Een audit Exact Online is geen straf voor uw huidige partner en ook geen verkapte verkoopactie. Het is een onafhankelijke doorlichting van wat er vandaag in uw omgeving draait, met een rapport dat zegt wat in orde is, wat niet en wat eerst moet gebeuren. In België, waar de boekhouder vaak nauw betrokken is bij de keuze en het beheer van Exact Online, is dat een nuttig moment om alle betrokkenen rond dezelfde feiten te zetten.
Deze pagina legt uit wanneer een audit zinvol is, wat er concreet wordt nagekeken, hoe een projectovername of integratorwissel verloopt en hoe een herstelplan eruitziet.
Signalen dat een audit Exact Online zich opdringt
Niemand bestelt een audit zomaar. Meestal is er een aanleiding die zich al een tijdje opstapelt. Herkent u er enkele, dan loont het de moeite om het dossier te openen.
- De implementatie sleept aan. Opleveringen schuiven op, nieuwe afspraken vervangen oude en niemand kan nog zeggen wat "klaar" betekent.
- Cijfers die niet kloppen. De saldi in de boekhouding, de voorraad en de verkooprapporten komen niet overeen, en elke maand wordt er in Excel gecorrigeerd.
- Eén persoon kent het systeem. Is die partner of medewerker twee weken weg, dan staat alles stil.
- Elke wijziging is een gok. Een kleine aanpassing breekt een koppeling of een rapport, en niemand durft nog iets te raken.
- Onduidelijke facturen. U betaalt uren voor "ondersteuning" zonder te weten waarvoor.
- Het vertrouwen is weg. Antwoorden komen traag of vaag, en u hebt de indruk dat u de ontwikkelaar bent van uw eigen project.
- Een externe prikkel. Een nieuwe verplichting, zoals de elektronische facturatie via Peppol, een overname, een groei in aantal entiteiten of een nieuwe financier.
Veel van deze symptomen komen ook voor in andere mislukte ERP-trajecten; de pagina over fouten in een ERP-project beschrijft de patronen achter zulke projecten. Het verschil met een audit is dat u hier concreet naar uw eigen omgeving kijkt.
Wat onderzoekt een audit van Exact Online?
Een goede audit heeft een vaste structuur. Elk domein krijgt een bevinding, een risico en een aanbeveling. Zo vergelijkt u later gemakkelijk twee offertes voor het herstel.
| Domein | Waar kijkt de auditor naar? | Typisch risico |
|---|---|---|
| Paramétrage | Rekeningschema, btw-codes, dagboeken, artikelstructuur, workflows, rollen | Verkeerde btw-verwerking, onnodige complexiteit |
| Gegevens | Klanten, leveranciers, artikelen, openstaande posten, dubbels, historiek | Slechte rapportering, fouten bij migratie |
| Ontwikkelingen | Maatwerk, scripts, aangepaste rapporten, documentatie | Niet te onderhouden code, afhankelijkheid van één persoon |
| Koppelingen | Webshop, bank, tijdsregistratie, CRM, eigen toepassingen | Mislukte synchronisaties, dubbele boekingen |
| Prestaties | Traagheid, volume aan transacties, manier van gebruik | Verloren tijd, omzeilen via Excel |
| Veiligheid | Gebruikers, rechten, scheiding van taken, beheerdersaccounts, toegangen van oud-medewerkers | Fraudegevoeligheid, toegang voor wie niets meer te zoeken heeft |
| Versie en licentie | Gebruikte editie, ongebruikte modules, geplande evoluties | Betalen voor te veel, of werken met te weinig |
Paramétrage en boekhoudkundige logica
Hier zit vaak het grootste financiële risico. Een auditor controleert of het rekeningschema bij de Belgische praktijk past, of de btw-codes de juiste rubrieken in de aangifte voeden en of de gebruikersrechten een logische taakverdeling weerspiegelen. De pagina over btw in België en uw ERP geeft de context waarin die controle plaatsvindt. Wie meerdere vennootschappen beheert, laat ook de structuur van de administraties nakijken.
Gegevens
Slechte gegevens zijn zelden het gevolg van het pakket zelf. Ze komen uit een haastige import, een koppeling die niets valideert of jaren van losse handmatige invoer. De auditor zoekt dubbele relaties, onvolledige btw-nummers, artikelen zonder eenheid of kostprijs en openstaande posten die al lang gesloten hadden moeten zijn.
Ontwikkelingen en koppelingen
Maatwerk is het gebied waar een project het snelst afdrijft. Een audit stelt vast wat er is gebouwd, of het gedocumenteerd is, of het nog nodig is en of er een standaardalternatief bestaat. Op de pagina over maatwerk in Exact Online leest u wanneer ontwikkelen verstandig is. Voor gekoppelde toepassingen kijkt de auditor naar de manier waarop gegevens uitgewisseld worden en wat er gebeurt bij een fout. Meer daarover vindt u bij de integraties van Exact Online.
