Vous envisagez une migration vers Exact Online parce que votre comptabilité tient dans des fichiers Excel, que votre logiciel comptable atteint ses limites ou que votre ancien ERP n’est plus maintenu ? Le plus dur n’est presque jamais l’outil : ce sont les données, le calendrier et la coordination avec votre comptable. Cette page détaille comment passer à Exact Online en limitant les risques, et ce qu’il faut savoir quand on change de version ou d’édition.
Quels sont les trois points de départ d’une migration Exact Online ?
La méthode dépend de ce que vous quittez. Les trois situations les plus courantes en Belgique n’appellent pas le même effort.
| Point de départ | Ce qui se reprend facilement | Ce qui demande du travail |
|---|---|---|
| Fichiers Excel | Listes de clients, fournisseurs, articles | Doublons, formats irréguliers, absence de plan comptable structuré |
| Logiciel de comptabilité | Plan comptable, tiers, soldes, écritures ouvertes | Codes TVA, analytique, correspondance des comptes |
| Ancien ERP | Données de base, stocks, commandes en cours | Processus propres à l’ancien outil, historique volumineux, développements spécifiques |
Dans tous les cas, le principe est identique : on ne déplace pas un système, on reconstruit un système propre dans Exact Online et on y reprend ce qui a une valeur.
Depuis Excel ou un tableur
C’est la migration la plus légère techniquement, mais la plus sensible sur la qualité. Un tableur tolère tout : une cellule peut contenir un nom, une adresse et un numéro de TVA. Exact Online attend des champs distincts. Prévoyez une phase de structuration avant tout import, avec un modèle de colonnes fourni par votre intégrateur.
Depuis un logiciel de comptabilité
Le plan comptable, les tiers et les soldes se retrouvent d’un système à l’autre. Les écarts viennent des détails : plusieurs comptes de même nature à fusionner, des codes TVA qui n’ont pas la même logique, des journaux à réorganiser. Une table de correspondance entre anciens et nouveaux comptes, validée par le comptable, sécurise l’ensemble.
Depuis un ancien ERP
Ici, la migration touche les ventes, les achats et les stocks, pas seulement la finance. C’est l’occasion de remettre les processus à plat plutôt que de reproduire à l’identique ce qui existait. Si votre projet dépasse la simple comptabilité, consultez la page sur la mise en place d’Exact Online pour comprendre le déroulé d’un projet complet.
Quelles données reprendre, et lesquelles laisser de côté ?
Reprendre tout ce que contient l’ancien système est une erreur classique. Chaque donnée reprise doit être vérifiée, rapprochée et maintenue. Triez en trois familles.
- Les données de référence : plan comptable, tiers, articles, conditions de paiement, codes TVA, banques. Elles sont indispensables et doivent être reprises proprement.
- Les données d’ouverture : soldes de départ, factures clients et fournisseurs non réglées, stocks valorisés, immobilisations. Elles permettent de démarrer avec des chiffres exacts.
- L’historique : écritures des exercices passés, anciennes commandes, anciens devis. C’est la famille la plus coûteuse à reprendre et la moins utile au quotidien.
Pour l’historique, la bonne question est : « qui le consultera, et à quelle fréquence ? ». Si la réponse est « le comptable ou un contrôleur, rarement », une archive consultable de l’ancien système (en lecture seule) est souvent plus raisonnable qu’une reprise complète. Les obligations de conservation des documents comptables restent à vérifier avec votre comptable.
Nettoyer avant d’importer
Le nettoyage est le meilleur investissement de la migration. Quelques chantiers récurrents :
- fusionner les doublons de clients et de fournisseurs ;
- corriger les numéros de TVA et les adresses incomplètes ;
- désactiver les articles qui ne se vendent plus ;
- harmoniser les unités de mesure et les familles d’articles ;
- rapprocher les soldes des tiers du solde des comptes collectifs.
Un import d’essai sur un environnement de test révèle ces défauts en quelques heures plutôt qu’en plein mois de clôture.
Comment organiser la bascule vers Exact Online ?
