NetSuite leren: opleiding voor key users en eindgebruikers

Een NetSuite training wordt in veel projecten onderschat. De software wordt ingericht, de gegevens worden overgezet, en dan krijgt het team nog snel een demonstratie. Enkele weken na de livegang werken sommige afdelingen nog in Excel en vraagt de boekhouding zich af waarom het systeem niet doet wat beloofd werd. Meestal ligt het niet aan de software, maar aan een training die te laat kwam of niet op de eigen processen was afgestemd.

Op deze pagina vindt u hoe een Belgische kmo of ETI NetSuite kan leren: welke bronnen de uitgever voorziet, welke profielen een certificering nodig hebben, en hoe u een opleidingsplan koppelt aan de fasen van het project. Hebt u daarna hulp nodig bij het kiezen van een partner, dan leggen wij graag het contact met een integrator die bij uw situatie past.

Wat Oracle zelf voorziet om NetSuite te leren

Oracle NetSuite is een cloud-ERP van Oracle voor financiën, verkoop, aankoop, voorraad en rapportering. Zoals bij elke grote uitgever voorziet de leverancier eigen leermateriaal: online documentatie, een kennisbank, opleidingscontent en certificeringen voor wie het product beroepsmatig beheert of implementeert. NetSuite heeft volgens zijn eigen contactpagina ook een kantoor in Vilvoorde, wat nuttig is om te weten als u rechtstreeks met de uitgever wilt praten.

Wij openen hier geen catalogus met titels en prijzen: het aanbod verandert en wat vandaag klopt, kan morgen verouderd zijn. Raadpleeg dus altijd de actuele pagina’s van de uitgever. Een bruikbare regel is deze:

• Documentatie en kennisbank: handig als naslagwerk voor key users en beheerders die een specifieke vraag hebben.
• Opleidingsmateriaal van de uitgever: bruikbaar om de basis te leggen, maar generiek. Het kent uw rekeningschema, uw goedkeuringsstroom of uw magazijnindeling niet.
• Certificeringen: bedoeld voor wie het systeem beheert, aanpast of voor anderen inricht.
• Sessies met uw integrator: de plek waar het systeem op uw eigen processen wordt geoefend.

Het verschil tussen de eerste drie en de laatste is wezenlijk. De uitgever leert u hoe NetSuite werkt. Uw integrator leert uw team hoe uw bedrijf in NetSuite werkt.

NetSuite certificering: voor wie loont het?

Een NetSuite certificering is geen verplichting en zeker geen vereiste voor elke gebruiker. Ze heeft vooral waarde voor drie profielen:

Wie een certificering nastreeft, doet dat best vóór of tijdens de implementatie, zodat de kennis in het project wordt gebruikt en niet pas achteraf. Vraag uw integrator welke profielen hij nuttig vindt, en vraag hem ook of de ploeg die uw project uitvoert zelf over de nodige certificeringen beschikt. Meer over die selectie leest u in onze gids over het kiezen van een NetSuite-integrator.

Drie groepen, drie soorten training

Een veelgemaakte fout is iedereen dezelfde training te geven. Een magazijnier heeft niets aan een uiteenzetting over het grootboek, en een boekhouder heeft niets aan een sessie over scannen van stockverplaatsingen.

De projectploeg en key users

Zij worden het langst en het diepst opgeleid, en ze doen dat tijdens het project, niet erna. Een key user:

• begrijpt de volledige procesketen van zijn afdeling in NetSuite;
• test de inrichting op echte gevallen uit zijn dagelijkse werk;
• beantwoordt later de eerste vragen van collega’s;
• onderhoudt rapporten en opzoekingen binnen de grenzen die de beheerder afspreekt.

Kies key users op basis van procesinzicht, niet op basis van anciënniteit of beschikbaarheid. Wie nu overal “even tussen kan”, is meestal niet degene met de meeste kennis van het bedrijf.

De eindgebruikers per afdeling

Hun training is korter, taakgericht en op uw eigen gegevens gebaseerd. Een goede sessie bevat enkel de handelingen die die persoon dagelijks uitvoert: een offerte maken, een leveranciersfactuur goedkeuren, een ontvangst boeken, een uitgaande zending opvolgen. Daarna oefent de gebruiker in een testomgeving met voorbeelden die hij herkent.

Hoe het systeem per afdeling werkt, ziet u op de pagina’s over boekhouding en financiën in NetSuite, verkoop en CRM en voorraad en aankoop. Gebruik die als voorbereiding om te bepalen welke afdelingen welke modules krijgen.

