Exact Online modules en functionaliteiten per bedrijfsdomein

Wie op zoek is naar de modules van Exact Online, stelt eigenlijk een bredere vraag: welke bedrijfsprocessen kan dit pakket dragen, en waar houdt het op? Exact Online is een cloudoplossing die in België sterk verankerd is bij kmo's en boekhoudkantoren. Het pakket start doorgaans bij de financiële kern en groeit mee met verkoop, inkoop, voorraad en projecten.

Deze pagina loopt de functionaliteiten van Exact Online domein per domein door. Ze maakt telkens duidelijk wat standaard aanwezig is en wanneer u een extensie, een koppeling of een partner nodig hebt. Voor de algemene presentatie van het pakket kunt u terecht op de pagina Exact Online in België.

Hoe is Exact Online opgebouwd?

Exact Online werkt niet als één monolithisch blok. Het is een geheel van domeinen die op dezelfde gegevens steunen: relaties, artikelen, boekingen en documenten. Wat u effectief gebruikt, hangt af van de uitvoering en van de afspraken met uw integrator. Dat verklaart waarom twee Belgische bedrijven met hetzelfde pakket toch een heel verschillend scherm voor zich hebben.

Een goede lezing van het modulegeheel kent drie lagen:

• De kern: boekhouding, relaties, facturatie en rapportering.
• De bedrijfsmodules: verkoop, inkoop, voorraad, productie en projecten.
• De aanvullingen: koppelingen, apps van derden en maatwerk voor wat niet standaard is.

Wie de lagen door elkaar haalt, koopt te veel of ontdekt te laat dat een proces niet gedekt is. Een nuchtere vergelijking met andere pakketten vindt u bij de alternatieven voor Exact Online.

Boekhouding en financiën

Hier ligt de historische sterkte van Exact Online, en de bronnen van de uitgever zijn op dit punt het meest concreet. De module Boekhouden dekt:

• facturatie en bankkoppelingen;
• btw- en ICP-aangiftes, plus Intrastat;
• OSS-aangiftes voor grensoverschrijdende verkoop aan consumenten;
• vaste activa met automatische afschrijving.

Voor een Belgische onderneming is dat relevant, omdat de btw-aangifte en de intracommunautaire handelingen dagelijks werk zijn voor de boekhouder. Het verband met de elektronische facturatie leest u op de pagina over Peppol en e-facturatie.

Uitvoeringen van Boekhouden

De uitvoeringen bouwen op elkaar voort:

• Plus voegt aan Essentials automatisch debiteurenbeheer, vaste activa en goedkeuringsstromen toe.
• Professional voegt sjablonen voor terugkerende boekingen, detectie van afwijkingen en onbeperkt verkoopfacturen toe.

Op de Belgische pagina presenteert de uitgever bovendien digitale agenten: een Purchase Agent, een Bank Agent, een Support Agent en een Debtor Agent. Voor de automatische verwerking van aankoopfacturen noemt de uitgever een nauwkeurigheid van 98 %. Beschouw dat als een cijfer van de leverancier, dat u in uw eigen documentenstroom nog moet toetsen.

Accountancy voor kantoren

Boekhoudkantoren hebben een eigen aanbod. Accountancy Plus voegt automatische facturenverwerking, realtime bankkoppeling met afpunting en online samenwerking met de klant toe. Professional gaat verder met gebruikersprofielen, slimme periode- en jaarafsluiting en een efficiëntiemonitor met KPI's. Zit uw boekhouder in dat model, dan bepaalt dat mee hoe u met uw cijfers werkt. Meer detail vindt u bij boekhouding en financiën in Exact Online.

Verkoop en CRM

In dit domein draait het om offertes, orders, facturen en de opvolging van klanten. Exact Online laat toe om de relatie, de offerte en de factuur in dezelfde omgeving te houden, zodat u geen gegevens dubbel invoert. Voor veel kmo's volstaat dat om van een spreadsheet naar een gestructureerde opvolging over te stappen.

Let wel: een uitgebreid CRM, met campagnebeheer, uitgebreide pijplijnanalyse of marketingautomatisering, is een ander verhaal. Dan wordt vaak een gespecialiseerde toepassing gekoppeld. De details over dit domein staan op de pagina verkoop en CRM in Exact Online.

Inkoop en voorraad

Voor handelsbedrijven en producenten is dit domein de ruggengraat: inkooporders, ontvangsten, voorraadbewegingen en waardering. Het voordeel van een geïntegreerd pakket is dat een goederenontvangst meteen de voorraad en de boekhouding voedt.

Vraag u bij een Vlaamse groothandel of webshop vooral af:

• hoeveel magazijnen en locaties u beheert;
• of u met series, lotnummers of houdbaarheidsdata werkt;
• of de koppeling met uw verzender of webwinkel standaard bestaat.

Hoe dieper het magazijnproces, hoe sneller u bij een extensie uitkomt. Lees ook de pagina over voorraad en inkoop in Exact Online en de sector ERP voor groothandel.

