Voor veel Vlaamse kmo's staat of valt de marge met de voorraad: te veel stilliggend kapitaal, of net te weinig om op tijd te leveren. Voorraadbeheer in Exact Online bundelt artikelen, magazijnen, inkoop en verkoop met de boekhouding in één omgeving. Dat voorkomt dat de magazijnier, de inkoper en de boekhouder elk met een eigen Excel-bestand werken.
Op deze pagina leest u hoe stock en inkoop in Exact Online praktisch in elkaar zitten, waar u op moet letten bij de opzet en welke vragen u best aan een integrator stelt. Wat het pakket precies bevat, verschilt per module en licentie. Controleer dat altijd tegen uw eigen processen, want niet elke functie hoort bij elk pakket.
Artikelen en variantenbeheer als fundament
Alles begint bij de artikelstamgegevens. Een artikel heeft een code, een omschrijving, een eenheid, een leverancier, een verkoopprijs en een kostprijs. Wie hier slordig start, betaalt dat later bij elke telling en elke factuur.
Een paar afspraken die zich terugbetalen:
- Eén coderingslogica. Kies een artikelcode die ook betekenis heeft voor uw magazijn, niet enkel voor de boekhouding.
- Varianten bewust opzetten. Maten, kleuren of uitvoeringen kunt u als aparte artikelen beheren of als gegroepeerde varianten. Voor een webshop is de tweede aanpak vaak handiger, voor een technische groothandel de eerste.
- Eenheden en verpakkingen. Koopt u per pallet maar verkoopt u per stuk? Leg de omrekening vast bij het artikel, anders ontstaan er verschillen bij elke ontvangst.
- Btw-codes per artikel. In België speelt het tarief mee bij de verkoop. Zie ook onze pagina over btw-aangifte en ERP in België.
Magazijnen en locaties
Exact Online laat u met meerdere magazijnen werken en, afhankelijk van de opzet, met locaties binnen een magazijn. Denk aan een hoofdmagazijn in Antwerpen, een buffervoorraad in een aparte hal of een bestelwagen als mobiele stock.
| Situatie | Aanbevolen opzet |
|---|---|
| Eén magazijn, weinig verplaatsingen | Eén magazijn, eventueel zonder locaties |
| Meerdere vestigingen in Vlaanderen | Een magazijn per vestiging, met interne overboekingen |
| Grote hal met zones | Magazijn met locaties per zone of stelling |
| Verkoop vanuit voertuigen | Een magazijn per voertuig, regelmatig ververst |
Houd het eenvoudig zolang het kan. Elke extra locatie vraagt discipline van uw team bij het boeken, en een systeem waarin niemand nog gelooft, is erger dan een bescheiden systeem dat klopt.
Partijen, lotnummers en serienummers
Sectoren als voeding, medische hulpmiddelen of elektronica moeten kunnen herleiden welke levering uit welke partij kwam. Exact Online biedt hiervoor traceerbaarheid op partij- of serienummer, afhankelijk van het artikel en de gebruikte functies. Voor voedingsbedrijven is dat een rechtstreeks gevolg van de verplichting om producten te kunnen terughalen. Meer over die sector leest u op onze pagina ERP voor de voedingsindustrie.
Bepaal vóór de start voor welke artikelen traceerbaarheid echt nodig is. Alles traceren lijkt veilig, maar het vertraagt de ontvangst en de verzending zonder dat het iets oplevert voor artikelen met weinig risico.
Bevoorrading en aanvulling
Een goede aanvulling vertrekt van twee vragen: wanneer moet ik bestellen, en hoeveel? Daarvoor werkt u met minimumvoorraden, bestelpunten en levertermijnen per leverancier. Het systeem toont dan wat onder het gewenste niveau zakt, en u beslist of u inderdaad bestelt.
Vermijd de valkuil van blind vertrouwen op voorstellen. Seizoenen, promoties en leveranciersstoringen staan niet altijd in de gegevens. Een inkoper die de voorstellen kritisch leest, haalt veel meer uit het systeem dan een inkoper die ze klakkeloos omzet in bestellingen.
