Pour la plupart des PME belges, Exact Online commence par la finance. C’est le cœur historique du produit, et c’est souvent là qu’un dirigeant ou un DAF mesure ce que le logiciel change au quotidien : moins de ressaisie, des banques rapprochées plus vite, une TVA préparée sans fichier annexe. Cette page détaille ce que couvre la comptabilité Exact Online, ce qui dépend de l’édition choisie, et ce que la réglementation belge impose à votre administration.
Pour une vue d’ensemble du produit en Belgique, consultez la page Exact Online en Belgique.
Ce que couvre la finance dans Exact Online
Exact Online Boekhouden, la brique comptable, rassemble la facturation, les liaisons bancaires, les déclarations de TVA et de TVA intracommunautaire (ICP), l’Intrastat, les déclarations OSS et la comptabilité des immobilisations avec amortissement automatique. Autrement dit, l’essentiel du cycle financier d’une PME tient dans un seul environnement en ligne.
Comptabilité générale et plan comptable belge
Une comptabilité belge repose sur le plan comptable minimum normalisé (PCMN, appelé MAR en néerlandais). Exact a présenté une fonction multi-législation, ouverte aux Early Adopters, qui permettrait de tenir une administration belge complète selon la législation belge depuis un environnement néerlandais, avec le plan comptable MAR et Peppol. Il s’agit d’une fonction encore annoncée comme en phase d’adoption : demandez à votre intégrateur ce qui est réellement disponible au moment de votre projet, plutôt que de le supposer.
Comptabilité analytique
Pour piloter par activité, par site ou par projet, la dimension analytique se paramètre dès le départ. Le conseil pratique est de décider, avant la mise en production, des axes dont votre direction a vraiment besoin : une analytique trop fine devient un travail de saisie que personne ne tient. Un intégrateur vous aide à fixer cet équilibre lors de la mise en œuvre d’Exact Online.
Débiteurs, créanciers et factures d’achat
Côté clients, l’édition Plus de Boekhouden ajoute à Essentials la gestion automatique des débiteurs, les circuits d’approbation et la comptabilité des immobilisations. L’édition Professional ajoute des modèles d’opérations récurrentes, la détection d’anomalies et des factures de vente illimitées.
Côté fournisseurs, la page belge de Boekhouden présente des agents d’intelligence artificielle (Purchase Agent, Bank Agent, Support Agent, Debtor Agent) et cite 98 % de précision pour le traitement automatique des factures d’achat. C’est un chiffre annoncé par l’éditeur : testez-le sur vos propres factures, avec vos fournisseurs et leurs formats, pendant la phase de préparation.
Quelle édition pour quel besoin ?
| Besoin | Ce qu’apportent les éditions de Boekhouden |
|---|---|
| Tenir la comptabilité, la TVA et les banques | Socle Essentials : facturation, banques, déclarations, CODA et SEPA |
| Suivre les débiteurs et les actifs | Plus : gestion automatique des débiteurs, immobilisations, circuits d’approbation |
| Automatiser les écritures répétitives | Professional : opérations récurrentes, détection d’anomalies, factures de vente illimitées |
Pour les cabinets comptables, la gamme Accountancy suit une logique voisine : la version Plus ajoute le traitement automatique des factures, la banque en temps réel avec rapprochement et la collaboration client en ligne ; la version Professional ajoute les profils utilisateur, la clôture intelligente de période et d’année et un moniteur d’efficacité avec indicateurs. Les grilles tarifaires évoluent : pour les coûts, reportez-vous à la page prix d’Exact Online.
Banques belges : CODA, SEPA et domiciliation
La réalité d’une comptabilité belge, c’est le relevé CODA. L’import de fichiers CODA et la domiciliation SEPA sont inclus dans les éditions de Boekhouden proposées en Belgique. Exact annonce l’import automatique de ces fichiers et le traitement automatique des transactions pour 5 banques, avec SEPA et domiciliation mentionnés.
Concrètement, le rapprochement bancaire suit trois temps :
- le fichier CODA arrive depuis votre banque, sans ressaisie ;
- chaque mouvement est proposé en face d’une facture ouverte, client ou fournisseur ;
- l’écriture est validée par votre équipe, ou par votre comptable s’il a accès au dossier.
