SAP Business One: welke versie en welke editie past bij uw bedrijf?

Wie zoekt naar de SAP Business One versie die bij zijn bedrijf past, botst al snel op verwarrende termen: versie, feature pack, support package, patch, hotfix. Daarachter zit een eenvoudige logica, en die kennen is nuttig voor elke Belgische kmo die SAP Business One gebruikt of overweegt. In dit artikel leest u hoe SAP zijn releases opbouwt, wat er over edities van SAP Business One te zeggen valt, wat de laatste versie van SAP Business One is en wanneer upgraden zinvol wordt.

Een algemeen beeld van het pakket vindt u op de pagina over SAP Business One. Hier gaat het uitsluitend over de releases en hun levenscyclus.

Hoe SAP Business One zijn versies opbouwt

Voor SAP Business One bestaat er geen jaarlijkse release met een nieuwe naam. SAP werkt met versiefamilies: een hoofdversie (x.0) die de basis legt, gevolgd door leveringen die de functionaliteit en de stabiliteit verder uitbouwen. Voor de oudere generaties spreekt SAP over de versies 8.8, 8.81, 8.82, 9.0, 9.1, 9.2 en 9.3. Voor de huidige generatie is dat versie 10.0.

Sinds versie 10.0, van april 2020, levert SAP innovatie niet meer in grote, zeldzame sprongen maar in continue leveringen: de zogeheten feature packages. Die zijn cumulatief en bevatten nieuwe functies, correcties, beveiligingsupdates en wettelijke aanpassingen. De interfaces blijven stabiel tussen de hoofdversie en de feature packages. Dat is belangrijk voor uw extensies en koppelingen: ze hoeven niet bij elke levering opnieuw te worden uitgewerkt.

De vier soorten leveringen

SAP maakt een duidelijk onderscheid tussen vier soorten leveringen. Dat onderscheid helpt u begrijpen wat u precies installeert.

Een hotfix is dus geen versie om op te blijven draaien. SAP behandelt hem uitdrukkelijk als een tijdelijke oplossing. Een omgeving die jarenlang op hotfixes steunt, is een signaal dat een geplande upgrade overdue is.

Edities van SAP Business One: wat bestaat er echt?

Veel bezoekers zoeken naar “edities”, naar analogie met pakketten die een Standard-, Professional- en Enterprise-uitvoering aanbieden. Bij SAP Business One ligt dat anders. SAP publiceert geen reeks gelaagde edities met een vaste lijst van beperkte of uitgebreide modules. Het pakket is één product met een brede functionele basis, aangevuld met extensies.

Het verschil tussen twee uitrollen zit dus eerder in de keuzes eromheen:

• Uitrol: lokaal geïnstalleerd op eigen servers of bij een hostingpartij, of in de cloud. Meer over die keuze leest u op de pagina over SAP Business One in de cloud.
• Database: SAP Business One is beschikbaar voor Microsoft SQL Server en voor SAP HANA. De keuze beïnvloedt prestaties, analysemogelijkheden en de infrastructuur die u nodig hebt.
• Licentiesamenstelling: het aantal en het type gebruikers dat u nodig hebt. De details daarover vindt u op de pagina over de prijzen van SAP Business One.
• Extensies en sectoroplossingen: SAP meldt dat het pakket via een netwerk van 850 partners wordt verdeeld en dat er meer dan 500 sector- en landextensies bestaan. Daar zit de grootste variatie tussen twee klanten.

Wie dus vraagt “welke editie heb ik nodig?”, krijgt van een goede integrator een andere vraag terug: welke uitrol, welke database en welke extensies hoort bij uw processen? Een overzicht van de functies zelf staat op de pagina met de modules van SAP Business One.

Lokalisaties: waarom België telt

SAP Business One wordt in meer dan 170 landen gebruikt, in 28 talen en met 50 landlokalisaties. Voor een Belgisch bedrijf is niet het aantal landen doorslaggevend, maar of de Belgische lokalisatie en de wettelijke updates bij elke levering correct worden bijgehouden. Denk aan de Belgische btw-aangifte, het rekeningstelsel dat uw boekhouder gebruikt en de elektronische facturatie via Peppol. Meer context staat in onze gidsen over btw en ERP in België en over Peppol en e-facturatie, en op de pagina over SAP Business One in België.

De laatste versie van SAP Business One

Op de onderhoudspagina van SAP is versie 10.0 de huidige hoofdversie. Wat daar sinds april 2020 bijkomt, komt via feature packages. De “laatste versie” is in de praktijk dus een combinatie: versie 10.0 plus het meest recente feature package en support package dat uw integrator voor uw omgeving heeft getest.

Over de opvolger is SAP uiterst beknopt: de onderhoudspagina meldt enkel dat versie 11 na versie 10 zal volgen. Er staat geen datum bij, en wij schrijven er dus ook geen. Wie nu een beslissing neemt, hoeft niet te wachten op een aankondiging: SAP geeft aan dat de upgrades binnen de onderhoudsovereenkomst gratis zijn, en de interfaces blijven stabiel binnen de versiefamilie.

Praktisch advies: vraag uw integrator altijd welk feature package en welk support package in uw productieomgeving draaien, en laat dat noteren in uw systeemdocumentatie. Zonder die informatie is elke discussie over “de laatste versie” giswerk.

Hoe lang wordt een versie ondersteund?

