Verkoop en CRM met Exact Online: van lead tot factuur

Een goed CRM met Exact Online begint niet bij een softwarelijst, maar bij de vraag wat uw commerciële team vandaag dagelijks doet: leads noteren in een Excel-blad, offertes in Word opmaken, orders doorgeven aan de boekhouding. Wie dat naar één systeem wil brengen, kijkt in Vlaanderen en Brussel vaak naar Exact Online. De verkoop in Exact Online hangt daar nauw samen met de boekhouding, de voorraad en de facturatie.

Deze pagina legt uit wat u mag verwachten van verkoop en CRM in Exact Online, waar de grenzen liggen en wanneer een extern CRM de betere keuze is. Voor het totaalbeeld van het pakket leest u eerst onze overzichtspagina over de modules van Exact Online.

Wat verstaan we onder verkoop en CRM in een ERP?

CRM en verkoop overlappen, maar zijn niet hetzelfde:

• CRM gaat over de relatie: wie is de klant of prospect, welke contacten zijn er geweest, wat is de volgende stap?
• Verkoop gaat over de transactie: offerte, order, levering, factuur en inning.

In een ERP loopt dat in elkaar over. Het voordeel is dat een verkoper bij een klantgesprek ook de openstaande facturen en de leveringsgeschiedenis ziet, zonder een tweede scherm of een telefoontje naar de boekhouding. Het risico is dat de CRM-kant dunner blijft dan in een gespecialiseerd pakket. Die afweging maakt u best bewust.

Pistes en opportuniteiten opvolgen

De eerste schakel is de pijplijn. Een nuttige inrichting bevat minstens:

1. Bron van de lead: website, beurs, doorverwijzing of telefoon.
2. Fase in het verkooptraject: eerste contact, behoefteanalyse, offerte verstuurd, onderhandeling.
3. Verantwoordelijke: wie volgt dit dossier op?
4. Volgende actie met datum: zonder die datum verdwijnt een lead.

Exact Online laat u relaties en contactpersonen beheren en daar verkoopkansen aan koppelen. Of dat volstaat, hangt af van de omvang van uw team. Een kmo met enkele verkopers in Antwerpen of Gent die vooral bestaande klanten bedient, komt ver met een eenvoudige pijplijn. Een team dat actief nieuwe markten bewerkt, heeft meestal meer nodig: scoring van leads, automatische herinneringen en e-mailopvolging.

Offertes opmaken en opvolgen

In veel Vlaamse kmo's ontstaat de offerte buiten het ERP. Dat kost tijd en leidt tot fouten: een prijs die niet overeenkomt met de prijslijst, een btw-tarief dat niet klopt, een artikelomschrijving die afwijkt van de factuur.

Een ERP-gebaseerde offerte lost dat op, omdat ze rechtstreeks put uit artikelbestand, prijslijsten en klantgegevens. Let in uw selectie op deze punten:

• Kunt u meerdere versies van een offerte bewaren en vergelijken?
• Volgt het systeem de geldigheidsdatum en meldt het wanneer een offerte vervalt?
• Gaat de offerte met één handeling door naar een order, zonder hertikken?
• Kunt u de documentopmaak (huisstijl, taal, voorwaarden) zelf aanpassen?

Voor een bedrijf dat in het Nederlands én het Frans offreert, bijvoorbeeld tussen Vlaanderen en Wallonië, is een documentsjabloon per taal geen detail. Vraag dat uitdrukkelijk na in de demonstratie.

Verkooporders, tarieven en kortingen

Zodra een offerte wordt aanvaard, wordt ze een verkooporder. Daar komen drie vragen samen:

• Tarieven: werkt u met één prijslijst of met prijzen per klantgroep, per afnemer of per hoeveelheid?
• Kortingen: geldt een korting per regel, per order of via een afspraak met een groothandelsklant?
• Beschikbaarheid: ziet de verkoper bij het ingeven of het artikel op voorraad is?

Dat laatste punt toont waarom verkoop niet los staat van voorraad en inkoop in Exact Online. Een belofte aan een klant is pas betrouwbaar als de verkoper de voorraadpositie kent. Voor handelsbedrijven en groothandels is dat vaak de eigenlijke reden om van een los CRM naar een geïntegreerd ERP te gaan. Zie ook onze pagina over ERP voor de groothandel.

Facturatie en inning

Hier ligt de sterkte van Exact Online. Volgens de producteninformatie van Exact omvat Exact Online Boekhouden onder meer de facturatie, de bankkoppelingen en de btw-aangiftes, inclusief de OSS-aangifte. De hogere edities breiden dat uit: de editie Plus voegt een automatisch debiteurenbeheer toe, en de editie Professional voegt onbeperkt verkoopfacturen toe, naast terugkerende boekingen.

Voor de commerciële kant betekent dat concreet:

• De factuur ontstaat uit de order, niet uit een tweede invoer.
• De openstaande posten van een klant zijn zichtbaar voor wie het gesprek voert.
• Herinneringen aan late betalers volgen een vaste procedure in plaats van een persoonlijke inschatting.

