Boekhouding en financiën in NetSuite: wat u in België mag verwachten

De boekhouding is meestal de reden waarom een bedrijf überhaupt aan NetSuite begint. Wie vandaag werkt met een boekhoudpakket naast losse Excelbestanden voor consolidatie, bankopvolging en rapportering, zoekt één systeem waarin elke boeking terug te vinden is tot op de factuur of de bestelling. Deze pagina legt uit hoe de boekhouding in NetSuite is opgebouwd, wat de Belgische lokalisatie toevoegt en waar uw boekhouder of accountantskantoor in het verhaal past.

Wat de boekhouding van NetSuite omvat

Volgens de documentatie van Oracle dekt de module Boekhouding de boekhoudperiodes, het bijhouden van de boeken, de bank, valuta, journaalposten, het rekeningstelsel, financiële overzichten en rapporten, omzeterkenning, belastingen, vaste activa, statistische boekhouding en boekhouding met meerdere boekenreeksen. Dat is geen aparte tool die later aan de rest wordt gekoppeld: verkoop, inkoop en voorraad boeken rechtstreeks naar hetzelfde grootboek.

Voor een financieel verantwoordelijke betekent dat vooral één ding: een cijfer in de balans is steeds terug te leiden naar de onderliggende transactie. Dat verandert de manier waarop u afsluit en controleert. Hoe die onderdelen zich verhouden tot de rest van het pakket vindt u op de pagina over de modules van NetSuite.

Overzicht per functie

Het Belgische rekeningstelsel en de taal van uw boekhouding

Oracle levert een Belgium Localization SuiteApp voor de boekhouding, de fiscaliteit en de betalingen van Belgische ondernemingen. Daarin zit een sjabloon van het wettelijk Belgisch rekeningstelsel dat u downloadt, aanpast en importeert. U start dus niet met een leeg scherm, maar u moet het sjabloon wel afstemmen op uw activiteit en op wat uw boekhouder verwacht.

Een paar praktische punten uit de configuratie:

• Voor het Belgische rekeningstelsel moeten meertaligheid, meerdere valuta's en de auditnummering van het grootboek zijn geactiveerd.
• Het rekeningstelsel en de SuiteTax-rapporten zijn beschikbaar in het Engels, Frans en Nederlands. Duits geldt alleen voor de SuiteTax-rapporten; elke andere taal valt terug op het Engels.
• De Belgische voorkeuren bevatten de datumnotatie dag-maand-jaar, de euro, Nederlands en Frans, de Belgische provincies en de tijdzone van Brussel.

Voor een Vlaams bedrijf is de Nederlandstalige weergave het gemakkelijkst. Bedrijven met vestigingen in Wallonië of Brussel kiezen vaak voor een tweetalige inrichting, zodat een medewerker in Luik of Namen dezelfde rekeningen in het Frans ziet. Over de regio's leest u meer bij integrators in Antwerpen of in Brussel.

BTW, listings en Intrastat

De Belgische BTW is waar een standaardpakket meestal tekortschiet, en daarom is de lokalisatie zo belangrijk. Voor accounts waarin SuiteTax is geactiveerd, levert de Belgische SuiteApp:

Daarnaast noemt de documentatie het fiscale bestand Fiche 281.50 als onderdeel van de SuiteApp.

Let op de installatievolgorde. De Belgium Localization SuiteApp vraagt dat eerst de SuiteApp EMEA Localization wordt geïnstalleerd, en voor de BTW-rapporten zijn SuiteTax Engine, SuiteTax Data Records en het Tax Reporting Framework nodig. Dat is werk voor een integrator, geen taak die u er even bij doet. Een bredere uitleg over de Belgische BTW-eisen en wat uw software daarvoor moet kunnen vindt u in onze gids over BTW in België en uw ERP.

Bankbetalingen en afpunting

Betaalbestanden voor uw bank zijn in NetSuite niet vanzelfsprekend. Oracle vraagt dat de lokalisatie van het land is geïnstalleerd, en voor landen die niet in de documentatie staan, bestaat geen standaardsjabloon: dan bouwt u zelf een bestandsformaat. Voor België is dat gelukkig geregeld: de SuiteApp bevat SEPA Credit Transfer volgens Febelfin en CIRI-FBF, bruikbaar voor leveranciersfacturen, onkostennota's, terugbetalingen aan klanten en commissies van partners.

Voor het afpunten van boekingen vermeldt Oracle ook een SuiteApp GL Matching, die onder meer België dekt. Die helpt om openstaande boekingen op een rekening aan elkaar te koppelen. Bespreek met uw boekhouder welke rekeningen u wilt afpunten, want dat bepaalt hoe streng de inrichting moet zijn.

