Hosting van SAP Business One: cloud of op eigen servers?

Wie in Vlaanderen, Wallonië of Brussel een SAP Business One cloud-oplossing overweegt, stelt zelden alleen een technische vraag. Het gaat ook over wie uw boekhoudgegevens beheert, wie de updates inplant, hoe snel uw dienstverlener ingrijpt en wat er gebeurt als u ooit van leverancier wilt veranderen. Deze pagina zet de hostingopties van SAP Business One op een rij: hosting bij een partner, een publieke cloud en een installatie op eigen servers (on-premise).

Een belangrijke nuance vooraf: SAP Business One wordt verdeeld via een netwerk van partners. Voor een groot deel van de klanten is de hostingkeuze dus ook een keuze voor een partner. Wij zijn niet verbonden aan SAP of aan een integrator. Via onze kosteloze matching vergelijkt u offertes van integrators die elk een andere hostingaanpak hanteren.

De drie hostingvormen van SAP Business One

Wat u op internet vindt over SAP Business One SaaS, hosting en on-premise gaat in feite over dezelfde vraag: waar draait de software en wie is verantwoordelijk? Onderstaande tabel geeft de drie vormen weer. De beoordelingen zijn kwalitatief, want de uiteindelijke prijs hangt af van het aantal gebruikers, het pakket en de dienstverlener.

Cloud bij een partner

Dit is de vorm die de meeste kmo's bedoelen met SAP Business One cloud. In het model Run Business One Cloud van SAP PartnerEdge bestelt de partner bij SAP abonnementen per eindgebruiker, host hij ze in een datacenter en biedt hij de dienst onder eigen naam, op eigen risico en tegen eigen prijzen aan. Dat betekent twee dingen voor u: het contract is er een met de partner, en de prijs is niet overal gelijk. Vergelijk dus niet alleen het bedrag per gebruiker, maar ook wat erin zit.

De voorwaarden die wij als bron gebruiken, zijn regionale voorwaarden voor het Midden-Oosten en Noord-Afrika uit 2017. Ze illustreren het principe, maar vervangen geen Belgisch contract. Vraag uw partner naar de voorwaarden die voor uw overeenkomst gelden.

Diezelfde voorwaarden leggen een aantal grenzen vast die voor een kopende onderneming belangrijk zijn:

• de cloudomgeving wordt fysiek opgeslagen en gebruikt in één enkel datacenter;
• dat datacenter is niet in handen van of niet uitgebaat door de eindgebruiker;
• de partner verleent de eindgebruikers geen configuratie- of ontwikkelrechten.

Dat laatste punt is cruciaal. Wie veel eigen rapporten, velden of add-ons wil laten bouwen, moet vooraf nagaan wat er in de gehoste omgeving mogelijk is. Meer over de mogelijkheden vindt u op onze pagina over maatwerk in SAP Business One.

Publieke cloud: AWS, Azure of Google Cloud

SAP Business One 10.0 kan via de SAP Cloud Appliance Library worden uitgerold in de accounts van Amazon AWS, Microsoft Azure en Google Cloud van een partner, een klant of een ontwikkelaar. SAP stelt dit voor tests, evaluaties, ontwikkeling en demonstraties voor. Een afzonderlijk SAP CAL-abonnement via de SAP Store is daarvoor niet nodig.

Lees dit goed: de bron beschrijft een hulpmiddel om snel een omgeving op te zetten voor proefdoeleinden. Het is geen productieaanbod met een beheerscontract. Wilt u uw productie in een publieke cloud laten draaien, dan bouwt uw integrator die omgeving doorgaans zelf op, met afspraken over beveiliging, back-ups en monitoring. Dat geeft u de grootste keuzevrijheid, maar ook de meeste verantwoordelijkheid.

De regio's die SAP in die bron als voorbeeld noemt, liggen in Parijs, Zürich en Frankfurt. Een Belgische regio vermeldt het document niet. Uw integrator moet dus aantonen waar de productieomgeving effectief draait, zonder dat u dit uit een testhulpmiddel mag afleiden.

On-premise

Bij een installatie op eigen servers bepaalt u zelf de hardware, het moment van updates en de beveiliging. Dat past bij bedrijven die al over een IT-team of een vaste beheerder beschikken, bij productiesites met een lokaal netwerk dat niet mag uitvallen, of bij organisaties die interne regels over gegevensopslag hebben. De keerzijde: u beheert zelf de servers, de back-ups, de herstelprocedures en de vervanging van oude hardware. Een overzicht van de afweging tussen beide werelden vindt u in onze gids cloud-ERP of on-premise.

