Opleiding voor SAP Business One: van key user tot eindgebruiker

Wie een SAP Business One opleiding zoekt, wil meestal twee dingen weten: wat de uitgever zelf aanbiedt en hoe u uw eigen medewerkers klaarstoomt voor de overstap. Beide vragen horen bij elkaar. Een ERP-systeem dat technisch correct is ingericht maar dat niemand begrijpt, levert weinig op. Op deze pagina leest u hoe u SAP Business One leert kennen, welke certificering bestaat en hoe u de opleiding over het project spreidt.

Waarom opleiding bij SAP Business One zo zwaar weegt

SAP Business One richt zich op kleine en middelgrote ondernemingen en dekt boekhouding, verkoop, inkoop, voorraad en rapportering in één systeem. Volgens SAP zelf wordt het wereldwijd door meer dan 83 000 klanten en 1,2 miljoen gebruikers ingezet, in meer dan 170 landen. Zo'n brede basis betekent dat er veel leermateriaal bestaat, maar ook dat elke installatie anders is ingericht.

Het systeem wordt ingericht door een integrator, niet door SAP. SAP spreekt van 850 partners en meer dan 500 sector- en landenextensies. Dat verklaart waarom een algemene cursus nooit volstaat: uw eigen werkwijze, uw eigen velden en uw eigen goedkeuringsregels bepalen wat uw medewerkers moeten kunnen. Wij zijn niet verbonden aan SAP; we brengen u in contact met een integrator, en die verzorgt de projectopleiding. Hoe u die kiest, leest u op de pagina over het kiezen van een integrator voor SAP Business One.

Wat SAP zelf aanbiedt

Gratis cursus op SAP Learning

Op het platform SAP Learning staat de cursus ‘Implementing SAP Business One’. Hij is gratis, bedoeld voor beginners en vereist geen voorkennis. De cursus duurt 3 uur 19 en bestaat uit 3 eenheden:

• de hulpmiddelen voor implementatie;
• parametrisering en beheer;
• de hulpmiddelen voor personalisatie.

Hij is onder meer in het Frans beschikbaar, wat in Brussel en Wallonië handig kan zijn voor wie liever niet in het Engels leert. Voor een Nederlandstalige Vlaming blijft Engels vaak de praktische keuze; vraag uw integrator welke taalversie hij aanraadt.

De inhoud is vooral interessant voor wie het systeem beheert. Hij behandelt onder meer het aanmaken van vennootschappen, autorisaties, de nummering van documenten, lay-outs, SQL-query's, waarschuwingen en goedkeuringsworkflows. Ook de door de gebruiker gedefinieerde velden, tabellen en objecten (UDF, UDT en UDO) en de door de gebruiker gedefinieerde waarden (UDV) komen aan bod, evenals de integratie van SAP HANA-analyse in het cockpit.

Een eindgebruiker in de boekhouding of op de verkoopdienst heeft deze cursus niet nodig. Voor de key user, de IT-verantwoordelijke of de functioneel beheerder is hij een goed vertrekpunt om te begrijpen wat het systeem aankan, nog vóór de eerste workshop.

Certificering voor consultants en beheerders

De certificering ‘SAP Certified - SAP Business One’ heeft code C_TB120 en situeert zich op associate-niveau. Het is een evaluatie op basis van een praktijkscenario van 2 uur, met een slaagdrempel van 60 %. Ze toetst basiskennis van implementatie, logistiek, financiën en de webclient.

SAP zegt er zelf bij waar de grens ligt: de houder kan werken onder leiding van een ervaren consultant. Het is dus geen bewijs dat iemand zelfstandig een complex project kan leiden. Gebruik het diploma als signaal bij het beoordelen van een integrator, niet als garantie.

Over de taal: de evaluatie kan als door AI begeleid rollenspel in onder meer Engels, Spaans, Italiaans, Frans en Japans, plus meer dan 25 andere talen. Een videoversie waarbij u zich laat opnemen, bestaat alleen in het Engels.

Wat dit voor uw bedrijf betekent

Voor uzelf als dienstverlener of kandidaat-consultant is de certificering interessant. Voor een bedrijf dat SAP Business One gewoon wil gebruiken, is ze zelden nodig. Uw interne beheerder haalt meer uit de gratis cursus gevolgd door praktijkopleiding in uw eigen omgeving.

Vraag bij het selecteren van een integrator wel naar de kwalificaties van de consultants die op uw project komen. Bij SAP Business One Cloud in abonnement vereist SAP bovendien van de hosting-partner een zogeheten ‘Run Authorization’, waarvoor opleidings- en kwalificatie-eisen gelden, naast programmakosten en een minimaal jaarlijks omzetniveau. Meer over de hostingvarianten vindt u bij SAP Business One in de cloud.

Welke profielen u opleidt

Niet iedereen heeft dezelfde training nodig. Een goed plan onderscheidt vier profielen.

Voor de beheerder is het slim om al tijdens het project te leren wat de integrator instelt, zodat kleine wijzigingen later niet bij elke vraag een externe factuur betekenen. Wat er na de livegang aan ondersteuning nodig is, staat op de pagina over support en onderhoud.

Opleidingsplan per projectfase

Een typisch Belgisch kmo-project verloopt in fasen. De opleiding schuift mee op, zonder dat u alles tegelijk moet doen.

Voor de start: oriëntatie

Voordat het project begint, volstaat een algemeen beeld. De directie en de financieel verantwoordelijke bekijken een demonstratie en lezen zich in over de modules van SAP Business One. Hier leert u vooral welke vragen u moet stellen. De gratis SAP-cursus kan al door de toekomstige beheerder worden gevolgd.

