SAP Business One implementeren: van voorbereiding tot ondersteuning na de livegang

Wie SAP Business One wil invoeren, koopt geen pakket maar start een project. De software zelf is het kleinste deel van het verhaal: wat telt, is hoe uw facturatie, aankopen, voorraad en boekhouding erin terechtkomen en hoe uw medewerkers ermee leren werken. De implementatie van SAP Business One, ook wel de uitrol of het implementatietraject genoemd, bepaalt dus meer dan de licentie of de versie of uw project slaagt.

SAP meldt meer dan 83 000 klanten en 1,2 miljoen gebruikers voor Business One. Dat wijst op een beproefd product, maar zegt niets over uw project. Elk bedrijf heeft eigen processen, eigen gegevens en een eigen tempo. Op deze pagina overlopen we de aanpak van A tot Z, zodat u uw integrator gerichte vragen kunt stellen.

De methode van SAP: vijf fasen

SAP beveelt voor Business One een projectmethodologie in vijf fasen aan:

1. voorbereiding van het project;
2. plan van uitvoering, het zogeheten Business Blueprint;
3. uitvoering van het project (Project Realization);
4. finale voorbereiding;
5. livegang en ondersteuning.

SAP stelt daarbij sjablonen en hulpmiddelen ter beschikking: vragenlijsten en configuratiedocumenten voor het Blueprint, een gids voor gegevensmigratie, testscenario's met een logboek van afwijkingen, een opleidingsgids, een formulier voor wijzigingsaanvragen, formulieren voor de validatie van elke fase, een tabel voor risicobeoordeling en projectplannen die in de SAP Business One-client zijn geïntegreerd. Een ervaren integrator werkt met die documenten en past ze aan uw schaal aan.

Hou er rekening mee dat een integrator de fasen in de praktijk anders kan benoemen of opdelen. Vraag daarom altijd welke opleveringen u na elke stap krijgt en wie ze goedkeurt.

Fase voor fase: wat gebeurt er echt?

Voorbereiding en afbakening

In de eerste fase legt u vast wat het project moet bereiken. Welke processen moeten in SAP Business One komen: boekhouding, verkoop, aankoop, voorraad, productie? Welke systemen verdwijnen? Wie zit in het projectteam? Het resultaat is een afgebakend projectvoorstel met doelen, een eerste planning, een teamverdeling en een lijst met risico's.

Voor Belgische bedrijven hoort hier ook een vraag over de boekhouding bij: werkt uw externe boekhouder rechtstreeks in het systeem, of ontvangt hij exports? Die keuze bepaalt later de inrichting van het rekeningstelsel en de btw-rapportering.

Analyse: het Business Blueprint

In het Blueprint brengt de integrator uw werkwijze in kaart tijdens workshops per functioneel domein, zoals verkoop, aankoop en voorraad. De afspraken worden vastgelegd in een document dat de basis vormt voor de configuratie. Dit is de goedkoopste plaats om fouten te vinden: een misverstand op papier kost een gesprek, een misverstand in een draaiend systeem kost herwerk.

Neem er uw sleutelgebruikers bij. Zij kennen de uitzonderingen: de klant die altijd een afwijkende betalingstermijn heeft, de leverancier met een eigen leveringsformaat, de prijslijst die per verkoper verschilt. Wat in de analyse niet ter sprake komt, duikt later als wijzigingsaanvraag op.

Parametrisering en opbouw

Dit is het hart van het project: SAP noemt deze fase Project Realization. De integrator configureert het systeem volgens het Blueprint, de gegevens uit het oude systeem worden gemigreerd en u valideert het geheel op echte gegevens. Hier hoort ook alles wat het standaardpakket aanvult: rapporten, afdrukmodellen en eventuele koppelingen of maatwerk voor SAP Business One.

Een goed project laat u vroeg al met een werkend testsysteem spelen. Wie pas na maanden een demonstratie krijgt, ontdekt de verschillen met de verwachtingen te laat.

Gegevensmigratie

De overstap van uw oude systeem en uw spreadsheets naar het nieuwe is vaak het onderschatte deel. Klanten, leveranciers, artikelen, openstaande posten en beginbalansen moeten kloppen, anders vertrouwt niemand het systeem. Hoe uw gegevens overgaan en wat u beter niet meeneemt, leest u op de pagina over de migratie naar SAP Business One. Het algemene verhaal vindt u in onze gids over ERP-migratie.

Dubbele klantenfiches, artikelen zonder omschrijving en oude leveranciers zonder activiteit zijn de klassiekers. Laat uw team opkuisen vóór de overdracht, niet erna.

Test en validatie

In de testfase controleert u of het systeem uw dagelijkse werk aankan. U werkt volledige scenario's af, van offerte tot betaling en van aankoopbon tot ontvangst, en noteert elke afwijking in een logboek. De integrator verhelpt ze, waarna u opnieuw test. Pas wanneer u de fase formeel goedkeurt, gaat het project verder.

Test niet enkel het normale geval. Probeer ook de creditnota, de deellevering, de retour, het afsluiten van een periode en de btw-aangifte.

