Exact Online voor Belgische bedrijven: wat zit er native in en wat controleert u zelf?

Wie in België een boekhoud- of ERP-pakket kiest, rekent niet alleen met functies maar ook met verplichtingen: Peppol, btw-aangiftes, bewaartermijnen, sociale aangiftes en GDPR. Exact Online in België is een logische kandidaat voor veel kmo’s, maar de vraag is steeds dezelfde: wat doet het pakket zelf, wat vraagt een extensie of partner, en wat moet u schriftelijk laten bevestigen vóór u tekent?

Op deze pagina overlopen we de lokalisatie van Exact Online (rekeningschema, btw, talen, munt), de conformiteit van Exact Online met de Belgische regels en het partnernetwerk in ons land. Voor een algemeen beeld van het pakket vindt u meer bij de modules van Exact Online.

Exact Online en zijn partners in België

Exact heeft een Belgische vestiging; volgens een zoekresultaat op de website van de groep zit Exact Belgium in Wemmel. U werkt in de praktijk echter zelden rechtstreeks met de leverancier: de implementatie loopt via een partner.

Het partnernetwerk voor België bestaat volgens Exact uit drie families:

• accountants, die het programma kunnen volgen om “Accountancy Cloudpartner” te worden;
• gecertificeerde resellers, georganiseerd per regio;
• ontwikkelaars, die hun toepassingen in de Exact Online App Store publiceren.

Exact spreekt van 2 000 beschikbare specialisten en laat partners kiezen op basis van certificering en regio. Voor u betekent dat: een Antwerpse productiekmo en een Waalse dienstverlener kunnen elk een andere partner kiezen. Hoe u de selectie aanpakt, leest u in de keuze van een Exact Online-integrator.

Lokalisatie: wat betekent dat concreet?

Met lokalisatie bedoelen we de aanpassing van een pakket aan het land waarin het draait. Voor een Belgische administratie gaat het om vier lagen:

1. het rekeningschema: de Belgische indeling van de rekeningen (het MAR);
2. de btw: codes, aangiftes, listings en intracommunautaire handel;
3. de bankverwerking: CODA en SEPA;
4. de talen en de euro als boekhoudmunt.

Rekeningschema en meerdere wetgevingen

Op het punt van het Belgische rekeningschema is voorzichtigheid geboden. Exact kondigde een functie voor meerdere wetgevingen aan, voor vroege gebruikers vanaf april: daarmee zou een volledige Belgische administratie volgens de Belgische wetgeving beheerd kunnen worden vanuit een Nederlandse omgeving, met het MAR en Peppol. Het gaat om een aankondiging voor early adopters, en de voorwaarden kunnen verschillen per uitvoering.

Wat doet u hiermee? Laat uw partner schriftelijk bevestigen welke uitvoering u krijgt, of het MAR standaard is ingeladen of eerst moet worden opgebouwd, en hoe uw jaarrekening en bijhorende rapporten uit het pakket komen. Wie van een ander pakket migreert, verwijzen we naar de migratie naar Exact Online.

Bankverwerking: CODA en SEPA

Het inlezen van CODA-bestanden en de SEPA-domiciliëring zijn opgenomen in de Belgische edities van Exact Online Boekhouden. De Belgische pagina van het product meldt bovendien automatische CODA-import en automatische verwerking van transacties voor vijf banken. Voor een bedrijf dat bij een andere bank zit, is dit dus het eerste punt om in de demo te testen: laat een echt CODA-bestand van uw eigen bank inlezen.

Talen en munt

Een Vlaamse gebruiker verwacht een Nederlandstalige interface, een Waalse of Brusselse collega een Franstalige. Of alle schermen, documenten en afdrukken in beide landstalen beschikbaar zijn voor uw uitvoering, is een vraag die we niet met zekerheid kunnen beantwoorden. Vraag het na met uw eigen sjablonen voor offertes, facturen en aanmaningen. De boekhoudmunt is in België de euro; daarover is geen discussie, maar wel over de wisselkoersen van uw vreemde-muntfacturen.

Conformiteit in België: de verplichtingen één voor één

De zwaarste Belgische verplichting van het moment is de gestructureerde e-factuur. Daarom nemen we die eerst, en geven we nadien een tabel voor alle andere verplichtingen.

