Voor een Belgische kmo die handel drijft, assembleert of distribueert, is de stock vaak de grootste post op de balans en de grootste bron van dagelijkse frustratie. Een artikel staat in het systeem, maar niet op de plank. Een bestelling vertrekt te laat. Een inventaris legt het magazijn een volledig weekend plat. Het voorraadbeheer van SAP Business One is bedoeld om die problemen aan te pakken door inkoop, magazijn, verkoop en boekhouding op dezelfde gegevens te laten werken.
Op deze pagina leest u hoe de gestion de stock in SAP Business One is opgebouwd, wat u bij de inkoop kunt automatiseren en waar u in Vlaanderen, Brussel en Wallonië op moet letten. Voor het grotere plaatje kunt u terecht op onze overzichtspagina over SAP Business One.
Wat dekt SAP Business One op het vlak van stock en inkoop?
Volgens SAP Learning omvat SAP Business One onder meer verkoop en inkoop, voorraadbeheer, productie met materiaalbehoeftenplanning (MRP), klant- en leveranciersrelaties en rapportering. Voorraad en inkoop zijn dus geen losse toepassingen: ze delen dezelfde artikelfiche, dezelfde leveranciersfiche en dezelfde boekhoudkundige koppeling.
Dat verschil merkt u in de praktijk. Wanneer een magazijnier een levering ontvangt, werkt de beschikbare stock meteen bij voor de verkoper. De boekhouder ziet de ontvangen maar nog niet gefactureerde goederen. De aankoper ziet de impact op de volgende bestelronde. Een overzicht van alle onderdelen vindt u bij de modules van SAP Business One.
Artikelen, eenheden en varianten
Alles begint bij de artikelfiche. Daarop legt u vast of het artikel wordt gekocht, verkocht of in voorraad gehouden, welke leverancier de standaard is, welke eenheden gelden en hoe de voorraad wordt gewaardeerd.
Enkele punten verdienen aandacht bij de opstart:
- Artikelgroepen en eigenschappen: hiermee structureert u het gamma voor rapportering en prijsbeleid.
- Eenheden: een artikel kan per stuk, per doos en per pallet worden gekocht of verkocht, met vaste omrekeningen.
- Varianten: SAP Business One werkt niet met een ingebouwde variantenmatrix zoals sommige webshopplatformen. Bedrijven met maten en kleuren werken meestal met artikeleigenschappen, een duidelijke codestructuur of een extensie. Dat bespreekt u best vóór de migratie van uw artikelen.
- Artikelcodes: een logische, stabiele codering voorkomt dubbels en maakt latere koppelingen eenvoudiger.
Wie een webshop of marktplaats heeft, leest ook de pagina over koppelingen met SAP Business One, want artikelgegevens en voorraadniveaus lopen daar vaak via een connector.
Magazijnen en opslaglocaties
Een kmo met één depot heeft genoeg aan één magazijn. Zodra u meerdere vestigingen, een buitenopslag of een consignatiestock hebt, leggen u en uw integrator meerdere magazijnen aan. Per magazijn volgt u de hoeveelheid op die in voorraad is, besteld is bij leveranciers en gereserveerd is voor klanten.
Voor grotere magazijnen kunt u met opslaglocaties werken: gang, rek, vak. Dat helpt vooral wanneer verschillende referenties dicht bij elkaar liggen en picklijsten efficiënt moeten verlopen. Een voorraadverplaatsing tussen twee magazijnen of locaties is een eigen document, met een duidelijk spoor van wie wat heeft verplaatst.
| Situatie | Aanpak in SAP Business One |
|---|---|
| Eén depot, beperkt gamma | Eén magazijn, eenvoudige ontvangst en levering |
| Meerdere vestigingen in Vlaanderen en Wallonië | Een magazijn per vestiging, verplaatsingen als aparte documenten |
| Veel referenties op rekken | Opslaglocaties per magazijn |
| Beschadigde of geblokkeerde goederen | Aparte stock- of quarantainemagazijnen |
| Consignatie bij klant of leverancier | Eigen magazijn per consignatiepartner |
Lotnummers, serienummers en traceerbaarheid
Voor voedingsproducten, cosmetica, chemie of technische apparatuur is traceerbaarheid geen luxe. Per artikel stelt u in of u het opvolgt op lotnummer, op serienummer of helemaal niet. Bij elke ontvangst en levering koppelt u het nummer aan het document, eventueel met vervaldatum of productiedatum.
Het resultaat is een volledige keten: van leverancier tot klant en omgekeerd. Bij een kwaliteitsprobleem weet u binnen enkele minuten welke klanten welk lot kregen en welke stock nog in huis is. Meer over sectorspecifieke toepassingen leest u bij ERP voor de voedingsindustrie.
