Hoe kiest u de juiste SAP Business One-integrator?

Wie een integrator SAP Business One zoekt, kiest eigenlijk niet alleen een software, maar vooral een team dat de komende jaren uw boekhouding, voorraad, verkoop en productie mee draagt. Hetzelfde pakket kan in de ene onderneming een succes worden en in de andere een slepend project, en het verschil zit zelden in de software. Het zit in de partner die ze invoert.

Deze pagina helpt u om een partner SAP Business One te beoordelen: hoe het partnerlandschap in elkaar zit, welke criteria tellen, welke vragen u stelt en welke signalen u beter ernstig neemt.

Waarom de keuze van de integrator zwaarder weegt dan die van de software

SAP Business One wordt verdeeld via een netwerk van partners. SAP spreekt zelf van 850 partners wereldwijd, met meer dan 500 sector- en landenextensies. Dat is een groot ecosysteem, en niet iedere partner heeft dezelfde diepgang, dezelfde sectorkennis of dezelfde werkwijze.

Voor u betekent dat concreet:

• twee partners kunnen u voor dezelfde basissoftware een heel andere aanpak voorstellen;
• de kwaliteit van de analyse bepaalt grotendeels hoeveel aanpassingen u later nodig hebt;
• de kwaliteit van de opleiding en van de support bepaalt of uw team het systeem effectief gebruikt.

Een ERP-project is geen aankoop, het is een samenwerking die jaren duurt. Daarom loont het om de partner even grondig te screenen als de software zelf. Wie nog aan het begin staat, leest best eerst hoe een ERP-integrator kiezen in het algemeen werkt.

Het partnerprogramma van SAP: wat u ervan moet weten

SAP werkt met een partnerprogramma waarin partners bepaalde rechten krijgen naargelang hun kwalificaties. Het is nuttig om de logica te kennen, ook al hoeft u niet elk detail uit het hoofd te leren.

Een voorbeeld: om SAP Business One Cloud als gehost abonnement door te verkopen, moet een partner volgens de PartnerEdge-voorwaarden die we raadpleegden een zogeheten Run Authorization hebben. Daarvoor moet hij voldoen aan opleidings- en kwalificatievereisten, de programmakosten betalen en een minimale jaaromzet halen. Dat zegt iets over de ernst van een partner: wie die status heeft, heeft in zijn eigen organisatie geïnvesteerd.

Let op twee nuances:

• Voorwaarden en niveaus van het programma kunnen wijzigen. Vraag de partner dus zijn huidige status en laat hem die aantonen, in plaats van te vertrouwen op een logo op een website.
• Een status in het programma garandeert geen goed project. Het is een minimumdrempel, geen kwaliteitslabel voor uw specifieke situatie.

Wij zijn zelf niet verbonden aan SAP of aan enige andere softwareleverancier. Wij leggen de contacten, de integrator voert het project uit. Over de verschillen tussen deze en andere pakketten leest u meer in onze vergelijking van SAP Business One en Odoo.

De criteria waarop u een partner beoordeelt

Onderstaande tabel vat samen wat u bij elke kandidaat nagaat en waarom.

Referenties in uw sector

Vraag niet alleen naar het aantal projecten, maar naar vergelijkbare projecten. Een partner die vooral dienstverlenende bedrijven heeft opgevolgd, zal anders omgaan met stuklijsten, productieorders en traceerbaarheid dan een partner met een industriële achtergrond. Bekijk ook onze pagina over SAP Business One per sector om te zien welke vragen in uw bedrijfstak spelen.

Vraag om met een referentieklant te mogen spreken, en vraag die klant vooral wat er misliep en hoe de partner daarop reageerde. Een eerlijk antwoord zegt meer dan een glanzende brochure.

Teamgrootte en continuïteit

Een klein team is niet slechter dan een groot, maar u moet weten wat er gebeurt als uw consultant ziek wordt of vertrekt. Stel de volgende vragen:

• Hoeveel consultants kennen uw sector en uw modules echt?
• Is er een plaatsvervanger voor de projectleider?
• Werkt de partner met eigen medewerkers of met onderaannemers?

Een grote partner kan meer capaciteit bieden, maar u riskeert dat u een nummer wordt. Bij een kleinere partner krijgt u vaak directer contact, met meer afhankelijkheid van enkele personen. Er is geen universeel goed antwoord; wel is er een antwoord dat bij uw organisatie past.

Werkwijze en projectmethode

SAP beschrijft voor SAP Business One een aanbevolen implementatiemethode met vijf fasen: projectvoorbereiding, het Business Blueprint, de realisatie van het project, de finale voorbereiding en tot slot de livegang met support. Een degelijke partner herkent die logica en kan uitleggen hoe hij ze toepast.

Concreet mag u verwachten dat:

• er in het Business Blueprint workshops per functioneel domein worden gehouden (verkoop, aankoop, voorraad…) waarin uw eisen worden vastgelegd;
• de realisatiefase, de kern van het project, het systeem configureert, uw gegevens uit het oude systeem migreert en u het geheel laat valideren op echte gegevens;
• uw medewerkers vóór de livegang worden opgeleid en de overschakeling gebeurt tijdens een rustig moment, bijvoorbeeld een weekend;
• de duur van de ondersteuning na livegang in het contract wordt vastgelegd.

SAP stelt voor de uitvoering ook sjablonen en hulpmiddelen ter beschikking: vragenlijsten en configuratiedocumenten voor het Blueprint, een gids voor gegevensmigratie, testscenario’s met een anomaliejournaal, een opleidingsgids, een formulier voor wijzigingsaanvragen, validatieformulieren per fase en een tabel voor risicobeoordeling. Vraag uw kandidaat welke hij gebruikt. Wie ze niet kent of niet toepast, werkt waarschijnlijk met een minder gestructureerde aanpak. Hoe zo’n traject verloopt, leest u in onze pagina over de implementatie van SAP Business One.