Facturatie en Europese regels

Het SuiteApp voor Europese elektronische facturatie, European Union Electronic Invoicing, noemt België uitdrukkelijk bij de gedekte landen, samen met Denemarken, Duitsland en Spanje. Voor de B2B-verplichting rond Peppol en de manier waarop uw boekhouding die facturen ontvangt en boekt, hebt u meer nodig dan een rij in een tabel: de keuze van het formaat, de toegangspunten en de verwerking van inkomende facturen moeten samen worden uitgewerkt. Lees daarvoor onze gidsen over Peppol en elektronische facturatie en over de wettelijke verplichtingen van een ERP.

Wilt u weten welke versie en welke SuiteApps u daarvoor effectief nodig hebt, vraag dan bij het eerste gesprek met een integrator om een concrete lijst. Een algemene belofte dat "alles is gedekt" is niet genoeg.

Meerdere vennootschappen en valuta's: OneWorld

Veel Belgische mkb-groepen bestaan uit meer dan één vennootschap: een operationele BV, een holding, misschien een dochter in Nederland of Duitsland. NetSuite OneWorld laat toe om meerdere dochters met verschillende fiscale rechtsmacht en valuta in één account te beheren, in een hiërarchie. Elke dochter is een afzonderlijke juridische entiteit voor fiscaliteit en regelgeving, met een eigen nexus en minstens één locatie.

Wat u daar concreet aan hebt:

• elke dochter heeft een basisvaluta, en transacties kunnen in lokale en vreemde valuta, ook tussen dochters;
• geconsolideerde rapporten zetten bedragen om naar de valuta van de dochter, de moedermaatschappij of de hoogste moeder;
• geconsolideerde financiële overzichten, vergelijkingen naast elkaar in dashboards en indicatoren;
• geavanceerde intercompanyboekingen en eliminatie van winsten tussen dochters.

Dit is meestal het punt waarop een Excelconsolidatie ophoudt te volstaan. Een groep die elke maand dagenlang cijfers samenvoegt, wint hier het meest. Kleinere bedrijven met één vennootschap hebben OneWorld niet per se nodig; de prijsimpact bespreekt u op de pagina over de prijzen van NetSuite.

Afsluiting en rapportering

De maand- of jaarafsluiting loopt in NetSuite via de boekhoudperiodes. Zodra een periode is afgesloten, kunt u in principe niet meer zomaar terugboeken. Dat vraagt een goed afgesproken kalender: wie keurt welke boekingen goed, wanneer worden afschrijvingen en overlopende rekeningen geboekt en wanneer ontvangt de boekhouder de cijfers.

Voor rapportering biedt NetSuite financiële overzichten en rapporten in de boekhouding, en SuiteAnalytics staat in de handleidingen van het pakket als aparte component. Een CFO die graag per afdeling, project of entiteit wil kunnen bekijken, bouwt daarop zijn eigen overzichten. Lees ook de pagina over verkoop en CRM en over voorraad en inkoop om te begrijpen hoe die processen in uw cijfers terechtkomen.

De rol van uw boekhouder of accountantskantoor

In België werkt een groot deel van de ondernemingen samen met een extern boekhoudkantoor of accountant. Dat blijft vaak zo na een ERP-project, maar de werkwijze verandert. In plaats van een schijf bonnetjes en een bankuittreksel levert u dan toegang tot het systeem, of een periodieke export.

Spreek vooraf af:

1. wie de boekingen invoert en wie ze controleert;
2. in welk formaat uw kantoor de aangiften wil ontvangen of welke rapporten het wil opvragen;
3. wie het rekeningstelsel mag wijzigen en hoe wijzigingen worden bijgehouden;
4. hoe de overgang van het oude pakket verloopt, zie de migratie naar NetSuite.

Een goede integrator betrekt het kantoor van in het begin bij de inrichting van het rekeningstelsel en de BTW-codes. Dat is goedkoper dan achteraf corrigeren. Meer over het hele traject vindt u op de pagina over de implementatie van NetSuite en in de pagina NetSuite in België.

Vragen om te stellen voor u beslist

• Welke Belgische rapporten (BTW, listings, Intrastat) zijn voor ons nodig, en zijn ze in de lokalisatie aanwezig?
• Gebruiken we SuiteTax, en zijn alle vereiste onderdelen geïnstalleerd?
• Hoeveel vennootschappen en valuta's moeten we dekken, en is OneWorld daarvoor nodig?
• Welke koppelingen met bank en kantoor zijn nodig? Bekijk de pagina over integraties.
• Wie bij ons en bij het kantoor beheert het rekeningstelsel?

Wilt u een integrator die dit Belgische plaatje kent, dan zorgen wij voor de kennismaking. Het is gratis en vrijblijvend, en de integrator voert het project zelf uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.