Réussir la mise en place d’Exact Online, c’est d’abord réussir un projet d’entreprise, et seulement ensuite un paramétrage. Exact Online est une solution en ligne très répandue dans les PME belges, souvent adoptée à partir de la comptabilité puis étendue aux ventes, aux achats et aux stocks. Cette page décrit une implémentation d’Exact Online de bout en bout : les phases, ce que chacune doit produire, ce que vous devez fournir et ce que l’intégrateur prend en charge.
Une précision d’emblée : nous ne nous appuyons sur aucune méthode propriétaire nommée de l’éditeur, car nous n’en avons pas la confirmation. Les phases ci-dessous reflètent la pratique habituelle d’un projet ERP bien conduit, que vous pouvez comparer avec la proposition de votre intégrateur.
Les grandes phases d’un projet Exact Online
Un déploiement d’Exact Online se découpe en étapes qui se chevauchent peu. Le tableau suivant les résume ; chaque phase est détaillée plus bas.
| Phase | Objectif | Livrable principal | Qui pilote |
|---|---|---|---|
| Cadrage | Fixer périmètre, objectifs et gouvernance | Note de cadrage, planning, équipe projet | Direction et intégrateur |
| Analyse | Décrire vos processus actuels et cibles | Document d’analyse fonctionnelle | Intégrateur, avec vos référents |
| Paramétrage | Configurer la solution selon l’analyse | Environnement paramétré, plan comptable, règles | Intégrateur |
| Reprise des données | Charger tiers, articles, soldes | Jeux de données validés, rapports de contrôle | Entreprise, avec appui de l’intégrateur |
| Recette | Vérifier que tout fonctionne en conditions réelles | Procès-verbal de recette, liste d’anomalies | Entreprise |
| Formation | Rendre les utilisateurs autonomes | Supports, sessions, guides internes | Intégrateur et référents |
| Démarrage | Basculer en production | Plan de bascule, contrôle des premiers jours | Équipe projet |
| Suivi | Stabiliser et améliorer | Bilan, liste d’évolutions, contrat de support | Intégrateur et chef de projet |
Cadrage : poser le périmètre avant de toucher à l’outil
Le cadrage répond à trois questions : que voulez-vous obtenir, jusqu’où va le projet, qui décide. Dans une PME belge, le point de départ est souvent un irritant précis : une clôture qui traîne, des stocks introuvables, une facturation qui demande trop de ressaisies, une exigence de facturation électronique qui approche.
Le livrable est une note courte qui fixe les modules concernés (voir la page sur les modules d’Exact Online), les sociétés ou entités incluses, les intégrations nécessaires et les critères de réussite. C’est aussi le moment de désigner le sponsor et le chef de projet interne.
Si vous n’avez pas encore rédigé vos besoins, appuyez-vous sur notre guide du cahier des charges ERP avant de contacter un partenaire.
Analyse : comprendre vos processus, pas seulement vos écrans
L’analyse transforme vos pratiques en décisions de paramétrage. L’intégrateur fait décrire le cycle complet : de la demande de prix à l’encaissement, de la commande fournisseur à la mise en stock, de la facture à la déclaration de TVA.
Les points d’attention propres à la Belgique y sont tranchés dès cette étape :
- le schéma comptable et le plan comptable minimum normalisé, avec les rubriques utiles à votre comptable ;
- la gestion de la TVA belge, des régimes particuliers et des opérations intracommunautaires, détaillée dans notre guide sur la TVA belge dans l’ERP ;
- la réception et l’émission de factures par le réseau Peppol, traitées dans la page sur la facturation électronique Peppol ;
- les langues des documents clients : français, néerlandais, parfois les deux selon la région ;
- les échanges avec vos banques et avec votre expert-comptable externe.
Le livrable est un document d’analyse que vous relisez et signez. Tout ce qui n’y figure pas ne sera pas paramétré par défaut : relisez-le attentivement.
Paramétrage : configurer au plus près du standard
Le paramétrage installe la solution selon l’analyse : sociétés, plan comptable, journaux, conditions de paiement, tarifs, droits des utilisateurs, modèles de documents. La règle d’or est de rester au plus près du standard. Chaque écart coûte à la mise en place, puis à chaque évolution.