Exact biedt voor die technische kant zelf een Support Portal met gratis documentatie voor ontwikkelaars en toegang tot API-specialisten, en dat altijd bereikbaar; betalend advies bestaat voor de opzet van integraties en OAuth. Een auditor die zijn werk goed doet, controleert dus ook of uw koppelingen volgens die officiële documentatie zijn opgebouwd en niet via een omweg.
Prestaties en veiligheid
Traagheid heeft meestal een menselijke oorzaak: te veel handelingen om één boeking te maken, rapporten die elke keer opnieuw worden samengesteld, of een proces dat ooit voor een kleiner bedrijf is bedacht. Op het vlak van veiligheid gaat het om heel praktische dingen: wie heeft beheerderrechten, zijn de accounts van vertrokken medewerkers en vorige partners afgesloten, en kan één persoon een betaling zowel aanmaken als goedkeuren?
Versie, licentie en evolutie
De auditor vergelijkt wat u gebruikt met wat u betaalt. Soms staan modules aan die niemand opent, soms ontbreekt een functie waar uw team al maanden omheen werkt. Exact kondigt nieuwe Premium Plus-edities aan met onder meer multi-wetgeving, automatisering van workflows en Master Data Management, onder voorbehoud van wijziging van de planning. Voor een groep met meerdere entiteiten is dat een element om in het rapport mee te wegen. De versies en edities van Exact Online helpen u de vergelijking te maken.
Van integrator veranderen zonder alles opnieuw te doen
Veel bedrijven blijven bij een partner waar ze ontevreden over zijn, uit angst dat een wissel gelijkstaat aan opnieuw beginnen. Dat is meestal onjuist. Uw licentie, uw gegevens en uw administratie staan in uw eigen Exact Online-omgeving. Wat u mogelijk kwijtraakt, is kennis. Die kunt u terughalen.
Een geordende overgang verloopt in vier stappen.
- De opzeg regelen. Lees het contract na: opzegtermijn, afspraken over documentatie, eigendom van ontwikkelingen en medewerking bij overdracht.
- Toegangen veiligstellen. Zorg dat u zelf beheerder bent van het abonnement en dat geen enkele sleutel uitsluitend bij de vertrekkende partner ligt.
- Een overdrachtsmoment organiseren. Eén of twee werksessies waarin de vertrekkende en de nieuwe partner samen uw omgeving doorlopen.
- Een proefperiode afspreken. De nieuwe partner begint met kleine, afgebakende taken voordat hij het volledige beheer overneemt.
Een professionele vertrekkende partner werkt hieraan mee. Gebeurt dat niet, dan is dat een argument te meer voor een onafhankelijke audit: die reconstrueert wat de documentatie niet geeft.
Documenten en toegangen die u moet terugkrijgen
Maak voor uw overgang een eenvoudige lijst. Wat niet op papier staat, kan niemand overdragen.
| Wat | Waarom het nodig is |
|---|---|
| Beheerdersrechten op uw eigen abonnement | Zonder dit blijft de oude partner de sleutelhouder |
| Lijst van gebruikers en rollen | Basis voor de controle op rechten |
| Functioneel ontwerp en keuzes bij het paramétrage | Verklaart waarom de omgeving zo is opgebouwd |
| Beschrijving van elke koppeling, met contactpersoon bij de andere toepassing | Voorkomt dat een stille synchronisatie uitvalt |
| Broncode en documentatie van maatwerk | Eigendom en onderhoudbaarheid |
| Testscenario's en openstaande puntenlijst | Toont wat nooit is afgewerkt |
| Overzicht van facturatie en gepresteerde uren | Maakt een nuchtere evaluatie van de samenwerking mogelijk |
| Handleidingen en opleidingsmateriaal | Bespaart uw team een nieuwe opleiding |
Vraag liefst ook een ondertekende lijst van wat is overgedragen. Dat voorkomt discussie achteraf.
Een nieuwe partner kiezen
Het Exact-netwerk in België bestaat volgens Exact uit accountants, gecertificeerde resellers per regio en ontwikkelaars die in de Exact Online App Store publiceren; er zijn naar eigen zeggen tweeduizend specialisten beschikbaar. Accountants kunnen bovendien het statuut van Accountancy Cloudpartner behalen. Die veelheid is een voordeel, maar ook een verwarring: een boekhouder is niet automatisch de beste gesprekspartner voor een koppeling met een productieomgeving, en een ontwikkelaar kent niet altijd de Belgische btw-regels.
Kijk daarom naar het profiel dat bij uw probleem past: een boekhoudgerichte partner voor paramétrage en btw, een technisch profiel voor koppelingen en maatwerk. Onze pagina over een Exact Online-integrator kiezen geeft de criteria, en het algemene artikel over een ERP-integrator kiezen vult aan met vragen om tijdens het eerste gesprek te stellen. Wij werken niet als integrator: wij brengen u gratis in contact met een partner die bij uw situatie past.
Het herstelplan na de audit
Een rapport zonder plan blijft een document in een map. Vraag daarom dat de audit uitmondt in een gefaseerd herstelplan met prioriteiten.