Productie

Voor producerende kmo's biedt Exact stuklijsten en productieorders binnen zijn aanbod. Dat volstaat voor een bedrijf dat eenvoudig assembleert of op bestelling maakt. Een complexe fabriek, met fijne capaciteitsplanning, geavanceerde routing of strenge traceerbaarheid, vraagt meer dan een standaardinstelling.

Daarom is het zinvol om de productie apart te beschrijven in uw programma van eisen. Hoe u dat aanpakt, staat in onze gids over het programma van eisen voor een ERP. De uitgebreide behandeling vindt u bij productie in Exact Online en in de sectorpagina ERP voor productiebedrijven.

Projecten en dienstverlening

Dienstverlenende bedrijven, ingenieursbureaus en installateurs werken met uren, projecten en facturatie op basis van prestaties. Exact Online laat toe om tijd en kosten aan een project te koppelen en om die gegevens te laten doorstromen naar de facturatie. Voor bedrijven die vooral op uurtarief werken, is dat de kern van hun marge-opvolging.

Voor een aannemer in Vlaanderen komen daar nog bouwspecifieke vereisten bij, zoals meerwerk en voortgangsstaten. Die behandelt u beter apart, zie ERP voor de bouw.

Personeel en HR

Loonadministratie is in België een apart terrein. De sociale wetgeving, de paritaire comités en de Belgische sociale secretariaten maken dat veel bedrijven hun lonen uitbesteden. Dat bepaalt hoe Exact Online hier past: vaak als koppeling met het sociaal secretariaat, soms met een specifieke toepassing.

Controleer dus altijd of uw loonverwerking en uw boekhouding elkaar standaard kunnen voeden. Een uitgebreid overzicht staat bij salaris en HR in Exact Online.

Rapportering en analyse

Elke module voedt dezelfde gegevensbasis. Dat maakt rapportering eenvoudiger dan in een lappendeken van losse programma's. U volgt omzet, openstaande posten, marge en kasstroom in één omgeving.

In de uitvoeringen voor kantoren komt daar een efficiëntiemonitor met KPI's bij. Voor een bedrijfsleider betekent dit vooral dat de cijfers sneller beschikbaar zijn voor de bespreking met de boekhouder, zonder dat iemand eerst een bestand moet samenstellen.

Mobiel werken

Omdat Exact Online in de cloud draait, is het via een webbrowser bereikbaar vanaf elk toestel. Voor vertegenwoordigers, technici en werfleiders is dat handig om gegevens ter plaatse te raadplegen. Welke functies precies op een mobiel toestel beschikbaar zijn, verschilt per domein. Vraag daarom een demonstratie in de praktijk, met uw eigen scenario's. Over de cloudomgeving zelf leest u meer op de pagina Exact Online in de cloud.

Overzicht: domein en module

Wat is standaard, wat vraagt een extensie?

Een betrouwbare werkregel: wat in de documentatie van de uitgever staat, is standaard; al de rest bevestigt u schriftelijk vóór de start. Een extensie is niet slecht, maar ze brengt een leverancier, een prijs en een updateplan mee.

Er zijn drie veelvoorkomende routes:

1. Een standaardkoppeling met een gespecialiseerde toepassing, bijvoorbeeld voor webshop, vervoer of loonverwerking.
2. Een eigen ontwikkeling op basis van de interfaces van het pakket, zie maatwerk voor Exact Online.
3. Een procesaanpassing: soms is het eenvoudiger om uw werkwijze bij te sturen dan het pakket.

Voor de bestaande koppelingen kunt u terecht op de pagina integraties voor Exact Online.

Een module kiezen zonder te veel te kopen

Begin niet bij de lijst met functies, maar bij uw knelpunten. Een kmo die vooral haar btw-aangifte en facturatie wil vereenvoudigen, heeft een andere start dan een producent die voorraad en productie wil beheersen.

Een bruikbare volgorde:

1. Beschrijf uw huidige processen en de plekken waar u gegevens opnieuw intikt.
2. Rangschik de domeinen volgens belang voor uw bedrijf.
3. Vraag aan een integrator welke modules die rangschikking dekken en welke niet.
4. Laat een demonstratie uitvoeren met uw eigen gegevens, niet met een voorbeeldbedrijf.
5. Bevestig schriftelijk wat in de offerte staat en wat niet.

Over de kostenkant en de licentievormen leest u meer in de prijzen van Exact Online en in de algemene gids ERP-kosten. Voor de uitvoering van een traject raadpleegt u de implementatie van Exact Online.

Welke integrator past bij uw modules?

Niet elke integrator kent elk domein even goed. Een partner met een sterke boekhoudachtergrond is niet vanzelf de beste voor een productietraject. Vraag dus naar concrete referenties in uw sector, en laat ze uitleggen hoe ze de koppelingen onderhouden.

Wij brengen u gratis in contact met een integrator die bij uw project past; de integrator zelf voert het project uit. Lees hoe dat werkt op de pagina hoe werkt het, en bekijk de criteria in onze gids een ERP-integrator kiezen.

De genoemde softwarenamen zijn handelsmerken van hun respectievelijke eigenaren en worden uitsluitend ter informatie vermeld. Deze site is onafhankelijk en niet verbonden aan een softwareleverancier.