Een connector voor Exact Online is zelden een doel op zich. Wat u eigenlijk wilt, is dat een bestelling uit de webshop zonder tussenkomst in de boekhouding belandt, dat bankafschriften zich laten verwerken zonder overtikken en dat uw directie cijfers krijgt die niet van drie Excel-bestanden afhangen. Op deze pagina leest u welke technische ingang Exact Online biedt, wat de App Store aan kant-en-klare koppelingen bevat en hoe u in een Belgische context een integratie afbakent, test en laat onderhouden.
Hoe koppelt Exact Online met andere software?
Exact Online biedt twee wegen om gegevens uit te wisselen. De eerste is de API: een REST-API met uitgebreide documentatie, waarmee een ontwikkelaar gegevens kan lezen en wegschrijven. Als er vragen zijn over de werking, beantwoordt het API-team die via het Support Portal. De tweede weg is de App Store, waar softwareleveranciers kant-en-klare koppelingen aanbieden die op die API steunen.
Voor u als bedrijfsleider of financieel verantwoordelijke komt het onderscheid hierop neer:
| Weg | Wanneer logisch | Wie doet het werk |
|---|---|---|
| App uit de App Store | Standaardproces, zoals een bekende webshop of een courant rapportagepakket | De aanbieder van de app, plus een korte configuratie |
| Maatwerkkoppeling via de API | Eigen software, afwijkende flow, meerdere bronnen samen | Een integrator of uw eigen IT |
| Bestandsuitwisseling | Eenvoudige, periodieke import of export | Uw eigen team, eventueel met hulp van een integrator |
Er bestaat geen universele keuze. Het juiste antwoord hangt af van hoe uniek uw proces is en van hoeveel verkeer er tussen de systemen loopt.
De API van Exact Online: wat u moet weten
De API van Exact Online is een REST-API. Het parcours voor ontwikkelaars telt zes stappen: u abonneert zich, registreert de app (u krijgt een unieke API-sleutel), ontwikkelt en test, bepaalt het bereik, implementeert OAuth en dient de app desgewenst in bij de App Store.
Twee gegevens zijn bij het budgetteren belangrijk:
- Exact meldt dat meer dan 8 000 ontwikkelaars de API al hebben geïntegreerd. U bent dus niet de eerste die tegen de gebruikelijke vragen aanloopt, en er is ervaring op de markt.
- Een integratie voor één enkele klant vraagt geen Developer-abonnement. De klant kan zijn eigen app registreren in zijn eigen omgeving. Dat is relevant voor een kmo die één koppeling met een eigen programma laat bouwen.
Praktisch betekent dit dat de toegang tot de API niet het struikelblok is. De moeilijke vragen zijn functioneel: welke gegevens gaan in welke richting, wat gebeurt er bij een fout en wie controleert of beide systemen hetzelfde tonen?
Wat een goede API-koppeling afdekt
Een koppeling die alleen werkt als alles goed gaat, is een risico. Laat de integrator daarom altijd vastleggen:
- Richting: stuurt het systeem gegevens naar Exact, ontvangt het ze, of beide?
- Frequentie: direct per gebeurtenis, of gebundeld per dag?
- Sleutel: welk veld verbindt een record in het ene systeem met het andere (relatienummer, artikelcode, factuurnummer)?
- Foutafhandeling: wat gebeurt er met een bestelling die Exact weigert, en wie krijgt een melding?
- Herstel: hoe herstelt u een flow na een onderbreking zonder dubbele boekingen?
De App Store van Exact Online
In de App Store van Exact Online staan 591 apps, ingedeeld in categorieën als Boekhouden, Magazijnbeheer, Productie, Project management, Inkoop, Verkoop, HRM en Rapportage. Daarnaast bestaan er 8 sectorfilters, onder meer Bouw, Retail, Hospitality, Onderwijs, Vastgoed en Zorg & welzijn.
Voor een Belgisch bedrijf is de catalogus vooral een snelle manier om te weten of iemand uw probleem al heeft opgelost. Gebruik hem zo:
- Kies eerst de categorie die bij uw behoefte past, bijvoorbeeld Verkoop of Rapportage.
- Pas het sectorfilter toe als u in de bouw, in retail of in de zorg werkt.
- Controleer bij elke kandidaat of de app uw taal, uw btw-regime en uw bankformaten aankan.
- Vraag een proef of een demonstratie met uw eigen gegevens, niet met een voorbeeldbedrijf.
- Leg vast wie de app bijwerkt en wat er gebeurt als de aanbieder stopt.
Een app uit de catalogus beperkt de bouwtijd, maar niet de verantwoordelijkheid voor de inrichting. Iemand moet nog altijd bepalen hoe de velden worden gekoppeld en wie de dagelijkse opvolging doet.
Koppelingen per toepassingsgebied
Hieronder vindt u de gebieden waar kmo's en middelgrote bedrijven het vaakst een connector voor Exact Online vragen. Het zijn gebieden, geen opsomming van producten: welke app of koppeling de beste is, hangt af van uw situatie.
