Wie in België zoekt naar de Exact Online versie die nu actueel is, botst op een verrassing: er bestaat geen versienummer zoals u dat kent van pakketten die op een eigen server draaien. Exact Online is een cloudoplossing. Het platform wordt centraal bijgewerkt, voor alle klanten tegelijk. Wat u wél kiest, is een editie, en daar zit het echte verschil. Deze pagina legt uit hoe u dat leest, wat de dichtstbijzijnde nieuwigheden zijn en wanneer u beter van editie verandert.
Geen versienummer, wel een doorlopend platform
Bij klassieke software installeert u versie X en plant u later een upgrade naar versie Y. Bij Exact Online verloopt dat anders. U logt in op het actuele platform en nieuwe functies verschijnen zonder dat u een installatie moet uitvoeren. Voor een directie of een financieel verantwoordelijke betekent dit:
- geen projectje om een server of database te upgraden;
- geen jaarlijkse vergelijking van versies en patches;
- wel de plicht om nieuwe functies te volgen, te testen en intern uit te leggen.
Dat laatste wordt vaak onderschat. Een update kan een scherm, een koppeling of een gewoonte in uw boekhouding raken. Wie dit organiseert, vermijdt verrassingen op de dag van een btw-aangifte of een maandafsluiting. Meer over de Belgische kant leest u in de gids over btw-aangifte en ERP in België.
Edities: waarin onderscheiden ze zich?
Een editie bepaalt welke functies en welk bereik u krijgt. De precieze samenstelling en de prijs per editie wijzigen en horen in een actuele offerte, niet in een algemene tekst. Zie daarvoor de pagina over Exact Online prijzen. Wat u wél kunt doen, is een editie beoordelen aan de hand van vijf vragen:
- Hoeveel vennootschappen of entiteiten voert u?
- Werkt u enkel in België, of ook met entiteiten in het buitenland?
- Hoeveel van uw processen lopen buiten het systeem, bijvoorbeeld in Excel?
- Moet u goedkeuringen en workflows afdwingen?
- Hoe groot en hoe vervuild zijn uw stamgegevens?
Het antwoord op die vragen zegt meer dan de naam van de editie. Een eenmanszaak met een eenvoudige boekhouding heeft andere noden dan een groep met een productie-eenheid in Limburg en een verkoopkantoor in Antwerpen.
Wat Exact aankondigt: Premium Plus
Volgens de publieke vooruitblik van Exact komen er nieuwe Premium Plus-edities van Exact Online. Die moeten drie dingen toevoegen:
| Aangekondigd onderdeel | Waarvoor dient het | Voor wie interessant |
|---|---|---|
| Multi-wetgeving | Entiteiten in verschillende landen met hun eigen regels in één omgeving beheren | Groepen met een buitenlandse dochter |
| Automatisering van workflows | Goedkeuringen en terugkerende stappen laten verlopen volgens vaste regels | Bedrijven met veel interne controle of factuurstromen |
| Master Data Management | Stamgegevens (klanten, artikelen, leveranciers) centraal en consistent houden | Organisaties met veel gegevens en meerdere gebruikers |
Let op: Exact vermeldt zelf dat de planning kan wijzigen. Beschouw het dus als een richting, niet als een belofte. Wie nu een investering plant op basis van een aangekondigde functie, vraagt best schriftelijk bevestiging van het moment van beschikbaarheid en van wat in welke editie zit.
Wat zit er nog op de publieke routekaart?
Naast de edities noemt Exact een reeks ontwikkelingen die u kunt volgen. Eerst de boekhoudkundige en financiële lijn, die voor Belgische bedrijven het meest tastbaar is:
- Central Payments: Exact spreekt van ongeveer 85 % minder manuele handelingen bij betalingen. Dat cijfer is een aankondiging van de leverancier; wat het voor u betekent, hangt af van uw huidige werkwijze en van het aantal betalingen dat u nu nog handmatig verwerkt.
- Btw-aangifte voor fiscale eenheid: relevant voor ondernemingen die in een btw-eenheid zitten en nu met omwegen werken. Controleer met uw boekhouder of uw situatie gedekt wordt.
- Donkere modus: een gebruikscomfort, geen reden om van editie te veranderen.
Daarnaast werkt Exact aan AI-agenten, aangekondigd voor Payroll, Financial, CRM en Excel, en aan een MCP-server (Model Context Protocol). Die moet AI-toepassingen toegang geven tot de gegevens in Exact Online, onder centraal bestuur van de rechten. Voor een bedrijfsleider is de vraag niet of dit technisch bestaat, maar wie in uw organisatie mag bepalen welke gegevens een AI-tool mag raadplegen. Beantwoord dat vóór u iets activeert.
Hoe gaat u om met updates in de praktijk?
Een cloudplatform dat zichzelf bijwerkt, ontslaat u niet van beheer. Een werkbare aanpak voor een kmo:
Wijs een eigenaar aan
Eén persoon, vaak de financieel verantwoordelijke of een key-user, leest de aankondigingen en beslist wat intern aandacht verdient. Zonder eigenaar wordt een wijziging pas ontdekt als iemand klaagt.
Test koppelingen
Wie koppelingen heeft met een webshop, een planningstool of een bankomgeving, controleert ze na elke grotere wijziging. Hoe u dat structureert, ziet u bij Exact Online integraties. Maatwerk dat op specifieke gegevens steunt, vraagt extra aandacht; lees daarvoor de pagina over maatwerk in Exact Online.
Informeer gebruikers
Een korte interne mededeling volstaat: wat verandert er, vanaf wanneer en bij wie kunnen collega’s terecht. De pagina over training voor Exact Online helpt om dat te organiseren wanneer een wijziging een werkwijze raakt.
