Overstappen naar Business Central: zo verloopt de migratie

Een migratie naar Business Central is zelden een kwestie van “even de data kopiëren”. U kiest welke gegevens meegaan, wanneer u omschakelt en hoe u terugvalt als er iets misloopt. Wie vandaag wil overstappen naar Business Central vertrekt meestal van Excel, een boekhoudpakket of een ouder ERP. Wie al op Business Central werkt, krijgt te maken met versie-updates. Beide situaties hebben een eigen aanpak, en die lichten we hier toe voor Vlaamse en Belgische bedrijven.

Van waar migreert u naar Business Central?

Het vertrekpunt bepaalt de werkwijze. De tabel geeft de gangbare scenario’s weer.

Twijfelt u of uw huidige systeem nog de moeite waard is om te behouden? Lees dan eerst hoe een ERP-migratie in het algemeen verloopt, en laat zo nodig een audit van uw bestaande Business Central-omgeving uitvoeren voordat u beslist.

Welke gegevens neemt u mee?

De grootste fout bij een migratie is alles willen meenemen. Ga uit van wat u morgen nodig hebt om te factureren, te bestellen en af te sluiten.

Gegevens die bijna altijd mee moeten

• Stamgegevens: klanten, leveranciers, artikelen, stuklijsten, bankrekeningen en betalingsvoorwaarden.
• Rekeningstelsel en dimensies: de structuur waarmee uw boekhouder rapporteert, aangepast aan de boekhoudmodule van Business Central.
• Openstaande posten: open klant- en leveranciersfacturen en de saldi per rekening, als openingssaldi.
• Voorraad: actuele hoeveelheden en waarderingen per magazijn en locatie, met een tellijst als controle.

Gegevens die u beter achterlaat

Historische verkooporders, afgesloten projecten en oude boekingen zijn zelden nodig in het dagelijkse werk. Bewaar ze in een raadpleegbaar archief of een alleen-lezen kopie van het oude systeem. Zo blijft de nieuwe omgeving overzichtelijk. De bewaarplicht van uw boekhouding blijft gelden, ook als het oude pakket buiten dienst gaat; bespreek dat met uw boekhouder en lees de wettelijke verplichtingen van een ERP na.

Gegevens opschonen vóór de overdracht

Een migratie legt de kwaliteit van uw gegevens genadeloos bloot. Plan daarom een opschoonronde voordat u iets laadt:

1. Ontdubbel klanten en leveranciers, en leg per relatie één btw-nummer vast.
2. Sluit inactieve artikelen, relaties en rekeningen af in plaats van ze mee te nemen.
3. Harmoniseer eenheden, adressen (Vlaams, Waals en Brussels gebruik door elkaar) en betalingsvoorwaarden.
4. Laat de eigenaar van elk gegevensdomein de opgeschoonde lijst goedkeuren; dat is meestal geen taak voor IT alleen.

Een goede integrator maakt per gegevenstype een mappingdocument: welk veld in de bron komt in welk veld in Business Central terecht, en met welke omzettingsregel.

Welke hulpmiddelen biedt Microsoft?

Microsoft beschrijft in zijn documentatie een duidelijk kader voor de overstap naar Business Central online.

• Migratietool voor de cloud: daarmee migreert u naar Business Central online vanuit Business Central on-premises, Dynamics GP, Dynamics SL of een andere SQL-bron via een aangepaste migratie. Vanuit Business Central on-premises kan dat rechtstreeks vanaf versie 25. Staat u op een versie 15 tot en met 24, dan moet u eerst naar minstens versie 25 updaten.
• Technische voorwaarden: de bron moet draaien op SQL Server 2016 of recenter, met een compatibiliteitsniveau van de database van minstens 130.
• Dynamics NAV: eerst naar Business Central on-premises, pas daarna naar de online versie.
• Vertrek vanaf versie 14 on-premises: u kiest tussen een volledige migratie (eerst on-premises updaten naar minstens versie 25, daarna migreren) en het herimplementatiehulpmiddel voor versie 14. Dat neemt alleen de essentiële gegevens rechtstreeks over naar de cloud: stamgegevens, openingssaldi en instellingen.
• Bron zonder SQL: Microsoft raadt configuratiepakketten en -sjablonen aan om de gegevens in Business Central on-premises te laden, en daarna de migratietool voor de cloud te gebruiken.

Dat laatste punt is voor veel kmo’s relevant: een Excel-bestand of een eigen databank passeert dus via configuratiepakketten. De competenties voor het certificeringsexamen MB-800 omvatten niet toevallig het aanmaken van een bedrijf via de begeleide installatie, configuratiewerkbladen en -pakketten, openingsboekingen in het dagboek en de migratie van gegevens. Vraag aan uw integrator wie dat in uw project doet en hoe de ervaring is aangetoond.

Bascule: big bang of gefaseerd?

De bascule is het moment waarop uw team stopt met het oude systeem en start met Business Central.

Big bang betekent dat alle modules op hetzelfde moment omschakelen. Het is overzichtelijk, maar de druk is groot en een fout raakt iedereen. Dat past bij kleinere organisaties met een beperkte scope.

Gefaseerd betekent dat u start met financiën en daarna verkoop, voorraad en inkoop of productie toevoegt. Het project duurt langer, maar elke stap is kleiner en beter te testen. Bij meerdere vestigingen of een uitgebreid integratielandschap is dit vaak de verstandigste keuze.