Eén ERP, twee databanken: SQL Server of SAP HANA

Los van de hostingkeuze bestaat SAP Business One in twee versies naargelang de databank: de versie op Microsoft SQL Server en de versie voor SAP HANA. SAP publiceert zijn gelokaliseerde demodatabases voor beide platformen. Voor de hosting is dat relevant, omdat de databankkeuze de infrastructuur, het beheer en de licentiestructuur beïnvloedt. Een partner die u een cloudaanbod doet, moet kunnen uitleggen op welk platform uw omgeving draait en wat dat voor de kosten en de uitbreidbaarheid betekent. Over de versies en edities leest u meer op de pagina versies en edities van SAP Business One.

Updates, maatwerk en integraties: wat verandert er per vorm?

Updates

In een partnercloud zit het inplannen van updates vaak in de dienstverlening, maar het ritme wordt door de partner bepaald en niet altijd door uw eigen kalender. Bespreek vooraf wanneer er onderhoudsvensters zijn en hoe u een update kunt testen vóór de productieomgeving wordt aangepast. Bij on-premise of een publieke cloud in eigen beheer beslist u of uw integrator zelf, maar dan moet er ook iemand de tijd nemen om de upgrade voor te bereiden. Een upgrade is steeds een mini-project, zeker met add-ons.

Maatwerk en add-ons

Hoe meer uw processen afwijken van de standaard, hoe zwaarder de beperkingen van een gedeelde omgeving wegen. Een distributiebedrijf met een standaardflow komt ver met een partnercloud. Een productiebedrijf met eigen berekeningen, specifieke etiketten of koppelingen met machines heeft vaak meer ruimte nodig. Bekijk dat samen met uw integrator, niet pas na de ondertekening.

Integraties

Een ERP staat zelden alleen. Denk aan uw webshop, uw bank, een vervoerder, uw boekhouder of de koppeling voor e-facturatie. Wie via Peppol facturen verstuurt en ontvangt, moet nagaan of de gehoste omgeving die koppeling ondersteunt en wie ze beheert. Onze gids over e-facturatie via Peppol legt uit waarom dit voor Belgische bedrijven een vast aandachtspunt wordt. Een overzicht van de koppelingsmogelijkheden vindt u onder integraties met SAP Business One.

Gegevensbescherming en datalocatie voor Belgische bedrijven

Uw ERP bevat klantgegevens, loongegevens, facturen en bankgegevens. Dat zijn gegevens waarover u als verwerkingsverantwoordelijke de verantwoordelijkheid draagt, ook als een partner ze host. In België is de Gegevensbeschermingsautoriteit de toezichthouder voor de AVG. Voor de hostingkeuze komt dat neer op een korte reeks vragen die u aan elke leverancier stelt:

• In welk land en in welk datacenter staan de productiegegevens en de back-ups?
• Wie heeft er toegang, ook voor ondersteuning, en vanuit welk land?
• Gebruikt de partner onderaannemers, bijvoorbeeld een cloudaanbieder, en welke?
• Is er een verwerkersovereenkomst, en wat staat erin over meldingen van incidenten?
• Hoe en wanneer worden uw gegevens verwijderd of teruggegeven bij het einde van het contract?

Wie een Belgische boekhouder of accountant bij de gegevens betrekt, doet er goed aan die al vroeg te betrekken. Hun toegang tot de omgeving, het archief van boekhoudkundige stukken en de bewaarplicht zijn zaken die in de hostingafspraken thuishoren. Een overzicht vindt u op de pagina wettelijke verplichtingen voor ERP in België.

Back-ups en continuïteit

Een back-up die nooit is teruggezet, is een aanname. Vraag bij elke hostingvorm hoe vaak er een back-up wordt gemaakt, waar die wordt bewaard, hoelang ze wordt bewaard en wanneer het herstel voor het laatst is getest. Bij on-premise ligt die verantwoordelijkheid bij u; bij een partnercloud staat ze in de dienstenovereenkomst. Een goede dienstverlener kan haar herstelprocedure toelichten zonder te zoeken. Bespreek ook wat er gebeurt bij een storing in het datacenter, en wie u dan op welke manier verwittigt. De afspraken over opvolging en problemen vindt u terug in het onderdeel support en onderhoud van SAP Business One.

