SAP Business One België: wat dekt de lokale versie, wat moet u laten nakijken?

SAP Business One België is geen aparte productlijn: het is hetzelfde ERP voor kleine en middelgrote bedrijven dat SAP wereldwijd aanbiedt, aangevuld met een Belgische lokalisatie. Voor een Belgische kmo of een middelgrote onderneming in Vlaanderen, Brussel of Wallonië draait de vraag niet om de basisfuncties, maar om de details: dekt de Belgische versie uw facturatie, uw btw-aangiftes, uw bewaarplicht en uw loonadministratie?

Op deze pagina zetten we op een rij wat over de lokalisatie van SAP Business One bekend is, hoe het pakket zich verhoudt tot de Belgische verplichtingen en welke punten u schriftelijk laat bevestigen voordat u tekent. Waar een feit ontbreekt, zeggen we dat ook: dan is het een vraag voor de integrator, geen aanname.

Wat SAP over de internationale spreiding zegt

SAP meldt in december 2025 meer dan 83 000 klanten en 1,2 miljoen gebruikers voor SAP Business One. Het pakket wordt volgens SAP in meer dan 170 landen gebruikt, in 28 talen en met 50 landenlokalisaties. De verdeling gebeurt via 850 partners, die samen meer dan 500 sector- en landenextensies aanbieden.

Dat zijn cijfers van de uitgever, geen onafhankelijke metingen. Voor u betekent het vooral twee dingen:

• Het product is niet afhankelijk van één land of één partner; de Belgische versie is er een van vele.
• Het ecosysteem van extensies is breed, maar niet elke extensie is voor België gebouwd of onderhouden. Vraag dus altijd om bewijs dat een extensie in België in productie draait.

De Belgische lokalisatie: wat vaststaat

Volgens de online hulp van SAP bestaat er een lokale Belgische versie van SAP Business One, ontworpen voor de wetten en zakelijke gebruiken van het land. SAP publiceert daarnaast een gelokaliseerde demodatabank voor België, met Belgische taal en rekeningstelsel, in het overzicht van gelokaliseerde demodatabanken van augustus 2026.

Wat u daaruit mag afleiden: de basis voor een Belgische boekhouding is voorzien. Wat u er niet uit mag afleiden: dat uw eigen rekeningschema, uw btw-codes, uw rapporten en uw koppeling met de boekhouder zonder werk klaarstaan. Een demodatabank is een startpunt, geen ingerichte administratie.

Vier thema's horen bij elke lokalisatie, en bij elk daarvan stelt u een concrete vraag:

• Rekeningstelsel: welk rekeningschema wordt geladen, en hoe sluit het aan op de balans- en resultatenrekening die uw boekhouder indient?
• Btw: welke btw-codes en rubrieken zijn voorgeconfigureerd, en hoe komt de periodieke aangifte uit het systeem?
• Talen: kunt u facturen, offertes en rapporten in het Nederlands, Frans en eventueel Engels uitgeven aan klanten in alle drie de gewesten?
• Munt: de euro is de basismunt; vraag hoe vreemde munten en koersverschillen worden verwerkt als u buiten de eurozone verkoopt.

Een uitgebreider beeld van de financiële kant vindt u op de pagina over boekhouding en financiën in SAP Business One.

Peppol en verplichte e-facturatie

Sinds 1 januari 2026 moet elke factuur die onder de verplichting valt en vanaf die datum wordt opgemaakt, uitgegeven of verstuurd, een gestructureerde elektronische factuur zijn. Het gaat om vrijwel alle B2B-handelingen tussen Belgische btw-plichtigen. Leveringen en diensten aan particulieren (B2C) vallen er niet onder. Een pdf per e-mail volstaat voor B2B niet meer: de uitwisseling gebeurt van software naar software, via het Peppol-netwerk.

