Wie zoekt naar Exact Online cloud, stelt meestal een praktische vraag: waar draait het systeem, wie beheert het en wat betekent dat voor mijn gegevens? Het korte antwoord is dat Exact Online een pure SaaS-oplossing is. U logt in via de browser, Exact host de omgeving en u hoeft zelf geen server, database of back-upscript te beheren. Deze pagina legt uit wat dat concreet inhoudt voor een Vlaamse of Belgische kmo, en hoe u het afweegt tegen andere hostingmodellen.
Hoe Exact Online wordt gehost
Bij een traditioneel ERP-pakket koopt of huurt u een server, installeert u de software en zorgt u of uw IT-partner voor updates en beveiliging. Exact Online werkt anders. De software draait op de infrastructuur van Exact en zijn onderaannemers, en alle klanten gebruiken dezelfde centraal beheerde dienst. U configureert uw administratie, gebruikers en rechten, maar de technische laag blijft buiten uw handen.
Voor een financieel directeur of een zaakvoerder zonder eigen IT-afdeling is dat vaak precies de bedoeling. Er is geen serverkamer die moet worden vervangen, geen besturingssysteem dat moet worden bijgewerkt en geen databaselicentie die apart wordt afgerekend.
Exact Online SaaS: wat u wel en niet zelf regelt
U regelt zelf:
- de inrichting van uw administratie, dossiers en gebruikers;
- de toegangsrechten per rol, bijvoorbeeld voor boekhouding, aankoop en verkoop;
- de koppelingen met bank, webshop of andere toepassingen;
- de afspraken met uw boekhouder over toegang tot het dossier.
Exact regelt:
- de servers, het netwerk en de beveiliging van de infrastructuur;
- de uitrol van nieuwe versies;
- het beschikbaar houden van de dienst.
Hoe die afspraken er juridisch uitzien, vindt u in de overeenkomst en de verwerkersovereenkomst. Lees die voor u tekent, ook al klinkt het saai: ze bepalen wat u mag verwachten.
Exact Online on-premise of bij een hostingpartner: bestaat dat?
De zoekopdracht Exact Online on premise komt vaak voor, maar voor Exact Online zelf bestaat dat model niet. U kunt het product niet op een eigen server installeren en het ook niet door een hostingpartner laten draaien in een afgeschermde omgeving. Wie die vrijheid wil, kijkt naar andere pakketten. Zo bestaan er ERP-oplossingen waarbij u kiest tussen cloud, hosting bij een partner of installatie op eigen servers, bijvoorbeeld Microsoft Dynamics 365 Business Central, SAP Business One of Odoo.
| Hostingmodel | Exact Online | Wie beheert de omgeving |
|---|---|---|
| SaaS van de uitgever | Ja, het enige model | Exact |
| Cloud bij een partner | Niet beschikbaar | Niet van toepassing |
| Op eigen server (on-premise) | Niet beschikbaar | Niet van toepassing |
Dit is geen nadeel op zich. Het betekent wel dat de keuze voor Exact Online ook een keuze is voor een vaste manier van werken: standaardfunctionaliteit, centrale updates en aanpassingen via de voorziene mogelijkheden.
Waar staan uw gegevens? Opslag en bescherming in België
Voor Belgische ondernemingen is dataopslag meer dan een technisch detail. U bent verantwoordelijk voor de persoonsgegevens van klanten, leveranciers en personeel, en de Gegevensbeschermingsautoriteit verwacht dat u weet waar die gegevens worden verwerkt.
Volgens Exact worden de gegevens van Belgische klanten van Exact Online opgeslagen bij Amazon Web Services EMEA in Dublin, Ierland. Voor klanten van Exact Online Premium vermeldt Exact Microsoft Ireland Operations, regio North Europe, ook in Ierland. In beide gevallen blijven de gegevens binnen de Europese Unie, wat de toepassing van de AVG vereenvoudigt. Welke editie u nodig hebt, bespreekt u op de pagina over versies en edities.
Wat u in de praktijk best doet:
- Vraag de verwerkersovereenkomst op en bewaar ze bij uw administratie.
