Pour une PME belge, le CRM Exact Online n’est pas un projet à part : c’est la partie commerciale d’un système qui porte déjà la comptabilité, la TVA et la facturation. Cette continuité est le vrai argument. Un devis accepté devient une commande, puis une facture, puis une écriture comptable, sans que personne ne réencode le client ni ses conditions. Cette page détaille ce que recouvrent les ventes avec Exact Online, où s’arrête le périmètre natif, quand un CRM tiers se justifie, et quels indicateurs suivre.
Elle complète les pages consacrées aux modules d’Exact Online et à la comptabilité et à la finance, dont la vente dépend directement.
Ce que couvre la chaîne de vente dans Exact Online
Une chaîne de vente complète comprend, dans l’ordre : l’identification d’une piste, sa qualification en opportunité, l’offre chiffrée, la commande, la livraison ou la prestation, la facture, l’encaissement et le suivi après-vente. Exact Online relie surtout bien la seconde moitié de cette chaîne, celle qui touche à l’argent. La première moitié, plus commerciale, se traite soit avec les fonctions de relation client de l’ERP, soit avec un outil dédié.
| Étape | Question à se poser | Où cela se traite généralement |
|---|---|---|
| Piste | D’où vient le contact, qui le suit ? | CRM (natif ou connecté) |
| Opportunité | Quel montant, quelle échéance, quel concurrent ? | CRM |
| Devis | Quels prix, quelles remises, quelle validité ? | ERP ou CRM, selon le choix de maître de donnée |
| Commande | Stock disponible, délai promis ? | ERP |
| Facture | TVA, échéance, mode de paiement ? | ERP |
| Encaissement | Qui relance, quand ? | ERP |
| Service client | Quel historique, quels contrats actifs ? | CRM ou outil de support connecté |
La bonne question n’est donc pas « Exact Online a-t-il un CRM ? » mais « quelle étape se traite où, et quel outil est le maître de chaque donnée ? ».
Pistes et opportunités : CRM natif ou CRM connecté
L’éditeur propose des fonctions de gestion de la relation client rattachées à l’ERP. Leur étendue varie selon l’édition et les modules, et nous n’en affirmons pas davantage ici : c’est à l’intégrateur de la valider sur votre configuration réelle.
Le choix se pose généralement ainsi.
Les fonctions natives suffisent quand…
- votre cycle de vente est court et repose sur quelques interlocuteurs ;
- le suivi commercial tient en une liste de contacts, des rendez-vous et des offres ;
- l’équipe est restreinte et travaille déjà dans l’ERP pour la facturation ;
- vous cherchez avant tout à éviter la ressaisie entre l’offre et la facture.
Un CRM tiers connecté se justifie quand…
- plusieurs commerciaux gèrent beaucoup d’opportunités en parallèle et ont besoin d’un pipeline visuel ;
- le marketing alimente les pistes par des formulaires, des newsletters ou des salons et doit mesurer ce qui convertit ;
- la relation s’étend sur une longue durée, avec de nombreux interlocuteurs côté client ;
- la direction commerciale veut des prévisions de ventes fiables, indépendantes de la comptabilité.
Dans ce second cas, tout repose sur l’intégration. Les connecteurs Exact Online doivent synchroniser au minimum les fiches clients, les conditions de paiement, les taux de TVA et les statuts de commande. Un CRM mal relié à l’ERP produit des doublons de clients et des offres qui ne correspondent plus aux tarifs en vigueur.
Devis, commandes, tarifs et remises
C’est ici que la rigueur paie le plus vite. Un devis rédigé à la main dans un tableur, avec des prix retrouvés de mémoire, est la première source d’écarts de marge.
Les règles à fixer avant de paramétrer
- Tarifs : une liste de prix de référence, éventuellement déclinée par groupe de clients ou par région (Flandre, Wallonie, Bruxelles), plutôt que des prix négociés au cas par cas dans chaque offre.
- Remises : un plafond par profil de vendeur, au-delà duquel une validation est requise. Sans cela, la remise devient une variable d’ajustement non tracée.
- Validité des offres : une date limite claire, pour ne pas honorer indéfiniment un prix d’une période révolue.
- Conditions de paiement : portées par la fiche client, afin que le devis, la commande et la facture les reprennent sans intervention.
De l’offre à la commande
Quand le client accepte, la commande doit se créer à partir du devis et non être retapée. Dans une activité de négoce, ce lien est précieux : la commande déclenche la vérification de disponibilité, puis la préparation. Pour aller plus loin sur ce point, la page stocks et achats décrit ce qui se passe en aval, et le guide ERP pour le négoce et la distribution montre les particularités du secteur.
