Boekhouding en financiën in Odoo voor Belgische bedrijven

Een Belgische onderneming wil van haar boekhouding drie dingen: een correcte btw-aangifte, een vlotte afpunting met de bank en cijfers waarop de bedrijfsleider kan sturen. De Odoo boekhouding is gebouwd om die drie in hetzelfde systeem te houden als verkoop, aankoop en voorraad. Geen export meer naar een los pakket, geen dubbele ingave.

Deze pagina legt uit wat Odoo finance in België concreet doet, waar de grenzen liggen en welke rol uw boekhouder of accountantskantoor blijft spelen. Het algemene beeld van het product vindt u op de pagina Odoo in België.

Wat zit er in Odoo finance?

Odoo groepeert zijn toepassingen per categorie. De categorie Finance bevat Boekhouding en Facturatie, onkostennota's, online betalingsproviders, fiscale localisaties voor tal van landen en opvolging van ESG. U start dus niet van een leeg blad: het land waarin u boekhoudt, bepaalt de basisinstelling.

De kern van de toepassing Boekhouding is volgens de documentatie:

Het voordeel voor een kmo is vooral de samenhang. Een leverancierfactuur die uit een inkooporder komt, kent al zijn rekening, zijn btw-code en zijn analytische verdeling. Hoe die schakels in de rest van de suite werken, leest u onder de modules van Odoo.

Het Belgische rekeningschema: PCMN of MAR

De Belgische localisatie installeert onder meer de module « Belgium - Accounting » (l10n_be). Die levert het rekeningschema, de belastingen en de fiscale posities van ons land. Volgens de documentatie volgt het schema het PCMN, in het Nederlands het MAR, het minimumrekeningstelsel waarmee elke Belgische boekhouder vertrouwd is.

In de praktijk betekent dat:

• u boekt vanaf dag één in de rekeningklassen die uw accountant kent;
• uw boekhouder kan rekeningen toevoegen of verfijnen zonder het schema te breken;
• de rapporten die de Belgische rekeningen groeperen, kloppen met het jaarrekeningschema.

Wijzig het rekeningschema niet lichtzinnig. Een afwijking die later in de rapporten opduikt, kost meer tijd dan een correcte structuur vooraf. Dit hoort thuis in de analysefase van een Odoo-implementatie.

Btw in Odoo: tarieven, aangifte en niet-aftrekbare btw

De btw is voor veel bedrijven het eerste toetsmoment. De Belgische localisatie beheert het standaardtarief van 21 %, het tussentarief van 12 % (onder meer woningbouw en horeca) en het verlaagde tarief van 6 % (onder meer voeding en geneesmiddelen). De bijbehorende fiscale posities bepalen hoe handelingen met buitenlandse klanten en leveranciers worden behandeld.

Twee punten verdienen aandacht:

1. Aangifte via Intervat. Odoo biedt de module « Belgian Intervat & Myminfin Edi » (l10n_be_intervat). Die verstuurt en ontvangt elektronische btw-aangiften via de API's van Intervat en MyMinFin. Volgens de documentatie dient u uw aangiften rechtstreeks vanuit Odoo in.
2. Niet-aftrekbare btw. Odoo houdt rekening met de beperkte aftrek, bijvoorbeeld voor kosten van voertuigen, waarvan de aftrekbaarheid afhangt van de kenmerken van het voertuig. De configuratie van die regels is geen detail: ze moet in overleg met de boekhouder gebeuren.

Wie zich vooral zorgen maakt over de Belgische aangifte als zodanig, vindt de achtergrond op de pagina btw in België en uw ERP.

Bankafpunting met CODA

Belgische bedrijven ontvangen hun rekeninguittreksels vaak als CODA-bestand. Odoo voorziet daarvoor twee Belgische modules: « Belgium - Import Bank CODA Statements » (l10n_be_coda) voor CODA-afschriften en « Belgium - Import SODA files » (l10n_be_soda) voor SODA-bestanden. Daarnaast bestaat de algemene bankkoppeling van de toepassing Boekhouding.

Het resultaat van de afpunting hangt af van de modellen die u instelt. Een model herkent bijvoorbeeld een terugkerende huurbetaling, een bankkost of een betaling met gestructureerde mededeling en boekt die automatisch. Hoe beter de modellen, hoe minder handwerk aan het einde van de maand. Het is een zinvol moment om uw boekhouder en de integrator samen aan tafel te zetten.

Elektronische facturatie en Peppol

De elektronische B2B-facturatie via Peppol is voor Belgische bedrijven een vast gegeven geworden. Uw ERP moet facturen kunnen uitsturen en ontvangen in het juiste formaat, zonder dat iemand ze moet overtypen.

De Odoo-documentatie stelt over België het volgende:

• het UBL-formaat (XML) dat op Peppol aansluit, wordt ondersteund, met het Peppol-netwerk en de Europese richtlijn 2014/55/EU als kader;
• voor facturen aan overheden (B2G) verwijst de documentatie naar het platform Mercurius;
• de registratie bij Peppol is gratis, ook in de Community-editie;
• Odoo treedt tegelijk op als toegangspunt (access point) en als SMP;
• de formaten BIS Billing 3.0, XRechnung CIUS en NLCIUS worden ondersteund.

Dat laatste is nuttig voor wie ook met Duitse of Nederlandse partners handelt. De regels en de organisatie rond Peppol vindt u op de pagina e-facturatie en Peppol. Overleg met uw boekhouder hoe ontvangen facturen in de boekhouding terechtkomen: automatisch geboekt, of eerst ter controle voorgelegd.

