Se lancer dans une formation Exact Online ne se résume pas à une journée de démonstration avant la mise en production. Les entreprises belges qui tirent le meilleur parti du logiciel sont celles qui ont traité l’apprentissage comme un chantier à part entière : des personnes désignées, un calendrier relié au projet, et un suivi après le démarrage. Cette page détaille comment s’y prendre, ce que propose l’éditeur et comment articuler la formation avec les autres étapes de la mise en place d’Exact Online.
Ce que l’éditeur met à disposition
Exact structure son offre d’apprentissage autour de son réseau de partenaires. Pour la Belgique, l’éditeur décrit un réseau composé d’experts-comptables, de revendeurs certifiés organisés par région et de développeurs qui publient leurs applications dans l’Exact Online App Store. La page dédiée annonce deux mille spécialistes disponibles. Concrètement, vous trouvez près de chez vous, que vous soyez à Anvers, à Liège ou à Bruxelles, un interlocuteur habilité à vous former.
Côté professionnels, l’Exact Learning Center est la plateforme de formation des partenaires. Elle organise les parcours de certification en trois niveaux :
| Niveau | Intitulé | Ce qu’il signale |
|---|---|---|
| Level 1 | Insight | Compréhension générale du produit |
| Level 2 | Essentials | Maîtrise des fonctions courantes |
| Level 3 | Advanced | Expertise approfondie |
L’accès se fait par abonnement annuel par employé, renouvelé en janvier. Précision utile : la page de l’éditeur qui décrit ce dispositif est centrée sur Exact Globe et Synergy ; elle ne détaille pas le parcours spécifique à Exact Online. Ne présumez donc pas qu’un niveau donné couvre tel module : demandez à votre interlocuteur ce qu’il a réellement validé.
Exact Online certification : ce que cela change pour vous
Quand on cherche « exact online certification », on pense souvent à passer un examen soi-même. Pour la plupart des dirigeants et des DAF, ce n’est pas l’enjeu. La certification est un critère de choix du prestataire, pas un diplôme à obtenir pour vos équipes.
Trois réflexes simples :
- demandez quel niveau de parcours le consultant qui animera vos sessions a validé, et sur quels modules ;
- vérifiez que le revendeur est bien certifié dans votre région, puisque l’éditeur organise ses revendeurs par zone ;
- distinguez le consultant qui paramètre du formateur qui transmet : ce sont parfois deux profils différents.
Pour approfondir ce point, la page choisir un intégrateur Exact Online propose une grille de questions à poser avant de signer.
Le programme destiné aux comptables mérite aussi d’être connu : un cabinet peut rejoindre un programme dédié pour devenir « Accountancy Cloudpartner ». Si votre comptable a ce statut, il peut former vos collaborateurs sur les écritures, la TVA ou la clôture, avec l’avantage de connaître déjà votre dossier.
Apprendre Exact Online : trois publics, trois besoins
Quiconque veut apprendre Exact Online gagne à se demander d’abord qui apprend quoi. Une même formation pour tout le monde est la meilleure façon de perdre l’attention de chacun.
Les utilisateurs clés
Ce sont vos référents. Ils comprennent la logique du logiciel, participent aux ateliers de paramétrage et valident les scénarios de test. Leur formation est la plus longue et la plus technique : structure du plan comptable, paramétrage des articles et des tiers, droits d’accès, circuit d’une vente ou d’un achat de bout en bout. Dans une PME belge, il s’agit souvent du responsable administratif et financier, d’un gestionnaire des achats et d’un responsable commercial.
Les utilisateurs finaux
Ils saisissent, valident et consultent au quotidien. Ils n’ont pas besoin de connaître le paramétrage ; ils ont besoin de savoir exécuter leurs tâches dans votre configuration. La bonne formule est courte, ciblée par métier, et donnée sur vos propres données de test. Un commercial n’a aucun intérêt à suivre la session sur la comptabilité fournisseurs.
La direction et les gestionnaires
Dirigeant, DAF ou responsable d’équipe : vous avez besoin de lire les tableaux de bord, de comprendre les analyses et de savoir ce que le système peut ou ne peut pas produire. Une session de prise en main des rapports, après la mise en production, évite des mois de demandes de « petits exports » à l’équipe.
