Odoo leren: opleiding voor sleutelgebruikers en eindgebruikers

Wie een ERP invoert, koopt geen software maar een andere manier van werken. Een goede Odoo opleiding is daarom geen bijzaak aan het einde van het project: ze loopt mee van de eerste werksessies tot ver na de ingebruikname. Deze pagina laat zien hoe u uw team Odoo laat leren, welke rol certificering speelt en hoe u de opleiding per projectfase plant.

Wat een Odoo-opleiding moet bereiken

Het doel is niet dat iedereen alle toepassingen kent. Het doel is dat elke medewerker zijn eigen taken in Odoo vlot uitvoert: een offerte opmaken, een ontvangst boeken, een factuur controleren, een productieorder opvolgen. Een opleiding is geslaagd wanneer de medewerkers het systeem de dag na de opleiding gebruiken in plaats van hun oude Excel-bestanden.

Drie zaken maken het verschil:

• Uw eigen processen als uitgangspunt. Odoo is modulair en configureerbaar. Een training op een lege demo-omgeving leert de knoppen kennen, maar niet hoe úw verkoop, aankoop of facturatie is ingericht.
• Rolgerichte inhoud. Een magazijnier heeft andere kennis nodig dan een boekhouder of een commercieel medewerker.
• Oefenen met echte gegevens. Mensen onthouden wat ze zelf hebben uitgeprobeerd, in een testomgeving met hun eigen artikelen, klanten en leveranciers.

Leermiddelen van de uitgever

Odoo biedt zelf documentatie aan, per versie, met uitleg over de toepassingen en over technische en juridische onderwerpen zoals de licenties. Daarnaast heeft de uitgever een eigen aanbod aan e-learning en certificeringen. De precieze inhoud, tarieven en voorwaarden van dat aanbod wijzigen regelmatig; raadpleeg ze op de website van Odoo en vraag uw integrator welke onderdelen voor uw rol zinvol zijn.

Twee kanttekeningen helpen u realistisch te blijven:

1. De documentatie is breed en algemeen. Ze beschrijft wat Odoo kan, niet wat uw bedrijf heeft ingesteld. Het blijft nodig dat de integrator uw configuratie uitlegt.
2. De documentatie hangt af van de versie. Controleer bij het raadplegen of ze overeenkomt met de versie die u gebruikt; meer daarover leest u op onze pagina over Odoo-versies en -edities.

Odoo-certificering: voor wie en waarom

Wie Odoo certificering zoekt, bedoelt meestal twee verschillende dingen.

Certificering bij de integrator. Het partnerprogramma van Odoo verwacht van partners dat ze de Odoo-certificering behalen, hun personeel opleiden en het eerstelijns support verzorgen. De officiële niveaus Ready, Silver en Gold koppelen bovendien een minimum aan gecertificeerde medewerkers aan het niveau van de partner. In de officiële partnerlijst staan 140 implementatiepartners in België, verdeeld over die drie niveaus. Voor u betekent dat een concrete controlevraag: hoeveel gecertificeerde consultants werken er echt aan mijn project, en voor welke toepassingen? Meer over de selectie vindt u bij een Odoo-integrator kiezen.

Certificering bij u in huis. Voor gewone gebruikers is een certificaat niet nodig. Voor een interne beheerder of sleutelgebruiker die later zelf instellingen wil wijzigen, rapporten wil bouwen of nieuwe medewerkers wil inwerken, kan het wel een goede investering zijn. Het geeft houvast en verkleint de afhankelijkheid van externe hulp voor kleine aanpassingen.

Twee doelgroepen, twee trajecten

Sleutelgebruikers

Een sleutelgebruiker kent zijn afdeling door en door en neemt actief deel aan het project: processen beschrijven, de configuratie valideren, testen, gegevens controleren. In een Belgische kmo is dat vaak de boekhouder, de verantwoordelijke magazijn of de verantwoordelijke verkoop.

Wat zij nodig hebben:

• een grondige training per toepassing, bij voorkeur in de testomgeving van het project;
• inzicht in de samenhang tussen modules: een verkooporder raakt voorraad, aankoop en boekhouding;
• de rol van eerste aanspreekpunt voor collega’s na de ingebruikname;
• voldoende tijd in hun agenda. Dat is de meest onderschatte voorwaarde: een sleutelgebruiker die daarnaast nog zijn volledige dagtaak draagt, haalt het niet.

Eindgebruikers

Eindgebruikers krijgen een korte, praktische training, vlak voor de ingebruikname. Houd sessies kort en gericht op de handelingen van elke dag. Werk met scenario’s uit uw eigen bedrijf: een echte klantorder, een echte leveranciersfactuur, een echte ontvangst.