La bascule est le moment où vous cessez de saisir dans l’ancien système et commencez dans le nouveau. Trois stratégies existent.
| Stratégie | Principe | Quand l’envisager |
|---|---|---|
| Bascule directe | On coupe l’ancien système et on démarre le nouveau à une date précise | Petite structure, processus simples |
| Fonctionnement en parallèle | Les deux systèmes tournent un temps | Flux critiques, forte exigence de contrôle |
| Bascule par étapes | La finance d’abord, puis les ventes, puis les stocks | Projet ERP étendu, plusieurs équipes |
Le fonctionnement en parallèle rassure, mais il double la saisie et fatigue les équipes. Réservez-le à une période courte et à un périmètre précis. À l’inverse, la bascule par étapes s’accorde bien avec une logique modulaire : vous pouvez consulter le détail des modules d’Exact Online pour décider de l’ordre d’activation.
Choisir la date
Le choix de la date relève autant de la comptabilité que de l’informatique. Une bascule en début d’exercice simplifie les soldes d’ouverture. Évitez les périodes de pointe commerciale, les clôtures trimestrielles et les échéances de déclaration TVA. En Belgique, le rythme de la déclaration périodique, la facturation électronique B2B via Peppol et les habitudes de votre fiduciaire pèsent sur le calendrier : alignez-vous avec eux dès le départ. Pour comprendre ces contraintes, le guide sur la TVA belge et l’ERP et celui sur la facturation électronique Peppol donnent le cadre.
Comment tester avant de basculer ?
Un plan de test écrit évite que la bascule devienne l’essai grandeur nature. Il comprend au minimum quatre séries de vérifications.
- Contrôle des soldes : les totaux des comptes, des clients et des fournisseurs dans Exact Online correspondent à l’ancien système, à la date de reprise.
- Scénarios métier : saisir de bout en bout une vente, un achat, un encaissement, un paiement fournisseur, une note de crédit.
- Obligations légales : émission d’une facture conforme, préparation d’une déclaration TVA, export attendu par votre comptable.
- Interfaces : banque, boutique en ligne, outil de paie ou de CRM reliés à Exact Online. Le chapitre sur les connecteurs d’Exact Online aide à lister ce qui doit fonctionner le jour J.
Faites tester par les utilisateurs, pas seulement par l’intégrateur. Ce sont eux qui repèrent le champ manquant ou l’écran qui ne correspond pas à leur façon de travailler. Une formation à Exact Online dispensée avant la bascule, et non après, évite une baisse de productivité au démarrage.
Quel plan de retour arrière prévoir ?
Personne ne souhaite l’utiliser, mais tout projet sérieux le prépare. Un plan de retour arrière répond à quatre questions.
- Jusqu’à quand peut-on revenir ? Définissez une fenêtre précise après la bascule, par exemple jusqu’à la première clôture mensuelle validée.
- Que conserve-t-on ? L’ancien système reste accessible en lecture seule, avec une sauvegarde complète faite juste avant la bascule.
- Qui décide ? Un responsable nommé, avec des critères écrits : écarts de soldes non expliqués, factures impossibles à émettre, blocage d’une déclaration TVA.
- Que fait-on des saisies faites entre-temps ? Prévoyez comment les ressaisir dans l’ancien système si le retour est décidé.
Ce plan a un effet secondaire utile : il oblige l’équipe à formaliser les critères de réussite, donc à savoir quand la migration est terminée.
Et pour passer d’une version ou d’une édition d’Exact Online à une autre ?
Exact Online étant un service en ligne, c’est l’éditeur qui déploie les évolutions : vous ne planifiez pas de mise à niveau lourde comme on le faisait avec un logiciel installé. Pour en savoir plus sur le positionnement des offres, voyez la page sur les versions et éditions d’Exact Online.
La feuille de route publique d’Exact mentionne de nouvelles éditions Premium Plus, avec multi-législation, automatisation de workflows et Master Data Management, sous réserve de modification du planning. Elle cite aussi Central Payments, associé à environ 85 % d’actions manuelles en moins, et la déclaration TVA d’unité fiscale. Ces annonces peuvent justifier de revoir votre configuration, mais elles ne remplacent pas une analyse de vos besoins : une fonction annoncée n’est pas une fonction disponible.
Si vous changez d’édition ou activez de nouvelles fonctions, traitez-le comme un mini-projet :
- listez ce qui change dans vos processus et vos droits d’accès ;
- testez sur un environnement distinct avant la mise en production ;
- informez les utilisateurs de ce qui évolue ;
- vérifiez l’impact sur le coût, en consultant la page sur le prix d’Exact Online.
Quelles erreurs éviter lors d’une migration Exact Online ?
