Odoo in België: wat de lokalisatie echt afdekt

Wie in Vlaanderen, Brussel of Wallonië naar Odoo in België zoekt, wil meestal twee dingen weten: past het pakket bij de Belgische regels, en wie zorgt ervoor dat het ook zo werkt? Odoo is een Belgische uitgever, wat de lokale kennis en de nabijheid van partners in de hand werkt. Dat is nog geen garantie dat elke verplichting zonder extra werk wordt afgedekt. Deze pagina loopt de Belgische verplichtingen een voor een af en zegt eerlijk wat native is, wat via een extensie of de integrator loopt en wat u vóór ondertekening laat bevestigen.

Odoo en België: de uitgever en zijn partnernetwerk

De hoofdzetel van Odoo ligt in Grand-Rosière, in Waals-Brabant. Daarnaast heeft de uitgever vestigingen in Louvain-la-Neuve en in Antwerpen. Ontwikkeling, ondersteuning en commerciële teams zitten dus deels in het land waar uw bedrijf actief is.

Het project zelf voert u echter niet met de uitgever uit, maar met een partner. De officiële partnerlijst telt 140 implementatiepartners in België: 19 Gold, 32 Silver en 89 Ready. Die niveaus meten onder meer het aantal Enterprise-gebruikers, het aantal gecertificeerde medewerkers en de retentie. Ze zeggen weinig over uw sector, uw ERP-verleden of de manier waarop een team een Belgische boekhouding opzet.

Wij zijn niet verbonden aan Odoo of aan een partner. We brengen u in contact met een integrator die past bij uw project; die integrator voert het project uit. Hoe die selectie verloopt, leest u bij hoe de bemiddeling werkt en in de gids over het kiezen van een Odoo-integrator.

Wat de Belgische lokalisatie van Odoo omvat

Odoo werkt met fiscale lokalisaties per land. Voor België installeert u de module Belgium - Accounting (l10n_be), samen met Belgium - Accounting Reports (l10n_be_reports). Samen leveren ze:

• het Belgische rekeningstelsel volgens het PCMN (in het Nederlands het MAR);
• de Belgische btw-codes en fiscale posities;
• landspecifieke rapporten, zoals balans, resultatenrekening, opgave van intracommunautaire leveringen, Intrastat, Partner VAT Listing en opvolging van niet-aftrekbare uitgaven.

De btw-tarieven van 21 %, 12 % en 6 % zijn volgens de documentatie voorzien. De niet-aftrekbare btw, bijvoorbeeld voor voertuigkosten waarvan de aftrekbaarheid afhangt van de kenmerken van het voertuig, wordt eveneens behandeld.

Voor de bankkant bestaan twee Belgische modules: Belgium - Import Bank CODA Statements voor CODA-uittreksels en Belgium - Import SODA files voor SODA-bestanden. Voor wie dagelijks bankbewegingen inleest, is dat in de praktijk de eerste automatisering die telt.

Taal en munt zijn zelden het probleem: de interface en de documenten kunnen in het Nederlands, het Frans of het Engels worden gebruikt, en de euro is de standaardmunt van een Belgische boekhouding. Wat wel aandacht vraagt, is dat uw facturen, mails en rapporten per klantentaal correct zijn ingesteld, zeker in Brussel waar Nederlandstalige en Franstalige klanten door elkaar voorkomen. Meer over de boekhoudmodule vindt u bij boekhouding en financiën in Odoo.

Overzicht: Belgische verplichting en dekking door Odoo

De tabel hieronder vat samen wat de Odoo-documentatie vermeldt en wat u door de integrator moet laten bevestigen.

E-facturatie via Peppol: de verplichting sinds 1 januari 2026

Sinds 1 januari 2026 moet elke factuur die onder de verplichting valt en vanaf die datum wordt opgemaakt, uitgereikt of verstuurd, een gestructureerde elektronische factuur zijn. De verplichting geldt voor vrijwel alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Leveringen en diensten aan particulieren (B2C) vallen erbuiten, evenals niet in België gevestigde btw-plichtigen zonder Belgische vaste inrichting. Een PDF per mail volstaat voor de B2B-verplichting niet meer: de uitwisseling gebeurt van software naar software.

