteit en hoeveelheid van de over te nemen gegevens;
- de tijd die uw eigen team effectief kan vrijmaken;
- de snelheid waarmee beslissingen worden genomen.
Wie vergelijkt, kijkt naar de scope en niet enkel naar het totaal. Twee offertes die er hetzelfde uitzien, kunnen heel andere inhoud dekken.
Valkuilen die we bij Business Central vaak zien
- Te veel aanpassen. Wie de standaard negeert, betaalt bij elke update opnieuw. Eerst vragen of het proces kan veranderen.
- Geen eigenaar aan uw kant. Zonder interne projectleider met mandaat blijven beslissingen hangen.
- Gegevens onderschat. Slechte stamdata blijft slecht na de overname.
- Te laat testen. Acceptatie met echte gevallen en niet met demodata.
- Update-beheer vergeten. Na de start moet iemand de sandboxtest bij grote updates opnemen.
- Opleiding als bijzaak. Gebruikers die zich overrompeld voelen, werken eromheen met spreadsheets.
Meer over wat mis kan lopen en hoe u het voorkomt, staat in onze gids over fouten in een ERP-project.
Een integrator kiezen voor de implementatie
De ervaring van de partner met uw sector en uw omvang weegt zwaarder dan het aantal medewerkers. Vraag naar referenties in uw branche, naar de manier waarop de analyse wordt aangepakt en naar wie na de livegang uw aanspreekpunt wordt. Een praktisch kader vindt u op de pagina over een integrator voor Business Central kiezen. Wij brengen u gratis in contact met een geschikte partij uit ons netwerk; het project zelf voert die integrator uit.
Veelgestelde vragen
Hoe lang duurt de implementatie van Business Central?
Dat hangt af van het aantal vestigingen en entiteiten, de omvang van het gevraagde pakket aan functies, de hoeveelheid data die moet worden overgenomen, het aantal koppelingen en de beschikbaarheid van uw eigen mensen. Een integrator kan pas een betrouwbare planning geven na de analysefase. Wees voorzichtig met een planning die al vastligt vóór de scope helder is.
Wat kost een Business Central-project naast de licenties?
Licenties zijn maar één onderdeel. Het project zelf bestaat uit analyse, configuratie, gegevensovername, eventuele koppelingen en maatwerk, opleiding en begeleiding bij de start. Microsoft verkoopt online licenties uitsluitend via partners (het CSP-programma), dus licentie en projectofferte komen vaak van dezelfde integrator. Vraag een offerte die licenties en dienstverlening apart toont.
Is Business Central geschikt voor Belgische boekhoudregels en Peppol?
Microsoft levert de lokalisatie voor België zelf, dus u bent niet afhankelijk van een app van een derde partij voor de basis. Hoe uw btw-aangiftes, rapportering en Peppol-uitwisseling precies worden ingericht, hangt wel af van uw situatie en van de versie. Laat dit in de analyse expliciet vastleggen en testen tijdens de acceptatie.
Welke rol speelt Microsoft zelf in de implementatie?
De integrator voert het project uit. Microsoft biedt met FastTrack for Dynamics 365 wel begeleiding aan via ontwerpers van het productteam. Zij bouwen of configureren de oplossing niet, maar houden workshops op sleutelmomenten om risico’s vroeg te signaleren. Of uw project daarvoor in aanmerking komt, bespreekt u met uw integrator.
Kunnen we in fasen live gaan, bijvoorbeeld eerst financiën?
Ja, een gefaseerde start is gebruikelijk bij bedrijven met meerdere processen of entiteiten. U begint dan bijvoorbeeld met financiën en verkoop en voegt voorraad, productie of koppelingen later toe. Het voordeel is een beperkter risico per overgang. Het nadeel is dat tijdelijke koppelingen met het oude systeem extra beheer vragen.
Bronnen
- Microsoft Learn — FastTrack for Dynamics 365
- Microsoft Learn — Business Central licensing
- Microsoft Learn — Update rollout timeline
- Microsoft Learn — Countries and translations
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.