De modules van NetSuite: wat zit erin en wat komt erbij

Wie de modules van NetSuite vergelijkt, merkt snel dat het geen pakket met losse programma's is. Het is één cloudplatform waarin boekhouding, verkoop, inkoop, voorraad, productie, projecten en personeel dezelfde gegevens delen. In deze pagina lopen we de functionaliteiten van NetSuite domein per domein door, met de namen uit de documentatie van Oracle, en we zeggen erbij wat standaard is en wat een extensie of partner vraagt.

Voor een Belgisch bedrijf is die laatste vraag de belangrijkste. Een module kan op papier bestaan en toch niet dekken wat u in Vlaanderen, Wallonië of Brussel dagelijks nodig hebt: een btw-aangifte, een Peppol-factuur of een koppeling met uw sociaal secretariaat. Daarom noteren we per domein waar de grens ligt.

Hoe NetSuite zijn toepassingen indeelt

De gebruikersgidsen van NetSuite onderscheiden onder meer: boekhouding en bank, orderbeheer, voorraad en verzending, productie, inkoop en ontvangst (SuiteProcurement), Field Service Management, verkoop, marketing en CRM, SuiteAnalytics, personeelsbeheer en loonadministratie, WMS, NetSuite CPQ, SuiteCommerce, SuiteCommerce InStore, NetSuite Point of Sale en NetSuite voor mobiel.

Dat is geen opsomming van vakjes die u allemaal moet aankopen. Het is een catalogus waaruit u kiest. Een groothandel start doorgaans met financiën, orders, inkoop en voorraad. Een productiebedrijf voegt fabricage toe. Een dienstverlener bouwt rond projecten, tijd en facturatie. Hoe de keuze uitvalt, is een zaak van uw proces en niet van het aantal beschikbare onderdelen. Meer over de aanpak leest u in onze gids over een ERP kiezen.

Overzicht: domein en module

Financiën en boekhouding

De boekhoudmodule bestrijkt boekhoudperiodes, de grootboekadministratie, bank, valuta's, memoriaalboekingen, het rekeningenstelsel, financiële overzichten en rapporten, opbrengsterkenning, belastingen, vaste activa, statistische boekhouding en meervoudige grootboeken. Dat laatste is nuttig als u naast uw Belgische boekhouding ook een groepsrapportering naar andere normen bijhoudt.

Voor een Belgische onderneming is de vraag niet of de module bestaat, maar hoe de lokale verplichtingen worden ingevuld. Uw boekhouder verwacht een rekeningenstelsel dat past bij de Belgische praktijk en een btw-verwerking die uw aangifte voedt. Lees daarvoor de pagina over boekhouding en financiën in NetSuite en onze gids over btw en ERP in België.

OneWorld voor meerdere entiteiten

Heeft uw groep meer dan één vennootschap, dan komt OneWorld in beeld. Een account kan meerdere dochterondernemingen beheren met verschillende fiscale rechtsgebieden en valuta's, georganiseerd in een hiërarchie. Elke dochter is een afzonderlijke juridische entiteit voor fiscaliteit en regelgeving, met een eigen nexus en minstens één locatie.

Elke dochter heeft een basisvaluta. Transacties kunnen in lokale of vreemde valuta lopen, ook tussen dochters, en geconsolideerde rapporten rekenen om naar de valuta van de dochter, de moedermaatschappij of de uiteindelijke holding. Daarbovenop komen geconsolideerde jaarrekeningen, zij-aan-zij vergelijkingen op dashboards, geavanceerde intercompany-boekingen en de eliminatie van winsten tussen dochters.

Verkoop, orders en CRM

Orderbeheer ("Customer Order Management") omvat orderinvoer, uitvoering, dus picking en verzending, en facturatie. Het is de ruggengraat voor wie goederen verkoopt, van de groothandel tot de webwinkel. Ons overzicht ERP voor de groothandel toont hoe dat in de praktijk samenkomt.

Het CRM-deel dekt verkoopautomatisering, marketingautomatisering, supportbeheer en partners. Wie complexe offertes maakt, kan NetSuite CPQ (Configure Price Quote) toevoegen, met een configurator, een offertegenerator en begeleid verkopen. Dat is een aparte toepassing en geen onderdeel van de basis. De details staan op de pagina over verkoop en CRM in NetSuite.

Inkoop en voorraad

Het inkoopdeel ("Purchasing and Receiving") omvat inkooporders, leveranciersfiches, leveranciersfacturen en betalingen, aankoopaanvragen, goedkeuringsroutering en onkostennota's. De goedkeuringsroutering is vooral waardevol voor bedrijven waar een directielid of afdelingshoofd elke bestelling boven een bepaalde grens moet goedkeuren: u legt de regel vast in plaats van er een mailketting op na te houden.

Onder "Items and Inventory" vindt u de configuratie van het voorraadbeheer, artikelfiches, verzendmethodes, barcodes en fabricage. Wilt u vraagplanning, dan moet geavanceerd voorraadbeheer (Advanced Inventory Management) geactiveerd zijn. NetSuite Demand Planning berekent vraagplannen met lineaire regressie, voortschrijdend gemiddelde, seizoensgemiddelde, verkoopprognose of lopende vraag uit opportuniteiten, offertes en orders. Daaruit volgen aanvoerplannen die rekening houden met levertijden en veiligheidsvoorraad.

Let op de grens: de vraagplanning verwerkt hoogstens 10 000 artikelen tegelijk. Voor assemblages dekt het aanvoerplan alle componenten en grondstoffen over meerdere productieniveaus. Voor magazijnen met scanners en locatiebeheer bestaat een aparte toepassing, WMS. Meer in voorraad en inkoop in NetSuite.

