Exact Online en Belgique : ce que couvre la localisation belge

Choisir Exact Online en Belgique n’est pas qu’une question de fonctions : c’est d’abord une question de conformité. Votre logiciel doit tenir une comptabilité belge, produire vos déclarations de TVA, lire les extraits de votre banque et, depuis le 1er janvier 2026, échanger vos factures entre entreprises sur le réseau Peppol. Cette page passe en revue la localisation d’Exact Online pour la Belgique, ce qu’elle couvre nativement et les points que l’intégrateur doit vous confirmer par écrit.

Exact Online en Belgique : présence de l’éditeur et réseau de partenaires

Exact s’adresse aux entreprises belges avec un site dédié (en néerlandais), des pages produit pour le marché belge et un réseau de partenaires organisé par type de métier. Selon l’éditeur, ce réseau réunit des experts-comptables, des revendeurs certifiés répartis par région, des développeurs qui publient dans l’Exact Online App Store et des établissements d’enseignement. L’éditeur annonce 2 000 spécialistes disponibles.

Deux enseignements pratiques pour un dirigeant ou un DAF :

• Le comptable est un acteur central. Les experts-comptables peuvent rejoindre un programme pour devenir « Accountancy Cloudpartner ». Si votre fiduciaire travaille déjà sur Exact, elle peut être votre premier interlocuteur, mais elle n’a pas forcément vocation à conduire un projet de gestion complet (ventes, stocks, achats).
• Les revendeurs se choisissent selon la certification et la région. Pour un projet à Anvers, à Bruxelles ou à Liège, privilégiez un intégrateur qui sait travailler dans votre langue et connaît votre environnement. Nos pages intégrateur ERP à Bruxelles et en Flandre orientale vous aident à repérer l’ancrage local.

Notre service ne choisit pas pour vous et n’est affilié à aucun éditeur : nous vous mettons en relation avec un intégrateur adapté, qui réalise le projet. Pour comparer les profils, lisez comment choisir un intégrateur Exact Online.

Localisation belge : plan comptable, TVA, langues, devise

La devise est l’euro, ce qui simplifie la tenue des comptes. La localisation recouvre trois sujets distincts, à ne pas confondre au moment de la démonstration.

Plan comptable et administration belge

Exact Online Boekhouden est proposé en Belgique et l’éditeur y décrit une comptabilité adaptée au marché. Par ailleurs, Exact présente une fonction multi-législation, ouverte aux Early Adopters, qui permettrait de gérer une administration belge complète selon la législation belge depuis un environnement néerlandais, avec le plan comptable MAR et Peppol. L’emploi du conditionnel est volontaire : une fonction en accès anticipé n’est pas une fonction générale. À faire confirmer : la disponibilité à la date de votre projet et la structure du plan comptable livré.

Le détail fonctionnel de la tenue des livres figure dans notre page comptabilité et finance dans Exact Online.

TVA belge

La page belge d’Exact Online Boekhouden cite la préparation de la déclaration de TVA et de la déclaration intracommunautaire, le contrôle automatique de la TVA, le reporting OSS et la déclaration Intrastat. Pour une société qui vend à des clients d’autres pays de l’Union européenne, ces éléments comptent plus que le reste. Le listing annuel des clients assujettis n’apparaît pas dans les faits dont nous disposons : demandez-le explicitement. Notre guide sur la TVA belge dans un ERP détaille les déclarations à surveiller.

Langues et documents

Belgique oblige, vos documents doivent parfois partir en néerlandais, en français ou, plus rarement, en allemand, selon le client. Les faits sourcés ne détaillent pas les langues des modèles de factures et d’écrans. C’est un point de démonstration : faites générer devant vous une facture et une relance dans chaque langue utile à votre clientèle.

Obligation par obligation : ce que couvre Exact Online

Le tableau ci-dessous synthétise ce que l’éditeur annonce et ce qui reste à faire confirmer. Il ne remplace pas la lecture du contrat ni un échange avec votre comptable.

Facture électronique Peppol : l’obligation du 1er janvier 2026

Depuis le 1er janvier 2026, la facture électronique structurée est obligatoire pour la quasi-totalité des opérations entre entreprises belges assujetties à la TVA. Une facture PDF envoyée par e-mail ne suffit plus pour ces opérations : l’échange se fait de logiciel à logiciel. Les livraisons et prestations pour des particuliers sortent de l’obligation, comme les opérations internationales, pour lesquelles le PDF reste valable.

Ce qu’Exact Online apporte

Exact a annoncé le 17 avril 2025 que la facturation Peppol devenait disponible en standard pour tous les clients d’Exact Online. Concrètement, la facture numérique est traitée directement dans le logiciel comptable du destinataire, avec une variante lisible portant un lien de paiement PSD2 intégré à la banque. L’éditeur précise que l’enregistrement sur le réseau Peppol se fait par la plateforme logicielle que vous utilisez.

Ce que vous devez vérifier

• Le format. La Belgique utilise le format Peppol BIS Billing 3.0, conforme à la norme européenne EN 16931. Votre intégrateur doit vous montrer une facture réelle émise et reçue sur le réseau.
• Les notes de crédit. Une note de crédit qui modifie une facture structurée et s’y rapporte sans ambiguïté est elle-même une facture structurée, transmise par Peppol.
• L’autofacturation. Peppol prévoit des types de documents distincts, avec un accord préalable et l’acceptation de chaque document par le fournisseur. Si vous pratiquez l’autofacturation, testez ce flux avant la signature.
• Les annexes. Elles peuvent être en PDF, PNG, JPG, CSV, XLSX ou ODS et passent par le même canal que la facture ; l’XML n’est pas encore autorisé en annexe.
• Les fournisseurs. L’annuaire Peppol permet de vérifier si un partenaire est prêt à recevoir des factures structurées.

