Odoo CRM en verkoop: van lead tot factuur

Wie zoekt naar een CRM Odoo zoekt zelden alleen een lijst met contacten. Het gaat om de hele commerciële keten: een lead binnenhalen, een offerte opstellen, de order bevestigen, leveren, factureren en de klant daarna opvolgen. Odoo bouwt die keten in één database, zodat uw verkoper, uw magazijn en uw boekhouder met dezelfde gegevens werken. Deze pagina legt uit wat Odoo verkoop en Odoo CRM voor een Belgisch bedrijf concreet inhouden en waar de keuzes liggen.

Wat Odoo onder 'Verkoop' groepeert

In de documentatie van Odoo 19 zitten CRM, offertes en bestellingen, kassa (point of sale), abonnementen en verhuur samen in de categorie Verkoop. Daarnaast bestaan er categorieën Marketing, Diensten (met onder meer een helpdesk) en Financiën. De rol van elk blok:

U hoeft niet alles te activeren. Een groothandel begint vaak met offertes, orders en voorraad; een dienstverlener met CRM, abonnementen en facturatie. Een overzicht van de bouwstenen vindt u bij de modules van Odoo.

Leads en opportuniteiten: de pijplijn

Het CRM draait om een pijplijn met fasen, van een eerste contact tot een gewonnen of verloren opportuniteit. Een goede inrichting is eenvoudig en afgestemd op hoe u écht verkoopt:

• Een eigen indeling in fasen die overeenkomt met uw verkoopproces, niet met een standaardmodel.
• Duidelijke redenen voor verloren deals, zodat u na enkele maanden ziet waar u klanten kwijtraakt.
• Geplande activiteiten (bellen, bezoek, offerte opvolgen) in plaats van losse herinneringen in een mailbox.
• Een vaste regel voor wanneer een lead een opportuniteit wordt, zodat de pijplijn niet vol zit met vage contacten.

In Vlaanderen werken veel kmo's met een kleine commerciële ploeg en een sterke persoonlijke klantrelatie. Daar is de grootste winst niet een geavanceerde scoring, maar de afspraak dat elke opportuniteit een volgende stap en een datum heeft. Het systeem maakt dat zichtbaar; de discipline blijft menselijk.

Offertes, orders, tarieven en kortingen

Een offerte in Odoo is geen losstaand document. Ze is de eerste stap van een order, die op haar beurt de leveringen en de factuur aanstuurt. Dat heeft twee gevolgen die u in de praktijk merkt:

1. De prijs die de verkoper toont, komt uit dezelfde artikelfiche en prijslijst als die van de factuur. Verschillen tussen offerte en factuur worden zeldzaam.
2. De order is meteen zichtbaar voor stock en aankoop. Wie weet of een artikel beschikbaar is, belooft geen levertermijn die niet haalbaar is.

Voor tarieven en kortingen is het verstandig om vooraf te beslissen wie wat mag. Wie mag een korting toekennen en tot welke grens? Verschilt de prijs per klantengroep, per land of per kanaal? Dit zijn bedrijfsregels, geen technische instellingen. Een integrator kan ze inrichten, maar niet voor u bedenken. Hoe dat in de praktijk verloopt, leest u bij een Odoo-integrator kiezen.

Van order naar factuur, en naar de boekhouding

Het sterkste argument voor Odoo verkoop is de overgang van order naar factuur. De factuur vertrekt van de bevestigde order of van de levering, en belandt rechtstreeks in de boekhouding. Dat vraagt wel dat de boekhouding goed is ingericht. Alles over grootboek, bankkoppeling en rapportage staat bij Odoo boekhouding en financiën.

Twee Belgische punten verdienen aandacht:

• Elektronische facturatie. Voor B2B-facturen in België is Peppol het referentiekader. Lees de gids over e-facturatie en Peppol en laat uw integrator aantonen dat de verzending vanuit uw verkoopproces werkt, niet alleen een testfactuur.
• Belgische btw. Btw-codes, intracommunautaire leveringen en periodieke aangiften hangen aan uw verkoopgegevens. De gids over btw en ERP in België helpt u de juiste vragen te stellen aan uw boekhouder.

Abonnementen en terugkerende facturatie

Als u diensten, onderhoudscontracten of licenties aanbiedt, is het abonnementsblok interessant. Het automatiseert de periodieke factuur en geeft u een beeld van uw terugkerende omzet. Het levert wel een nieuw beheersprobleem op: wie volgt verlengingen op, wie verwerkt opzeggingen, en hoe gaat u om met prijsaanpassingen? Het systeem registreert, maar het contractbeleid blijft aan u.

Dit is bijzonder relevant voor dienstverlenende bedrijven en voor bedrijven die onderhoud aan hun verkoop koppelen.