Support en onderhoud

Veel bedrijven kijken naar de projectprijs en vergeten dat de relatie pas echt begint na de livegang. Maak vooraf duidelijke afspraken over:

• hoe u een incident meldt (telefoon, ticketsysteem, e-mail) en in welke taal;
• hoe snel de partner reageert en wat dat concreet betekent voor een blokkerend probleem;
• wie updates en nieuwe versies begeleidt;
• hoe en tegen welke voorwaarden extra opleidingen of kleine aanpassingen worden aangerekend.

Een gedetailleerde bespreking vindt u op de pagina over support en onderhoud van SAP Business One.

Kennis van de Belgische context

Een expert SAP Business One die in België werkt, kent de lokale realiteit. Dat betekent dat hij vertrouwd is met de BTW-aangifte en de samenwerking met uw boekhouder, en dat hij begrijpt wat de verplichte B2B-facturatie via Peppol voor uw facturatieproces inhoudt. Vraag hoe de partner dit in een concreet project aanpakt, en lees zelf ook onze gidsen over e-facturatie en Peppol en over BTW en ERP in België. Meer over de Belgische inbedding van het pakket staat op onze pagina over SAP Business One in België.

Vragen die u elke kandidaat stelt

Een gesprek met een integrator is ook een sollicitatiegesprek, met u als werkgever. Bereid minstens deze vragen voor:

1. Welke projecten hebt u uitgevoerd in mijn sector, en kan ik een klant contacteren?
2. Wie wordt mijn projectleider en wie voert de configuratie uit?
3. Hoe ziet uw projectplanning eruit, fase per fase, en wat verwacht u van mijn team?
4. Welke zaken zitten in de offerte en welke niet (licenties, migratie, opleiding, maatwerk, support)?
5. Hoe gaat u om met wijzigingen in de loop van het project?
6. Wat gebeurt er als wij niet tevreden zijn over de resultaten van een fase?
7. Hoe is de support na de livegang georganiseerd en hoe lang loopt de begeleiding?
8. Hoe zit het met integraties met onze webshop, ons boekhoudpakket of onze externe magazijnen?

Vooral die laatste vraag verdient aandacht. Raadpleeg onze pagina over de integraties van SAP Business One om te weten wat u kunt verwachten, en over maatwerk als uw processen sterk afwijken van de standaard.

Alarmsignalen in het selectieproces

Sommige signalen moeten u waakzaam maken, ook als de offerte aantrekkelijk lijkt.

• Een offerte zonder analyse. Als een partner een totaalbedrag noemt zonder uw processen te hebben besproken, is dat een gok, geen prijs.
• Vage antwoorden over wie het werk doet. Verkopers en uitvoerders zijn zelden dezelfde personen. Vraag de naam en het profiel van wie uw project uitvoert.
• Geen referenties in uw sector, of geen bereidheid om ze te delen.
• Alles is “mogelijk” en “standaard”. Een ernstige partner benoemt ook wat het systeem niet doet of wat maatwerk vraagt.
• Geen duidelijke afbakening. Wat niet in de offerte staat, wordt later bijkomend gefactureerd.
• Druk om snel te tekenen. Een goed project verdraagt een rustige beslissing.
• Geen afspraken over de periode na de livegang. Zoals hierboven vermeld, hoort die ondersteuning in het contract.
• Een rooskleurig plaatje over de prijs. Voor de kostenstructuur van het pakket verwijzen wij u naar onze pagina over de prijzen van SAP Business One.

Offertes vergelijken zonder in de val te trappen

Offertes van verschillende partners lijken zelden op elkaar. Dat maakt de goedkoopste voorstel niet automatisch het beste, en het duurste niet automatisch het meest volledig. Vergelijk daarom op basis van inhoud, niet op basis van het totaalbedrag.

Maak een eenvoudig raster waarin u per offerte nagaat:

Zet de offertes naast elkaar en noteer wat ontbreekt. Een lage prijs met veel ontbrekende onderdelen is vaak duurder dan een volledig voorstel. Een programma van eisen helpt u om de offertes op dezelfde basis te laten opmaken; lees daarvoor onze gids over het ERP-programma van eisen.

Ook de kost van het volledige traject blijft belangrijk. Onze gids over ERP-kosten legt uit welke posten u in rekening moet brengen.

Hoe wij u helpen kiezen

Wij zijn geen integrator en we verkopen geen software. Ons doel is eenvoudig: u in contact brengen met een integrator die past bij uw project. Dat doen we gratis. U beschrijft uw situatie (sector, omvang, huidige systemen, verwachtingen), wij presenteren een integrator die daarbij aansluit, en u beslist daarna zelf of u de samenwerking verder uitwerkt.

Zo vermijdt u dat u zelf tientallen partners moet screenen, terwijl u toch een geschikte kandidaat kent voordat u offertes opvraagt. Hoe dat in de praktijk verloopt, leest u op de pagina hoe het werkt. Zoekt u liever eerst een partner in uw regio, bekijk dan ons overzicht van integrators per provincie.

Volgende stappen

1. Schrijf uw belangrijkste processen en knelpunten op, zonder technisch jargon.
2. Bepaal wie in uw bedrijf deel uitmaakt van het projectteam.
3. Stel een lijst van vragen op, aan de hand van de bovenstaande punten.
4. Vraag ons een geschikte partner voor te stellen, of maak zelf een selectie.
5. Vergelijk de voorstellen op inhoud en vraag referenties op.

Overweegt u nog of SAP Business One wel het juiste pakket is? Bekijk dan de alternatieven voor SAP Business One en onze gids over het kiezen van een ERP voor u een partner contacteert.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.