Bijbestellen en reapprovisioneren
Goed voorraadbeheer betekent niet dat alles in stock ligt, maar dat het juiste artikel op het juiste moment aanwezig is. SAP Business One ondersteunt dat met minimum- en maximumvoorraden per artikel, een standaardleverancier en een planning op basis van materiaalbehoeften.
De werkwijze is doorgaans als volgt:
- U legt per artikel de planningsparameters vast: doorlooptijd, minimumvoorraad, bestelgrootte.
- De planning vergelijkt vraag (verkooporders, productieorders, prognoses) met aanbod (stock, openstaande inkooporders).
- Het systeem stelt aankoop- of productievoorstellen voor.
- De aankoper keurt goed, past aan en zet de voorstellen om in inkoopbestellingen.
Voor bedrijven die zelf produceren of assembleren is dit de brug naar productie in SAP Business One, waar dezelfde planning grondstoffen en halffabricaten aanstuurt.
Inkoop: van bestelling tot betaling
De inkoopketen in SAP Business One volgt een herkenbaar patroon. Elk document wordt gekopieerd naar het volgende, zodat de gegevens niet opnieuw hoeven te worden ingevoerd en afwijkingen zichtbaar blijven.
| Stap | Document | Wat u controleert |
|---|---|---|
| Aanvraag | Inkoopofferte of prijsaanvraag | Prijs en levertermijn per leverancier |
| Bestelling | Inkooporder | Hoeveelheid, prijs, gewenste leverdatum |
| Ontvangst | Goederenontvangst | Geleverde hoeveelheid, lotnummers, kwaliteit |
| Factuur | Inkoopfactuur | Prijs en hoeveelheid ten opzichte van order en ontvangst |
| Betaling | Uitgaande betaling | Vervaldatum, kortingen, bankbestand |
Een goederenontvangst boekt de voorraad in en zet de verplichting tegenover de leverancier in de boekhouding. Bij de inkoopfactuur ziet u meteen of prijs of hoeveelheid afwijkt van de bestelling. Die driewegcontrole verdient zijn plaats in elke financiële afdeling; hoe die aansluit op de grootboekboekingen leest u bij boekhouding in SAP Business One.
Leveranciers, voorwaarden en goedkeuringen
Op de leveranciersfiche staan betalingsvoorwaarden, bankgegevens, btw-gegevens, contactpersonen en standaardprijzen. Met goedkeuringsprocedures kunt u bepalen dat een bestelling boven een bepaald bedrag eerst langs een verantwoordelijke gaat. Zo blijft de aankoop gestroomlijnd zonder dat iedere bestelling door dezelfde persoon moet worden bekeken.
Belgische context: btw, Peppol en intracommunautair
In België komen inkoopfacturen steeds vaker elektronisch binnen via Peppol. Dat verandert de manier waarop uw boekhouder en uw aankoopdienst werken: minder overtypen, meer automatische verwerking. Onze pagina over e-facturatie via Peppol legt uit wat dat betekent voor uw ERP. Controleer met uw integrator hoe inkomende en uitgaande documenten in uw SAP Business One-omgeving worden aangesloten.
Wie in Europa inkoopt of levert, krijgt ook te maken met intracommunautaire leveringen en verlegde btw. De btw-codes op artikel- en leveranciersfiche zijn dan bepalend. Hoe dat bij de periodieke aangifte samenkomt, staat in onze gids over btw en ERP in België.
Ontvangsten, picking en expedities
Aan de ontvangstzijde registreert het magazijn de levering tegenover de inkooporder, met eventueel een afwijkende hoeveelheid. Aan de uitgaande zijde loopt het proces van verkooporder naar levering. Voor het samenstellen van orders biedt SAP Business One een picklijst- en verpakkingsfunctie, zodat een magazijnier met één lijst meerdere orders kan klaarzetten.
Voor de verzending legt u transporteurs vast met hun voorwaarden. Het uitprinten van vrachtbrieven en het aanmaken van verzendetiketten gebeurt vaak via een koppeling met de transporteur of een extensie. Dat is een aandachtspunt voor bedrijven in de logistieke sector, waarover u meer leest bij ERP voor logistiek. Voor een groothandel met veel kleine orders zijn de richtlijnen bij ERP voor groothandel een goed vertrekpunt.
Inventaris en voorraadwaardering
Een correcte inventaris is de basis van betrouwbare cijfers. SAP Business One kent een inventaristelling waarbij u de getelde hoeveelheden invoert en het systeem de verschillen toont vóór de boeking. Veel bedrijven kiezen voor permanente of cyclische inventaris: elke week een deel van het magazijn, met nadruk op de dure of snel draaiende referenties. Zo voorkomt u het jaarlijkse stilleggen van de activiteit.
