Les modules Exact Online forment une suite cloud pensée pour les PME : une base financière solide, à laquelle on ajoute des briques commerciales, logistiques et de gestion de projets. Cette page passe en revue les fonctionnalités Exact Online domaine par domaine, en distinguant ce qui est natif de ce qui demande une extension ou un partenaire. Pour une vue d’ensemble du produit, partez de la fiche Exact Online.
Un point de méthode d’emblée : les applications Exact Online évoluent régulièrement et leur périmètre dépend de l’édition choisie. Les éléments ci-dessous s’appuient sur ce que l’éditeur publie pour le marché belge. Pour tout le reste, un intégrateur doit confirmer le périmètre avant signature.
Vue d’ensemble : un domaine, un module
Le tableau suivant résume la logique générale. La colonne « Natif ou extension » indique le point de vigilance : lorsqu’elle mentionne une validation, comptez un atelier de cadrage avant de vous engager.
| Domaine | Module ou gamme | Natif ou extension |
|---|---|---|
| Finance et comptabilité | Boekhouden, Accountancy | Natif |
| Facturation et TVA | Boekhouden (TVA/ICP, Intrastat, OSS) | Natif |
| Ventes et CRM | Briques commerciales et CRM | À valider selon l’offre |
| Achats | Commandes fournisseurs, agent d’achat | Natif en partie, selon l’offre |
| Stocks et logistique | Gestion de stock | À valider selon vos flux |
| Production | Gestion de production | À valider, extension fréquente |
| Projets et services | Suivi de projets et de temps | À valider selon l’offre |
| Paie et RH | Paie, gestion du personnel | Souvent via un partenaire |
| Reporting | Tableaux de bord, KPI | Natif et extensions |
| Mobilité | Accès mobile | Selon les modules |
Finance et comptabilité : le cœur de la suite
C’est le domaine où Exact Online est le plus mûr. Exact Online Boekhouden couvre la facturation, les liaisons bancaires, les déclarations TVA/ICP, Intrastat et les déclarations OSS, ainsi que la comptabilité des immobilisations avec amortissement automatique. Pour une société belge, c’est l’essentiel du quotidien du comptable : dépôt de la déclaration périodique, listing intracommunautaire, statistiques d’échanges de biens.
Les éditions de Boekhouden
L’offre se décline en paliers, chacun ajoutant des fonctions au précédent :
- Essentials : la base de la comptabilité et de la facturation ;
- Plus : gestion automatique des débiteurs, comptabilité des immobilisations et circuits d’approbation ;
- Professional : modèles d’opérations récurrentes, détection d’anomalies et factures de vente illimitées.
Les circuits d’approbation intéressent particulièrement les structures où le dirigeant valide les paiements avant exécution. La détection d’anomalies, elle, aide le comptable à repérer une écriture douteuse avant la clôture.
Les agents IA de la page belge
La page belge de Boekhouden présente quatre agents : Purchase Agent, Bank Agent, Support Agent et Debtor Agent. Le Purchase Agent est annoncé avec 98 % de précision pour le traitement automatique des factures d’achat. Retenez que c’est un chiffre éditeur : il dépend de la qualité et de la diversité des factures reçues. Testez-le sur un échantillon réel de vos fournisseurs avant d’en faire un argument de décision.
Accountancy pour les cabinets
La gamme Accountancy s’adresse aux cabinets comptables et à leurs clients. L’édition Plus ajoute le traitement automatique des factures, la banque en temps réel avec rapprochement et la collaboration client en ligne. L’édition Professional ajoute les profils utilisateur, la clôture intelligente de période et d’année, et un moniteur d’efficacité avec KPI. Si votre comptable externe travaille déjà sur cet environnement, la collaboration en ligne simplifie l’échange de pièces. Le détail côté comptabilité est dans la page comptabilité et finance sur Exact Online.