Peppol en verplichte B2B-e-facturatie

Sinds 1 januari 2026 is e-facturatie verplicht voor vrijwel alle B2B-transacties tussen Belgische btw-plichtigen. Facturen aan particulieren (B2C) vallen er niet onder. Een PDF per e-mail volstaat niet meer voor die verrichtingen: de uitwisseling gebeurt van software naar software, via het Peppol-netwerk, tenzij beide partijen een alternatief formaat afspreken. Het gebruikte formaat is Peppol BIS Billing 3.0, in overeenstemming met EN 16931. Meer over het wettelijke kader staat in onze gids over Peppol en e-facturatie en in de pagina over e-facturatie en ERP.

Wat biedt Exact Online hierop? Volgens Exact is het versturen en ontvangen van facturen via Peppol sinds 1 januari 2025 standaard opgenomen in alle versies van Exact Online, aangekondigd op 17 april 2025. De Belgische productpagina meldt dat Peppol standaard in Exact Online Boekhouden zit, met verzenden, ontvangen en automatische terugmelding van de factuurstatus. Er hoort ook een geïntegreerde PSD2-betaallink bij voor geautomatiseerde betalingsverwerking. De registratie op het netwerk verloopt volgens Exact via het softwareplatform dat u gebruikt.

Een paar zaken blijven voor uw eigen controle:

• Creditnota’s die een gestructureerde factuur wijzigen, zijn zelf gestructureerde facturen en gaan ook via Peppol. Een creditnota uit 2026 voor een factuur van 2025 mag in PDF als de klant dat aanvaardt.
• Bijlagen mogen onder meer pdf, png, jpg, csv, xlsx of ods zijn en moeten langs hetzelfde kanaal; XML als bijlage is nog niet toegelaten. Test dit met een echte factuur.
• Zelffacturatie heeft aparte Peppol-documenttypes en een voorafgaand akkoord; voor de technische tolerantie tot 30 juni 2026 is een bewijs van de leverancier nodig. Gebruikt u dit? Vraag het uitdrukkelijk na.
• Aftrekrecht: voor de btw-aftrek op een ontvangen factuur hebt u een regelmatige B2B-factuur nodig in de zin van het koninklijk besluit nr. 3.

Ook kleine ondernemingen met een omzet onder 25 000 euro blijven aan de verplichting onderworpen. Niet-gevestigde btw-plichtigen zonder Belgische vaste inrichting zijn uitgesloten. De sanctie bij het ontbreken van de technische middelen is vastgelegd bij koninklijk besluit van 8 juli 2025: 1 500 euro bij de eerste inbreuk, 3 000 euro bij de tweede en 5 000 euro daarna. Daarnaast bestaat een evenredige fiscale boete wanneer een gestructureerde factuur niet is uitgereikt of onjuiste vermeldingen bevat. De FOD Financiën gaf in de eerste drie maanden van 2026 een tolerantie, onder voorwaarde dat u kon aantonen redelijk te hebben gehandeld; een algemeen uitstel kwam er niet.

Overheidsopdrachten

Levert u aan de overheid, dan geldt een aparte regeling. Voor opdrachten die na 1 maart 2024 zijn gepubliceerd, is e-facturatie verplicht, in principe vanaf 3 000 euro exclusief btw. Het centrale punt is het platform Mercurius, dat volgens de Europese Commissie tot december 2026 werkt, waarna een nieuw platform voor aanbestedende overheden het overneemt. Regionaal verschilt het: in Vlaanderen is de elektronische factuur verplicht sinds 1 januari 2017, in Brussel is ze de enige aanvaarde sinds 1 november 2020 en in Wallonië de voorkeursmethode sinds 1 januari 2022. Of Exact Online uw facturen naar die specifieke ontvangers kan laten lopen, laat u door de integrator bevestigen.

Btw-aangifte, listing en Intrastat

De Belgische pagina van Exact Online Boekhouden noemt de voorbereiding van de btw-aangifte en de intracommunautaire aangifte, de automatische btw-controle, OSS-rapportering en de Intrastat-aangifte. De jaarlijkse klantenlisting en de manier waarop de aangiftes elektronisch worden ingediend, staan niet in de gegevens die wij hebben gebruikt. Zie ook onze gids over de btw-aangifte in België met ERP-software: reken dit na met uw boekhouder voordat u beslist.