Inkoop en leveranciers
Inkoop in Exact Online volgt een herkenbaar traject:
- U legt de leverancier vast met betalingsvoorwaarden, btw-regime en rekeningnummer.
- U maakt een inkooporder aan, eventueel na goedkeuring.
- U boekt de ontvangst bij aankomst van de goederen.
- U ontvangt de factuur en koppelt die aan de bestelling.
- De betaling loopt via de bank- en betaalstromen.
Het voordeel van één systeem is dat de ontvangst en de factuur naar dezelfde bestelling verwijzen. Verschillen tussen wat u bestelde, wat aankwam en wat gefactureerd werd, komen zo vroeg aan het licht.
Ook de verwerking van inkoopfacturen kan versnellen. Exact België presenteert bij Boekhouden onder meer een Purchase Agent en noemt daarbij een nauwkeurigheid van 98 % voor het automatisch verwerken van inkoopfacturen. Zie het als hulp bij de dagelijkse invoer, niet als vervanging van uw controle. Over de boekhoudkundige kant leest u meer op boekhouding en financiën in Exact Online.
Elektronische facturen van leveranciers
Belgische bedrijven ontvangen steeds vaker facturen via Peppol. Een goede inkoopopzet houdt daar rekening mee: de factuur komt gestructureerd binnen, wordt aan de bestelling gekoppeld en gaat naar de boekhouding zonder overtypen. Lees meer op onze pagina over e-facturatie en Peppol.
Ontvangsten en leveringen
Bij een ontvangst controleert het magazijn de goederen tegen de bestelling, boekt het de aantallen en bergt het de goederen op de juiste locatie op. Bij een levering gebeurt het omgekeerde: picken, verpakken, verzenden en factureren.
Praktische aandachtspunten:
- Gedeeltelijke leveringen. Leveranciers leveren zelden alles in één keer. Zorg dat uw proces openstaande hoeveelheden netjes bijhoudt.
- Retouren. Een klant die iets terugstuurt, moet in uw voorraad terugkomen of op een aparte locatie voor beschadigde goederen terechtkomen.
- Leveringsbonnen. Gebruik een vaste sjabloon met uw huisstijl en de nodige wettelijke vermeldingen.
Transporteurs en verzending
Voor verzending werkt u met pakketdiensten of vrachtvervoerders. Of u de labels rechtstreeks vanuit Exact Online maakt of via een koppeling met een verzendplatform, hangt af van uw volume en uw tools. Een webshop met veel kleine pakketten heeft hier meer aan dan een groothandel met enkele zendingen per dag. Kijk bij integraties met Exact Online welke koppelingen mogelijk zijn, en bij ERP voor e-commerce hoe webshop en voorraad samenwerken.
Barcodes en mobiele toestellen
Scannen vermindert tikfouten, versnelt de ontvangst en maakt tellingen veel betrouwbaarder. Een scanner of smartphone met een geschikte toepassing leest de code, haalt het artikel op en boekt de beweging.
Of u dat nodig hebt, hangt af van uw magazijn. Bij weinig bewegingen en een overzichtelijke ruimte volstaat een lijst. Zodra meerdere mensen tegelijk picken of artikelen veel op elkaar lijken, loont scannen. Vraag uw integrator om dit te testen met uw eigen artikelen en uw eigen netwerkdekking, en niet enkel in een demo.
Inventarisatie en tellingen
Een inventaris is geen jaarlijkse ramp, als u hem goed voorbereidt. De meeste Belgische bedrijven tellen minstens bij de jaarafsluiting, maar veel doen er goed aan ook tussendoor te tellen.
| Methode | Voordeel | Aandachtspunt |
|---|---|---|
| Volledige telling | Eén duidelijk moment | Het magazijn staat stil |
| Cyclische telling | Geen stilstand | Vraagt een vast telschema |
| Steekproeftelling | Snel zicht op de betrouwbaarheid | Niet voldoende voor de jaarrekening |
Na de telling verwerkt u de verschillen als correctie. Die boeking komt in de boekhouding terecht, zodat uw voorraadwaarde en uw balans overeenkomen. Bespreek met uw boekhouder wanneer en hoe de telling wordt vastgelegd.