Analytische boekhouding en kostenopvolging

Naast de algemene boekhouding wilt u vaak weten wat een project, een afdeling of een vestiging werkelijk oplevert. Dat is het terrein van de analytische boekhouding. Omdat in Odoo verkoop, aankoop, urenstaten en projecten in dezelfde database leven, kan een analytische verdeling vanaf de brondocumenten worden meegegeven in plaats van achteraf te worden gereconstrueerd.

De werkwijze die we in de praktijk zien werken:

• bepaal eerst welke vragen de directie wil beantwoorden (marge per klant, per project, per vestiging);
• vertaal dat naar een beperkte analytische structuur;
• laat de boekingen de verdeling automatisch overnemen waar het kan.

Een te fijnmazige structuur is de klassieke valkuil: ze belast de gebruikers en wordt nooit consequent ingevuld.

Vaste activa, afschrijvingen en afsluiting

Vaste activa en afschrijvingen, periodieke afsluitingen en de jaarafsluiting maken deel uit van het finance-pakket van een volwaardig ERP. Omdat de dekking afhangt van de formule en de editie die u kiest, vraagt u de integrator vooraf om een demonstratie op uw eigen gegevens in plaats van op een standaardvoorbeeld. De verschillen tussen uitgaven en edities komen aan bod op de pagina over Odoo-versies en -edities.

Een goede afsluiting is vooral een kwestie van afspraken: wie vergrendelt een periode, wie boekt de overlopende rekeningen, wie keurt de afschrijvingen goed. Leg die afspraken vast bij de ingebruikname, niet tijdens de eerste jaarafsluiting.

Meerdere vennootschappen, valuta's en consolidatie

Heeft uw groep meerdere Belgische vennootschappen, of een dochter in het buitenland? Odoo beheert meerdere vennootschappen en kan ze consolideren. Voor buitenlandse transacties gebruikt het meerdere valuta's met automatische koersen.

Eén punt vraagt aandacht bij het budgetteren: volgens de prijspagina van Odoo zit multi-bedrijf in de formule Custom, en het toevoegen van vennootschappen doet een gratis database overschakelen naar die formule. De formule Custom kost 44,90 EUR per gebruiker en per maand, tegenover 24,90 EUR voor Standard (kortingsprijzen en voorwaarden staan bij Odoo). Een gedetailleerde uitleg van wat u waarvoor betaalt, staat op de pagina Odoo-prijzen.

Belgische rapporten

De Belgische localisatie levert eigen rapporten, naast de standaardrapporten van de toepassing:

Daarbovenop komt de ouderdomsbalans voor klanten en leveranciers, die de kredietbewaking en de betalingsplanning ondersteunt. Een financieel directeur gebruikt die dagelijks; een boekhouder gebruikt de btw- en jaarafsluitrapporten.

Voorraadwaardering en boekhouding

Wie voorraad houdt, wil dat de balans de werkelijke waarde weerspiegelt. Odoo kent twee manieren: periodieke (manuele) of permanente (geautomatiseerde) waardering. Als methode kiest u voor een standaardprijs, de gewogen gemiddelde kostprijs (AVCO) of FIFO. Bij permanente waardering boekt elke voorraadbeweging automatisch mee in de boekhouding.

Dit is een keuze die u met uw accountant maakt, niet alleen met uw magazijnier. Meer over de operationele kant leest u op de pagina voorraad en inkoop in Odoo. Voor de loonadministratie, die in Odoo een afzonderlijke toepassing is, bestaat een Belgische localisatie die u op de pagina Odoo salaris en HR vindt.

De rol van de boekhouder of het accountantskantoor

Odoo vervangt de boekhouder niet. Het verschuift zijn werk. Minder ingeven, meer controleren en adviseren. Concreet:

• Vóór de start: de boekhouder valideert het rekeningschema, de btw-configuratie, de fiscale posities en de bankmodellen.
• Tijdens het jaar: hij of zij controleert de afpunting, de btw-aangifte en de afsluitingen, en kan rechtstreeks in uw database werken of op een afgesproken ritme afschriften ontvangen.
• Bij de jaarafsluiting: de rapporten van Odoo vormen de basis voor de jaarrekening, die het kantoor opmaakt en neerlegt.

Spreek vooraf af wie wat doet. Veel Belgische kmo's werken met een extern kantoor; de integrator en dat kantoor moeten dezelfde taal spreken over boekingsregels. Wie van een bestaand pakket overstapt, plant best ook de overdracht van openingsbalansen en historiek: zie migratie naar Odoo.

Waar bedrijven struikelen

Uit de praktijk van ERP-projecten in België komen steeds dezelfde valkuilen terug:

1. Het rekeningschema wordt overgenomen uit het oude pakket, zonder opkuis.
2. De btw-codes worden niet getest op uitzonderingen zoals verlegging, intracommunautaire handel of beperkte aftrek.
3. De bankmodellen blijven te algemeen, waardoor de afpunting toch manueel blijft.
4. Peppol wordt als bijzaak behandeld terwijl facturen al in het systeem moeten stromen.
5. De boekhouder wordt te laat betrokken.

Een integrator met Belgische finance-ervaring ziet die punten vooraf. Hoe u die kiest, leest u op de pagina een Odoo-integrator kiezen. Wij zijn niet verbonden aan een uitgever of integrator: wij brengen u in contact met een integrator die bij uw project past, hij voert het project uit.

Samengevat

De Odoo boekhouding past bij Belgische kmo's die boekhouding, facturatie, voorraad en bankbeheer in één systeem willen. De Belgische localisatie dekt het PCMN, de btw-tarieven, de aangifte via Intervat, CODA- en SODA-import en Peppol. De juiste keuze van formule, de configuratie van de btw en de samenwerking met de boekhouder bepalen of het project slaagt. Wilt u uw situatie laten beoordelen door een integrator met finance-ervaring, dan helpt onze gratis aanvraag u verder.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.