Chercher une GPAO Exact Online, c’est souvent partir d’un constat simple : la comptabilité et la gestion commerciale tournent déjà dans l’ERP, et l’atelier, lui, reste sur des tableurs ou un logiciel de production isolé. La question devient alors : jusqu’où Exact Online peut-il piloter la fabrication, et à partir de quand faut-il autre chose ? Cette page répond sans détour, du point de vue d’une PME industrielle belge.
Elle ne remplace pas un cadrage. Exact évolue, ses modules et ses compléments partenaires aussi : la couverture réelle se valide toujours sur vos gammes avant de signer. Pour situer le produit dans son ensemble, commencez par la présentation d’Exact Online en Belgique.
Ce qu’on attend d’une GPAO en PME
Une GPAO sert à répondre, chaque jour, à quatre questions : que fabrique-t-on, avec quoi, dans quel ordre et à quel coût réel. Tout le reste en découle.
| Besoin d’atelier | Question concrète | Ce qu’un ERP de gestion doit offrir |
|---|---|---|
| Nomenclatures | De quoi est composé le produit fini ? | Structures multi-niveaux, composants, variantes simples |
| Gammes | Quelles opérations, sur quels postes ? | Séquence d’opérations, postes de charge, temps standards |
| Ordres de fabrication | Qu’est-ce qui est lancé, et où en est-on ? | Création depuis commande ou besoin, suivi d’avancement, déclarations |
| Planification | Quand pouvons-nous livrer ? | Calcul des besoins, délais, vision de la charge |
| Coûts | Combien coûte réellement la pièce ? | Matières, main-d’œuvre, écarts, valorisation du stock |
Un ERP orienté PME couvre bien la première moitié du tableau. C’est sur la finesse de la planification que les écarts entre produits se creusent.
Exact Online Manufacturing : le périmètre de base
Exact propose, dans sa gamme Exact Online, un volet fabrication destiné aux entreprises de production de taille moyenne. Dans l’esprit, il prolonge la gestion des stocks et des achats : un produit fini a une nomenclature, une fabrication consomme des composants et entre en stock, et la comptabilité suit automatiquement.
Ce qui relève du socle fonctionnel attendu :
- la définition des nomenclatures et des opérations de fabrication ;
- la création d’ordres de fabrication, rattachés à une commande client ou lancés sur stock ;
- la consommation des matières et l’entrée en stock des produits finis ;
- la valorisation des encours et des coûts de revient dans la comptabilité.
Le point d’attention : le niveau de détail disponible varie selon l’édition et la configuration. Avant de bâtir un projet autour d’une fonction précise, demandez à l’intégrateur de la démontrer sur un de vos produits réels, pas sur un cas d’école. La page consacrée aux modules d’Exact Online et celle sur les versions et éditions aident à poser les bonnes questions.
Nomenclatures et gammes : le cœur de la fabrication
Une nomenclature propre est la condition de tout le reste. En pratique, les dirigeants belges découvrent à ce stade que leurs articles sont mal codifiés : doublons, composants sans référence stable, variantes gérées « de tête » par le chef d’atelier. Un projet GPAO commence donc par un nettoyage de données, bien avant le paramétrage.
Quelques repères utiles :
- Nomenclatures multi-niveaux : un sous-ensemble fabriqué en interne est lui-même un article avec sa propre nomenclature. Exact Online s’y prête pour des structures raisonnables.
- Variantes : si votre offre repose sur de nombreuses combinaisons d’options, vérifiez comment elles se modélisent. Un configurateur riche n’est pas le point fort d’un ERP de gestion.
- Gammes et postes de charge : décrivez les opérations telles qu’elles se passent vraiment, pas telles que le bureau des méthodes les imagine.
Ordres de fabrication et suivi d’atelier
L’ordre de fabrication est le document pivot : il réserve les composants, consomme le stock, porte les opérations et clôt le coût. La vraie difficulté n’est pas de le créer, mais de le faire vivre : si l’atelier ne déclare ni consommations ni quantités produites, l’ERP affiche des stocks faux et des coûts théoriques.