Lorsque le standard ne suffit pas, deux voies existent : les connecteurs et applications disponibles dans l’App Store d’Exact, décrits dans la page sur les intégrations et connecteurs, ou un développement spécifique. Selon Exact, des développeurs publient d’ailleurs leurs applications dans cet App Store. Préférez toujours une solution existante à un développement sur mesure.
Le livrable est un environnement de test complet, accompagné d’un récapitulatif des choix effectués.
Reprise des données : la phase que l’on sous-estime
C’est ici que beaucoup de projets prennent du retard. Reprendre les données, c’est décider ce que l’on garde, nettoie et abandonne. On reprend en général :
- les tiers (clients, fournisseurs) avec leurs numéros de TVA et conditions de paiement ;
- les articles, nomenclatures et prix si vous gérez les stocks ;
- les soldes d’ouverture comptables, les immobilisations et les écritures ouvertes ;
- selon les cas, un historique limité pour la consultation.
Un fichier clients en double ou un numéro de TVA mal saisi n’est pas un détail : il se retrouvera sur vos factures et dans vos déclarations. Prévoyez donc une passe de nettoyage avant tout import, puis des rapports de contrôle qui comparent la source et la cible. Si vous quittez un autre logiciel, lisez notre page sur la migration vers Exact Online.
Le travail revient pour l’essentiel à l’entreprise : seuls vos référents savent quel fournisseur est inactif et quel article est obsolète. L’intégrateur fournit les modèles d’import et vérifie la cohérence.
Recette : tester avec vos propres cas
La recette consiste à rejouer vos situations réelles dans l’environnement paramétré : une vente avec remise, un achat partiel, un avoir, une clôture mensuelle, une facture reçue par Peppol, une déclaration de TVA. Vos référents testent, notent les écarts, l’intégrateur corrige.
Le livrable est un procès-verbal de recette, qui sépare ce qui bloque le démarrage de ce qui peut attendre. Refusez le raccourci qui consiste à « tester en vrai » après la bascule : une erreur de comptabilité se corrige beaucoup plus difficilement qu’une erreur de paramétrage découverte en test.
Formation : transmettre le savoir-faire
Une bonne formation suit les rôles, pas les menus : le comptable apprend la clôture, le commercial la saisie d’une offre, le magasinier la réception. Les sessions se tiennent idéalement sur vos propres données, quand la recette est terminée. Détails dans la page dédiée à la formation Exact Online.
Prévoyez aussi des référents internes capables de former les nouveaux arrivants : c’est ce qui évite que les connaissances disparaissent au premier départ.
Démarrage et suivi : la bascule n’est pas la fin
La bascule est planifiée comme une opération : date, personnes mobilisées, contrôles à faire, plan de retour en arrière si un blocage majeur apparaît. Choisissez la date avec votre comptable, de préférence à un moment qui facilite la reprise des soldes et la TVA.
Les premières semaines servent à stabiliser : questions d’utilisateurs, ajustements de droits, premières clôtures accompagnées. Ensuite, un contrat de support et de maintenance cadre la suite. Un bilan de projet liste les évolutions à planifier plutôt qu’à improviser.
Qui fait quoi : le rôle de l’entreprise et de l’intégrateur
Un projet réussi repose sur une répartition claire.
Votre entreprise fournit :
- un sponsor qui tranche les arbitrages ;
- un chef de projet interne disponible, pas seulement nominal ;
- des référents métier qui valident les processus et testent ;
- des données propres et une décision rapide sur les points ouverts.
L’intégrateur apporte :
- la méthode, le planning et le suivi des risques ;
- l’analyse, le paramétrage et les imports ;
- l’animation de la recette et de la formation ;
- l’assistance au démarrage.
Notre service n’est pas l’intégrateur : nous vous mettons en relation, à titre gratuit, avec un professionnel adapté. Exact décrit un réseau composé d’experts-comptables, de revendeurs certifiés organisés par région et de développeurs, et annonce 2 000 spécialistes. Pour comparer les profils, consultez la page sur le choix d’un intégrateur Exact Online.