Bewaring van facturen

De bewaarplicht is een punt waar een ERP-keuze zich vaak laat gelden. Volgens de FOD Financiën bewaart u facturen zeven jaar, te rekenen vanaf 1 januari van het jaar na de uitgiftedatum. Voor sommige gevallen van onroerende btw-aftrek gelden langere termijnen. Papier of elektronisch mag, als echtheid, integriteit en leesbaarheid gewaarborgd blijven. De FOD raadt aan het oorspronkelijke XML-bestand te bewaren, omdat omzetting naar een ander formaat de bewijslast fors verzwaart. Bewaring moet in België gebeuren, tenzij u elektronisch archiveert met volledige online toegang vanuit België. Een vertrouwde derde mag archiveren, maar u blijft verantwoordelijk bij tekortkomingen.

Voor Exact Online betekent dit drie vragen: waar staan de gegevens, blijft het oorspronkelijke XML-bestand bewaard, en hoe krijgt u in België toegang bij een controle? Meer over de hostingkant in Exact Online in de cloud.

Dimona, DmfA en loonadministratie

De Dimona meldt elke indiensttreding en uitdiensttreding aan de RSZ; de DmfA is de driemaandelijkse aangifte van lonen en arbeidstijd. De meeste werkgevers geven die taken aan een sociaal secretariaat, met een schriftelijk contract en een mandaat bij de RSZ. Een mandaat kan alleen bij de start van een nieuw kwartaal naar een nieuwe mandataris overgaan. Hoe Exact Online hierop aansluit, bespreekt de pagina over loon en HR in Exact Online. Of een rechtstreekse Dimona- of DmfA-koppeling bestaat, is voor ons niet bevestigd.

GDPR

Een ERP-project is ook een gegevensproject. De functionaris voor gegevensbescherming moet tijdig worden betrokken bij de invoering van een nieuw ERP en adviseert over de noodzaak van een gegevensbeschermingseffectbeoordeling. Een leverancier of integrator die gegevens host, is verwerker en heeft een eigen register met licht afwijkende inhoud. Bij een datalek meldt de verwerkingsverantwoordelijke dat zo snel mogelijk en, indien mogelijk, binnen 72 uur, uitsluitend via het portaal van de Gegevensbeschermingsautoriteit.

Overzicht: verplichting en dekking door Exact Online

Native, extensie of partner?

Het onderscheid helpt bij het vergelijken van offertes:

• Native: Peppol, CODA-import, SEPA-domiciliëring en de btw-voorbereiding die Exact zelf vermeldt.
• Via een extensie: toepassingen uit de App Store, bijvoorbeeld voor gespecialiseerde rapportage of een sectorfunctie. Zie de integraties van Exact Online.
• Via een partner: inrichting van het rekeningschema, opleiding, migratie, maatwerk en jaarlijks onderhoud. Uw offerte moet dat apart tonen, zie de prijzen van Exact Online.

Een kmo zonder productie of complexe voorraad komt vaak met het native pakket ver. Kijk bij een groeiende organisatie ook eens naar de alternatieven voor Exact Online en naar ERP voor kmo’s.

Wat controleert u voor de handtekening?

1. Een demo met uw eigen gegevens: een Peppol-factuur versturen en ontvangen, een creditnota, een CODA-bestand.
2. De btw-keten: wie dient de aangifte in en wie controleert de listing?
3. De bewaring: duur, formaat, plaats en toegang vanuit België.
4. Loon en sociale aangiftes: wie doet Dimona en DmfA, en hoe komen de gegevens in de boekhouding?
5. De scope in de offerte: wat is licentie, wat is inrichting, wat is maatwerk?
6. De verwerkersovereenkomst en de locatie van de gegevens.
7. Het regionale verschil: werkt u met Vlaamse, Brusselse of Waalse overheden, dan gelden andere kanalen.

Wilt u dit alles met een erkende partner in uw regio bespreken? Dat is precies wat onze werkwijze mogelijk maakt: wij brengen u gratis in contact met een integrator die bij uw project past. Het project zelf voert die integrator uit.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.