SAP legt een duidelijke regel vast: minstens vijf jaar standaardonderhoud per versiefamilie, te rekenen vanaf de algemene beschikbaarheid van de hoofdversie (x.0). De latere leveringen binnen die familie vallen onder dezelfde onderhoudsperiode.

De huidige stand volgens de onderhoudspagina van SAP:

Twee zaken verdienen aandacht. Ten eerste vermeldt SAP zelf dat de data kunnen wijzigen. Controleer de officiële pagina dus vóór u een planning vastlegt. Ten tweede levert SAP geen correcties of beveiligingsupdates voor oude feature packages, support packages, patches of hotfixes. Wie op een verouderd pakket blijft, draait dus zonder nieuwe beveiligingsupdates, ook al valt zijn hoofdversie nog binnen de onderhoudsperiode.

Voor een Belgische onderneming heeft dat een tastbaar gevolg. Wettelijke aanpassingen, bijvoorbeeld rond de btw of de verplichte e-facturatie, worden via support packages geleverd. Een omgeving die niet bijgewerkt wordt, mist die aanpassingen en dwingt uw boekhouder tot omwegen. Over het algemene wettelijke kader leest u meer in de gids over de wettelijke verplichtingen van een ERP-systeem.

Wanneer is upgraden zinvol?

Er is geen vast ritme dat voor elk bedrijf klopt. Wel zijn er duidelijke aanleidingen.

Redenen om te upgraden

• Het onderhoud van uw versie loopt af of is al afgelopen. Dat is het meest dwingende argument, zeker voor wie nog op een versie uit de 8.8- tot 9.3-reeks draait.
• Een wettelijke wijziging vraagt een recente lokalisatie. Dat geldt voor Peppol, de btw-aangifte of de rapportering naar uw accountant.
• U wilt een functie die enkel in een recent feature package zit, of een koppeling die een nieuwere interface vereist.
• Uw infrastructuur verandert, bijvoorbeeld bij een overstap naar de cloud of een nieuwe serveromgeving.
• Beveiliging: voor oude pakketten levert SAP geen beveiligingsupdates meer.

Redenen om nog even te wachten

Een upgrade is geen automatisme. Wacht gerust als uw omgeving stabiel is, binnen de onderhoudsperiode valt en uw extensies nog niet getest zijn op de nieuwe versie. Een goed gepland moment, buiten uw drukste periode zoals het jaareinde of een btw-aangifteperiode met veel volume, voorkomt onnodige druk.

Hoe verloopt een upgrade?

SAP ondersteunt directe upgrades uitsluitend tussen opeenvolgende versies, zoals van 9.3 naar 10.0. Wie zich verder terug bevindt, moet meerdere stappen doorlopen. Dat verklaart waarom een grote achterstand duurder en risicovoller is dan regelmatig bijwerken.

Een typisch traject ziet er zo uit:

1. Inventaris: huidige versie, feature package en support package, alsook alle extensies, koppelingen en eigen rapporten.
2. Testomgeving: een kopie van uw productiegegevens waarop de upgrade eerst wordt uitgevoerd.
3. Controle van maatwerk en koppelingen: werken uw extensies, uw webshopkoppeling en uw bankbestanden nog? Zie ook de pagina over integraties en maatwerk.
4. Gebruikerstest: een kernploeg uit boekhouding, verkoop en magazijn controleert de dagelijkse processen.
5. Omschakeling op een rustig moment, met een duidelijk terugvalscenario.
6. Opvolging na de livegang, met aandacht voor prestaties en afgeronde correcties.

De licentie zelf is geen drempel: alle klanten met een geldig onderhoudscontract krijgen de versie-upgrades gratis. De kost zit in het werk eromheen, en die hangt af van het aantal extensies, de complexiteit van uw omgeving en de grootte van de sprong. Over het lopende onderhoud leest u meer op de pagina over support en onderhoud.

Upgrade of migratie?

Bij een grote achterstand, een zwaar aangepaste omgeving of een verouderde infrastructuur is een reeks opeenvolgende upgrades niet altijd de verstandigste weg. Dan kan een migratie naar een verse omgeving, met opschoning van de gegevens, beter uitkomen. Die afweging staat uitgewerkt op de pagina over de migratie van SAP Business One. Neemt u een bestaand systeem over van een andere partij, dan helpt de audit en projectovername om de actuele toestand eerst objectief in kaart te brengen.

Een versie kiezen bij een nieuw project

Wie nu voor het eerst voor SAP Business One kiest, start op de huidige hoofdversie en het recentste feature package. Er is geen reden om een oudere versie te installeren, want de onderhoudsperiode loopt vanaf de beschikbaarheid van de hoofdversie en niet vanaf uw start. Een nieuwere versie betekent dus een langere resterende ondersteuning.

De echte beslissingen liggen elders: de uitrol, de database, de extensies en de manier waarop de implementatie wordt aangepakt. Die staan beschreven op de pagina over de implementatie van SAP Business One. Twijfelt u nog tussen pakketten, dan helpt de vergelijking SAP Business One of Business Central om de levenscyclus van beide producten naast elkaar te leggen.

Hoe wij u helpen

ERP Integrator is een gratis bemiddelingsdienst. Wij zijn niet verbonden aan SAP of aan een andere softwarepublisher, en wij voeren zelf geen projecten uit. Wij brengen u in contact met een erkende integrator die bij uw situatie past: of het nu gaat om het bepalen van de juiste versie voor een nieuw project, een geplande upgrade of een second opinion over uw huidige omgeving. Hoe dat verloopt, leest u op de pagina hoe werkt het.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.