Voorraadwaardering
De waarde van uw voorraad bepaalt mee uw resultaat en uw balans. Exact Online ondersteunt verschillende waarderingsmethoden voor de kostprijs, zoals een gemiddelde prijs of een vaste standaardprijs. Welke bij u past, beslist u samen met uw boekhouder of bedrijfsrevisor, rekening houdend met de Belgische boekhoudregels.
Let op het verschil tussen de gemiddelde aankoopprijs en de werkelijke kost bij prijsschommelingen. Wie veel importeert, merkt dat vooral bij wisselende transportkosten en invoerrechten. Leg vast hoe die bijkomende kosten in de kostprijs terechtkomen, anders klopt uw marge per artikel niet.
Voorraad, productie en verkoop in één keten
Voorraad staat niet op zichzelf. Verkoop reserveert goederen, productie verbruikt grondstoffen en maakt eindproducten, inkoop vult aan. Hebt u een eigen productie, bekijk dan productie in Exact Online. Voor de commerciële kant, zie verkoop en CRM. Een groothandel vindt extra context op onze pagina ERP voor de groothandel.
Zo pakt u het project aan
Een voorraad- en inkoopproject slaagt zelden door de software alleen. Wat telt:
- Schoon vertrekken. Ruim artikelen op die al jaren niet bewegen voor u ze migreert. Zie migratie naar Exact Online.
- Processen vóór schermen. Teken eerst uw ontvangst, picking en telling uit, en pas daarna het systeem aan.
- Opleiding in het magazijn. Een magazijnier die het systeem niet vertrouwt, boekt niet of boekt laat. Voorzie training op de werkvloer.
- Een realistisch plan. Lees de implementatie van Exact Online om te zien welke stappen er komen kijken.
Twijfelt u of Exact Online uw logistiek aankan? Vergelijk het eventueel met alternatieven voor Exact Online en kies op basis van uw processen. Via ons netwerk bespreekt u dat gratis met een integrator die Belgische kmo's kent.
Veelgestelde vragen
Wat omvat voorraadbeheer in Exact Online?
Het gaat om artikelbeheer, magazijnen en locaties, ontvangsten en leveringen, inventarisatie en de waardering van uw voorraad. Welke functies u precies gebruikt, hangt af van de gekozen module en het pakket. Laat dat vooraf vastleggen in een functioneel overzicht, zodat u niet betaalt voor wat u niet nodig hebt.
Kan ik met Exact Online inkooporders en leveranciers beheren?
Ja, inkoop is een standaardonderdeel van de logistieke functies: u legt leveranciers vast, plaatst inkooporders, boekt ontvangsten en koppelt de factuur aan de bestelling. De exacte afwerking, zoals goedkeuringsrondes of automatische bestelvoorstellen, bespreekt u best met een integrator die uw sector kent.
Werkt Exact Online met barcodes en mobiele scanners?
Scannen kan via een koppeling met een mobiele magazijnoplossing of een scanner die op de voorraadfuncties aansluit. Of u dat nodig hebt, hangt af van het aantal bewegingen en het aantal locaties. Een integrator beoordeelt samen met u of scannen de fouten bij picking en ontvangst echt vermindert.
Hoe verloopt een inventarisatie in Exact Online?
U telt de voorraad per magazijn of locatie, voert de getelde hoeveelheden in en laat het systeem de verschillen verwerken. De correctie wordt tegelijk in de boekhouding geboekt. Een goede opzet voorziet ook in cyclische tellingen, zodat u niet het hele magazijn moet stilleggen.
Is Exact Online geschikt voor een Vlaamse groothandel of webshop?
Vaak wel, zeker voor kmo's die voorraad, inkoop en boekhouding in één systeem willen. Voor complexe magazijnen met veel locaties of voor eigen productie moet u het pakket toetsen aan uw processen. Een gesprek met een integrator geeft snel duidelijkheid over wat standaard kan en wat maatwerk vraagt.
Bronnen
- Exact Online Boekhouden (Exact België)
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.