Chercher la paie Exact Online revient souvent à poser une question de périmètre : le logiciel fait-il les fiches de paie, ou la paie reste-t-elle ailleurs ? Pour une PME belge, la réponse honnête est nuancée. Les sources publiques d’Exact décrivent une offre centrée sur la comptabilité, la facturation, la TVA et la facturation électronique ; elles ne présentent pas de calcul de paie belge intégré. L’enjeu pratique est donc de faire dialoguer proprement la paie, les RH et la comptabilité.
Cette page vous aide à cadrer Exact Online RH et Exact Online salaires pour la Belgique : ce que le logiciel couvre, ce qui se traite à côté, et les points de vigilance avant de lancer le projet.
Ce que couvre Exact Online, et ce qu’il ne documente pas
Les pages belges d’Exact consacrées à la comptabilité (Boekhouden) listent la facturation, les liaisons bancaires, les déclarations de TVA et la déclaration intracommunautaire, Intrastat, le reporting OSS et la comptabilité des immobilisations avec amortissement automatique. L’import de fichiers CODA et la domiciliation SEPA y figurent aussi. Aucune de ces pages ne décrit un module de paie belge.
Il en va de même pour les fonctions RH au sens large. La gestion des dossiers de collaborateurs, des congés, des notes de frais, du recrutement ou de l’évaluation n’est pas détaillée dans les faits publics que nous avons retenus. Nous ne l’affirmons donc pas : si un de ces besoins est central chez vous, il se vérifie par une démonstration, sur votre édition et pour la Belgique.
| Besoin | Ce que disent les sources | Réflexe de cadrage |
|---|---|---|
| Écritures comptables de salaires | Comptabilité, journaux et liaisons bancaires décrits | Importer le journal de paie dans la comptabilité |
| Calcul de la paie belge | Non documenté dans les sources retenues | Secrétariat social agréé ou logiciel de paie dédié |
| Congés, évaluation, recrutement | Non documentés | Outil RH dédié, ou fonction à confirmer avec l’intégrateur |
| Notes de frais | Non documentées comme module | Circuit d’achats et d’approbation en comptabilité, à valider |
| Paiement des salaires | Liaisons bancaires et SEPA décrites | Fichier de virement issu de la paie, suivi en banque |
La paie en Belgique : un environnement à part
La paie belge a ses propres règles : commissions paritaires, barèmes sectoriels, précompte professionnel, cotisations sociales, pécule de vacances, déclarations sociales trimestrielles et déclarations d’entrée et de sortie des travailleurs. Elle est réputée complexe, et la majorité des entreprises la confient à un secrétariat social agréé ou à un outil spécialisé tenu à jour des évolutions légales.
Ce n’est pas un défaut d’Exact Online : c’est le partage habituel des rôles. Le logiciel comptable reçoit le résultat de la paie, il ne porte pas la veille légale sociale. En revanche, une mauvaise liaison coûte cher : un écart entre la paie et la comptabilité apparaît tard, souvent à la clôture.
Si vous hésitez sur la manière de répartir ces rôles, le guide des obligations légales d’un ERP rappelle ce qui relève de l’outil et ce qui relève de votre organisation.
Interfacer la paie avec la comptabilité Exact Online
Le scénario le plus courant se déroule en quatre temps.
Le schéma comptable de paie
Avant toute technique, il faut un schéma validé par votre comptable : sur quels comptes vont les rémunérations brutes, les cotisations patronales, les charges sociales dues, le précompte professionnel retenu, les avantages en nature et les provisions de pécule de vacances. Ce schéma conditionne tout le reste. Le travail s’appuie sur la comptabilité et la finance dans Exact Online.
Le format et la fréquence des écritures
Le secrétariat social ou le logiciel de paie produit un journal. Selon l’outil, il se transmet par fichier, par connecteur ou par échange automatisé. La fréquence est mensuelle dans la plupart des cas, mais elle dépend de votre rythme de paie. Il faut décider qui importe, qui contrôle et à quelle date.