Webshops en marktplaatsen
Een online verkoopkanaal is de klassieker. De webshop stuurt orders, klanten en soms betalingen naar Exact, en Exact stuurt voorraad en prijzen terug. Let op btw-verschillen tussen Belgische en buitenlandse klanten, op retourstromen en op de vraag welk systeem de waarheid is voor de voorraad. Meer over de commerciële kant leest u op de pagina over ERP voor e-commerce.
Banken en betalingen
In België komen bankafschriften doorgaans binnen als CODA-bestand, en veel bedrijven laten dat verwerken via een bankplatform of een tussenpartij. Het doel is dat afschriftlijnen automatisch aan openstaande facturen worden voorgesteld. Vraag de integrator aan te tonen hoe uw bankrekeningen concreet verbonden worden en hoe betaalbatches voor leveranciers worden aangemaakt en goedgekeurd. Voor de boekhoudkundige kant leest u verder bij boekhouding en financiën in Exact Online.
E-facturatie en Peppol
Voor facturatie tussen bedrijven is Peppol in België het referentiekader. De vraag is niet alleen of u een Peppol-factuur kunt versturen, maar ook hoe inkomende facturen in Exact terechtkomen, hoe ze worden herkend en wie ze goedkeurt. Een goede koppeling beschrijft dus beide richtingen. Achtergrond vindt u op onze pagina e-facturatie en Peppol.
Rapportage en BI
Het ingebouwde overzicht volstaat niet altijd, zeker niet als u gegevens uit meerdere bronnen wil samenbrengen. Een BI-koppeling leest gegevens uit Exact en combineert ze met bijvoorbeeld verkoopcijfers of productiegegevens. Spreek af welke definities gelden: wat is omzet, wat is marge, op welk moment tellen we een order mee? Zonder die afspraak toont het dashboard cijfers die niemand gelooft.
Verkoop, CRM en prijsoffertes
Verkoopteams werken vaak in een eigen CRM-tool. De koppeling met Exact moet dan bepalen waar de klantfiche wordt aangemaakt en wie ze mag wijzigen. Het risico is dubbele fiches met afwijkende gegevens. Zie ook de pagina over CRM en verkoop in Exact Online.
Voorraad, inkoop en logistiek
Een magazijnsysteem of een vervoerder die zendingen en trackinginformatie levert, moet met Exact synchroniseren op artikel-, adres- en orderniveau. Test vooral de uitzonderingen: deelleveringen, retouren en artikelen met varianten. Het onderdeel voorraad en inkoop beschrijft de functies waaraan zo'n koppeling moet voldoen.
Kantoortoepassingen, handtekeningen en documenten
E-mail, spreadsheets, documentbeheer en elektronische handtekeningen worden vaak gekoppeld om offertes, contracten en facturen in het dossier te bewaren. Het praktische risico zit in de rechten: wie ziet welk document, en blijft het dossier bewaard wanneer een medewerker vertrekt?
EDI en uitwisseling met grote klanten
Bepaalde afnemers, onder meer in de distributie, verlangen gestructureerde berichten voor orders, leveringen en facturen. Dat gebeurt meestal via een EDI-dienstverlener, die de berichten omzet naar een formaat dat Exact kan verwerken. Beschrijf de berichttypes, de testprocedure met de klant en de afhandeling van afwijzingen voordat de eerste live-uitwisseling plaatsvindt.
Een integratie afbakenen: de methode
Een koppeling mislukt zelden door techniek. Ze mislukt omdat niemand de bedoeling nauwkeurig heeft beschreven. Werk daarom in deze volgorde.
1. Beschrijf de flow in gewone taal
Schrijf per flow één alinea: wat gebeurt er, op welk moment, tussen welke twee systemen, en wie merkt het als het misloopt? Dat document is de basis voor de offerte en voor de latere test.
2. Bepaal de bron van de waarheid
Voor elk gegeven kiest u één systeem dat het beheert. De klantnaam wordt in het CRM aangemaakt, de betalingsvoorwaarde in Exact, de voorraad in het magazijnsysteem. Wie dit overslaat, krijgt conflicten bij elke synchronisatie.
3. Kies tussen app, maatwerk of beide
Gebruik een app uit de catalogus waar uw proces standaard is en laat maatwerk alleen bouwen voor wat uw bedrijf onderscheidt. Dat beperkt de onderhoudslast. Voor wat verder gaat dan een standaardkoppeling, lees maatwerk in Exact Online.
4. Test met echte gegevens
Een test met drie voorbeeldorders zegt weinig. Laat de integrator een representatief deel van uw gegevens verwerken, inclusief uitzonderingen zoals creditnota's, buitenlandse klanten en onvolledige adressen. De boekhouder moet de uitkomst mee beoordelen.
5. Stel een overgangsplan op
Bepaal hoe u van het oude naar het nieuwe proces gaat: parallel draaien, overschakelen op een rustig moment, een terugvalprocedure. Raadpleeg ook de pagina over de implementatie van Exact Online, want koppelingen maken meestal deel uit van een groter project.
