Audit van uw SAP Business One-installatie en overname van een vastgelopen project

Een audit SAP Business One is geen aanklacht tegen uw integrator of uw team. Het is een nulmeting: hoe staat de installatie er vandaag voor, wat werkt, wat is broos en wat moet worden hersteld? Wie in Vlaanderen, Brussel of Wallonië een SAP Business One-project heeft zien vastlopen, vraagt zich meestal twee dingen af: is dit nog te redden, en moeten we van integrator veranderen? Een audit geeft op beide vragen een onderbouwd antwoord.

Op deze pagina leest u wanneer een audit nodig is, wat er wordt onderzocht, hoe een reprise van het project verloopt en welke documenten en toegangen u moet veiligstellen.

Signalen dat een audit SAP Business One zich opdringt

Zelden is er één grote fout. Meestal sluipen kleine afwijkingen binnen die samen een systeem maken waarop niemand meer vertrouwt. Herkent u er enkele?

• De boekhouder exporteert elke maand naar Excel om de cijfers "toch maar te controleren".
• Het afsluiten van een periode of de btw-aangifte lukt alleen met handmatige correcties.
• Voorraad in het systeem komt niet overeen met wat in het magazijn ligt.
• Rapporten en zoekopdrachten duren zo lang dat gebruikers ze niet meer openen.
• Uw integrator antwoordt traag, wisselt voortdurend van consultant of kan niet uitleggen wat er ontwikkeld werd.
• Elke aanpassing leidt tot een nieuwe fout elders.
• Niemand in uw bedrijf weet nog hoe een bepaalde koppeling of een geplande taak werkt.

Ook zonder acute problemen kan een audit zinvol zijn: voor een versiewissel, een overname van een ander bedrijf, de invoering van e-facturatie via Peppol of gewoon omdat het project nooit formeel is afgerond. Een deel van de aanleidingen staat ook beschreven bij de meest voorkomende fouten in een ERP-project.

Wat een audit onderzoekt

Een goede audit werkt per domein en levert voor elk domein bevindingen met een prioriteit. Hieronder de zes onderdelen die we in de praktijk altijd terugzien.

Instellingen en processen

Eerst kijkt men of het systeem de manier van werken van uw bedrijf weerspiegelt. Zijn de rekeningschema's, btw-codes, betalingsvoorwaarden en documentreeksen consistent ingesteld, ook voor Belgische situaties zoals intracommunautaire leveringen en verlegde btw? Worden goedkeuringsregels gebruikt of omzeild? Zijn rollen en bevoegdheden logisch verdeeld? Een instellingenfout laat zich vaak pas na maanden zien, in de afsluiting.

Gegevens

Slechte stamgegevens vergiftigen elk proces. De audit onderzoekt dubbele klanten en leveranciers, onvolledige btw-nummers, artikelen zonder juiste eenheden of kostprijzen, openstaande posten die nooit werden vereffend en saldi die niet met de boekhouding sluiten. Dit onderdeel bepaalt ook of een latere migratie of upgrade veilig verloopt.

Ontwikkelingen en koppelingen

Hier ligt vaak het grootste risico. Welke aanpassingen zijn er gebouwd, door wie, met welke technologie en is er documentatie en broncode? Is het maatwerk nodig of vervangt het iets wat standaard ook kan? De auditor leest het maatwerk en inventariseert de koppelingen met webshop, bank, EDI of Peppol-toegangspunt, inclusief geplande taken en scripts die ergens op een server draaien.

Prestaties

Trage schermen hebben zelden één oorzaak. De audit kijkt naar de database, de server of de hostingomgeving, zware eigen query's, ongeoptimaliseerde rapporten en het aantal gelijktijdige gebruikers. Het resultaat is een lijst van oorzaken, niet alleen van symptomen.

Beveiliging en toegang

Wie heeft welke rechten, en klopt dat nog met de functies in het bedrijf? Bestaan er accounts van vertrokken medewerkers of ex-consultants? In de installatie op eigen servers voorziet SAP een ondersteuningsaccount waarmee personeel van de partner zonder licentie kan inloggen. SAP beschrijft het als standaard vergrendeld en gelogd, maar het blijft een toegang die u moet kennen en beheren. Ook back-ups, herstelproef en scheiding tussen test- en productieomgeving komen aan bod.

Versie en onderhoud

Welke versie draait er en welke feature- en supportpackages zijn geïnstalleerd? Dat is geen detail. SAP levert corrigerende en beveiligingsupdates alleen voor recente pakketten en niet voor oudere feature packages, support packages, patches of hotfixes. Meer over de versiecyclus leest u op de pagina over versies en edities.

Hoe lang blijft uw versie ondersteund?

Dit is een van de concreetste uitkomsten van een audit, omdat het een deadline geeft. SAP garandeert minstens vijf jaar standaardonderhoud per versiefamilie, gerekend vanaf de algemene beschikbaarheid van de hoofdversie. Volgens de onderhoudspagina van SAP loopt het standaardonderhoud van versie 10.0 tot 31 december 2028, onder voorbehoud van wijzigingen. De versies 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 en 9.3 hebben hun standaardonderhoud al afgerond. Verlengd onderhoud wordt volgens SAP niet aangeboden, en zodra een nieuwe familie beschikbaar is, stopt het onderhoud van de vorige. Over versie 11 zegt SAP enkel dat ze op versie 10 zal volgen, zonder datum.