Enkele Belgische aandachtspunten bij het kiezen van het moment:

• Boekjaar en btw: een omschakeling aan het begin van een boekjaar of een btw-periode houdt de openingssaldi eenvoudig. Overleg met uw boekhouder over de btw-aangifte; de Belgische btw in een ERP vraagt correcte codes vanaf de eerste factuur.
• Peppol: controleer vóór de bascule of uw klanten en leveranciers elektronische facturen via Peppol kunnen ontvangen en versturen. Lees hiervoor e-facturatie via Peppol.
• Seizoenspieken: vermijd de weken waarin uw team het drukst is, zoals een inventaris of een grote leveringsperiode.

Testen: de stap die u niet mag overslaan

Een migratie is pas betrouwbaar als ze minstens één keer volledig is herhaald in een testomgeving. Werk in deze volgorde:

1. Proefmigratie: laad de opgeschoonde gegevens in een sandbox en controleer de aantallen per tabel.
2. Financiële afstemming: vergelijk de saldibalans, de openstaande posten en de voorraadwaardering met de bronwaarden. Elk verschil moet verklaard zijn.
3. Gebruikerstest: laat sleutelgebruikers hun echte dagtaken uitvoeren, van verkoopfactuur tot inkoopontvangst en btw-aangifte.
4. Repetitie van de bascule: oefen het volledige draaiboek, inclusief de volgorde van de handelingen en de verantwoordelijken.
5. Opleiding: zorg dat iedereen vóór de livegang weet hoe het werkt; zie de opleidingen voor Business Central.

De sleutelgebruikers zijn de beste testers. Plaats ze vrij in hun agenda; een test die ’s avonds tussen andere taken door gebeurt, vindt de fouten niet.

Terugvalplan: wat als het misloopt?

Een terugvalplan is geen teken van wantrouwen, maar een vast onderdeel van een professioneel project. Het bevat:

• Een go/no-go-moment met vooraf afgesproken criteria, bijvoorbeeld dat de saldi sluitend zijn en de kritieke processen werken.
• Het oude systeem blijft beschikbaar tot de eerste periode volledig is afgesloten. U schrijft er niet meer in, maar u kunt het raadplegen.
• Herstel in Business Central: een omgeving kan worden teruggezet naar een willekeurig moment in de voorbije 28 dagen, in dezelfde Azure-regio en dezelfde lokalisatie. Dat kan tot 10 keer per kalendermaand en vereist een betaald abonnement. Neem een herstelpunt vóór elke grote laadronde.
• Een draaiboek voor correcties: wie beslist, wie voert uit en hoe communiceert u naar uw team en uw klanten.

Migreren tussen versies van Business Central

Wie al in Business Central werkt, migreert in feite door de tijd heen: via updates. Volgens de documentatie van Microsoft publiceert Business Central online twee grote updates per jaar, in april en oktober, en maandelijks kleine updates in de maanden zonder grote update. Die bevatten onder meer kritieke herstellingen en wettelijke aanpassingen.

Wat dat concreet betekent voor uw organisatie:

• Updateperiode: een grote versie wordt in de regel vanaf de eerste werkdag van april of oktober beschikbaar gesteld. Bestaande omgevingen krijgen ze ongeveer een week later aangeboden, gevolgd door een respijtperiode van een maand. De updateperiode zelf loopt vijf maanden.
• Preview in de sandbox: previewomgevingen voor een grote versie openen ongeveer een maand vóór de release, in maart en september, en verdwijnen 30 dagen na de officiële beschikbaarheid. Gebruik die tijd om uw extensies en integraties te testen.
• Updatevenster: standaard is dat tussen 20.00 en 6.00 uur lokale tijd. De beheerder kan het aanpassen, met een minimumduur van zes uur. Een update die niet klaar raakt binnen het venster, wordt geannuleerd en zeven dagen later opnieuw ingepland.
• Modern Lifecycle: Business Central online valt onder het Modern Lifecycle-beleid van Microsoft, met continue service-updates en een grote update om de zes maanden.

Het gevolg is dat uw maatwerk en uw apps van derden up-to-date moeten blijven. Hoe groter het maatwerk en hoe meer koppelingen, hoe belangrijker een vaste testroutine per release wordt. Een overzicht van de versies en edities helpt om te begrijpen waar u zich bevindt.

Wat geldt er in België?

Microsoft levert de lokalisatie van Business Central rechtstreeks voor een reeks landen, waaronder België. Voor een Belgische vennootschap bestaat dus een basis met lokale functionaliteit. Toch blijft bij elke migratie de lokale invulling een werkpunt: het rekeningstelsel, de btw-codes, de bankformaten en de koppeling met uw boekhouder. Een integrator die de Belgische praktijk kent, bespaart u verrassingen. Lees daarom ook over Business Central in België en over de werkwijze van een implementatie.

Veelgemaakte fouten bij een migratie

• Geen eigenaar voor de gegevens: niemand beslist wat bewaard, samengevoegd of verwijderd wordt.
• Te veel historiek: de migratie wordt zwaar, traag en duur om te controleren.
• Geen volledige repetitie: de eerste echte bascule is dan ook de eerste test.
• Btw en Peppol te laat bekeken: de eerste facturen na de livegang bevatten fouten.
• Maatwerk blind overgezet: oude aanpassingen blijven bestaan terwijl een standaardfunctie volstaat.
• Opleiding onderschat: het systeem is correct, maar de gebruikers werken ernaast met Excel.
• Geen terugvalplan: bij een probleem is er geen voorbereid alternatief.

Wilt u een migratie laten voorbereiden door een ervaren partij? Lees hoe u een integrator voor Business Central kiest en vraag via ons kosteloze doorverwijsplatform een voorstel aan op maat van uw situatie.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.