- Noteer in uw verwerkingsregister dat de boekhouding en het ERP bij Exact worden gehost.
- Controleer welke externe partijen toegang hebben, zoals uw boekhouder, een integrator of een consultant.
- Beperk die toegang tot wat strikt nodig is en trek ze in zodra een opdracht eindigt.
Back-ups, continuïteit en bewaarplicht
In een SaaS-model beheert Exact de infrastructuur, maar de verantwoordelijkheid voor uw boekhouding blijft bij u. Een Belgische onderneming moet haar boekhoudkundige stukken gedurende de wettelijke termijn kunnen voorleggen, ook als zij van leverancier verandert. Meer over die verplichtingen leest u in onze gids over de wettelijke verplichtingen van een ERP.
Vraag uzelf daarom af:
- Kan ik mijn boekingen, facturen en bijlagen op elk moment exporteren?
- Hoe lang blijft de toegang bestaan als ik mijn abonnement stop?
- Wie bij mijn boekhouder of integrator mag exports uitvoeren?
- Heb ik een eigen kopie van de belangrijkste gegevens, los van de omgeving van Exact?
Een jaarlijkse export, afgesproken met uw boekhouder, is een eenvoudige verzekering. Voor een overstap naar een ander pakket is dezelfde export de basis van de migratie.
Updates en nieuwe functies
Omdat iedereen op dezelfde dienst werkt, verloopt het bijwerken centraal. U hoeft geen weekend te reserveren om een server te patchen, en u zit niet maanden achter op de laatste versie. Het nadeel is dat u het tijdstip niet zelf kiest.
Dat verandert de manier waarop u met aanpassingen omgaat. Een koppeling die steunt op de officiële mogelijkheden van het platform overleeft een update meestal zonder problemen. Een omweg die op een interne werking leunt, niet. Laat uw integrator daarom de keuzes toelichten voor hij begint, en lees ook wat de pagina over integraties zegt over koppelingen met bank, Peppol en webshops.
Eén Belgische bijzonderheid verdient aandacht: de verplichte elektronische B2B-facturatie via Peppol. In een cloudomgeving houdt de uitgever de aansluiting bij, maar u blijft verantwoordelijk voor de juistheid van uw facturen en uw gegevens. Meer daarover vindt u op de pagina over e-facturatie via Peppol.
Maatwerk en personalisatie in de cloud
In een gedeelde cloudomgeving is er minder ruimte om de kern van de software aan te passen dan op een eigen server. Dat is een bewuste keuze: het houdt de omgeving stabiel en upgradebaar. Instellingen, workflows, rapporten en koppelingen blijven wel mogelijk, en voor specifieke behoeften kan een integrator toepassingen bouwen die naast het pakket draaien. Wat daarvoor beschikbaar is, staat op de pagina over maatwerk.
Een goede vuistregel: pas uw processen aan het standaardpakket aan waar dat kan en bouw alleen waar uw bedrijf er echt een voordeel uit haalt. Dat kost minder in onderhoud en maakt updates onschuldig.
Kosten: abonnement tegenover eigen server
Het kostenplaatje verschilt fundamenteel tussen SaaS en een eigen installatie.
| Kostenpost | SaaS (Exact Online) | Eigen server of partnerhosting |
|---|---|---|
| Hardware en serverbeheer | Niet van toepassing | Voor uw rekening of die van de partner |
| Software | Doorlopend abonnement | Licentie of abonnement, afhankelijk van het pakket |
| Updates | Inbegrepen in de dienst | Project met een eigen planning |
| Beveiliging van de infrastructuur | Bij de uitgever | Bij u of de hostingpartner |
| Aanpassingen aan de kern | Beperkt | Ruimer, met meer onderhoud |
De juiste vergelijking is niet de maandprijs, maar de totale kost over meerdere jaren. Tel daarbij de implementatie, de opleiding en het onderhoud op. Een overzicht van wat u mag verwachten staat op de pagina over de prijzen van Exact Online, en een algemene methode vindt u in onze gids over ERP-kosten.
Hoe kiest u: cloud of toch een ander model?