Voor kleine ondernemingen is er geen vrijstelling op grond van omzet. Ook wie onder een bepaalde omzetgrens blijft, moet dus uitgerust zijn.

Het kanaal is Peppol, met het formaat Peppol BIS Billing 3.0 conform EN 16931. De Europese Commissie meldt voor België geen aanvullende nationale specificatie. Alleen een bilaterale afspraak met een gelijkwaardig formaat laat toe daarvan af te wijken.

Odoo schrijft in zijn documentatie dat UBL volgens Peppol wordt ondersteund en dat de registratie gratis is, ook in de Community-editie. Odoo treedt zowel als access point als SMP op. Concreet betekent dit dat u geen aparte Peppol-provider moet onderhandelen om te starten. Wat de integrator daarna moet nakijken:

• Uitgaande facturen en creditnota's: een creditnota die een gestructureerde factuur wijzigt, is zelf een gestructureerde factuur en loopt ook via Peppol. Controleer dat dit in uw bestaande verkoopprocessen zo is ingesteld.
• Binnenkomende facturen: hoe worden ze ontvangen, gecontroleerd en geboekt? Dat is vaak het grootste praktische verschil voor het boekhoudteam. Zie ook onze gids over e-facturatie en Peppol.
• Bijlagen: de bijlagen mogen in pdf, png, jpg, csv, xlsx of ods, maar XML is als bijlage nog niet toegelaten.
• Zelffacturatie: daarvoor bestaan aparte Peppol-documenttypes en een voorafgaand akkoord. Heeft uw model zelffacturatie, dan hoort dat expliciet in het projectplan.
• Facturen aan overheden: het Mercurius-platform is het centrale punt voor de publieke sector. Volgens de Europese Commissie loopt het tot december 2026, waarna een nieuw platform het overneemt. Vraag uw integrator welke ontwikkelingen daarop van toepassing zijn.

De verplichting is ook geen theoretische oefening. Een specifieke boete, ingevoerd door het koninklijk besluit van 8 juli 2025, straft het ontbreken van technische middelen om gestructureerde facturen uit te reiken en te ontvangen: 1 500 euro bij de eerste overtreding, 3 000 euro bij de tweede en 5 000 euro bij de volgende. Daarnaast bestaat een evenredige fiscale boete wanneer een gestructureerde factuur niet is uitgereikt of onjuiste of ontbrekende vermeldingen bevat. Meer over de achtergrond leest u in onze gids over e-facturatie in een ERP.

Btw België: aangifte, listing en bewaring

Voor de btw biedt Odoo de module Belgian Intervat & Myminfin Edi. Volgens de documentatie kunt u uw aangiftes rechtstreeks vanuit Odoo indienen en ontvangen. Daarnaast bevat de Belgische rapportering het Partner VAT Listing en de opgave van intracommunautaire leveringen. Dat zijn precies de documenten waarmee uw boekhouder anders met exports moet werken.

Twee punten verdienen aandacht vóór de aankoop:

1. Editie: de Belgische rapporten zitten in een aparte module. Laat bevestigen of die voor uw gekozen formule beschikbaar is, zeker als u vandaag in een gratis of Community-situatie start.
2. Rol van de boekhouder: veel Belgische bedrijven laten hun aangiftes door een externe boekhouder indienen. Spreek af wie in Odoo werkt, wie toegang heeft tot Intervat en hoe de toegangen beheerd worden. Meer over de btw-kant leest u in onze gids over btw in België en ERP.

Over de bewaring bevat de gelezen lokalisatiedocumentatie geen specifieke regel, dus dit is een punt dat u door de integrator laat bevestigen. De FOD Financiën vraagt dat facturen zeven jaar worden bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitgiftedatum, met langere termijnen voor bepaalde gevallen van btw-aftrek op onroerende goederen. De bewaring mag op papier of elektronisch, mits authenticiteit, integriteit en leesbaarheid gewaarborgd zijn. De fiscus raadt sterk aan het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren, want omzetting naar een ander formaat verzwaart de bewijslast. Facturen moeten bovendien in België worden bewaard, tenzij ze elektronisch zijn gearchiveerd met volledige onlinetoegang vanuit België. Een derde partij mag archiveren, maar u blijft verantwoordelijk als die faalt. Dat raakt rechtstreeks de keuze tussen Odoo in de cloud en andere hostingvormen.