Exact vermeldt op zijn Belgische productpagina ook een zogeheten Debtor Agent, een AI-assistent voor debiteurenopvolging. Vraag bij een demonstratie wat die in uw situatie concreet doet en voor welke editie hij beschikbaar is.

In België komt daar de elektronische B2B-facturatie bij. Een correcte verkoopfactuur vraagt correcte klantgegevens: btw-nummer, adres en een juiste Peppol-identificatie. Lees daarover onze gidsen over e-facturatie via Peppol en btw in België en uw ERP. Uw boekhouder moet deze keuzes mee valideren.

Abonnementen en terugkerende facturatie

Voor dienstverleners, softwareleveranciers en onderhoudscontracten is terugkerende facturatie een kernproces. Het gaat om meer dan een factuur die elke maand vertrekt: het contract moet prijsindexatie, verlengingen, opzegtermijnen en proratering kunnen volgen.

Bepaal vooraf:

• welke contracten u factureert (maandelijks, jaarlijks, per prestatie);
• wie het contract beheert, de verkoper of de administratie;
• hoe wijzigingen halverwege een periode worden verwerkt.

Als uw abonnementslogica complex is, bijvoorbeeld met gebruiksgebaseerde tarieven, kan een gespecialiseerde tool of een maatwerkoplossing voor Exact Online nodig zijn. Meer over de sector vindt u op onze pagina over ERP voor dienstverlening.

Klantenservice en nazorg

Na de verkoop begint de relatie pas echt. Een klant belt met een vraag over een levering, een factuur of een garantie. De medewerker moet dan in één scherm zien wat er is besteld, geleverd en betaald.

Een ERP is geen volwaardig ticketingsysteem. Voor een kmo die enkele tientallen vragen per week beantwoordt, volstaan een goede klantfiche en een notitiehistoriek. Wie intensieve klantenservice organiseert, met wachtrijen en afspraken over responstijden, kiest beter voor een gespecialiseerd systeem dat aan Exact Online wordt gekoppeld.

Marketing en e-mailopvolging

Marketing is meestal het punt waar een ERP-CRM tekortschiet. Nieuwsbrieven, campagnes, segmentatie en opvolging van websitebezoekers vragen aparte tools. Dat is geen zwakte, maar een bewuste verdeling van taken:

• Exact Online beheert de klant- en transactiegegevens.
• Een marketingtool beheert de communicatie en campagnes.
• Een koppeling zorgt dat nieuwe klanten, segmenten en aankopen in beide systemen kloppen.

Houd bij het inrichten rekening met de AVG: u moet kunnen aantonen op welke grondslag u contactgegevens gebruikt en kunnen reageren op een verzoek tot inzage of verwijdering. Zorg dat die gegevens niet in drie systemen verschillend leven.

CRM in Exact Online of een extern CRM koppelen?

Dit is de kernvraag van veel selectietrajecten. Een beslissingshulp:

Een extern CRM is dus geen automatisch voordeel. Elke koppeling is een extra schakel die onderhouden, getest en bewaakt moet worden. Bespreek de mogelijkheden in onze pagina over koppelingen en integraties met Exact Online. Staat uw CRM-eis zwaarder dan uw financiële eis, vergelijk dan ook de alternatieven voor Exact Online.

Indicatoren om te volgen

Een CRM dat niemand rapporteert, wordt snel een archief. Kies enkele indicatoren en laat ze elke week bespreken:

• Aantal open opportuniteiten per fase en de ouderdom ervan;
• Slaagratio van offertes: hoeveel offertes worden orders?
• Gemiddelde doorlooptijd van offerte tot order;
• Omzet per klant en per productgroep;
• Openstaande facturen en betalingstermijn per klant;
• Terugkerende omzet bij abonnementen en contracten.

Bepaal vooraf wie elke indicator opvolgt. Zo vermijdt u dat een dashboard mooi oogt, maar geen beslissing aanstuurt.

Praktische aanpak voor uw project

1. Beschrijf het huidige proces, van eerste contact tot ontvangen betaling.
2. Schrap wat geen waarde levert, voor u iets automatiseert.
3. Kies de editie en modules en controleer de prijzen van Exact Online.
4. Bepaal de gegevensmigratie: welke klanten en openstaande offertes neemt u mee?
5. Plan opleiding voor verkopers en administratie.
6. Begeleid de eerste maanden met een duidelijke verantwoordelijke.

Een goed ingericht project start met een realistisch plan. Meer over de aanpak vindt u in onze pagina over de implementatie van Exact Online en in de pagina over Exact Online in België.

Een geschikte integrator vinden

Een verkoop- en CRM-project gaat over mensen en gewoontes, niet alleen over instellingen. Een goede integrator stelt eerst vragen over uw verkoopproces voor hij modules voorstelt, en toont referenties in uw sector. Wij zijn niet verbonden aan een softwareleverancier of integrator: wij brengen u gratis in contact met een integrator die bij uw project past, en die voert het project uit. Zo werkt dat concreet op onze pagina hoe het werkt.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.