Quelle version et quelle édition de Business Central pour votre société belge ?

Quand un dirigeant ou un DAF cherche « Business Central version », il pose en réalité deux questions : quelle édition acheter, et sur quelle version je tourne ou je vais tourner. En Belgique, une troisième s’y ajoute : cette version suit-elle mes obligations, notamment la TVA et la facturation électronique B2B par Peppol ? Cette page répond aux trois, sans jargon de licence.

Le principe : un service en ligne, pas un logiciel que l’on réinstalle

Avec Business Central en ligne, la logique d’il y a quelques années (acheter une version, l’installer, la garder jusqu’à ce qu’elle devienne obsolète) a disparu. Microsoft exploite le service et le fait évoluer en continu. Le produit relève de la Modern Lifecycle Policy : mises à jour continues du service et une mise à jour majeure tous les six mois.

Concrètement, votre société n’a pas à « racheter » une version. Elle a une édition (le périmètre fonctionnel et le prix), un environnement (production, bac à sable) et un calendrier de mise à jour que l’on pilote. Si vous venez d’un ERP installé sur un serveur, la lecture de notre guide sur l’ERP cloud ou sur site éclaire ce changement de mentalité.

Les éditions : Essentials, Premium et les licences d’appoint

La gamme payante tient en deux éditions principales, auxquelles s’ajoutent des licences pour des profils précis.

Ce que les deux éditions ont en commun

Essentials et Premium incluent toutes deux les utilisateurs illimités, la personnalisation et l’extensibilité, plusieurs environnements, plusieurs sociétés, la finance, les ventes et le marketing, les achats, les stocks, la planification de la chaîne logistique, la gestion de projets et la gestion d’entrepôt. Pour un groupe belge avec une société en Flandre, une autre en Wallonie et une holding à Bruxelles, le multi-sociétés est donc disponible dès l’entrée de gamme.

Ce que Premium ajoute

Seule l’édition Premium ajoute la gestion des ordres de service et la production (fabrication). La frontière est nette : si vous fabriquez, assemblez ou facturez des interventions de maintenance planifiées, c’est Premium ; sinon, Essentials suffit le plus souvent. Les pages production et stocks et achats détaillent ce que chaque métier y trouve.

Tableau de lecture des licences

Deux subtilités méritent d’être connues avant de signer. D’abord, pour un utilisateur Team Member, les droits de licence restent prioritaires : même si l’administrateur lui attribue des permissions SUPER, il n’accède qu’aux objets prévus par sa licence. Ensuite, pour la licence Device, le nombre d’utilisateurs du groupe « Dynamics 365 Business Central Device Users » connectés en même temps ne peut pas dépasser le nombre de licences Device achetées.

Les utilisateurs Microsoft 365, enfin, peuvent consulter des données Business Central dans Microsoft Teams avec leur seule licence Microsoft 365, lorsque des enregistrements leur sont partagés. C’est utile pour un commercial ou un responsable de site qui ne doit que regarder.

Combien coûte chaque édition ?

Microsoft affiche, sur sa page américaine, 80 USD par utilisateur et par mois pour Essentials, 110 USD pour Premium et 8 USD pour Team Members, facturés annuellement. L’éditeur précise que les prix affichés peuvent différer du prix catalogue réel selon la devise, le pays et la variante régionale. Pour une société belge, le prix en euros s’établit donc avec un revendeur, et il ne représente qu’une partie du budget : la mise en place, la reprise de données et la formation pèsent souvent davantage. Le détail se trouve dans la page prix de Business Central et dans le guide des prix d’un ERP.

Dernière version : comment lire le calendrier d’avril et d’octobre

Business Central en ligne publie deux mises à jour majeures par an, en avril et en octobre, et des mises à jour mineures chaque mois sans mise à jour majeure. Celles-ci contiennent notamment des correctifs critiques et des évolutions réglementaires. C’est ce dernier point qui compte pour la Belgique : une adaptation liée à la TVA ou à la facturation électronique arrive par ce canal, sans projet de migration à lancer.

La vague d’octobre 2026, nommée « 2026 release wave 2 », correspond à la version 29. Au sein de cette vague, Microsoft transforme la version française en un ensemble d’extensions posé sur la base applicative internationale W1. Ce changement vise la France, mais il illustre une tendance : les localisations deviennent des extensions au-dessus d’un socle commun, ce qui rend le produit plus modulaire. La Belgique figure parmi les pays dont Microsoft fournit directement la localisation, et notre page Business Central en Belgique précise ce que cela couvre.