Posez-vous d’emblée trois questions :
- Qui déclare l’avancement, et avec quel appareil (poste fixe, tablette, terminal) ?
- À quelle granularité : l’ordre entier, l’opération, le poste ?
- Que fait-on des rebuts et des reprises ?
Les réponses déterminent si le standard suffit ou si un complément de saisie d’atelier devient nécessaire. Le sujet recoupe la gestion des stocks et achats, car chaque déclaration d’atelier modifie le stock.
Planification : jusqu’où aller avec Exact Online ?
C’est ici que le choix se joue. Il existe trois niveaux de planification :
| Niveau | Principe | Adapté à |
|---|---|---|
| Calcul des besoins | On déduit les achats et les lancements à partir des commandes et du stock | La plupart des PME d’assemblage |
| Planification à capacité finie | On tient compte de la charge réelle de chaque poste | Ateliers multi-postes, délais serrés |
| Ordonnancement fin | Séquencement minute par minute sous contraintes (outillages, équipes, changements de série) | Production complexe, flux tendus |
Un ERP de gestion comme Exact Online répond bien au premier niveau. Pour le deuxième, la réponse dépend de l’édition et des solutions partenaires. Pour le troisième, attendez-vous à un outil d’ordonnancement dédié, branché sur l’ERP. Si vous êtes dans ce dernier cas, comparez avec Odoo ou SAP Business One, plus souvent évalués pour une industrie plus exigeante.
Sous-traitance, qualité, maintenance : natif ou complément ?
Ces trois sujets sont ceux où l’on se trompe le plus souvent en prenant pour acquis ce qui ne l’est pas.
Sous-traitance
Envoyer des pièces en traitement externe (traitement de surface, découpe, assemblage) se gère généralement par un achat de prestation lié à l’ordre de fabrication, avec sortie et retour de matière. Pour une sous-traitance occasionnelle, c’est suffisant. Si elle représente l’essentiel de votre valeur ajoutée, vérifiez le suivi des stocks chez le sous-traitant.
Qualité
Le contrôle qualité de réception, les non-conformités, les certificats matière ou les plans de contrôle ne font pas partie du cœur d’un ERP de gestion. Selon le niveau d’exigence de vos clients, on les couvre par des champs paramétrés, par une solution partenaire ou par un logiciel qualité distinct. Un industriel soumis à des audits fréquents doit clarifier ce point en priorité.
Maintenance
La GMAO (maintenance des équipements) est rarement native dans un ERP de PME. Elle se traite par une solution spécialisée reliée à l’ERP, ou par un suivi simplifié si le parc de machines est modeste.
Traçabilité
Suivre un lot de matière jusqu’au produit fini livré passe par la gestion des lots et des numéros de série en stock. Pour l’agroalimentaire ou la santé, la traçabilité ascendante et descendante est une obligation de fait : exigez une démonstration complète, de la réception à la livraison, avant toute décision.
L’avantage : une production reliée à la finance
La force d’Exact Online n’est pas de rivaliser avec un MES, c’est de ne pas couper l’atelier de la gestion. Les coûts de production, la valorisation du stock et les écritures vivent dans la même base. Pour un DAF belge, c’est un gain réel à la clôture : plus de rapprochement manuel entre un logiciel d’atelier et la comptabilité.
Côté exportateur, l’ERP couvre aussi, selon Exact, les déclarations TVA/ICP et Intrastat de sa solution comptable, un point utile pour les fabricants qui livrent dans l’Union européenne. Vos factures peuvent suivre le circuit de la facturation électronique Peppol, et la TVA belge se déclare depuis les mêmes données. Pour le détail comptable, voyez la page comptabilité et finance d’Exact Online.
Pour quels industriels Exact Online convient-il ?
Il convient en général à :
- l’atelier d’assemblage ou de petite série, avec des nomenclatures lisibles ;
- le négociant qui fabrique une partie de ses produits (conditionnement, finition, kits) ;
- la PME en croissance, en Flandre comme en Wallonie, qui veut un seul outil pour la finance, le commerce et un atelier de taille moyenne ;
- l’entreprise qui privilégie un déploiement rapide et un modèle cloud.