Facturation et suivi des débiteurs
Sur la facturation, les faits publiés par l’éditeur sont précis. Exact Online Boekhouden couvre la facturation, les liaisons bancaires, les déclarations TVA/ICP et Intrastat, ainsi que les déclarations OSS. Selon l’édition :
| Édition de Boekhouden | Apport pour les ventes |
|---|---|
| Essentials | Facturation, liaisons bancaires, déclarations TVA/ICP et Intrastat, déclarations OSS |
| Plus | Gestion automatique des débiteurs, comptabilité des immobilisations, circuits d’approbation |
| Professional | Modèles d’opérations récurrentes, détection d’anomalies, factures de vente illimitées |
Pour une entreprise qui émet beaucoup de factures, la différence entre éditions se joue sur trois points : la relance automatique, l’approbation avant envoi, et l’absence de plafond sur les factures de vente. Le coût de chaque édition se traite à part, dans la page prix d’Exact Online, et les écarts de périmètre dans la page versions et éditions.
Le Debtor Agent
La page belge de Boekhouden présente plusieurs agents d’intelligence artificielle, dont un Debtor Agent, destiné à assister le suivi des débiteurs. Elle présente aussi un Purchase Agent, un Bank Agent et un Support Agent, et cite 98 % de précision pour le traitement automatique des factures d’achat. Ce dernier chiffre concerne les achats et non les ventes : ne le transposez pas à vos factures clients. L’intérêt commercial se situe côté encaissement, où un suivi régulier des impayés réduit le délai réel entre la livraison et le paiement.
Facturation électronique et TVA belge
Vos factures de vente s’inscrivent dans le cadre de la facturation électronique B2B belge, qui s’appuie sur Peppol. Au moment de paramétrer les fiches clients, prévoyez l’identifiant nécessaire à l’échange et vérifiez les numéros de TVA. Deux guides vous aident à cadrer le sujet : la facturation électronique via Peppol et la TVA belge dans l’ERP. Votre comptable doit être associé dès cette étape, car le choix du format d’émission a des effets sur la déclaration périodique.
Abonnements et facturation récurrente
Beaucoup de PME de services vendent désormais des contrats à renouvellement : maintenance, licences, abonnements, forfaits d’heures. Le sujet n’est plus la facture isolée mais le cycle : date de départ, périodicité, indexation, reconduction, résiliation.
Côté éditeur, l’édition Professional de Boekhouden mentionne des modèles d’opérations récurrentes, utiles pour répéter une facture à l’identique. Si vos abonnements demandent des règles plus fines (paliers de consommation, avenants, prorata), c’est le moment de poser la question à votre intégrateur : un besoin récurrent complexe se traite souvent par un paramétrage avancé ou un développement sur mesure, et il vaut mieux le savoir avant la signature plutôt qu’en cours de projet.
Service client et après-vente
Le service client repose sur une idée simple : la personne qui répond au téléphone doit voir, sur un seul écran, ce que le client a acheté, ce qu’il a payé, ce qu’il doit, et ce qu’il a déjà signalé. Dans une architecture où l’ERP porte la facture et où un autre outil porte les tickets, il faut décider de ce qui remonte où.
Trois pratiques donnent de bons résultats :
- Fiche client unique : l’historique des factures et des échéances est consultable depuis le dossier de support, sans demander un export au service comptable.
- Statut de paiement visible : un client en retard de paiement ne doit pas être traité à l’aveugle, ni bloqué par erreur alors qu’un virement est en cours.
- Contrats actifs identifiés : le support sait si le client bénéficie d’une maintenance, et sur quel périmètre.
Pour la partie après-déploiement, la page support et maintenance précise ce qu’un intégrateur peut assurer sur l’ERP lui-même.
Lien avec le marketing
Le marketing a besoin de savoir quelles campagnes donnent des clients qui paient, pas seulement des contacts. Cela suppose que la source d’une piste survive jusqu’à la facture. En pratique :
- chaque contact entrant garde son origine (formulaire, salon, recommandation) ;
- cette origine suit le client quand la piste devient une vente ;
- le chiffre d’affaires facturé est rapproché de la campagne, pas seulement le nombre de demandes reçues.