Les étapes d’une vague de versions

1. Aperçu : environ un mois avant la sortie, en mars et en septembre, des environnements d’aperçu (bacs à sable) sont ouverts. Ils sont supprimés 30 jours après la disponibilité officielle.
2. Disponibilité générale : en général le premier jour ouvré d’avril ou d’octobre.
3. Proposition aux environnements existants : environ une semaine après la sortie.
4. Période de mise à jour : elle dure cinq mois à partir de la disponibilité générale ; un mois de période de grâce suit.

Retenez surtout l’aperçu : c’est votre fenêtre de test, et elle est gratuite en temps de calendrier. Un projet bien mené y inscrit un rendez-vous récurrent, tout comme la clôture trimestrielle de TVA figure à l’agenda du comptable.

Quand et comment monter de version

La fenêtre de mise à jour

Chaque environnement a par défaut une fenêtre de mise à jour entre 20 h et 6 h, heure locale du pays. L’administrateur peut la modifier, avec une durée minimale de six heures. Les mises à jour qui ne se terminent pas dans la fenêtre sont annulées puis reprogrammées sept jours plus tard. Pour une entreprise qui expédie en fin de journée ou qui travaille en deux équipes, décaler la fenêtre est un réglage à discuter dès le départ.

Éviter les mauvais moments

Dans un contexte belge, évitez de caler la montée de version sur :

• la période de dépôt de la déclaration de TVA ;
• la clôture annuelle et le dépôt des comptes ;
• une campagne d’envoi massif de factures par Peppol, par exemple en début de mois ;
• une période de congés qui laisserait l’équipe sans référent.

La méthode en quatre temps

1. Inventaire : listez vos extensions, vos connecteurs et vos états personnalisés. Les intégrations et connecteurs sont les premiers candidats à une régression.
2. Test dans l’aperçu : rejouez les scénarios critiques : facture de vente, avoir, paiement, déclaration de TVA, export vers le comptable, envoi et réception Peppol.
3. Correction : si une extension développée sur mesure casse, c’est le moment d’appeler l’équipe du développement sur mesure.
4. Bascule : l’environnement de production est mis à jour dans la fenêtre convenue, avec un point de contrôle le lendemain matin.

Un filet de sécurité

Un environnement peut être restauré jusqu’à 10 fois par mois calendaire, et à n’importe quel moment des 28 derniers jours, dans la même région Azure et la même localisation. La restauration n’est possible qu’avec un abonnement payant. Ce filet ne dispense pas de tester, mais il rassure : une erreur de manipulation sur un bac à sable de formation se rattrape.

L’angle belge : TVA, Peppol, bilinguisme et régions

TVA et Peppol à chaque vague

La facturation électronique B2B par Peppol est désormais une obligation pour les entreprises belges assujetties. Une évolution du format ou du réseau passe, côté Business Central, par une mise à jour mineure ou majeure. Votre intégrateur doit donc savoir quelle version contient quelle fonction, et vous dire ce qui doit être paramétré chez vous. Notre guide sur la facturation électronique Peppol et celui sur la TVA belge dans l’ERP donnent le cadre, tandis que la page comptabilité et finance montre ce que fait le module.

Un environnement, plusieurs langues

La Belgique travaille en français, en néerlandais et parfois en allemand. Un même environnement sert les utilisateurs de Gand, de Liège et de Bruxelles, chacun dans sa langue. Au moment d’une mise à jour, vérifiez que les libellés personnalisés, les modèles de documents (devis, factures, rappels) et les états existent dans toutes les langues utilisées. C’est un point que l’on oublie facilement, et que le client final voit tout de suite.

Plusieurs sociétés, plusieurs régions

Un groupe qui a un site en Flandre et un autre en Wallonie utilise le multi-sociétés inclus dans les deux éditions. La montée de version s’applique à l’environnement entier : toutes les sociétés basculent ensemble. Prévoyez donc un calendrier commun et un référent par entité. Pour trouver un intégrateur proche de vos équipes, consultez nos pages par province et région.

Version, édition, ou changement d’ERP ?

Si votre problème est une édition trop étroite, passer d’Essentials à Premium relève d’un changement de licence. Si votre problème est une version ancienne installée chez vous, c’est une migration vers le service en ligne. Et si l’outil ne convient plus du tout, regardez les alternatives à Business Central ou la comparaison Odoo et Business Central avant de décider.

Pour la suite du parcours, votre intégrateur doit être capable de vous présenter son calendrier de tests à chaque vague, ses engagements de support et la façon dont il traite les extensions. La page support et maintenance détaille ce qu’il faut exiger, et notre service de mise en relation vous met en contact avec un professionnel adapté à votre projet, gratuitement.

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