Plan de formation type par phase de projet
La formation suit le projet. Voici une trame, sans durée figée puisque tout dépend du périmètre et du nombre d’utilisateurs.
| Phase du projet | Qui est formé | Objectif |
|---|---|---|
| Cadrage | Direction, futurs utilisateurs clés | Comprendre le périmètre et les décisions à prendre |
| Paramétrage | Utilisateurs clés | Savoir configurer et justifier les choix |
| Reprise de données | Utilisateurs clés, comptable | Contrôler les soldes et les fiches reprises |
| Recette | Utilisateurs clés | Tester les scénarios réels et signer la validation |
| Avant la mise en production | Utilisateurs finaux | Pratiquer sur des cas de leur métier |
| Démarrage | Tous | Poser les questions en situation réelle |
| Après le démarrage | Utilisateurs finaux, direction | Corriger les mauvaises habitudes, exploiter les rapports |
Phase de cadrage et de paramétrage
C’est ici que se joue la qualité de l’appropriation. Un utilisateur clé qui assiste aux ateliers comprend pourquoi tel compte, tel code TVA ou telle règle de validation a été choisi. Il n’aura pas à « réapprendre » ensuite. Pour comprendre ce que le logiciel couvre, il peut s’appuyer sur la présentation des modules d’Exact Online.
Phase de recette
La recette est une formation déguisée. En jouant les scénarios — une facture client, une commande fournisseur, une clôture de période —, les utilisateurs clés découvrent les écrans et repèrent les écarts avec la réalité de l’entreprise. Prévoyez qu’ils y consacrent un temps réel : ce temps doit être dégagé de leur activité courante, sans quoi la recette sera bâclée.
Phase de démarrage
Les sessions pour les utilisateurs finaux se placent juste avant la mise en production, pas des semaines avant. Ce qui n’est pas pratiqué rapidement est oublié. Le jour du démarrage, faites assister un utilisateur clé à chaque équipe : il est le premier recours, avant l’intégrateur.
Former selon le domaine fonctionnel
Les besoins varient selon ce que vous déployez. Quelques repères :
- Comptabilité et finance : écritures, lettrage, clôture, déclarations. Le contenu se recoupe avec la page comptabilité et finance sur Exact Online et, pour la déclaration périodique, avec notre guide sur la TVA belge dans l’ERP.
- Facturation électronique : le circuit d’émission et de réception des factures via le réseau Peppol doit être expliqué aux équipes administratives et ventes. Notre guide sur la facturation électronique Peppol donne le cadre ; la session pratique porte sur votre propre configuration.
- Ventes et achats : devis, commandes, réceptions, rapprochements. Voir ventes et CRM et stocks et achats.
- Connecteurs : si votre boutique en ligne ou votre outil métier est relié à l’ERP, les utilisateurs doivent savoir quoi vérifier quand une synchronisation échoue. Voir intégrations et connecteurs.
Financer la formation en Belgique
La question du financement revient presque toujours. Nous ne disposons pas ici de données sourcées sur les dispositifs d’aide, et les règles diffèrent entre la Flandre, la Wallonie et Bruxelles : mieux vaut ne pas annoncer de montant que d’en annoncer un faux.
Ce que nous pouvons dire, c’est comment procéder :
- Demandez à votre comptable ou à votre secrétariat social quelles aides à la formation s’appliquent à votre région et à la taille de votre société.
- Vérifiez si l’aide exige que l’organisme de formation soit reconnu ; le cas échéant, posez la question à l’intégrateur avant de lui confier les sessions.
- Anticipez les démarches : certaines aides se sollicitent avant le début de la formation, pas après.
- Distinguez dans le devis ce qui relève de la formation de ce qui relève du paramétrage, afin que les lignes éligibles soient identifiables.
Pour situer le poste formation dans le budget global, consultez la page sur le prix d’Exact Online.
Conduite du changement : le vrai sujet
Un utilisateur formé mais peu convaincu contourne l’outil. Dans une PME, le risque classique est le tableur parallèle : on continue de saisir dans l’ancien fichier « au cas où ». Pour l’éviter :
- Expliquez le pourquoi. Que gagne chacun avec le nouvel outil ? Moins de ressaisie, un chiffre fiable, une clôture plus rapide.
- Désignez un sponsor. Le dirigeant ou le DAF doit être visible dans le projet et assumer la date d’arrêt de l’ancien système.