Denk ook aan wie Odoo niet vanuit de backoffice gebruikt. Bij Odoo tellen de gebruikers met toegang tot de backend als betalende gebruikers, terwijl klanten en leveranciers via het portaal niet als betalende gebruiker worden gerekend. Toch moet een klant die een offerte online goedkeurt of een leverancier die zijn gegevens opvolgt, weten waar hij moet zijn. Een korte handleiding of een uitlegmail volstaat vaak. Hoeveel gebruikers u precies nodig hebt, bepaalt ook uw licentiekost; zie Odoo-prijzen.

Opleidingsplan per projectfase

Een opleidingsplan hoeft niet ingewikkeld te zijn. Het belangrijkste is dat het gekoppeld is aan de fasen van het project en dat het wordt opgenomen in de planning en het budget. Meer over de volledige projectaanpak vindt u in onze gids over de implementatie van een ERP en bij de Odoo-implementatie.

Pas dit schema aan aan de modules die u invoert. Voor financiële processen is het zinvol de accountant of het boekhoudkundig kantoor te betrekken; zie Odoo-boekhouding en -financiën. Welke toepassingen er precies bestaan, ziet u bij de Odoo-modules.

Wat u in België extra in het oog houdt

Voor Belgische bedrijven komen er onderwerpen bij die in een algemene Odoo-training niet voorkomen. Plan ze bewust in:

• Facturatie en Peppol. Wie facturen elektronisch verstuurt en ontvangt, moet zijn medewerkers laten zien hoe dat in Odoo verloopt en wat er gebeurt bij een geweigerde of onvolledige factuur. Lees ook onze gids over e-facturatie via Peppol.
• Btw en boekhouding. Het btw-regime, de aangiftes en de samenwerking met de externe boekhouder vragen een duidelijke afspraak over wie wat boekt en wie wat controleert.
• Meertaligheid. In een Belgisch bedrijf werken Nederlandstalige, Franstalige en soms anderstalige collega’s samen. Controleer in welke taal de interface, de documenten en de handleidingen beschikbaar zijn, en organiseer de sessies in de taal van de deelnemers.
• Kennis van de Belgische markt bij de integrator. Een partner die regelmatig bij Belgische bedrijven werkt, kent de praktijk beter. Meer over het gebruik van Odoo in ons land vindt u op de pagina Odoo in België.

Financiering van de opleiding

Wij kunnen geen bepaalde subsidie of fiscale maatregel voor ERP-opleidingen bevestigen: de voorwaarden verschillen per gewest en per bedrijf en worden regelmatig aangepast. Bespreek het onderwerp vroeg met uw integrator, uw boekhouder en uw sociaal secretariaat. Neem de opleidingskosten sowieso op in het projectbudget, naast licenties, configuratie en gegevensmigratie. Projecten die op de opleiding besparen, betalen die kost later in de vorm van fouten, extra support en onbenutte functies.

Verandering begeleiden: de menselijke kant

De meeste ERP-projecten mislukken niet door de software, maar door gebrekkige begeleiding van de verandering. Onze gids over fouten in een ERP-project laat dat zien. Enkele maatregelen die in de praktijk werken:

1. Leg het waarom uit. Medewerkers aanvaarden een nieuw systeem sneller als ze begrijpen welk probleem het oplost: minder dubbel werk, minder fouten, betrouwbaardere cijfers.
2. Betrek de directie zichtbaar. Wanneer de zaakvoerder of de directeur het project opvolgt en erover communiceert, nemen medewerkers het serieus.
3. Zoek ambassadeurs. Eén enthousiaste collega per afdeling doet vaak meer dan een tweede presentatie.
4. Maak vragen mogelijk. Een gedeelde vraag-en-antwoordlijst en een vast contactmoment in de eerste weken voorkomen frustratie.
5. Wees duidelijk over het moment van omschakelen. Als de oude werkwijze nog even blijft bestaan, blijven mensen ze gebruiken.

Na de ingebruikname: opleiding blijft nodig

Een ERP verandert mee met uw bedrijf. Nieuwe medewerkers komen binnen, processen evolueren en Odoo brengt nieuwe versies uit. Zorg daarom voor:

• een interne handleiding per functie, bijgewerkt door de sleutelgebruikers;
• een inwerkprogramma voor nieuwkomers;
• een afspraak over support en onderhoud met de integrator, zodat vragen niet blijven liggen; zie Odoo support en onderhoud;
• een periodiek moment om te bekijken welke functies nog niet worden benut.

Een integrator vinden die opleiding serieus neemt

Vraag bij het vergelijken van voorstellen expliciet naar de opleiding. Wie een lage projectprijs biedt zonder opleidingsuren, rekent die waarschijnlijk later aan. Controleer onder meer:

• wie de training geeft en of die persoon gecertificeerd is;
• of de training op uw configuratie en met uw gegevens gebeurt;
• welke documentatie u na afloop krijgt;
• hoeveel begeleiding er is rond de ingebruikname;
• hoe het support na de start is georganiseerd.

Wilt u offertes vergelijken van integratoren die bij uw project passen? Lees hoe de koppeling met een integrator bij ons verloopt: de dienst is gratis, en de integrator voert het project uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.