Les sections analytiques
Si vous suivez la rentabilité par service, par chantier ou par projet, la paie doit être ventilée en conséquence. C’est un point que l’on découvre trop tard : sans clés de répartition prévues dès l’interface, le coût du personnel reste global et les analyses perdent leur intérêt.
Le paiement et le rapprochement
Le virement des salaires et des charges sociales sort de la banque, puis se rapproche des écritures. Exact documente l’import automatique de fichiers CODA et le traitement automatique de transactions pour 5 banques, avec SEPA et domiciliation mentionnés. Les écritures de paie bénéficient de cette mécanique, à condition que les libellés et les références soient exploitables.
Pour le détail des échanges avec d’autres outils, consultez la page sur les intégrations et connecteurs d’Exact Online.
RH : congés, notes de frais, recrutement et évaluation
Dans beaucoup de PME, ces fonctions sont éclatées. Les congés se gèrent dans un tableur ou un outil RH, les notes de frais passent par la comptabilité, le recrutement par un site spécialisé, l’évaluation par un document partagé. Un ERP ne résout pas cet éclatement à lui seul.
Posez plutôt trois questions avant de chercher un module.
- Qui a besoin de la donnée ? Si seuls les RH utilisent les congés, un outil dédié suffit ; si les responsables d’équipe doivent les consulter pour planifier, la facilité d’accès compte.
- Quelle donnée doit remonter en comptabilité ? Les notes de frais, oui, car elles génèrent des écritures et de la TVA récupérable ; les entretiens d’évaluation, non.
- Quel est le circuit d’approbation ? Exact indique que son édition Plus de Boekhouden ajoute des circuits d’approbation par rapport à Essentials. Ce point est utile pour valider des dépenses, mais confirmez avec l’intégrateur qu’il couvre votre circuit de notes de frais.
Si vous avez un projet plus large, le guide ERP pour PME aide à décider ce qu’il faut vraiment mettre dans l’ERP et ce qu’il vaut mieux laisser à un outil spécialisé.
Les points de vigilance propres à la Belgique
Le droit social reste chez le spécialiste
Les règles évoluent avec les commissions paritaires et la législation sociale. Le logiciel comptable n’a pas vocation à les suivre. Fiez-vous à votre secrétariat social ou à l’éditeur de paie pour cela, et gardez dans votre contrat de projet une clause précisant qui répond d’une écriture erronée.
Les régions et la langue
Une entreprise implantée en Flandre, en Wallonie ou à Bruxelles peut avoir des collaborateurs travaillant dans plusieurs langues. Les documents transmis aux salariés doivent respecter les règles linguistiques qui s’appliquent à votre siège d’exploitation, ce qui se règle côté paie, pas côté comptabilité. Votre comptable saura vous orienter.
Peppol et les notes de frais
Depuis le 1er janvier 2026, l’e-facturation est obligatoire pour les transactions B2B entre assujettis à la TVA en Belgique. Exact a intégré l’envoi et la réception de factures via Peppol dans toutes les versions d’Exact Online depuis le 1er janvier 2025. Pour la paie, l’effet est indirect : les factures de prestataires RH, de formation ou de recrutement arrivent désormais par ce réseau et suivent le circuit d’achats. Un guide dédié à Peppol détaille la mécanique.
La multi-législation
Exact présente une fonction multi-législation, ouverte aux Early Adopters, qui permettrait de gérer une administration belge complète selon la législation belge depuis un environnement néerlandais, avec le plan comptable MAR et Peppol. Si votre groupe a des entités dans plusieurs pays, ce point concerne aussi votre schéma de paie : un plan comptable, une législation, une interface par entité.
Mener le projet : étapes concrètes
- Inventaire. Listez les flux de paie existants : journal mensuel, avances, retenues, notes de frais, charges sociales à payer.
- Choix de l’outil de paie. Secrétariat social ou logiciel dédié ; le choix précède la configuration d’Exact Online.