Een paar punten die in de praktijk veel vragen oproepen:

• De factuur volgt de Europese norm EN 16931-1 en het formaat Peppol BIS Billing 3.0; de Europese Commissie meldt geen bijkomende Belgische specificatie.
• Een bijlage kan in pdf, png, jpg, csv, xlsx of ods; xml is als bijlage nog niet toegelaten, en de bijlage reist mee langs hetzelfde kanaal.
• Een bijkomende pdf-versie is niet verplicht.
• Een creditnota die een gestructureerde factuur corrigeert, is zelf ook een gestructureerde factuur via Peppol.
• Ook bedrijven met een kleine omzet, onder 25 000 euro, blijven onder de verplichting vallen.
• Niet-gevestigde btw-plichtigen zonder Belgische vaste inrichting vallen erbuiten.

Voor SAP Business One documenteert versie 10.0 de configuratie van Peppol, en de koppeling met SAP Business Network en SAP Document and Reporting Compliance wordt voorgesteld als beschikbaar voor Peppol-landen, waaronder België. Dat is een goed teken, maar het is gebaseerd op documentatie, niet op een test in uw omgeving. Daarom hoort deze vraag op uw lijst: welke onderdelen zitten in uw licentie, welke vragen een extra abonnement of een extensie, en wie is Peppol-toegangspunt?

Meer over het kader leest u in onze gids over e-facturatie en Peppol in België.

Btw, listing en bewaarplicht

Een factuur die u ontvangt, moet aan de regels voldoen om de btw te kunnen aftrekken: zij moet een regelmatige B2B-factuur zijn in de zin van artikel 3, § 1, 1° van koninklijk besluit nr. 3 van 10 december 1969. Een foutieve of ontbrekende gestructureerde factuur kan bovendien tot een evenredige fiscale boete leiden. Voor de technische middelen om facturen uit te geven en te ontvangen is er een specifieke boete: 1 500 euro bij de eerste inbreuk, 3 000 euro bij de tweede en 5 000 euro bij de volgende. De FOD Financiën gedoogde begin 2026 gedurende de eerste drie maanden, op voorwaarde dat het bedrijf aantoonde tijdig en redelijk te hebben gehandeld; een algemeen uitstel daarna kwam er niet.

Voor de bewaring geldt:

• Facturen worden zeven jaar bewaard, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitgiftedatum; voor bepaalde gevallen van btw-aftrek op onroerende goederen zijn er langere termijnen.
• Papier of elektronisch mag, zolang de echtheid van de herkomst, de integriteit van de inhoud en de leesbaarheid gewaarborgd zijn.
• De FOD Financiën raadt sterk aan het oorspronkelijke xml-bestand te bewaren: wie omzet naar een ander formaat, verzwaart de bewijslast.
• Facturen worden in België bewaard, tenzij ze elektronisch zijn gearchiveerd met volledige onlinetoegang vanuit België. Een vertrouwde derde mag archiveren, maar het bedrijf blijft verantwoordelijk.

Wat SAP Business One zelf biedt voor de btw-aangifte, de klantenlisting en de archivering van het oorspronkelijke xml-bestand, staat niet in de gegevens waarop deze pagina steunt. Dat zijn punten die de integrator moet bevestigen, met een demonstratie op uw gegevens. Een overzicht van de Belgische btw-kant vindt u in onze gids over btw in België en ERP.

Loonadministratie: Dimona en DmfA

Dimona is de elektronische melding waarmee de werkgever elke indiensttreding en uitdiensttreding aan de RSZ doorgeeft. De melding bij indiensttreding gebeurt vóór de werknemer begint te werken, die bij uitdiensttreding uiterlijk de eerste werkdag na het vertrek. De DmfA is de driemaandelijkse aangifte van lonen en arbeidstijd, uiterlijk de laatste dag van de maand na het kwartaal. De deadlines voor 2026 zijn 30 januari, 30 april, 31 juli en 30 oktober.

De meeste werkgevers geven die taken uit handen aan een sociaal secretariaat. Een schriftelijk contract en een volmacht bij de RSZ regelen dat; een mandaat kan alleen bij de overgang naar een nieuw kwartaal worden overgedragen. Daarom is de eerste vraag bij een ERP-project niet "kan het systeem de DmfA?", maar "waar blijft de loonverwerking?". Lees hierover meer op de pagina over personeel en loon in SAP Business One. Of een Belgische loonmodule binnen SAP Business One beschikbaar is, of dat een gespecialiseerde extensie of het sociaal secretariaat die rol opneemt, valt buiten de beschikbare gegevens en moet de integrator aantonen.

