Versions et éditions d’Exact Online : s’y retrouver en Belgique

Exact Online version : pourquoi la question se pose autrement

Quand un dirigeant ou un DAF belge demande « quelle est la version d’Exact Online que nous utilisons ? », il pense souvent aux ERP installés sur un serveur, avec des numéros de version, des dates de fin de support et des migrations planifiées. Exact Online fonctionne autrement : c’est un service en ligne, hébergé et exploité par l’éditeur. Tous les clients utilisent le même socle, qui évolue de façon continue.

Cela change la manière de raisonner. Vous ne « montez pas de version » ; vous suivez des évolutions et vous choisissez une édition. Cette page explique les deux notions, ce que l’éditeur a annoncé pour la suite, et comment un intégrateur vous aide à garder une configuration saine au fil du temps.

Pour une vue d’ensemble du produit, commencez par la présentation d’Exact Online ; pour le contexte belge, voyez Exact Online en Belgique.

Version, édition, module : ne pas tout mélanger

Trois mots reviennent dans les devis et les discussions. Ils ne désignent pas la même chose.

Un projet bien cadré part du besoin métier, déduit les modules nécessaires, puis vérifie quelle édition les couvre. L’inverse, choisir l’édition « la plus complète par sécurité », conduit à payer des fonctions que personne n’utilisera. Le détail du périmètre se trouve dans la page consacrée aux modules d’Exact Online.

La dernière version d’Exact Online : une mise à jour continue

Il n’y a pas de fichier d’installation à récupérer ni de période de bascule à organiser. Les nouveautés sont déployées par l’éditeur sur le service. En pratique, trois conséquences pour votre société :

• Vous êtes toujours sur la version courante. Aucun client n’est « resté en arrière » sur une ancienne mouture du logiciel.
• Les changements arrivent par petites touches. Un écran évolue, une fonction apparaît, un paramètre s’ajoute. Il faut donc un réflexe de veille, pas un projet de migration.
• Votre risque se situe dans ce qui est autour d’Exact. Les connecteurs, les développements spécifiques, les exports vers votre comptable ou vers une plateforme de facturation peuvent réagir à une évolution. C’est là qu’il faut tester.

L’éditeur publie une feuille de route publique. Elle donne une idée de la direction, avec la réserve habituelle : le planning peut changer.

Ce que la feuille de route publique annonce

Exact communique des orientations sur la suite du produit. Voici celles qui concernent le plus une PME belge, reformulées sans engagement de date, puisque l’éditeur se réserve de modifier son planning.

De nouvelles éditions Premium Plus

L’éditeur annonce des éditions Premium Plus d’Exact Online avec trois apports : la multi-législation, l’automatisation de workflows et le Master Data Management, c’est-à-dire la gestion centralisée des données de référence (clients, articles, fournisseurs). Pour un groupe belge qui possède des filiales dans plusieurs pays, ou une société qui veut cesser de ressaisir les mêmes fiches dans plusieurs outils, c’est un signal à suivre.

Tant que ces éditions ne sont pas disponibles dans votre offre, ne bâtissez pas un projet sur elles. Demandez à votre intégrateur ce qui est ouvert aujourd’hui et ce qui reste une intention.

Des agents d’IA et un serveur MCP

Exact développe des agents d’IA annoncés pour la paie, la finance, le CRM et Excel. L’éditeur prévoit aussi un serveur MCP (Model Context Protocol), destiné à relier des applications d’IA aux données d’Exact Online, sous une gouvernance centralisée.

Pour un DSI, le point important est la gouvernance : qui peut interroger quelles données, avec quels droits, et avec quelle traçabilité. Avant d’ouvrir quoi que ce soit à un assistant d’IA, vérifiez vos rôles d’accès et votre politique de données.

Mode sombre, paiements centralisés et TVA d’unité fiscale

La même feuille de route cite un mode sombre, plus anecdotique, mais aussi Central Payments, présenté avec environ 85 % d’actions manuelles en moins, et une déclaration de TVA pour une unité fiscale. Ce dernier point intéressera les groupes qui déposent une déclaration unique pour plusieurs sociétés. En Belgique, le sujet est voisin de la notion d’unité TVA ; vérifiez avec votre comptable ce qui s’applique à votre structure, et reportez-vous à notre guide sur la TVA belge dans un ERP.

Le chiffre sur les paiements est un objectif annoncé par l’éditeur, pas un résultat que nous avons mesuré chez des clients.

Comment choisir entre éditions

Sans grille tarifaire figée à recopier ici, la méthode reste la même, quelle que soit la gamme en vigueur. Posez ces questions dans l’ordre.