Opleiding

Vóór de start worden de eindgebruikers opgeleid. De beste aanpak is een combinatie van sleutelgebruikers die diep worden opgeleid en collega's die kort en op hun eigen proces worden bijgeschoold. Meer over de mogelijkheden vindt u onder opleiding voor SAP Business One.

Livegang

Volgens SAP gebeurt de overschakeling bij voorkeur tijdens een weekend of een rustige periode. In België hoort bij die keuze een blik op de kalender van uw boekhouding: de btw-aangiften, het einde van het boekjaar en de periodes waarin uw klanten het meest bestellen. Spreek ook af wat er gebeurt als de overgang niet lukt: blijft het oude systeem tijdelijk bereikbaar, en tot wanneer?

Opvolging na de start

Na de livegang lost het projectteam de problemen op gedurende een periode die in het contract moet staan. Een project dat zonder die afspraak eindigt, laat u achter met vragen aan het verkeerde loket. Daarna schakelt u over op de gewone ondersteuning en het onderhoud van SAP Business One.

Overzicht van de fasen en de opleveringen

Wat bepaalt de duur en het budget van uw project?

Een vaste prijs of duur per project kan niemand eerlijk geven zonder analyse. Dit zijn de factoren die het verschil maken:

• Omvang van de scope. Enkel boekhouding en verkoop is een ander project dan boekhouding, voorraad, aankoop en productie samen. Zie de modules van SAP Business One.
• Aantal gebruikers en vestigingen. Meer gebruikers betekent meer opleiding, meer rechten en meer afstemming tussen afdelingen.
• Kwaliteit van uw gegevens. Propere stamgegevens versnellen de migratie, rommelige gegevens vertragen alles.
• Koppelingen. Een webshop, een eigen planningsprogramma of een bankkoppeling vragen apart werk. Lees meer over de integraties van SAP Business One.
• Aanpassingen. Elk afwijkend rapport of elke aparte werkstroom komt bovenop de standaard.
• Beschikbaarheid van uw team. Een projectverantwoordelijke die geen tijd heeft, is de meest voorkomende oorzaak van vertraging.
• Hosting. Of u het systeem op eigen servers of in de cloud draait, verandert de voorbereiding. Meer daarover leest u bij SAP Business One in de cloud.

Voor de kostenstructuur van licenties en diensten verwijzen we naar de prijzen van SAP Business One en onze algemene gids over ERP-kosten.

Specifieke valkuilen bij SAP Business One

Sommige fouten komen bij dit product vaker voor dan elders:

• Te veel aanpassen. SAP Business One is bedoeld voor kleine en middelgrote bedrijven en werkt het best met zo veel mogelijk standaard. Wie elk proces naar het oude systeem buigt, betaalt dat bij elke latere versie.
• Extensies zonder overzicht. SAP meldt meer dan 500 extensies voor sectoren en landen, verspreid over een netwerk van 850 partners. Dat aanbod is nuttig, maar elke extensie moet in uw versie en in uw sector passen. Vraag wie ze onderhoudt.
• Belgische vereisten laat bekijken. Peppol-facturatie, btw-aangiftes en de lokale rekeningstelsels horen in het Blueprint, niet in de testfase. Wat er in België van het product beschikbaar is, vindt u op SAP Business One in België; de verplichtingen rond elektronische facturen behandelt onze gids over Peppol.
• Geen duidelijke grens tussen standaard en maatwerk. Zet in het contract wat in de prijs zit en hoe een wijzigingsaanvraag verloopt.
• Versie en uitgave niet vooraf bepaald. Kies bewust, zie versies en edities.
• Nazorg niet vastgelegd. De ondersteuningsperiode na de livegang moet in het contract staan.

Hoe kiest u de juiste partij voor uw project?

De implementatie wordt uitgevoerd door een integrator, niet door SAP zelf. Wij zijn niet verbonden aan SAP of aan een andere softwareleverancier: wij brengen u gratis in contact met een integrator die bij uw project past. Ga na welke ervaring de integrator heeft met bedrijven zoals het uwe, wie uw project leidt, hoe hij omgaat met wijzigingen en wat er na de livegang gebeurt. Tips daarvoor staan op de pagina een integrator voor SAP Business One kiezen en in de gids een ERP-integrator kiezen.

Hoe de aanvraag bij ons verloopt, leest u onder hoe het werkt. Twijfelt u nog tussen systemen, vergelijk SAP Business One dan met Odoo of bekijk de alternatieven voor SAP Business One.

Zo bereidt u zich voor voordat u een integrator contacteert

Een korte voorbereiding verkort de analyse aanzienlijk:

1. Beschrijf in een paar bladzijden hoe uw bedrijf nu werkt, van offerte tot betaling.
2. Maak een lijst van de systemen en spreadsheets die verdwijnen of gekoppeld blijven.
3. Schat in wie de projectverantwoordelijke wordt en hoeveel tijd die vrij kan maken.
4. Bespreek met uw boekhouder wat hij van het nieuwe systeem verwacht.
5. Noteer de periodes waarin overschakelen echt niet kan.

Met die elementen krijgt u een voorstel dat bij uw situatie past in plaats van een standaardofferte.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.