Avant de vous engager, vérifiez que votre banque principale figure bien parmi celles que le logiciel traite automatiquement. Les banques d’une société belge sont rarement les mêmes que celles d’un groupe voisin : la liste doit être confirmée sur votre situation, pas supposée.
TVA belge, ICP, Intrastat et OSS
La TVA est souvent la première raison pour laquelle un comptable demande un logiciel plus structuré. La page belge de Boekhouden cite la préparation de la déclaration de TVA et de la déclaration intracommunautaire, le contrôle automatique de la TVA, le reporting OSS et la déclaration Intrastat.
Pour une entreprise qui vend à des clients d’autres pays de l’Union européenne, cela signifie moins de fichiers à reconstituer en fin de période. Le guide TVA belge et ERP détaille les points de contrôle à prévoir avec votre comptable, notamment sur les codes TVA, les opérations intracommunautaires et les ventes à distance.
E-facturation B2B et Peppol : l’obligation belge
C’est le sujet qui pèse le plus sur les directions financières belges. Depuis le 1er janvier 2026, l’e-facturation est obligatoire pour toutes les entreprises assujetties à la TVA en Belgique pour les transactions B2B ; les factures aux consommateurs n’y sont pas soumises.
Selon Exact, l’enregistrement sur le réseau Peppol se fait via la plateforme logicielle utilisée, donc Exact lui-même pour ses clients, et Peppol est le réseau servant à appliquer l’obligation belge d’e-facturation B2B.
Ce que fait Exact Online
Exact a intégré par défaut, à partir du 1er janvier 2025, l’envoi et la réception de factures électroniques via le réseau Peppol dans toutes les versions d’Exact Online. L’éditeur a annoncé le 17 avril 2025 que cette facturation devient disponible en standard pour tous les clients, en réponse à l’obligation légale pour les paiements entre entreprises.
Dans Boekhouden, la facturation Peppol est incluse par défaut, avec envoi, réception et retour automatique du statut des factures. Exact la présente comme l’envoi de factures numériques traitées directement dans le logiciel comptable du destinataire, avec une variante lisible portant un lien de paiement PSD2 intégré à la banque, pour un traitement automatisé des paiements.
Ce qui reste à votre charge
L’outil transporte les factures, mais la qualité des données reste de votre responsabilité :
- des fiches clients complètes, avec numéro d’entreprise et TVA exacts ;
- des conditions de paiement cohérentes ;
- un processus de réception des factures d’achat attribué à une personne précise ;
- une règle claire pour les factures que vos fournisseurs vous envoient encore hors réseau.
Pour comprendre le réseau et ses obligations en détail, lisez le guide facturation électronique Peppol et celui des obligations légales d’un ERP.
Immobilisations, clôture et reporting
La comptabilité des immobilisations avec amortissement automatique fait partie de la couverture de Boekhouden, et l’édition Plus la met en avant. Pour une PME qui investit dans du matériel, des véhicules ou de l’outillage, c’est ce qui évite le tableau d’amortissement tenu à part, difficile à relire à la clôture.
La clôture dépend de l’organisation. Dans la gamme Accountancy, la version Professional ajoute la clôture intelligente de période et d’année. En entreprise, une clôture propre repose surtout sur des habitudes : rapprocher les banques régulièrement, lettrer les débiteurs, valider les écritures récurrentes avant la fin du mois. Le logiciel aide à les tenir, il ne remplace pas la discipline.
Côté reporting, prévoyez dès le départ les tableaux que votre direction lit vraiment : trésorerie, balance âgée des clients, marge par activité. Si vous avez besoin de données plus riches, croisées avec les ventes, le stock ou la production, le sujet passe par les intégrations et connecteurs d’Exact Online.
Multi-sociétés, multi-devises : à cadrer avant de choisir
Les groupes belges ont souvent une société d’exploitation, une société patrimoniale et parfois une filiale à l’étranger. Avant de choisir, listez les entités, leurs pays, leurs devises et le niveau de consolidation attendu. Ces besoins ne sont pas tous couverts de la même façon selon l’édition et la législation concernée, et ils se règlent en amont, pas après la mise en production.
Si votre périmètre dépasse la comptabilité pure, notamment avec de la production ou des flux logistiques complexes, comparez Exact Online avec d’autres solutions sur la page alternatives ou consultez la rubrique modules d’Exact Online.