- Schéma comptable. Faites-le valider par votre comptable, par écrit.
- Interface. Décidez de la méthode d’échange (fichier, connecteur) et du responsable du contrôle.
- Test sur une période complète. Comparez le journal de paie, la balance et les virements réalisés.
- Formation. Les personnes qui importent les écritures doivent connaître le schéma. Voyez l’offre de formation à Exact Online.
La mise en œuvre d’Exact Online décrit comment ces étapes s’insèrent dans le projet global, et la page sur les prix d’Exact Online explique pourquoi le coût de l’interface se chiffre séparément de la licence.
Quand faut-il envisager un autre ERP ?
Si la gestion des personnes est au cœur de votre activité, par exemple avec une forte rotation, de nombreuses équipes de terrain ou des plannings complexes, comparez les options. Les alternatives à Exact Online présentent les autres pistes, et le comparatif des ERP pour PME permet de situer chaque produit. Dans bien des cas, la bonne réponse reste un ERP ou un logiciel comptable associé à un outil de paie et de RH spécialisé : mieux vaut une liaison propre qu’un module généraliste qui ne suit pas la loi sociale belge.
Faire cadrer votre projet par un intégrateur
La question n’est pas seulement « Exact Online fait-il la paie ? », mais « comment relier proprement paie, RH et comptabilité chez nous ? ». Un intégrateur expérimenté en Belgique sait quel outil de paie s’interface avec Exact Online, comment structurer le schéma comptable et quelles limites tester avant la mise en production. Notre service est gratuit : décrivez votre besoin, nous vous mettons en relation avec un intégrateur adapté. Voyez comment fonctionne la mise en relation ou consultez les conseils pour choisir un intégrateur Exact Online.
Questions fréquentes
Exact Online calcule-t-il la paie belge ?
Les sources d’Exact consultées pour cette page décrivent la comptabilité, la facturation, la TVA, Intrastat et Peppol, mais pas un calcul de paie belge natif. Pour les salaires, la pratique courante en Belgique reste le secrétariat social ou un logiciel de paie spécialisé, relié à la comptabilité. Faites confirmer par l’intégrateur ce qui est disponible dans votre édition avant de vous engager.
Comment les salaires arrivent-ils dans la comptabilité Exact Online ?
Le plus souvent par un journal d’écritures de paie produit par le secrétariat social ou le logiciel de paie, puis importé ou saisi dans la comptabilité. Un schéma comptable de paie, validé avec votre comptable, indique quels comptes reçoivent les rémunérations, les cotisations et le précompte professionnel. Le rapprochement avec les paiements bancaires se fait ensuite comme pour toute autre opération.
Que fait Exact Online pour les RH au-delà de la paie ?
Les fonctions de gestion des collaborateurs, des congés, des notes de frais, du recrutement ou de l’évaluation ne figurent pas dans les faits publics retenus ici. Les notes de frais passent souvent par la comptabilité d’achat. Pour le reste, un outil RH dédié, interfacé avec Exact Online, est la solution la plus répandue ; l’intégrateur vous dira ce qui existe dans votre contexte.
Faut-il un secrétariat social si l’on utilise Exact Online ?
Le choix d’un secrétariat social relève de votre organisation et du droit social belge, pas du logiciel comptable. Exact Online ne vous en dispense pas sur la base des informations disponibles. Le sujet à traiter est plutôt la liaison : format des écritures, fréquence, comptes, et contrôle des soldes de rémunérations et de charges sociales.
Quels points vérifier avant de relier paie et comptabilité ?
Vérifiez le plan comptable utilisé, la gestion des sections analytiques par service ou par projet, le traitement des avances et des retenues, ainsi que les régularisations de fin d’année. Prévoyez aussi un test sur une période complète, avec rapprochement entre le journal de paie, la balance et les virements réellement effectués.
Sources
- Exact Online Boekhouden (Belgique)
- Exact Belgique — e-facturation
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