Ontwerp en inrichting

Tijdens de workshops leren de key users het systeem kennen door erin te werken, niet door slides te volgen. Een integrator die uw processen beschrijft, laat u meteen zien hoe ze in SAP Business One verlopen. Zorg dat elke key user zijn eigen proces mag valideren: aankoop, verkoop, voorraad, boekhouding. Over de inrichting zelf leest u meer bij de implementatie van SAP Business One.

Testen en gegevensmigratie

Dit is het beste leermoment. Key users testen echte scenario's met echte klanten, leveranciers en artikelen. Elke fout die hier opduikt, is een les die later niemand meer hoeft te leren op de werkvloer. Laat de testscripts door de key users zelf schrijven; zo leren ze de volgorde van de schermen automatisch.

Eindgebruikers vóór de livegang

De eindgebruikerstraining komt vlak voor de overstap, niet maanden eerder, anders vergeten mensen het weer. Hou de sessies kort en per functie. Een magazijnier heeft andere schermen nodig dan een boekhouder of een verkoper. Deel handleidingen uit die uw eigen werkwijze beschrijven, niet de standaardhandleiding van de uitgever.

Na de livegang

De eerste weken zijn kritiek. Voorzie een aanspreekpunt in huis, in de eerste plaats de key user van elke afdeling, en een duidelijk kanaal naar de integrator. Plan na verloop van tijd een tweede ronde: gebruikers stellen pas goede vragen als ze het systeem een tijd gebruikt hebben. Bij nieuwe medewerkers werkt een korte inwerkprocedure met de key user beter dan een nieuwe volledige cursus.

Opleiding per bedrijfsdomein

Een Belgische kmo koppelt SAP Business One vaak aan zijn eigen boekhoudkundige en fiscale praktijk. Dat vraagt specifieke aandacht:

• Boekhouding: de financiële dienst moet vertrouwd raken met de boekhoudmodule, met de Belgische btw-aangifte en met de samenwerking met de externe boekhouder. Laat de boekhouder aanwezig zijn bij de workshop over de rekeningschema's.
• Elektronische facturen: wie onder de Peppol-verplichtingen valt, moet weten hoe facturen worden verstuurd en ontvangen. Lees de gids over e-facturatie via Peppol en vraag uw integrator hoe dit in uw omgeving werkt.
• Magazijn en aankoop: magazijniers leren het best aan het scherm waar ze dagelijks mee werken. Zie ook de pagina over voorraad en inkoop.
• Verkoop: commerciële medewerkers hebben vooral baat bij praktijkoefeningen rond offertes en orders.

Veranderingsbegeleiding: het deel dat vaak ontbreekt

De meeste ERP-projecten mislukken niet op techniek, maar op gedrag. De mensen die jarenlang met spreadsheets of een ouder pakket werkten, moeten ineens anders werken. Enkele maatregelen helpen echt:

1. Leg uit waarom u overstapt, in concrete termen voor elke afdeling, niet alleen in kosten.
2. Betrek de key users vanaf de eerste workshop, zodat ze het systeem mee hebben vormgegeven.
3. Spreek duidelijk af vanaf welke dag de oude werkwijze stopt, zodat niemand twee systemen naast elkaar bijhoudt.
4. Laat de directie zelf zichtbaar met het systeem werken en rapporten eruit halen.
5. Verzamel vragen in een gedeeld document en beantwoord ze in de volgende sessie.

Een veelgemaakte fout is de opleiding te beperken tot één dag vlak voor de livegang. Dat is te laat om bezwaren op te vangen en te kort om iets te onthouden. Meer valkuilen vindt u in de gids over fouten bij een ERP-project.

Wat moet in het contract van de integrator staan

Bespreek opleiding vóór u tekent, niet erna. Controleer in de offerte:

• welke opleidingsmomenten zijn inbegrepen, per profiel en per fase;
• in welke taal de sessies en de documentatie worden gegeven, belangrijk in Vlaanderen, Brussel en Wallonië;
• of de integrator aangepaste handleidingen voor uw processen levert;
• wie de testomgeving beschikbaar stelt en tot wanneer;
• wat er na de livegang nog aan opvolging is gepland;
• hoe nieuwe medewerkers later worden opgeleid.

De kosten voor opleiding maken deel uit van het totaalbudget; zie de pagina over de prijs van SAP Business One voor de onderdelen die u in een begroting moet opnemen. Voor een bredere kijk op de aanpak is de gids over ERP-implementatie een nuttige aanvulling.

Financiering van de opleiding in België

Over financiering kunnen we hier geen concrete regeling bevestigen, omdat we geen actueel, gecontroleerd gegeven hebben. Wat u wel kunt doen: bespreek de mogelijkheden met uw sociaal secretariaat, uw sectorfonds en de regionale ondernemersdiensten in Vlaanderen, Brussel of Wallonië. Vraag ook of de opleiding een opleidingsuur in uw personeelsregistratie is. Leg de voorwaarden schriftelijk vast voordat u de opleiding bestelt, want vaak moet de aanvraag vooraf gebeuren.

Samengevat

SAP biedt een gratis beginnerscursus en een certificering op associate-niveau aan; die zijn nuttig voor beheerders en consultants. Voor uw eindgebruikers telt de opleiding die uw integrator op uw eigen processen afstemt. Spreid de training over het hele project, begin met de key users en reserveer tijd na de livegang. Wilt u weten hoe het project in België concreet verloopt, lees dan ook SAP Business One in België.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.