Loon: Dimona, DmfA en het sociaal secretariaat

Odoo 19 heeft een Belgische loonlokalisatie met Dimona (manueel of geautomatiseerd), DmfA (via web of per batch) en de fiscale fiches 281.10 en 281.45 in XML en PDF. Het systeem behandelt daarnaast dubbel vakantiegeld, de eindejaarspremie, ecocheques, representatiekosten, de vertrekberekening met opzegtermijn en opzeggingsvergoeding, en de sociale balans.

Dat is een stevige basis, maar het sluit de realiteit van Belgische werkgevers niet af. De meeste werkgevers geven Dimona en DmfA in handen van een sociaal secretariaat, met een schriftelijk contract en een mandaat dat bij de RSZ wordt gemeld. Een mandaat kan enkel bij de overgang naar een nieuw kwartaal naar een nieuwe mandataris gaan. Voor uw project betekent dit dat u vroeg moet beslissen: blijft het sociaal secretariaat uw loonprocessen verzorgen, of verhuist de loonadministratie naar Odoo?

Wat u in elk geval in de planning opneemt:

• Dimona bij indiensttreding gebeurt vóór de eerste prestaties; die bij uitdiensttreding uiterlijk de eerste werkdag na het vertrek;
• DmfA is kwartaalgebonden en moet uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal zijn verstuurd;
• de overstap vraagt een kwartaalgrens en aandacht voor de niet verjaarde periodes bij de vorige mandataris.

Meer over de module vindt u bij salaris en HR in Odoo.

Wat native is, wat een extensie of de integrator vraagt

Een nuttige manier om een offerte te lezen, is de vraag per blok te stellen: wie levert dit, en wie onderhoudt het?

• Native, in de lokalisatiemodules: PCMN, btw-codes, Belgische rapporten, CODA en SODA, Intervat, Peppol, Belgische loonregels.
• Door de integrator in te stellen: de btw-configuratie per productgroep, de inrichting van het PCMN naar uw rapportering, de bankkoppelingen, de e-factuurworkflow voor binnenkomende facturen.
• Extensie of maatwerk: sectorspecifieke documenten, koppelingen met een bestaand sociaal secretariaat, afwijkende Peppol-processen. Over de gevolgen voor onderhoud en upgrades leest u meer bij maatwerk in Odoo en koppelingen en integraties.

Een aandachtspunt dat vaak onderschat wordt: elke aanpassing aan een lokalisatiemodule moet meegaan bij een nieuwe Odoo-versie. Vraag de integrator hoe hij Belgische wijzigingen opvolgt en wie de kosten daarvan draagt. De prijsstructuur van Odoo, per gebruiker en per formule, staat op de pagina over Odoo-prijzen.

Checklist vóór u ondertekent

1. Laat de integrator schriftelijk bevestigen welke Belgische modules in uw formule zitten (boekhouding, rapporten, Intervat, loon).
2. Vraag een demonstratie van uitgaande én binnenkomende Peppol-facturen op uw eigen gegevens.
3. Spreek af hoe de oorspronkelijke XML wordt bewaard en waar de archivering fysiek ligt.
4. Leg vast wie btw-aangiftes, Dimona en DmfA indient en wie de toegangen beheert.
5. Vraag hoe de integrator Belgische wetswijzigingen opvolgt en wat daarvan in de support valt (zie support en onderhoud).
6. Betrek uw functionaris voor gegevensbescherming vroeg: die moet tijdig worden betrokken bij een nieuw ERP en adviseert over de nood aan een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Een verwerker zoals een integrator die gegevens host, heeft ook een eigen verwerkingsregister.

Meer over de volgorde van zo'n traject leest u in de gids over de implementatie van een ERP en bij Odoo implementeren.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.