Persoonsgegevens: AVG en uw ERP-project

Een ERP verwerkt gegevens van klanten, leveranciers en personeel. Daarom hoort de functionaris voor gegevensbescherming tijdig bij het project betrokken te zijn, volgens de Gegevensbeschermingsautoriteit, en adviseert die over de noodzaak van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Het register van verwerkingsactiviteiten blijft de verantwoordelijkheid van de verwerkingsverantwoordelijke. Een integrator of hostingpartij die gegevens in opdracht verwerkt, heeft als verwerker een eigen register met een licht afwijkende inhoud.

Bij een datalek meldt de verantwoordelijke dit binnen 72 uur na kennisname, tenzij een risico onwaarschijnlijk is, uitsluitend via het portaal van de Autoriteit. Bij een gehoste oplossing legt u contractueel vast wie wat meldt en wanneer; zie ook de pagina over hosting en cloud voor SAP Business One.

Overzicht: verplichting en dekking door SAP Business One

Standaard, extensie of partner

Een eerlijke verdeling ziet er zo uit:

• In de basis te verwachten: de Belgische versie met taal en rekeningstelsel, en de Peppol-configuratie die in de documentatie van versie 10.0 beschreven staat.
• Vaak via een extensie of partner: koppelingen met Peppol-toegangspunten, een Belgische loonmodule, specifieke rapporten voor de boekhouder en de archivering van het xml-origineel. SAP wijst zelf op meer dan 500 extensies; welke daarvan voor België in productie draaien, moet de integrator aantonen.
• Altijd een afspraak: wie onderhoudt de lokalisatie bij wetswijzigingen, en op welke termijn? Zie ook integraties met SAP Business One.

Een partner in België

SAP Belgium heeft een adres in Evere (Brussel) en een ander kantoor in Diegem. Het partnernetwerk van SAP in België is breed, maar een naam in een lijst zegt niets over de specialisatie in Business One. Vraag daarom bij elke kandidaat naar concrete Belgische projecten, naar de manier waarop zij wetswijzigingen opvolgen en naar wie het contract schrijft en onderhoudt.

Wie Business One in de cloud wil afnemen via een partner, merkt ook dat de voorwaarden van SAP voor het verkopen van een gehoste abonnementsformule eisen stellen aan opleiding, kwalificatie, programmakosten en een minimale jaaromzet. Vraag dus of de partner die erkenning heeft, in plaats van aan te nemen dat het zo is. Hoe u een kandidaat beoordeelt, leest u op de pagina een integrator voor SAP Business One kiezen.

Wij zijn niet verbonden aan een uitgever of integrator. Onze dienst is gratis: u beschrijft uw project, wij brengen u in contact met een geschikte integrator, die het project zelf uitvoert.

Controlelijst vóór de ondertekening

1. Welke versie en welk patchniveau van de Belgische lokalisatie levert u, en hoe worden wetswijzigingen opgevolgd?
2. Hoe verzendt en ontvangt het systeem Peppol-facturen, en wie is het toegangspunt? Toon het in een testomgeving.
3. Wat gebeurt er met creditnota's en met zelffacturatie?
4. Hoe worden btw-aangifte en klantenlisting voorbereid?
5. Wordt het oorspronkelijke xml-bestand bewaard, en hoe is de toegang vanuit België geregeld?
6. Wie doet de loonverwerking, en hoe loopt de uitwisseling met het sociaal secretariaat?
7. Wat staat in de verwerkersovereenkomst en wie meldt een datalek?

De overige verplichtingen van uw sector vindt u in onze gids over wettelijke verplichtingen voor ERP in België. Voor het budget en de planning van een traject zijn de pagina's over de invoering van SAP Business One en de prijzen de volgende stap.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.