Exact Online past bij u als:
- u geen eigen IT-ploeg hebt of wilt uitbouwen;
- uw boekhouder liefst in dezelfde omgeving werkt als u;
- uw processen grotendeels standaard zijn;
- u akkoord gaat met centrale updates.
Een ander model verdient aandacht als:
- uw regelgeving of klanten eisen dat de gegevens op een bepaalde plaats of in uw eigen omgeving staan;
- u diepe aanpassingen van de kern nodig hebt;
- u een bestaand serverpark wilt blijven benutten;
- uw productieomgeving afhangt van lokale machines of apparatuur die onafhankelijk van het internet moet blijven werken.
Twijfelt u, dan helpt een vergelijking tussen cloud en eigen installatie in de gids cloud-ERP of on-premise. Zoekt u een pakket met meer hostingkeuzes, bekijk dan de alternatieven voor Exact Online.
Een integrator laten meedenken
Een hostingkeuze lijkt technisch, maar ze raakt uw boekhouding, uw contracten en uw verwerkingsregister. Vraag een integrator om samen met u de volgende punten te overlopen vóór de start van het project:
- de rolverdeling tussen u, uw boekhouder en de integrator;
- de toegangsrechten en de manier waarop ze worden ingetrokken;
- de exports en bewaarafspraken;
- de impact van updates op uw koppelingen;
- de overgang van uw huidige systeem.
Dat past in een goede implementatie van Exact Online. Hoe u een geschikte partij vindt, leest u op de pagina over een integrator kiezen. Wij brengen u gratis in contact met een integrator die bij uw project past; het project zelf voert die integrator uit. Zo werkt dat precies: zie hoe de mise-en-relatie verloopt.
Samengevat
Exact Online is een cloudproduct, punt. Exact host de omgeving, volgens zijn eigen opgave voor Belgische klanten in Ierland, en u kiest geen server, geen hostingpartner en geen eigen installatie. Dat vereenvoudigt het beheer en maakt de kosten voorspelbaar, maar het beperkt de keuzevrijheid over updates en diepgaand maatwerk. Weeg die afweging af met uw boekhouder en uw integrator, en leg de afspraken over gegevens en back-ups schriftelijk vast.
Veelgestelde vragen
Kan ik Exact Online on-premise installeren op mijn eigen server?
Nee. Exact Online is een SaaS-oplossing die Exact zelf host en beheert. Een installatie op een eigen server of bij een hostingpartner bestaat voor dit product niet. Wilt u absoluut zelf de server beheren, dan moet u een ander ERP-pakket overwegen en dat vergelijken in onze pagina over alternatieven.
Waar staan de gegevens van Belgische Exact Online-klanten?
Volgens Exact worden de gegevens van Belgische klanten van Exact Online opgeslagen bij Amazon Web Services EMEA in Dublin, Ierland. Voor klanten van Exact Online Premium vermeldt Exact Microsoft Ireland Operations, regio North Europe, eveneens in Ierland. De data blijven dus binnen de Europese Unie.
Wie is verantwoordelijk voor de back-ups van Exact Online?
Exact beheert de infrastructuur, maar u blijft verantwoordelijk voor uw eigen gegevens en voor wat u bewaarplichtig moet kunnen voorleggen. Vraag in het contract of de verwerkersovereenkomst na hoe back-ups en herstel zijn geregeld, en spreek met uw boekhouder of integrator af welke exports u zelf periodiek bewaart.
Wanneer krijg ik updates van Exact Online en kan ik ze uitstellen?
Updates worden centraal door Exact doorgevoerd voor alle klanten. U kiest dus geen eigen moment zoals bij een eigen server. Daarom is het belangrijk dat uw integraties en maatwerk via de gedocumenteerde koppelingen lopen, zodat een nieuwe release ze niet verstoort.
Is Exact Online in de cloud goedkoper dan een eigen server?
Dat hangt van uw situatie af. U betaalt geen servers, licenties voor databasesoftware of beheer van besturingssystemen, maar wel een abonnement dat doorloopt zolang u het gebruikt. Vergelijk daarom de totale kosten over meerdere jaren, inclusief integraties, begeleiding en support, niet alleen de maandprijs.
Bronnen
- Exact – Sub-processors business data
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.