Les mêmes erreurs reviennent d’un projet à l’autre.
- Reproduire l’ancien système à l’identique. Une migration est le bon moment pour simplifier un plan comptable surchargé ou des processus devenus inutiles.
- Négliger le nettoyage. Importer des doublons, c’est les retrouver dans les rapports pendant des années.
- Impliquer le comptable trop tard. Plan comptable, codes TVA et soldes d’ouverture sont de sa responsabilité autant que de celle de l’intégrateur.
- Basculer sans test de bout en bout. Un import qui passe ne prouve pas qu’une facture s’émet correctement.
- Désactiver l’ancien système trop vite. Sans accès en lecture, la première question d’un contrôleur devient un casse-tête.
- Oublier les interfaces. Banque, boutique en ligne et paie sont les premiers points de friction le jour J.
- Sous-estimer le changement humain. Les équipes ont des habitudes ; sans formation et sans référent interne, la nouvelle solution est contournée.
Ces points rejoignent les causes d’échec décrites dans le guide sur les erreurs de projet ERP. Pour une vue d’ensemble de la méthode de reprise, le guide sur la migration ERP complète cette page.
Qui doit piloter la migration ?
Un projet de migration demande trois rôles : un sponsor côté direction qui arbitre, un responsable de projet interne (souvent le DAF ou le responsable comptable) qui connaît les données, et un intégrateur qui maîtrise l’outil. Le comptable externe est un acteur à part entière, surtout en Belgique où la fiduciaire gère fréquemment les déclarations.
Le choix de l’intégrateur conditionne la qualité de la reprise : demandez comment il traite le nettoyage, quels tests il prévoit et comment il organise le retour arrière. La page sur le choix d’un intégrateur Exact Online détaille les critères. Si vous reprenez un projet déjà engagé qui dérape, l’audit et la reprise de projet Exact Online offrent un autre point d’entrée.
Notre service ne réalise pas la migration : nous mettons en relation votre entreprise avec un intégrateur adapté à votre projet, gratuitement. Vous décrivez votre point de départ, vos contraintes et votre calendrier, et vous comparez les propositions reçues. Pour situer la solution dans votre contexte local, consultez aussi la page Exact Online en Belgique.
Questions fréquentes
Quelles données faut-il reprendre lors d’une migration vers Exact Online ?
Reprenez d’abord les données de référence : plan comptable, tiers (clients et fournisseurs), articles, conditions de paiement et codes TVA. Ajoutez les soldes d’ouverture, les écritures ouvertes (factures non réglées) et les stocks valorisés. L’historique détaillé complet n’est pas toujours utile : un archivage consultable suffit souvent pour les exercices anciens.
Peut-on migrer depuis Excel directement vers Exact Online ?
Oui, c’est un cas fréquent pour les petites structures. Le travail principal n’est pas l’import lui-même, mais la mise en forme : un fichier Excel mélange souvent plusieurs informations par colonne, des doublons et des formats de date variables. Un nettoyage préalable et un import d’essai sur un environnement de test évitent la majorité des rejets.
Quand basculer : en cours d’exercice ou à la clôture ?
Les deux sont possibles. Une bascule en début d’exercice comptable simplifie les soldes d’ouverture et la lecture des rapports. Une bascule en cours d’exercice demande de reprendre les écritures de la période déjà passée pour garder des états cohérents. Votre comptable belge doit valider le choix avant tout engagement de calendrier.
Que se passe-t-il pour passer d’une version ou d’une édition d’Exact Online à une autre ?
Exact Online est un service en ligne dont l’éditeur déploie les évolutions lui-même. Le changement d’édition relève plutôt d’un paramétrage et d’un contrat que d’un chantier de reprise de données. Exact a annoncé de nouvelles éditions Premium Plus, sous réserve de modification du planning : demandez à votre intégrateur ce qu’elles changeraient pour vous avant de décider.
Comment prévoir un retour arrière si la bascule se passe mal ?
Conservez l’ancien système en lecture seule et ne le désactivez pas tant que la première clôture mensuelle n’est pas validée. Réalisez une sauvegarde complète avant la bascule et définissez à l’avance les critères qui déclenchent un retour : écarts de soldes, factures bloquées, échec de dépôt de la déclaration TVA. Le retour doit être décidé par un responsable désigné, pas improvisé.
Sources
- Exact – Vooruitblik (feuille de route)
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