Leg afspraken vast met uw partner
Wie samenwerkt met een externe partner voor beheer, spreekt af wie wijzigingen opvolgt, wie test en wie aansprakelijk is bij een probleem. De pagina over support en onderhoud beschrijft wat u redelijkerwijs mag verwachten.
Wanneer overstappen naar een andere editie?
Een editie wissel je niet omdat er een nieuwe naam bestaat. Een overstap is zinvol in deze situaties:
| Situatie | Wat het signaal is |
|---|---|
| Een tweede vennootschap komt erbij | U consolideert nu handmatig in Excel |
| Goedkeuringen lopen via e-mail | Facturen blijven liggen of worden dubbel betaald |
| Stamgegevens zijn onbetrouwbaar | Dubbele klanten, afwijkende artikelcodes |
| Buitenlandse entiteit | Andere wetgeving en rapportering nodig |
| Productie of voorraad groeit | Modules ontbreken of worden omzeild |
Telkens geldt dezelfde methode: beschrijf het knelpunt, schat de gevolgen in (tijd, fouten, risico) en vraag een gemotiveerd voorstel van minstens twee partijen. Welke modules mogelijk moeten worden toegevoegd, vindt u op de pagina over Exact Online modules.
Versies en edities in een Belgische context
Voor een Belgisch bedrijf zijn enkele elementen extra belangrijk, los van de editie:
- Facturatie: de verplichte elektronische B2B-facturatie via Peppol vraagt dat uw boekhoudpakket correct kan verzenden en ontvangen. Lees de gids over Peppol en e-facturatie en controleer wat uw huidige configuratie ondersteunt.
- Btw: Belgische aangiften, intracommunautaire opgaven en de fiscale eenheid verdienen een test na elke relevante wijziging.
- Taal en regio: een Vlaams bedrijf werkt in het Nederlands, een Brusselse of Waalse vestiging vaak in het Frans. Controleer of rapporten en documenten voor beide gebruikers correct zijn ingesteld.
- Boekhouder: veel Belgische kmo’s werken met een extern boekhoudkantoor. Zorg dat dat kantoor weet welke editie en welke instellingen u gebruikt. Zie ook Exact Online in België.
Als u twijfelt tussen Exact Online en een alternatief
Een editiekeuze is ook het moment om te toetsen of Exact Online nog bij u past. Een bedrijf dat sterk groeit, internationaal wordt of een complex productieproces krijgt, kijkt best naar het geheel. De pagina over alternatieven voor Exact Online en de vergelijking Odoo versus Business Central helpen om te beoordelen wat u wint of verliest. Voor een eerste afweging per bedrijfsgrootte is er de gids over ERP voor kmo.
Hoe wij u kunnen helpen
ERP Integrator is een gratis dienst die uw vraag doorgeeft aan een gecertificeerde integrator die past bij uw project. Wij zijn aan geen enkele uitgever verbonden en voeren het project niet zelf uit. U beschrijft uw situatie, wij zoeken een partner met de juiste ervaring in uw sector en regio. Hoe dat verloopt, leest u bij hoe het werkt. Wilt u eerst een totaalbeeld van uw project, dan helpt de gids over ERP-implementatie.
Wat u best voorbereidt
Vóór u contact opneemt, maakt u een korte lijst: het aantal vennootschappen, de landen waarin u actief bent, de processen die nu buiten het systeem lopen en de koppelingen die u wilt behouden. Daarmee kan een integrator binnen één gesprek zeggen of uw huidige editie volstaat of niet, en wat een overstap concreet vraagt.
Veelgestelde vragen
Wat is de laatste versie van Exact Online?
Exact Online is een cloudoplossing die centraal wordt bijgewerkt. Er is dus geen versienummer dat u zelf installeert: elke klant werkt op hetzelfde actuele platform. Wat verschilt, is de editie die u afneemt en de modules die u activeert. Voor de geplande nieuwigheden verwijst Exact naar zijn publieke vooruitblik.
Moet ik als Belgisch bedrijf zelf een upgrade uitvoeren?
Voor het platform zelf niet: Exact rolt updates uit voor alle klanten. Uw eigen werk zit elders: nieuwe functies testen, instellingen en koppelingen controleren en gebruikers informeren. Een overstap naar een hogere editie is wél een bewuste beslissing, die u best samen met uw boekhouder of integrator voorbereidt.
Wat voegen de aangekondigde Premium Plus-edities toe?
Exact kondigt nieuwe Premium Plus-edities aan met multi-wetgeving, workflowautomatisering en Master Data Management. Het gaat om een planning die onder voorbehoud van wijziging staat. Voor een groep met entiteiten in meerdere landen of met veel stamgegevens kan dat relevant worden; voor een Vlaamse kmo met één vennootschap meestal niet.
Hoelang wordt een Exact Online-versie ondersteund?
Omdat er geen losse versies zijn om te installeren, bestaat er ook geen einddatum per versie zoals bij een on-premise pakket. Een specifieke ondersteuningsduur is in onze bronnen niet gepubliceerd, dus wij noemen er geen. Vraag in uw contract na hoe Exact wijzigingen en eventuele functiewijzigingen aankondigt.
Wanneer is het zinvol om van editie te veranderen?
Wanneer uw huidige editie een reëel knelpunt oplost: een tweede vennootschap, extra processen die u nu met Excel afhandelt, of koppelingen die handwerk blijven. Overstappen puur omdat er een nieuwe editie bestaat, loont zelden. Laat eerst uw processen en kosten naast elkaar leggen.
Bronnen
- Exact – Vooruitblik
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.