1. Combien de sociétés, dans quels pays ? Une seule société belge n’a pas les mêmes besoins qu’un groupe avec des entités à l’étranger. La multi-législation annoncée concerne ce second cas.
2. Quels processus voulez-vous automatiser ? Validation des factures d’achat, relances, approbations internes : si ces circuits sont lourds, la présence d’une automatisation de workflows pèse dans le choix.
3. Vos données de référence sont-elles propres ? Doublons de clients, articles mal codés, plusieurs outils qui se contredisent : la gestion des données de référence devient alors un vrai sujet.
4. Quel est votre cœur de métier ? Négoce, services, industrie : la présence de stock avancé ou de production change l’équation. Voyez les pages stocks et achats et production.
5. Quels échanges obligatoires ? La facturation électronique B2B via Peppol et la déclaration de TVA conditionnent aussi votre configuration. Notre guide sur la facturation électronique Peppol détaille ce qu’il faut vérifier.

Le prix découle de ces réponses, pas l’inverse. Pour comprendre ce qui compose une offre, consultez la page prix d’Exact Online.

Support : que dit l’éditeur sur la durée de vie d’une version ?

Dans un ERP sur site, la durée de support d’une version est un critère central : au bout d’un certain temps, il faut migrer. Avec Exact Online, ce raisonnement perd son objet puisque le service est unique et mis à jour par l’éditeur. Nous n’avons pas de calendrier de fin de support par version à vous communiquer, et nous n’en inventons pas.

Ce qui engage réellement l’éditeur et votre intégrateur se lit ailleurs :

• les conditions de service et le niveau de disponibilité prévus au contrat ;
• les modalités d’assistance (canaux, horaires, langues) ;
• la façon dont les évolutions sont annoncées avant leur déploiement.

Pour la partie accompagnement après la mise en service, la page support et maintenance précise ce qu’un intégrateur prend en charge en complément de l’éditeur.

Quand et comment « monter de version » avec Exact Online

Même sans migration, il y a des moments où un travail de mise à niveau est utile. Voici les situations les plus fréquentes dans les sociétés belges que nous mettons en relation avec des intégrateurs.

Après l’arrivée d’une nouveauté qui touche vos processus

Une nouvelle fonction ne s’active pas toujours seule, et un paramétrage existant peut devoir être revu. Un intégrateur compare la nouveauté à votre configuration, propose ce qui vaut la peine d’être adopté et laisse le reste de côté.

Lors d’un changement d’édition

Passer à une édition supérieure demande un cadrage : quelles fonctions deviennent disponibles, qui est formé, quels droits sont ajustés. Un changement d’édition mal préparé donne des fonctions payées mais ignorées. La page formation à Exact Online montre comment installer les bons réflexes dans les équipes.

Quand vos connecteurs vieillissent

C’est le point le plus sensible. Un lien vers une boutique en ligne, un outil de paie ou une banque peut cesser de fonctionner correctement après une évolution de l’un des deux côtés. Pensez à un contrôle périodique des intégrations et connecteurs.

Quand le paramétrage a dérivé

Au fil des années, on ajoute des champs, des droits, des règles. Si plus personne ne sait pourquoi tel réglage existe, un audit ou une reprise de projet remet à plat l’existant avant d’aller plus loin.

Quand Exact Online ne suffit plus

Si vos besoins dépassent durablement ce que l’édition visée peut offrir, la question n’est plus celle de la version mais du choix de l’outil. Regardez alors les alternatives à Exact Online et, pour une migration éventuelle, notre guide sur la migration d’ERP.

Une checklist de veille pour votre société

Un DAF ou un responsable informatique peut tenir ce suivi en peu de temps, à rythme régulier :

• repérer les annonces de l’éditeur qui concernent la finance, la TVA, la facturation ou la paie ;
• demander à l’intégrateur un avis court sur chaque nouveauté pertinente : à adopter, à tester, à ignorer ;
• tester les connecteurs et les exports après une évolution notable ;
• relire les droits d’accès avant toute ouverture à un outil d’IA ;
• vérifier une fois par an que l’édition souscrite correspond encore à l’usage réel.

Faire le point avec un intégrateur

Un bon intégrateur ne vous parle pas de « la prochaine version », mais de ce qui, dans le flux d’évolutions, mérite d’être activé chez vous. Notre rôle est de vous mettre en relation avec un professionnel adapté à votre taille, à votre région (Flandre, Wallonie ou Bruxelles) et à votre secteur ; le projet lui-même est mené par l’intégrateur. Pour savoir comment le sélectionner, consultez la page choisir un intégrateur Exact Online, ou la présentation de notre mise en relation.

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