Voor de waardering zijn er verschillende methoden, zoals voortschrijdend gemiddelde, standaardkostprijs en FIFO. De keuze heeft invloed op uw marge en op uw jaarrekening en hangt af van uw sector en van wat uw boekhouder verwacht. Bespreek ze dus vroeg in het project en leg de keuze vast. Bij ontvangsten kunt u bijkomende kosten zoals transport en douane meenemen in de kostprijs, zodat uw marge niet te rooskleurig oogt.
Barcodes, mobiel werken en dashboards
Scannen is de snelste manier om fouten te beperken. Een barcode bij ontvangst, picking en inventaris maakt handmatig typen overbodig. In SAP Business One gebeurt dat doorgaans met een extensie of een gekoppelde magazijnoplossing. SAP geeft aan dat het product wordt aangevuld met meer dan 500 sectorspecifieke en landenextensies, waaronder oplossingen voor magazijn en logistiek. Welke het best past, hangt af van uw volumes en uw layout.
SAP Business One draait zowel met een desktopclient als met een webclient. In de webclient werkt u met analyses, filters, lijstweergaven en eigen query’s. Een aankoper kan zo bijvoorbeeld een lijst maken van artikelen onder het minimum met de bijhorende leveranciers, en een magazijnverantwoordelijke van de openstaande ontvangsten.
Hoe pakt u zo’n project aan?
Een voorraad- en inkoopproject mislukt zelden door de software, maar vaak door slechte basisgegevens en onduidelijke afspraken. Een beproefde aanpak:
- Breng uw processen in kaart: ontvangst, opslag, picking, retouren, inventaris.
- Ruim artikel- en leveranciersbestanden op vóór de overzetting.
- Kies de waarderingsmethode samen met uw boekhouder.
- Bepaal welke koppelingen nodig zijn: webshop, transporteur, scanners, Peppol.
- Test met echte scenario’s en laat de magazijniers meewerken aan de opleiding.
Hoe zo’n traject verloopt, ziet u op de pagina over de implementatie van SAP Business One. Specifieke aandachtspunten voor ondernemingen in ons land staan bij SAP Business One in België. Een regionale aanpak, bijvoorbeeld voor een bedrijf in de Antwerpse haven- en logistieke zone, bekijkt u bij integrators in de provincie Antwerpen.
Wie helpt u verder?
ERP Integrator is een gratis service. Wij zijn aan geen enkele uitgever gelinkt en voeren het project zelf niet uit: wij brengen u in contact met een integrator die ervaring heeft met voorraad, inkoop en logistiek in uw sector. U beschrijft uw magazijn en uw aankoopproces, en de integrator komt met een voorstel op maat. Hoe dat in zijn werk gaat, leest u bij hoe het werkt.
Veelgestelde vragen
Kan ik met SAP Business One meerdere magazijnen en locaties beheren?
Ja. U legt magazijnen aan per vestiging of per type stock, bijvoorbeeld een hoofdmagazijn, een buffer en een magazijn voor retouren. Binnen een magazijn kunt u met opslaglocaties werken. Voorraadverplaatsingen tussen magazijnen worden als aparte documenten geboekt, zodat u altijd ziet waar een artikel ligt.
Hoe werkt het opvolgen van lotnummers en serienummers?
Per artikel bepaalt u of het op lotnummer of serienummer wordt opgevolgd. Bij ontvangst, levering en voorraadcorrectie kiest of registreert u dan het nummer, bijvoorbeeld met een vervaldatum voor voeding. Zo kunt u bij een terugroepactie nagaan welke klanten een bepaald lot kregen.
Hoe verloopt de inkoop in SAP Business One, van bestelling tot factuur?
De gebruikelijke keten is inkoopbestelling, goederenontvangst en inkoopfactuur, en elk document verwijst naar het vorige. Zo vergelijkt u bestelde, ontvangen en gefactureerde hoeveelheden en prijzen. Voor de verwerking van elektronische facturen via Peppol bekijkt u best samen met uw integrator hoe de inkomende facturen in het systeem terechtkomen.
Hoe bepaalt SAP Business One wanneer ik moet bijbestellen?
U legt per artikel minimum- en maximumvoorraad en een standaardleverancier vast. Een planningsmodule op basis van materiaalbehoeften (MRP) berekent vervolgens voorstellen voor inkoop of productie, rekening houdend met openstaande orders en verwachte leveringen. U beoordeelt de voorstellen en zet ze om in bestellingen.
Kan ik in SAP Business One met barcodescanners en mobiele toestellen werken?
Ja, maar meestal via een extensie of een koppeling met een magazijnoplossing, afhankelijk van uw processen. Scannen van ontvangsten, picklijsten en inventaris versnelt het werk en beperkt fouten. Uw integrator adviseert welke oplossing past bij uw magazijn en welke toestellen u nodig hebt.
Bronnen
- SAP Learning – Managing Logistics in SAP Business One
- SAP News – Global success of SAP Business One
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.