Il convient moins à :
- la production en continu ou par process, avec formules et rendements ;
- l’ordonnancement fin sous contraintes multiples ;
- la fabrication sur plan très configurable (projets uniques, ingénierie à la commande) ;
- l’industrie à forte exigence qualité réglementée, si les compléments nécessaires alourdissent trop le projet.
Les secteurs sont détaillés sur la page Exact Online par secteur et dans le guide ERP pour l’industrie.
Les compléments et les connexions
Quand le standard ne suffit pas, deux voies s’offrent à vous : un module partenaire intégré à l’écosystème Exact, ou un logiciel spécialisé connecté par interface. La seconde voie fonctionne, mais chaque connecteur est un point de maintenance de plus. Avant de la retenir, lisez la page sur les intégrations et connecteurs et gardez une règle : peu de passerelles, bien documentées.
Comment décider sans se tromper
Une démarche simple tient en quatre étapes :
- Décrire votre fabrication : produits, niveaux de nomenclature, nombre de postes, variantes, exigences clients.
- Classer les besoins : indispensable, souhaitable, accessoire.
- Faire démontrer par un intégrateur ces besoins sur un produit réel.
- Comparer avec au moins une alternative adaptée à l’industrie : voyez les alternatives à Exact Online.
Cette méthode évite l’erreur classique : choisir l’ERP de la comptabilité, puis découvrir en pleine mise en œuvre que l’atelier ne tient pas dedans. Le cadre du chantier est détaillé dans le guide des étapes d’un projet ERP et la mise en œuvre d’Exact Online.
Trouver l’intégrateur qui connaît l’industrie
Tous les intégrateurs Exact Online ne maîtrisent pas la production. Certains viennent de la comptabilité et de la gestion commerciale, d’autres ont des références d’atelier. Demandez des cas comparables au vôtre, une démonstration sur vos nomenclatures et une description claire de ce qui est standard ou développé. Notre service est gratuit : il vous met en relation avec un professionnel adapté, sans engagement. Le fonctionnement est expliqué dans comment ça marche, et les critères de sélection dans la page choisir un intégrateur Exact Online.
Questions fréquentes
Exact Online dispose-t-il d’une vraie GPAO ?
Exact propose un volet production, connu sous le nom d’Exact Online Manufacturing, qui s’adresse aux entreprises de fabrication de taille moyenne. Son étendue exacte dépend de l’édition et des compléments retenus. Faites valider par un intégrateur, sur vos propres gammes et vos propres contraintes d’atelier, ce qui est natif et ce qui exige un module partenaire.
Exact Online convient-il à une production de série complexe ?
Il convient bien aux ateliers dont la production reste lisible : assemblage, fabrication sur stock ou sur commande, nomenclatures raisonnablement structurées. Pour un ordonnancement fin sous contraintes de capacité, une production en flux continu ou un pilotage temps réel des machines, un outil spécialisé ou un autre ERP sera souvent plus adapté.
Peut-on gérer la sous-traitance et la traçabilité des lots ?
La sous-traitance se pilote en général par des ordres d’achat reliés à l’ordre de fabrication, et la traçabilité par la gestion des lots et des numéros de série côté stock. Le niveau de détail attendu par vos clients, notamment en agroalimentaire ou en santé, doit être cadré avant le choix, car il détermine si le standard suffit.
Comment relier l’atelier à la comptabilité belge ?
C’est l’un des points forts d’Exact Online : la valorisation des stocks, les coûts de production et les écritures comptables vivent dans la même base que la comptabilité. La facturation électronique via Peppol et la déclaration de TVA belge s’appuient sur ce même socle, sans ressaisie entre l’atelier et votre comptable.
Qui peut m’aider à vérifier l’adéquation avec mon atelier ?
Un intégrateur expérimenté en industrie. Notre service, gratuit, vous met en relation avec un professionnel adapté à votre secteur, à votre taille et à votre région. Il réalise un cadrage de vos processus de fabrication et vous dit franchement si Exact Online suffit ou si une autre solution est préférable.
Sources
- Exact – Boekhouden (Belgique)
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