Le rôle du comptable et de l’expert-comptable
En Belgique, le comptable ou l’expert-comptable reste la personne qui engage sa responsabilité sur les comptes et les déclarations. Le logiciel change la manière dont vous travaillez ensemble : un dossier partagé en ligne, des pièces déjà rattachées, des écritures contrôlées en continu plutôt que reconstituées en fin d’exercice.
Pour que cela fonctionne :
- associez votre comptable dès le cadrage, car il connaît vos codes TVA, vos particularités et vos habitudes ;
- décidez qui saisit, qui valide et qui déclare ;
- convenez d’un calendrier de contrôle, par exemple mensuel, plutôt que d’un grand rattrapage annuel.
Si la paie est tenue chez un secrétariat social, regardez comment les écritures sont reprises : la page paie et RH dans Exact Online expose ce qui relève du logiciel et ce qui reste chez un prestataire.
Comment trouver l’intégrateur adapté à votre finance
Le plus grand risque d’un projet de comptabilité n’est pas technique : c’est un paramétrage trop générique. Un bon intégrateur pose des questions précises sur votre plan comptable, vos journaux, vos banques, votre calendrier de TVA et vos obligations Peppol. Il propose un chiffrage selon le périmètre, sans promesse standardisée.
Intégrateurs ERP n’est pas un éditeur et n’est affilié à aucun : nous mettons votre demande en relation avec un intégrateur qui connaît votre profil, en Flandre, en Wallonie ou à Bruxelles. Le service est gratuit, et c’est l’intégrateur qui réalise le projet. Pour voir comment se déroule la mise en relation, rendez-vous sur comment ça marche.
Questions fréquentes
Exact Online gère-t-il la comptabilité belge, avec CODA et la TVA ?
Oui. Les éditions de Boekhouden proposées en Belgique incluent l’import de fichiers CODA et la domiciliation SEPA. Le module prépare aussi la déclaration de TVA et la déclaration intracommunautaire, avec un contrôle automatique de la TVA, ainsi que l’Intrastat et le reporting OSS. Le paramétrage des codes TVA reste à valider avec votre comptable.
Exact Online permet-il d’envoyer et de recevoir des factures Peppol ?
Oui. Exact a intégré l’envoi et la réception de factures électroniques via Peppol dans toutes les versions d’Exact Online. Dans Boekhouden, la facturation Peppol est incluse par défaut, avec retour automatique du statut des factures. C’est ce qui permet de répondre à l’obligation d’e-facturation B2B applicable en Belgique.
Quelle édition choisir pour suivre les immobilisations et les circuits d’approbation ?
L’édition Plus de Boekhouden ajoute à Essentials la gestion automatique des débiteurs, la comptabilité des immobilisations et des circuits d’approbation. L’édition Professional y ajoute des modèles d’opérations récurrentes et la détection d’anomalies. Le choix dépend du volume d’écritures et de l’organisation de votre équipe financière.
Exact Online remplace-t-il mon comptable ou mon expert-comptable ?
Non. Le logiciel automatise la saisie, le rapprochement et la préparation des déclarations, mais la responsabilité des comptes annuels et des déclarations reste à votre comptable ou expert-comptable. Un accès partagé au même dossier en ligne simplifie leur travail : ils contrôlent les écritures sans attendre un envoi de pièces.
Peut-on gérer plusieurs sociétés ou une administration belge depuis un environnement néerlandais ?
Exact a présenté une fonction multi-législation, ouverte aux Early Adopters, qui permettrait de tenir une administration belge complète selon la législation belge depuis un environnement néerlandais, avec le plan comptable MAR et Peppol. Si votre groupe a des entités dans plusieurs pays, faites valider la disponibilité réelle avec un intégrateur avant de vous engager.
Sources
- Exact Online Boekhouden – fonctionnalités et éditions (Belgique)
- Exact Online Boekhouden (Belgique)
- Exact Accountancy – fonctionnalités et éditions (Belgique)
- Exact – e-facturation (Belgique)
- Exact intègre l’e-facturation Peppol en standard dans Exact Online
- Exact – e-facturation disponible pour tous les clients d’Exact Online
- Exact – vooruitblik (multi-législation)
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