Ce qui fait varier la durée et le budget
Aucun chiffre sérieux ne se donne sans analyse. Voici les facteurs qui comptent réellement :
- Le périmètre : finance seule, ou ventes, achats, stocks et production ensemble.
- Le nombre de sociétés et de langues : plusieurs entités belges, une filiale à l’étranger.
- La qualité des données : un fichier propre se reprend vite, un fichier historique non.
- Le niveau de personnalisation : plus l’on s’éloigne du standard, plus le projet s’allonge.
- Les intégrations : boutique en ligne, banque, outils de transport, Peppol.
- La disponibilité de vos équipes : c’est souvent le premier facteur de retard.
- L’abonnement et les licences : leur structure est expliquée sur la page prix d’Exact Online.
Demandez à l’intégrateur un devis qui distingue clairement licences, prestations de projet et support récurrent, ainsi que les hypothèses retenues.
Les pièges propres à un projet Exact Online
- Traiter l’outil comme un simple logiciel comptable. Quand on étend la solution aux ventes et aux stocks, les processus changent : il faut un vrai projet, pas une installation.
- Partir du plan comptable existant sans le revoir. Un projet est l’occasion de simplifier, pas de recopier des comptes devenus inutiles.
- Négliger les rôles et les droits. Dans une solution en ligne, les accès se règlent finement : décidez qui voit et modifie quoi dès l’analyse.
- Multiplier les applications complémentaires sans vérifier qui les maintient et ce qu’elles coûtent à l’usage.
- Oublier l’expert-comptable. Sa participation évite des surprises sur la TVA, les clôtures et les accès.
- Reporter la facturation électronique. Intégrez l’exigence de Peppol dès le cadrage, plutôt que de la traiter en rattrapage.
- Sauter la recette faute de temps.
Si un projet est déjà engagé et patine, un audit ou une reprise de projet permet de repartir sur de bonnes bases. Pour le contexte local, voyez aussi notre page Exact Online en Belgique et le guide général des étapes d’un projet ERP.
Passer à l’action
Un projet Exact Online réussi tient en peu de choses : un périmètre assumé, des données soignées, une recette sérieuse et des équipes disponibles. Décrivez votre contexte en quelques lignes, nous vous mettons en relation avec un intégrateur qui connaît votre secteur et votre région, en Flandre, en Wallonie ou à Bruxelles.
Questions fréquentes
Combien de temps dure la mise en place d’Exact Online ?
La durée dépend du périmètre (comptabilité seule ou ERP complet), du nombre de sociétés, de la qualité des données à reprendre et de la disponibilité de vos équipes. Un projet limité à la finance avance bien plus vite qu’un projet couvrant ventes, stocks et production. Votre intégrateur chiffre un calendrier après l’analyse, pas avant.
Faut-il passer par un intégrateur pour implémenter Exact Online ?
Ce n’est pas obligatoire pour un périmètre très simple, mais c’est vivement conseillé dès que vous touchez aux ventes, aux stocks ou à la facturation électronique. Un intégrateur apporte la méthode, le paramétrage et la reprise de données. Il éprouve aussi les cas particuliers belges (TVA, Peppol) avant le démarrage.
Qui, dans l’entreprise, doit s’impliquer dans le projet ?
Il faut un sponsor de direction, un chef de projet interne et des référents par métier : comptabilité, ventes, achats, entrepôt. Ces référents valident les processus, préparent les données et testent lors de la recette. Sans eux, le projet dérive, même avec un excellent intégrateur.
Peut-on démarrer Exact Online en cours d’exercice comptable ?
Oui, mais le choix de la date de bascule mérite une discussion avec votre comptable. Un démarrage en début d’exercice ou de trimestre simplifie la reprise des soldes et la déclaration de TVA. Un démarrage en cours de période reste possible avec des soldes d’ouverture bien documentés.
Comment trouver un partenaire pour déployer Exact Online en Belgique ?
Exact décrit un réseau de partenaires composé d’experts-comptables, de revendeurs certifiés organisés par région et de développeurs, avec 2 000 spécialistes annoncés. Notre service gratuit vous met en relation avec un intégrateur adapté à votre taille, votre secteur et votre région.
Sources
- Exact Belgique – page partenaires
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