Er is nog een praktisch punt: rechtstreekse upgrades worden alleen ondersteund tussen opeenvolgende versies, bijvoorbeeld van 9.3 naar 10.0. Zit u verder terug, dan zijn er meerdere stappen nodig. Dat is een extra reden om niet te lang te wachten. Klanten met een geldig onderhoudscontract krijgen de versie-upgrades overigens kosteloos van SAP; wat u betaalt is het werk van de integrator.

Van integrator veranderen zonder opnieuw te beginnen

Veel bedrijven denken dat een mislukte start betekent dat alles weg moet. Dat klopt zelden. De licenties, de database en uw bedrijfsprocessen zijn van u. Wat moet veranderen, is wie het systeem begeleidt en onder welke afspraken. Een reprise verloopt doorgaans in vier stappen.

1. Audit door de nieuwe partij of een onafhankelijke derde. Liefst vóór u het contract met de oude integrator opzegt, zodat u weet wat u terugvraagt.
2. Beslissing per onderdeel. Wat blijft, wat wordt herwerkt, wat verdwijnt. Een goede auditor durft ook te zeggen dat een module beter van nul wordt opgezet.
3. Overdracht. Documentatie, toegangen en kennis worden formeel overgedragen, met een korte periode waarin beide partijen bereikbaar zijn.
4. Herstelplan met prioriteiten. Eerst wat de boekhouding en de btw raakt, daarna logistiek en rapportering, tenslotte comfort.

Een vlotte overstap hangt ook af van uw contract: opzegtermijn, eigendom van het maatwerk en afspraken over de broncode. Lees die voorwaarden vóór u iets zegt. Hoe u een nieuwe partner kiest, staat beschreven in de gids over een ERP-integrator kiezen en op de pagina over een SAP Business One-integrator kiezen. Wilt u een voorstel van een of meer partners ontvangen, dan legt hoe de mise en relation werkt uit hoe wij u zonder kosten met passende integratoren in contact brengen.

Documenten en toegangen die u moet terugkrijgen

Bij een conflict met een integrator is de eerste reflex vaak boosheid. Beter is een lijst. Vraag, liefst schriftelijk en nog tijdens de samenwerking, om het volgende.

• Beheerderstoegang tot SAP Business One en tot de database en de server, ook als alles bij een hostingpartij draait.
• Licentiegegevens: aantal en type licenties, onderhoudscontract en het contactpunt bij SAP.
• Documentatie van het project: analyse, functioneel ontwerp, instellingen, testverslagen.
• Broncode en technische beschrijving van alle ontwikkelingen en koppelingen, inclusief geplande taken.
• Lijst van externe accounts, ook die van de partner zelf. Het ondersteuningsaccount voor partnerpersoneel behoort tot de toegangen die u moet nakijken.
• Back-upprocedure en het laatste bewijs dat een herstel gelukt is.
• Hostinggegevens als u in de cloud zit; zie ook SAP Business One in de cloud.

Let op de eigendom van het maatwerk. Staat in het contract niets over broncode, dan hangt u af van de goodwill van de vorige partij. Maak dit onderwerp daarom tijdig bespreekbaar.

Een realistisch plan van herstel

Een audit eindigt niet bij het verslag. Het herstelplan bepaalt of het project echt opnieuw op de rails komt. Wat in een bruikbaar plan staat:

• Onmiddellijke risico's: beveiligingsgaten, ontbrekende back-ups, foute btw-instellingen.
• Gegevens opschonen, vóór nieuwe processen erbovenop komen.
• Maatwerk opruimen: wat standaard kan, vervangt men; wat nodig blijft, wordt gedocumenteerd.
• Upgrade plannen tegen de einddatum van de ondersteuning, met testomgeving en acceptatie door de eindgebruikers.
• Opleiding van de mensen die het systeem effectief gebruiken. Bij veel vastgelopen projecten ontbrak die stap; zie training.
• Onderhoud en support met duidelijke afspraken over reactietijden; meer daarover op de pagina over support en onderhoud.

Wat het herstel kost en hoe lang het duurt, hangt af van de omvang van de schade en van het aantal gebruikers. Wees wantrouwig tegenover wie dat zonder audit al kan voorspellen.

Blijkt de basis te slecht, dan is een herstart soms verstandiger. Volg dan hetzelfde pad als bij een nieuw project, met een degelijk programma van eisen en een realistische implementatie, en bekijk desnoods ook de alternatieven.

Wat u zelf al kunt doen

Vóór een externe partij langskomt, kunt u een aantal dingen zelf voorbereiden: een lijst van de pijnpunten volgens de gebruikers, de laatste contracten en facturen van de integrator, een overzicht van alle koppelingen die u kent en de naam van wie intern het systeem beheert. Hoe meer u aanlevert, hoe sneller de audit gaat en hoe goedkoper hij uitvalt. Vermijd daarbij het zoeken naar een schuldige; dat vertraagt het herstel en bezorgt u meestal geen betere uitkomst.

Bedenk ook dat SAP Business One wereldwijd veel gebruikt wordt: SAP spreekt van meer dan 83 000 klanten en een netwerk van 850 partners. Het productgamma is dus niet het probleem. Het verschil zit in de kwaliteit van de uitvoering en van de afspraken die erover zijn gemaakt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.