Klantenservice en marketing

Na de verkoop begint de klantenrelatie pas echt. Odoo plaatst de helpdesk in de categorie Diensten, en marketing in een eigen categorie. Het voordeel van die nabijheid is dat een supportmedewerker de orders, facturen en eerdere gesprekken van een klant ziet, en dat marketing met dezelfde contactgegevens werkt als de verkoop. Dat voorkomt de klassieke situatie waarin drie afdelingen drie versies van dezelfde klant bijhouden.

Wie ook online verkoopt, koppelt dit best aan de webshop; zie hiervoor ERP voor e-commerce.

Native CRM of een extern CRM koppelen?

Dit is een echte keuze, geen dogma. Het ingebouwde CRM is de logische keuze wanneer u de hele keten in Odoo wilt hebben. Een extern CRM kan blijven bestaan als uw commerciële team er sterk op steunt, of als een ander systeem al bij uw groep of moederbedrijf hoort.

Koppelen vraagt een duidelijke afspraak over welk systeem de 'waarheid' bevat voor klantgegevens en prijzen. Anders ontstaan dubbele klanten en tegenstrijdige adressen. Odoo vermeldt externe API-toegang bij de formule Custom, wat voor een koppeling bepalend kan zijn. Meer over koppelingen vindt u bij de integraties van Odoo.

Wat kost het?

Odoo biedt een formule One App Free aan 0 EUR, beperkt tot één toepassing (plus haar afhankelijkheden), op Odoo Online en met onbeperkt aantal gebruikers. De formule Standard kost 24,90 EUR per gebruiker en per maand, met een korting vanaf 31,10 EUR, geldig 12 maanden voor de bij de start bestelde gebruikers, en bevat alle toepassingen. Custom kost 44,90 EUR per gebruiker en per maand (korting vanaf 56,90 EUR, 12 maanden) en laat Odoo Online, Odoo.sh of een installatie op uw eigen servers toe; de kosten van Odoo.sh zijn niet inbegrepen.

Voor een commercieel team is een detail uit de prijsregels nuttig: wie toegang tot de backend heeft, telt als betalende gebruiker, terwijl klanten en leveranciers met portaaltoegang niet meegeteld worden. Een klant die zijn offertes en facturen online raadpleegt, verhoogt uw abonnement dus niet. Bovenop de licentie komen de uren van de integrator voor inrichting, opleiding en eventueel maatwerk. Het volledige kostenplaatje staat bij de prijzen van Odoo.

Indicatoren die u wekelijks wilt zien

Een CRM dat niemand meet, wordt een archief. Kies een beperkt aantal indicatoren en bespreek ze in een vaste vergadering:

• De waarde van de pijplijn per fase en per verkoper.
• Het aandeel gewonnen offertes ten opzichte van verstuurde offertes.
• De doorlooptijd van lead tot bevestigde order.
• De redenen waarom deals verloren gaan.
• Openstaande facturen en vervallen betalingen per klant.
• Bij abonnementen: verlengingen en opzeggingen.

Spreek ook af wie de gegevens bijhoudt. De beste rapportage is waardeloos als verkopers hun opportuniteiten niet bijwerken.

Een project voor verkoop en CRM aanpakken

Een commercieel project mislukt zelden door techniek, maar door gebrek aan gebruik. Enkele regels uit de praktijk:

1. Begin met het proces zoals het vandaag verloopt, en beslis daarna wat u wilt vereenvoudigen.
2. Laat verkopers meewerken aan de inrichting. Een systeem dat hen tijd kost zonder iets op te leveren, wordt omzeild.
3. Importeer eerst een opgeschoonde klantenlijst. Vervuilde contacten overnemen betekent vervuild blijven werken.
4. Plan opleiding vlak voor de ingebruikname, niet maanden eerder.
5. Controleer na de start of offerte, order en factuur kloppen met uw Belgische btw en uw tweetalige klanten.

De stappen van zo'n traject staan in de implementatie van Odoo. Voor Belgische specifieke punten kijkt u bij Odoo in België.

Voor wie is dit het meest geschikt?

Odoo verkoop en CRM past goed bij bedrijven die één keten willen van contact tot factuur, zeker als orders, voorraad en boekhouding toch al in het ERP zitten. Voor een groothandel met veel orderlijnen is het zinvol om de verkoop in samenhang te bekijken met de ERP-oplossingen voor groothandel. Wie nog aan het vergelijken is tussen verschillende ERP-systemen, ziet het verschil tussen een geïntegreerd CRM en een apart CRM het snelst in een concrete demo met eigen gegevens.

Wilt u weten welke integrator uw verkoopproces kent? Vraag via ons kosteloze platform een gesprek aan; we leggen het contact, en de integrator voert het project uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.