- Fixez une règle claire. Une fois le démarrage passé, une information n’existe que si elle est dans Exact Online.
- Écoutez les retours. Les premières semaines, recueillez les difficultés et traitez-les vite ; une anomalie ignorée devient une habitude de contournement.
- Valorisez les référents. Les utilisateurs clés assument une charge supplémentaire ; reconnaissez-la dans leurs objectifs.
Ces principes valent pour tout ERP, mais ils pèsent davantage dans les structures où chacun cumule plusieurs fonctions. Les erreurs les plus fréquentes sont recensées dans notre guide sur les erreurs de projet ERP.
Après la mise en production : maintenir les compétences
La formation ne s’arrête pas au démarrage. Trois situations la relancent : l’arrivée d’un nouveau collaborateur, l’ajout d’un module et les mises à jour du produit. Prévoyez :
- un support de prise en main interne, rédigé avec vos écrans et vos règles, que l’utilisateur clé tient à jour ;
- des points de suivi réguliers avec l’intégrateur dans les premiers mois ;
- un contrat de support et de maintenance qui précise si l’assistance aux utilisateurs est incluse.
Si un projet existant donne de mauvais résultats parce que les équipes ne s’approprient pas l’outil, un audit ou une reprise de projet Exact Online permet de distinguer ce qui relève du paramétrage de ce qui relève de la formation.
Comment trouver un formateur adapté
Notre service est gratuit : nous vous mettons en relation avec un intégrateur certifié qui correspond à votre projet en Belgique, voir comment fonctionne la mise en relation. Précisez dans votre demande que la formation est un critère : langue des sessions (français, néerlandais ou les deux selon vos équipes), sur site ou à distance, utilisateurs clés d’abord ou tous publics. L’intégrateur construit ensuite la formation ; nous ne la dispensons pas nous-mêmes.
À retenir
- Les ressources de l’éditeur passent par son réseau de partenaires, présent dans toutes les régions du pays.
- La certification est un critère pour choisir votre prestataire, plus qu’un objectif pour vos équipes.
- Formez d’abord les utilisateurs clés, puis les utilisateurs finaux, au plus près de la mise en production.
- Le financement se vérifie auprès de votre comptable avant toute commande de formation.
- La conduite du changement décide de l’adoption bien plus que le nombre de sessions.
Questions fréquentes
Où suivre une formation Exact Online en Belgique ?
Trois voies coexistent : la documentation et les ressources en ligne de l’éditeur, les sessions animées par un revendeur ou un comptable du réseau de partenaires, et la formation sur mesure donnée par l’intégrateur sur vos propres données. Pour une PME, la troisième est la plus efficace, car elle porte sur vos flux réels et non sur un jeu de démonstration.
Existe-t-il une certification Exact Online ?
Oui, mais elle s’adresse d’abord aux professionnels. Exact organise pour ses partenaires, via l’Exact Learning Center, des parcours en trois niveaux : Level 1 Insight, Level 2 Essentials et Level 3 Advanced. En tant qu’entreprise utilisatrice, vous n’avez pas à être certifié : vous vérifiez plutôt que les consultants qui vous forment le sont.
Qui doit être formé en premier dans mon entreprise ?
Les utilisateurs clés, c’est-à-dire une personne référente par domaine : comptabilité, ventes, achats et stocks, selon votre périmètre. Ils participent au paramétrage, valident les tests et relaient ensuite l’information auprès de leurs collègues. Leur formation précède toujours celle des utilisateurs finaux.
Peut-on financer la formation de ses équipes ?
Des aides régionales à la formation existent en Flandre, en Wallonie et à Bruxelles, mais leurs conditions changent et nous n’en détaillons pas les montants ici. Demandez à votre comptable et à votre intégrateur de vérifier ce qui s’applique à votre société avant de signer, car certaines aides se demandent en amont de la formation.
Combien de temps faut-il pour que les équipes soient autonomes ?
Cela dépend du périmètre, du nombre d’utilisateurs et de la qualité de la reprise de données. Plutôt qu’une durée, fixez des critères d’autonomie : clôture mensuelle réalisée sans aide, factures émises et réceptionnées dans le flux prévu, questions de routine traitées en interne. Un accompagnement après la mise en production sécurise cette étape.
Sources
- Exact Belgique — réseau de partenaires
- Exact — Exact Learning Center
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