Beheerders en directie

De beheerder leert rechten en rollen toewijzen, een nieuwe medewerker aanmaken, een rapport aanpassen en een probleem melden aan de ondersteuning van de leverancier of integrator. De directie heeft aan een kortere sessie genoeg: welke dashboards bestaan er, hoe leest men ze, welke beslissingen kunnen erop steunen. Als de bedrijfsleiding de rapporten niet gebruikt, volgt de rest van het bedrijf vaak.

Opleidingsplan per projectfase

De training loopt parallel met het project. Hieronder een model dat u met uw integrator kunt afstemmen. De duur van elke fase hangt af van uw perimeter en van het aantal gebruikers, dus wij geven hier geen vaste tijdsduur.

Hoe dit past in het geheel van het project, leest u op onze pagina over de implementatie van NetSuite. Voor een algemene kijk op de stappen, de valkuilen en de rolverdeling verwijzen wij naar de gids over ERP-implementatie.

Belgische praktijk: wat moeten uw mensen extra kennen?

Een ERP-training in België gaat verder dan de knoppen van het scherm. Uw team moet ook begrijpen hoe het systeem past in de Belgische context:

• Btw-aangifte en listings: de boekhouding moet weten hoe btw-codes, intracommunautaire leveringen en aangiftes in het systeem worden aangemaakt en gecontroleerd. Lees ook onze pagina over btw in België en uw ERP.
• Elektronische facturatie via Peppol: aankoop en boekhouding moeten weten hoe inkomende en uitgaande elektronische facturen verlopen en wat er gebeurt bij een afwijzing. Zie e-facturatie en Peppol.
• Samenwerking met uw boekhouder of accountant: spreek af wie wat doet, wie toegang krijgt en hoe de afsluiting verloopt.
• Meertaligheid: in een bedrijf met medewerkers in Vlaanderen, Brussel en Wallonië is het nuttig om te beslissen in welke taal de training en de documentatie worden gegeven. Een training in een taal die de helft van de gebruikers slecht beheerst, mislukt.

Voor de praktische kant van NetSuite in ons land, zie de pagina NetSuite in België.

Financiering van opleiding in België

Voor opleiding van personeel bestaan er in België verschillende regelingen, die per gewest en per situatie verschillen. De voorwaarden, bedragen en procedures veranderen regelmatig, en wij beschikken hier niet over een bevestigd feit dat we kunnen citeren. Ons advies is dus praktisch:

1. Vraag uw sociaal secretariaat of uw accountant welke steun voor uw bedrijf mogelijk is.
2. Controleer bij de bevoegde dienst van uw gewest de actuele voorwaarden, vóór u een opleiding boekt.
3. Vraag uw integrator om de opleidingskosten apart op te nemen in het voorstel, zodat u ze later kunt toelichten.

Het budget voor training hoort bij het totale plaatje. Wat dat omvat, leest u op de pagina over NetSuite-prijzen en in de gids over ERP-kosten.

Verandermanagement: de training is maar een deel

Zelfs een uitstekende training volstaat niet als het team niet achter het project staat. Enkele maatregelen die in de praktijk verschil maken:

• Leg uit waarom. Medewerkers moeten weten wat er voor hen verbetert, niet alleen wat er verandert.
• Betrek gebruikers vroeg. Wie zijn eigen proces mee ontwerpt, verdedigt het later.
• Maak key users zichtbaar. Collega’s moeten weten bij wie ze terecht kunnen.
• Schakel parallel werk uit. Als oude spreadsheets naast het nieuwe systeem blijven bestaan, kiest iedereen na een tijd weer het oude.
• Meet het gebruik. Kijk na de livegang welke schermen en rapporten worden gebruikt, en bied gerichte opfrissing waar het stokt.
• Plan bijsturing. De eerste maanden leveren vragen en verbeterpunten op; reserveer er tijd en budget voor.

Wie dit serieus neemt, vermijdt de meest voorkomende oorzaken van mislukking, beschreven in onze gids over fouten in ERP-projecten.

Na de livegang: blijven leren

NetSuite wordt regelmatig bijgewerkt en uw bedrijf evolueert. Een training is dus geen eenmalig moment. Plan opfrissessies voor nieuwe functies, een inwerkprogramma voor nieuwe medewerkers en een vast overlegmoment waarop key users problemen en verbeterideeën bespreken. De formules voor nazorg en onderhoud vindt u op de pagina over support en onderhoud van NetSuite.

Hoe wij u kunnen helpen

ERP Integrator is een gratis dienst: wij leggen de verbinding tussen uw bedrijf en een erkende integrator die bij uw project past. Wij zijn niet verbonden aan Oracle of aan een andere uitgever, en wij voeren het project niet zelf uit. U beschrijft uw situatie, en de integrator stelt een opleidingsplan voor dat past bij uw sector en uw team. Zo werkt het in detail: onze werkwijze. Vergelijkt u nog met andere oplossingen, kijk dan ook naar alternatieven voor NetSuite.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.