Productie

De productiefuncties omvatten assemblagefiches, werkorders voor assemblages, een geavanceerde stuklijst (BOM), opvolging van onderhanden werk (WIP) van de materiaalopname tot de opslag van eindproducten, en routing om bewerkingen over ploegen of werkcentra te plannen en te registreren.

Wie dieper wil, kan het SuiteApp Advanced Manufacturing toevoegen. Dat breidt de routing uit met werkinstructies, opvolging van materiaalverbruik, capaciteitsplanning en geplande begin- en einddata. Manufacturing Mobile laat registratie toe met mobiele scanners. Ook onderaanneming, technische wijzigingsorders (ECO) en een SuiteAnalytics-werkboek voor productie zijn gedocumenteerd.

Zo ziet u meteen wat standaard is en wat een extensie vraagt. De volledige uitwerking staat op de pagina productie in NetSuite, en voor sectoren als metaal of voeding op ERP voor productiebedrijven.

Projecten en diensten

Het projectbeheer van NetSuite ("Project Management") laat toe projecttaken en middelen te beheren. Samen met tijdregistratie en onkostennota's vormt dat de basis voor een dienstverlener die uren, kosten en facturatie wil koppelen aan één project. Voor wie met technici op locatie werkt, bestaat daarnaast Field Service Management als aparte toepassing. Sectorspecifieke voorbeelden vindt u in ERP voor dienstverleners.

Personeel en loon

SuitePeople is de HR-oplossing van NetSuite en bestaat uit drie onderdelen: SuitePeople HR (zelfbediening voor werknemers en managers), SuitePeople Workforce Management (planning, tijd en aanwezigheid, loonberekening) en SuitePeople U.S. Payroll (geïntegreerde loonadministratie).

SuitePeople HR biedt onder meer doelstellingen en evaluatiegesprekken, verlofbeheer, werknemersdossiers met ingangsdatum, wijzigingsaanvragen met goedkeuring, opvolging van verloning, een personeelsgids met organigram, HR-analyse (personeelsbestand, verloop) en plannen voor in- en uitdiensttreding.

Voor België is dit de belangrijkste nuance. De geïntegreerde loonmodule is voor de Verenigde Staten. Voor andere landen dient Paycheck Journal: u koppelt een externe loonoplossing via SOAP-webservices of bouwt met SuiteScript een oplossing op maat. De functie is bedoeld voor partners en niet voor rechtstreeks gebruik door klanten zonder partneroplossing. In een OneWorld-account kunnen beide naast elkaar bestaan: SuitePeople U.S. Payroll voor Amerikaanse dochters, Paycheck Journal voor de rest.

Reken dus niet op een ingebouwde Belgische loonberekening. Plan een koppeling met uw sociaal secretariaat of loonpakket en bekijk de pagina over loon en HR en de mogelijke integraties.

E-commerce, kassa en mobiel

De documentatie over Commerce onderscheidt vier soorten sites: SuiteCommerce MyAccount (klantaccountbeheer), SuiteCommerce (volledige e-commerceoplossing), SuiteCommerce Advanced (toegang tot de volledige broncode) en Site Builder (een oudere kant-en-klare oplossing). Alle zijn bruikbaar voor B2B en B2C.

Alle soorten ondersteunen meerdere merken, talen en valuta's, plus de Site Management Tools (SMT). SuiteCommerce en SuiteCommerce Advanced voegen facetzoekopdrachten, thema's, mobiele aanpassing en een CDN toe, en SuiteCommerce Advanced ontvangt automatisch nieuwe versies. Dat meertalige karakter is handig in België, waar een webshop vaak in het Nederlands, Frans en Engels moet draaien. Zie ook ERP voor e-commerce.

Buiten de webshop vermeldt de documentatie SuiteCommerce InStore, een webkassatoepassing voor de Amerikaanse markt met een aanraakinterface op tablet, en NetSuite Point of Sale (NSPOS) voor de winkelkassa. Controleer voor een Belgische winkel altijd of de kassa aan de lokale eisen voldoet. NetSuite voor mobiel dekt de toegang onderweg.

Standaard, extensie of partner

Een eerlijke blik op de functionaliteiten van NetSuite scheidt drie categorieën:

• Standaard in het platform: boekhouding, orderbeheer, inkoop, voorraad, basisproductie, projectbeheer en CRM.
• Aparte toepassing of SuiteApp: NetSuite CPQ, WMS, Advanced Manufacturing, Field Service Management, SuitePeople, SuiteCommerce.
• Lokale aanvulling: alles wat specifiek Belgisch is, zoals Peppol, loonadministratie of bankformaten. Dat vraagt een extensie, een partner of maatwerk.

Voor die laatste categorie loont het de moeite de wettelijke context na te lezen in onze gids over e-facturatie en Peppol en de wettelijke verplichtingen van een ERP. Wat u extra moet bouwen, komt terug in de pagina over maatwerk in NetSuite.

Wat betekent dit voor uw keuze

Begin niet met de lijst van modules, maar met uw processen. Beschrijf hoe een order, een aankoop en een maandafsluiting vandaag verlopen, en laat uw integrator aanduiden welk onderdeel elke stap dekt. Een programma van eisen maakt dat gesprek veel concreter.

Twijfelt u tussen platformen, bekijk dan de vergelijking van NetSuite en Business Central of de alternatieven voor NetSuite. Wilt u een integrator die het Belgische kader kent, dan brengen wij u gratis in contact: zo werkt het bij ons in zijn werk.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.