Kosten: wat vergelijkt u echt?

Een prijsvergelijking tussen cloud en on-premise gaat vaak mis omdat de ene offerte meer omvat dan de andere. Vergelijk altijd dezelfde onderdelen:

1. de softwarelicenties of abonnementen per gebruiker;
2. de hosting zelf, met opslag, back-ups en monitoring;
3. het beheer van de databank en van de updates;
4. de ondersteuning en de reactietijden;
5. de kosten voor het verlaten van het platform.

Bij on-premise komen daar de servers, de beveiliging, het energieverbruik en de vervanging van hardware bij. Bij een partnercloud vallen die kosten weg, maar die vervangt u door een terugkerende vergoeding. Een eerlijke vergelijking kijkt naar de totale kost over de gehele gebruiksduur, niet naar de eerste factuur. Meer over de prijsopbouw leest u op onze pagina prijzen van SAP Business One.

Hoe kiest u de juiste hostingvorm?

Een bruikbare werkwijze om tot een beslissing te komen:

1. Breng uw processen en uw aanpassingen in kaart. Veel eigen ontwikkeling wijst eerder naar een eigen omgeving of een ruimer model.
2. Bepaal wie het beheer kan opnemen. Zonder interne IT is een partnercloud meestal realistischer.
3. Stel uw eisen over gegevens op. Locatie, toegang, bewaartermijn en exit staan op papier voor u een offerte aanvaardt.
4. Vraag per hostingvorm een volledige offerte met dezelfde componenten, zodat u ze naast elkaar kunt leggen.
5. Test uw eigen scenario's. Een proefbedrijf is slechts 31 opeenvolgende dagen bruikbaar; plan de test dus vooraf en werk met uw eigen artikelen en facturen.
6. Plan de exit mee. Leg vast hoe uw gegevens terugkomen als u later wilt overstappen. Zie ook onze pagina over migratie van SAP Business One.

Hosting in het implementatieproject

De hostingkeuze hoort vroeg in het project thuis, omdat ze het tijdpad en de rolverdeling bepaalt: wie richt de omgeving in, wie zet de databank op, wie test de koppelingen en wie neemt de eindgebruikers mee. In een partnercloud verloopt de opstart doorgaans sneller, omdat de infrastructuur al klaarstaat; bij een eigen omgeving moet de infrastructuur eerst gebouwd en getest worden. Hoe een project verloopt, ziet u op de pagina implementatie van SAP Business One. Wilt u weten hoe SAP Business One zich in Belgische context gedraagt, bijvoorbeeld voor btw, rekeningschema en facturatie, lees dan SAP Business One in België.

Voor de volledigheid: SAP Business One is niet de enige keuze. Als u eerst wilt weten of dit ERP bij uw organisatie past, helpt onze vergelijking van ERP-systemen voor kmo's u verder.

Vragen om aan uw integrator te stellen

Neem de volgende punten mee naar elk gesprek, ongeacht welke hostingvorm voorgesteld wordt:

• Wie is contractant en wie is verantwoordelijk als de omgeving uitvalt?
• Welke rechten krijgen mijn eigen medewerkers of ontwikkelaars in de omgeving?
• Hoe en wanneer gebeuren updates, en kan ik ze eerst testen?
• Welke koppelingen met mijn bank, webshop en Peppol-aansluiting zijn mogelijk?
• Hoe krijg ik mijn gegevens terug, en in welk formaat?

Een transparante dienstverlener beantwoordt die vragen schriftelijk. Wie ontwijkend antwoordt, geeft u daarmee ook informatie.

Conclusie

SAP Business One draait in de cloud, op eigen servers of in een publieke cloud, en elke vorm heeft haar eigen verdeling van kosten, vrijheid en verantwoordelijkheid. Voor veel Belgische kmo's is een partnercloud de eenvoudigste start, voor bedrijven met veel maatwerk of strikte interne regels kan een eigen omgeving beter passen. Wat u ook kiest: leg de datalocatie, de rechten, de back-ups en de exit contractueel vast. Wilt u offertes vergelijken van integrators die elk een andere hostingaanpak voorstellen, dan helpt onze service u gratis op weg.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.