Eerst de risico's, dan het comfort
Begin met wat uw cijfers of uw wettelijke naleving bedreigt: verkeerde btw-codes, niet-afgestemde saldi, ontbrekende scheiding van taken, open toegangen. Pas daarna komen traagheid, ergonomie en extra functies.
Opruimen vóór uitbreiden
Het is verleidelijk om meteen nieuwe modules aan te zetten. Beter is eerst gegevens op te schonen, onnodig maatwerk te schrappen en processen te vereenvoudigen. Daarna is een uitbreiding, zoals de opbouw van stock en inkoop of een nieuwe koppeling, goedkoper en betrouwbaarder. Gaat het om een bredere herstart, dan is de pagina over de implementatie van Exact Online het vertrekpunt; moet er data verhuisd worden, dan helpt de gids over migratie naar Exact Online.
Een duidelijk eigenaarschap
Wijs binnen uw bedrijf een eigenaar aan voor het systeem: iemand uit financiën of operations die prioriteiten bepaalt en wijzigingen goedkeurt. Zonder interne eigenaar blijft elke partner met dezelfde vragen zitten.
Beheer en opvolging afspreken
Leg vast hoe wijzigingen worden aangevraagd, getest en gedocumenteerd, en wat er onder uw onderhoudsafspraak valt. De pagina over support en onderhoud voor Exact Online beschrijft wat u redelijkerwijs mag verwachten.
Rekening houden met de evolutie van Exact
Exact publiceert een openbare roadmap, met onder meer een donkere weergave, Central Payments (waarbij Exact een sterke daling van manuele handelingen aankondigt) en de btw-aangifte voor een fiscale eenheid. Er zijn ook AI-agenten aangekondigd voor loon, financiën, CRM en Excel, en een MCP-server (Model Context Protocol) om AI-toepassingen onder centraal beheer met de gegevens van Exact Online te verbinden. Wees voorzichtig: een roadmap is een intentie en geen levering. Gebruik haar om te beoordelen of uw herstel de juiste richting uitgaat, maar bouw er geen beslissing op die vandaag nog niet beschikbaar is.
Hoe gaat u praktisch te werk?
- Verzamel de feiten. Beschrijf in een halve pagina wat misloopt, sinds wanneer en wat het u kost in tijd of fouten.
- Vraag een onafhankelijke audit aan. Bij voorkeur bij een partij die niet verantwoordelijk is voor het bestaande project.
- Lees het rapport met uw boekhouder. Die kent uw cijfers en de Belgische context het best.
- Kies tussen herstel en vervanging van de partner. Soms volstaat een betere afspraak, soms is een wissel verstandiger.
- Laat een plan met fasen opstellen en begin met de risico's.
Wilt u hulp bij stap twee of vier, vul dan hieronder uw aanvraag in. Wij zoeken gratis een Exact Online-partner die bij uw sector en regio past, en u beslist daarna zelf of u een gesprek aangaat.
Veelgestelde vragen
Wat kost een audit van Exact Online?
Dat hangt af van de omvang van uw administratie, het aantal gekoppelde toepassingen en de hoeveelheid maatwerk. Een audit op een eenvoudige boekhoudomgeving is veel lichter dan een doorlichting van een omgeving met handel, productie en koppelingen. Vraag altijd een afgebakende opdracht met een duidelijk rapport als resultaat, en laat het bedrag vooraf vastleggen.
Kan ik van Exact Online-integrator veranderen zonder opnieuw te beginnen?
Ja, in de meeste gevallen wel. De licentie, de gegevens en het grootste deel van het paramétrage blijven van u. Wat verhuist, is de kennis: de nieuwe partner heeft documentatie, beheerrechten en een overdrachtsmoment nodig. Een audit vooraf toont wat behouden kan blijven en wat echt herwerkt moet worden.
Welke toegangen en documenten moet ik van mijn oude partner terugvragen?
Vraag een beheerdersaccount op uw eigen abonnement, de lijst van gebruikers en rollen, de functionele documentatie, de beschrijving van elke koppeling en ontwikkeling, en de bijhorende sleutels of API-toegangen. Zonder die elementen ontstaat een afhankelijkheid die u bij een volgende wissel opnieuw betaalt. Leg dit liefst al in het contract vast.
Hoe lang duurt een projectovername?
Dat hangt af van de staat van de omgeving, de kwaliteit van de bestaande documentatie en de medewerking van de vorige partner. Een vlotte overdracht met goede documenten verloopt snel, een omgeving zonder documentatie vraagt eerst een reconstructie. Een goede partner geeft u na de audit een plan met fasen in plaats van een belofte vooraf.
Is een audit ook nuttig als alles technisch werkt?
Ja, bijvoorbeeld vóór een uitbreiding, een versiewissel of een overgang naar elektronische facturatie. Een omgeving kan technisch werken en toch traag, onveilig of moeilijk te onderhouden zijn. Een audit toont wat u kunt vereenvoudigen voordat u er nieuwe functies op bouwt.
Bronnen
- Exact – partnernetwerk in België
- Exact – Support Portal en ontwikkelaarsdocumentatie
- Exact – vooruitblik en roadmap
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.