Un outil de marketing connecté au CRM, lui-même relié à l’ERP, rend cette lecture possible. Sans chaîne continue, le marketing mesure des clics et la direction mesure des factures, et personne ne relie les deux. Ce besoin d’intégration est l’un des critères de choix à ajouter à votre cahier des charges ERP.
Les indicateurs à suivre
Un tableau de bord commercial utile reste court. Voici ceux qui portent le plus de sens pour une PME belge :
| Indicateur | Ce qu’il révèle |
|---|---|
| Taux de transformation des offres | La qualité du ciblage et du chiffrage |
| Délai entre offre et commande | La fluidité du cycle de vente |
| Marge par famille de produits ou de prestations | L’effet réel des remises accordées |
| Chiffre d’affaires par client et par région | La dépendance à quelques comptes, et les zones sous-exploitées |
| Délai moyen d’encaissement | La santé de la trésorerie liée aux ventes |
| Factures en retard par ancienneté | L’efficacité du suivi des débiteurs |
| Part des revenus récurrents | La stabilité de l’activité |
Chaque indicateur doit avoir un propriétaire et une fréquence de lecture. Un chiffre que personne ne regarde ne vaut pas le temps passé à le produire.
Cadrer le projet : questions pour votre intégrateur
Avant de retenir une solution, posez ces questions à l’intégrateur que nous vous proposons :
- Quelles étapes du cycle de vente passent par l’ERP, lesquelles par un CRM ?
- Qui est le maître de la fiche client, des tarifs et des conditions de paiement ?
- Comment les doublons de clients sont-ils évités lors de la synchronisation ?
- Les remises sont-elles plafonnées par profil, avec circuit de validation ?
- Comment l’envoi des factures s’articule-t-il avec Peppol ?
- Quelle formation prévoit-on pour les commerciaux, qui sont souvent les derniers à adopter un outil ?
La mise en place d’Exact Online détaille la méthode de projet, et la page Exact Online en Belgique précise le contexte local. Si vous hésitez encore entre plusieurs ERP, le comparatif Odoo ou Business Central montre comment d’autres solutions traitent la partie commerciale.
Notre service est gratuit : nous vous mettons en relation avec un intégrateur adapté à votre taille, à votre secteur et à votre région. Le fonctionnement est expliqué dans comment ça marche. L’intégrateur réalise le projet ; nous ne sommes affiliés à aucun éditeur.
Questions fréquentes
Exact Online dispose-t-il d’un CRM intégré ?
Exact Online propose des fonctions de gestion de la relation client rattachées à l’ERP, mais leur étendue dépend de l’édition et des modules souscrits. Beaucoup d’entreprises choisissent de les compléter, ou de les remplacer, par un CRM spécialisé connecté. Votre intégrateur confirme le périmètre exact sur la base de votre cahier des charges.
Faut-il un CRM tiers si l’on utilise déjà Exact Online pour la facturation ?
Pas nécessairement. Si votre cycle de vente est court et que vos équipes commerciales suivent peu d’opportunités en parallèle, les fonctions natives peuvent suffire. Dès que les commerciaux ont besoin de séquences de relance, de scoring ou d’un pilotage fin du pipeline, un CRM connecté devient pertinent, à condition que la synchronisation des clients et des conditions de vente soit bien cadrée.
Exact Online gère-t-il la facturation de vente et le suivi des débiteurs ?
Oui, la facturation fait partie du périmètre de Boekhouden. L’édition Plus ajoute la gestion automatique des débiteurs, et l’édition Professional ajoute des factures de vente illimitées et des modèles d’opérations récurrentes. La page belge de l’éditeur présente aussi un Debtor Agent pour assister le suivi des impayés.
Comment relier devis, commande et facture sans ressaisie ?
Le principe consiste à n’encoder chaque information qu’une seule fois, au plus près de sa source : le client et ses conditions dans une fiche unique, puis le devis, la commande et la facture qui en héritent. Si un CRM tiers est utilisé, c’est l’intégration qui garantit cette continuité, d’où l’importance de définir qui est le maître de chaque donnée avant le démarrage.
Les factures émises depuis Exact Online peuvent-elles suivre Peppol ?
La facturation électronique B2B entre entreprises belges s’appuie sur le réseau Peppol, et votre processus de vente doit en tenir compte dès la conception. Vérifiez avec votre intégrateur la manière dont l’envoi et la réception sont paramétrés dans votre configuration, notamment pour les identifiants clients et les mentions TVA.
Sources
- Exact – Boekhouden : fonctionnalités et éditions (Belgique)
- Exact – Boekhouden (Belgique)
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