Wie onderhoudt de koppeling?
Dit is de vraag die het vaakst wordt vergeten bij het kiezen. Een koppeling is geen eenmalig product: de API, de webshop, de bank en uw eigen processen veranderen. Spreek daarom vooraf af:
| Onderwerp | Te regelen |
|---|---|
| Fouten melden | Wie ontvangt een alarm en via welk kanaal? |
| Oplossen | Wie herstelt de gegevens en binnen welke reactietijd? |
| Wijzigingen | Wie volgt updates van Exact of van de andere partij op? |
| Documentatie | Waar staat de beschrijving van de flow en wie houdt ze bij? |
| Toegang | Wie beheert de sleutels en de gebruikersrechten? |
| Einde van het contract | Hoe krijgt u de broncode of de configuratie terug? |
Bij apps uit de App Store ligt het onderhoud bij de aanbieder, maar uw interne inrichting blijft van u. Bij maatwerk ligt het bij de integrator of bij uw eigen IT, afhankelijk van wat u contractueel afspreekt. Lees voor de lopende opvolging ook support en onderhoud voor Exact Online.
Welke integrator past bij uw koppelingsproject?
Niet elke partij die een Exact Online-omgeving inricht, bouwt ook goede koppelingen. Vraag aan elke kandidaat:
- Welke gelijkaardige koppelingen zijn al gerealiseerd, en kunt u met een referentieklant spreken?
- Hoe gaat de integrator om met foutmeldingen en wie volgt ze op?
- Wie bezit de code of de configuratie na afloop?
- Hoe wordt de koppeling getest met uw eigen gegevens?
- Is er ervaring met de Belgische context: Peppol, CODA, btw-aangifte en de kennis van uw boekhouder?
De selectiecriteria vindt u op de pagina over het kiezen van een Exact Online-integrator. Wij zijn niet verbonden aan een uitgever of integrator: via Exact Online in België en onze werkwijze brengen we u in contact met een partij die bij uw project past.
Wanneer een ander pakket meer logica heeft
Als uw koppelingsbehoefte zo uitgebreid wordt dat u eigenlijk een volledig eigen proces bouwt rond de boekhouding, kan het zinvol zijn om te vergelijken met een ERP met een bredere basis. Het stuk over alternatieven voor Exact Online helpt u die afweging te maken, zonder dat wij vooraf een voorkeur hebben.
Samengevat
Een connector voor Exact Online bouwt u op drie pijlers: de REST-API met OAuth als technische ingang, de App Store voor wat al bestaat, en een duidelijke afbakening van wie wat doet. Vertrek van uw eigen flow, niet van het product. Laat de integrator de richting, de bron van de waarheid, de foutafhandeling en het onderhoud op papier zetten voor er één regel code wordt geschreven. Zo houdt u uw boekhouding betrouwbaar en blijft de koppeling betaalbaar, ook als uw bedrijf groeit.
Veelgestelde vragen
Heb ik een abonnement voor ontwikkelaars nodig om een connector voor Exact Online te laten bouwen?
Niet noodzakelijk. Volgens Exact vraagt een integratie voor één enkele klant geen Developer-abonnement: uw bedrijf kan zelf een app registreren in de eigen omgeving. Een abonnement is vooral relevant voor wie een app voor meerdere klanten wil aanbieden.
Wat is de API van Exact Online en wat kan ik ermee doen?
Exact Online heeft een REST-API met uitgebreide documentatie. Een integrator of softwareleverancier leest en schrijft er gegevens mee, bijvoorbeeld relaties, orders of boekingen, zonder handmatig overtikken. Authenticatie verloopt via OAuth, per geregistreerde app.
Moet ik een bestaande app uit de App Store gebruiken of een eigen koppeling laten bouwen?
Begin bij de App Store als uw proces standaard is: een bestaande app is sneller operationeel en wordt door de aanbieder bijgewerkt. Een eigen koppeling loont wanneer uw flow afwijkt, bijvoorbeeld met een specifieke eigen software of een uitzonderlijk goedkeuringsproces.
Wie onderhoudt een koppeling als Exact of de andere software wijzigt?
Dat moet vooraf contractueel vastliggen. Bij een app uit de App Store is dat de aanbieder van die app, bij maatwerk de integrator of uw eigen IT. Spreek af wie wijzigingen opvolgt, wie fouten oplost en binnen welke reactietijd.
Hoe bereid ik mijn Exact Online-omgeving voor op Peppol en e-facturatie?
Controleer eerst hoe uw verkoop- en inkoopfacturen nu in Exact binnenkomen en vertrekken en welk kanaal u gebruikt voor Peppol. Leg daarna vast welke gegevens op de factuur verplicht zijn en laat de integrator testen met echte klanten en leveranciers voor u live gaat.
Bronnen
- Exact – App Store voor ontwikkelaars (België)
- Exact – App Store
De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.