Les sanctions

Une amende spécifique, issue de l’arrêté royal du 8 juillet 2025, sanctionne l’absence de moyens techniques pour émettre et recevoir une facture électronique structurée : 1 500 euros à la première infraction, 3 000 euros à la deuxième, 5 000 euros aux suivantes. Le SPF Finances a toléré, durant les trois premiers mois de 2026, l’absence d’amende pour les entreprises prouvant avoir agi de manière opportune et raisonnable, sans report général au-delà. Pour le détail du dispositif, voyez notre guide sur Peppol et la facturation électronique.

Conservation des factures : un point souvent oublié

La conformité ne s’arrête pas à l’émission. Selon le portail e-invoice, les factures se conservent sept ans à compter du 1er janvier de l’année suivant leur date d’émission, avec des durées plus longues pour certains cas de déduction de TVA immobilière. Elles peuvent être conservées sur papier ou en version électronique, à condition de garantir l’authenticité de l’origine, l’intégrité du contenu et la lisibilité.

Trois conséquences pour le choix d’Exact Online :

1. Le fichier XML d’origine. Le SPF Finances recommande vivement de le conserver : convertir la facture dans un autre format alourdit nettement la charge de la preuve.
2. Le lieu d’archivage. Les factures doivent être conservées en Belgique, sauf archivage électronique avec accès en ligne complet depuis la Belgique.
3. La responsabilité. Un tiers de confiance peut archiver, mais l’entreprise reste responsable en cas de défaillance du prestataire.

Nos faits ne décrivent pas la fonction d’archivage d’Exact Online. Demandez à l’intégrateur où se trouvent les fichiers reçus, comment ils sont exportés et ce qu’il advient à la fin du contrat. Le sujet rejoint les questions d’hébergement cloud d’Exact Online.

Banque et paiements : CODA, SEPA et domiciliation

En Belgique, le rapprochement bancaire repose sur le fichier CODA. L’éditeur annonce l’import de fichiers CODA et la domiciliation SEPA dans les éditions de Boekhouden proposées en Belgique, ainsi que le traitement automatique de transactions pour cinq banques. Le lien de paiement PSD2 intégré aux factures Peppol complète le dispositif côté encaissement.

Avant de signer, demandez la liste des banques prises en charge et vérifiez que la vôtre y figure. Si ce n’est pas le cas, l’intégrateur doit vous décrire le processus de substitution.

Paie et obligations sociales : Dimona et DmfA

La Dimona est le message électronique par lequel l’employeur signale à l’ONSS chaque entrée et sortie de service. La déclaration d’entrée se fait avant le début des prestations, celle de sortie au plus tard le premier jour ouvrable qui suit le départ. La DmfA est une déclaration trimestrielle des rémunérations et du temps de travail, qui sert à déterminer les cotisations sociales. Les échéances de 2026 sont le 30 janvier, le 30 avril, le 31 juillet et le 30 octobre.

La plupart des employeurs confient ces déclarations à un secrétariat social ou à un prestataire, avec un contrat écrit et une procuration notifiée à l’ONSS. Nos faits ne confirment pas que ces déclarations soient réalisées nativement dans Exact Online. Le sujet à cadrer est donc l’interface : comment les écritures de paie du secrétariat social arrivent en comptabilité, et à quelle fréquence. Notre page sur la paie et les RH dans Exact Online précise ce périmètre.

Données personnelles : le volet RGPD du projet

Un projet ERP touche à des données de clients, de fournisseurs et de salariés. L’Autorité de protection des données rappelle que le délégué à la protection des données doit être associé en temps utile aux projets qui créent ou modifient des traitements, ce qui inclut la mise en place d’un nouvel ERP. Le registre des traitements doit aussi être à jour. Pour un logiciel en ligne, l’éditeur et l’intégrateur qui hébergent des données agissent en sous-traitants : le contrat doit le prévoir.

Ce qui est natif, ce qui passe par une extension ou un partenaire

Pour y voir clair, classez chaque besoin en trois catégories lors des ateliers :

• Natif annoncé : Peppol, CODA, SEPA, déclarations de TVA et intracommunautaires, OSS, Intrastat.
• À confirmer ou à compléter : listing clients, archivage, états légaux spécifiques à votre secteur, échanges avec le secrétariat social.
• Extension ou développement : besoins métiers hors standard, passerelles avec un site de vente en ligne ou un outil de transport. Voyez les pages connecteurs et intégrations et modules.

Les développeurs de l’App Store d’Exact sont une source d’extensions. Demandez à l’intégrateur qui assure le support de chaque extension : l’éditeur, son auteur ou lui-même.

Ce qu’il faut vérifier avant de signer

1. Une démonstration en situation belge : facture Peppol émise et reçue, note de crédit, import CODA, déclaration de TVA.
2. Les documents de conformité que l’intégrateur remettra : paramétrage Peppol, schéma de conservation, rôles et accès.
3. Le périmètre exact de la mise en place, décrit dans la mise en œuvre d’Exact Online, puis le coût, abordé dans la page prix d’Exact Online.
4. Le rôle de votre comptable, qui devra valider les paramétrages de TVA.
5. La sortie du contrat : export des données et des factures d’origine.

Si Exact Online ne couvre pas vos besoins, regardez les alternatives à Exact Online ou le comparatif des ERP pour PME. Pour démarrer, le fonctionnement de notre mise en relation est simple : vous décrivez votre projet, nous vous proposons un intégrateur adapté.

Les noms de logiciels cités sont des marques de leurs éditeurs respectifs, mentionnées à titre d’information. Ce site est indépendant et n’est affilié à aucun éditeur.