Ventes et CRM
Côté commercial, Exact Online permet de suivre les clients, les offres, les commandes de vente et la facturation. L’intérêt pour une PME belge est de relier le devis à la facture sans ressaisie, avec la TVA appliquée selon le cas : vente nationale, livraison intracommunautaire, exportation.
Ce qu’il faut vérifier avant de s’engager :
- le niveau de CRM nécessaire (simple fichier clients ou véritable suivi d’opportunités) ;
- la gestion de tarifs spécifiques, de remises par client ou de contrats récurrents ;
- le lien avec une boutique en ligne, souvent assuré par un connecteur.
Si le CRM est central dans votre organisation commerciale, comparez avec une solution dédiée. Le sujet est développé dans la page ventes et CRM sur Exact Online.
Achats et stocks
Les achats comprennent les demandes, les commandes fournisseurs, la réception et le rapprochement avec la facture d’achat. La saisie automatisée des factures fournisseurs, évoquée plus haut, se branche naturellement sur ce flux.
La gestion de stock suit les articles, les entrepôts et les mouvements. Pour un négociant ou un distributeur, les points de contrôle sont les suivants :
- gestion de plusieurs entrepôts et emplacements ;
- suivi par lot ou numéro de série, si votre activité l’exige ;
- valorisation du stock et lien avec la comptabilité.
Lorsque la logistique est fine (scanners, préparation par vagues), un module complémentaire d’un éditeur tiers est fréquent. La page stocks et achats détaille ces cas.
Production
Pour la fabrication, Exact Online propose une gestion de production : nomenclatures, ordres de fabrication, planification de base. C’est adapté à un atelier dont les gammes restent lisibles. Dès que les besoins montent en complexité (variantes nombreuses, traçabilité réglementaire, ordonnancement fin, sous-traitance), une extension ou un développement spécifique devient probable.
Dans ce cas, ne cherchez pas à faire entrer l’atelier dans l’outil à tout prix : cartographiez d’abord vos flux réels, puis demandez à l’intégrateur ce qui est natif, ce qui est paramétrable et ce qui est développé. Les cas courants sont dans la page production sur Exact Online, et un secteur industriel peut aussi consulter la page ERP pour l’industrie.
Projets et services
Les sociétés de services (bureaux d’études, agences, conseil) ont besoin de relier temps passé, budget et facturation. Les fonctions de suivi de projets d’Exact Online servent à imputer les heures, suivre l’avancement et facturer au temps passé ou au forfait.
Points à vérifier :
- la saisie des temps par les consultants, y compris sur mobile ;
- la facturation d’acomptes et de jalons ;
- la rentabilité par projet, lisible par le dirigeant sans export.
Pour ce profil d’entreprise, la page ERP pour sociétés de services complète utilement ce tour d’horizon.
Paie et ressources humaines
C’est le domaine où il faut être le plus prudent en Belgique. La paie belge est encadrée par des règles propres (commissions paritaires, déclarations sociales, secrétariat social) que beaucoup d’entreprises confient à un prestataire dédié. Plutôt que de supposer un module natif couvrant tout, prévoyez un connecteur vers votre secrétariat social ou un logiciel de paie spécialisé, et faites valider le périmètre par l’intégrateur. La page paie et RH explique les options.
Reporting et pilotage
Le reporting s’appuie sur les données financières et opérationnelles de la suite : tableaux de bord, indicateurs, analyses par client, par article ou par période. Dans Accountancy, le moniteur d’efficacité avec KPI sert à piloter l’activité d’un cabinet. Pour un dirigeant ou un DAF, la question à poser est simple : quels sont les cinq indicateurs que je regarde chaque semaine, et sont-ils disponibles sans export vers un tableur ?
Si la réponse est non, un outil de reporting complémentaire peut s’intégrer, ce qui nous amène aux extensions.
Mobilité
L’accès aux données hors du bureau compte pour les commerciaux, les techniciens et les dirigeants : consulter une fiche client, valider une facture, saisir des heures. Les possibilités mobiles varient selon les modules ; demandez une démonstration sur smartphone, pas seulement sur un écran de bureau.
Natif, extension ou partenaire : comment trancher
Une règle simple pour ne pas surpayer ni sous-équiper :
- Natif : couvre votre besoin sans adaptation ; c’est l’option à privilégier.
- Paramétrage : le besoin se règle par la configuration, sans code.
- Extension tierce : une application complémentaire comble un manque précis, avec son propre abonnement et son propre support.
- Développement sur mesure : réservé aux processus qui font votre différence, car il alourdit la maintenance.
Les connecteurs vers les banques, boutiques en ligne ou outils métier sont décrits dans la page intégrations et connecteurs. Pour un développement, voyez le développement sur mesure.
Facturation électronique et conformité en Belgique
Le contexte belge pèse sur le choix des modules. L’échange de factures B2B passe par le réseau Peppol, et les déclarations TVA restent au cœur du travail du comptable. Avant d’acheter, vérifiez que votre configuration gère l’émission et la réception de factures électroniques, et que les déclarations TVA, ICP, Intrastat et OSS correspondent à votre activité réelle. Pour aller plus loin, consultez nos guides sur la facturation électronique Peppol et la TVA belge dans un ERP.
Par où commencer
La démarche la plus sûre pour une PME de Flandre, de Wallonie ou de Bruxelles :
- démarrer par la finance, qui apporte une base saine ;
- ajouter les ventes et les achats une fois les données de base fiabilisées ;
- traiter ensuite les stocks, la production ou les projets selon votre métier ;
- compléter par le reporting et les connecteurs.
Cette progression réduit les risques et facilite la formation des équipes. Elle se prépare avec un partenaire qui connaît le produit : la page mise en place d’Exact Online décrit le déroulé, et le choix d’un intégrateur Exact Online vous aide à comparer les candidats. Notre service est gratuit : nous vous mettons en relation avec un intégrateur adapté à votre projet, qui chiffre ensuite selon votre périmètre. Pour le budget, consultez la page prix d’Exact Online.
Questions fréquentes
Quels sont les principaux modules Exact Online ?
Le cœur historique est la finance et la comptabilité, autour de la gamme Boekhouden. S’y ajoutent, selon l’offre retenue, des briques pour les ventes et le CRM, les achats et les stocks, la production, les projets et les services, ainsi que le reporting. Le périmètre exact dépend de l’édition et de l’abonnement : un intégrateur le confirme sur votre cas.
Exact Online gère-t-il la TVA belge et la facturation électronique ?
Exact Online Boekhouden couvre la facturation, les déclarations TVA et ICP, Intrastat et les déclarations OSS. Pour l’échange de factures électroniques via Peppol, faites vérifier avec votre intégrateur la version et la configuration en vigueur, car ce volet évolue avec la réglementation belge.
Que signifient les agents IA annoncés sur la page belge de Boekhouden ?
Exact présente un Purchase Agent, un Bank Agent, un Support Agent et un Debtor Agent. Le Purchase Agent traite automatiquement les factures d’achat, avec une précision annoncée de 98 % par l’éditeur. Ce chiffre est celui du fabricant : mesurez-le sur vos propres fournisseurs et formats de factures lors d’un essai.
Exact Online convient-il à une entreprise de production ou de négoce ?
Oui pour des PME dont les flux restent standards, à condition de valider le module de stocks ou de production sur vos processus réels. Les besoins très spécifiques, comme des nomenclatures complexes ou de la traçabilité poussée, passent souvent par une extension ou un développement. Un cadrage préalable évite les surprises.
Faut-il acheter tous les modules dès le départ ?
Non. La démarche courante consiste à démarrer par la finance et les flux prioritaires, puis à ajouter des modules par étapes. Cela limite le risque et la charge de formation. Votre intégrateur vous aide à ordonner les lots selon vos priorités métier.
Sources
- Exact Online – Boekhouden (Belgique)
- Exact Online – Boekhouden, fonctionnalités et éditions (Belgique)
- Exact Online – Accountancy, fonctionnalités et éditions (Belgique)
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